محتوا

• مراحل
• روش 1 از 9: ایجاد یک دستور کار
• روش 2 از 9: ارسال دعوتنامه
• روش 3 از 9: محل جلسه را آماده کنید
• روش 4 از 9: ابزارهای لازم برای جلسه را تهیه کنید
• روش 5 از 9: پرسشنامه یا پرسشنامه تهیه کنید
• روش 6 از 9: ارسال یادآور جلسه
• روش 7 از 9: شروع جلسه درست در برنامه
• روش 8 از 9: به موضوع جلسه پایبند باشید
• روش 9 از 9: تا آنجا که ممکن است به س questionsالات مختلف پاسخ دهید

هرکسی که میانجیگری کند یا جلسه ای را سازماندهی کند از این نکات سود خواهد برد. مسئولیت های سازمان دهنده شامل دعوت از شرکت کنندگان و ارائه هر آنچه که برای کارکردن به بهترین شکل ممکن به آنها نیاز دارد ، می باشد.میزبان همچنین مسئول خود جلسه است. او باید حداکثر تمرکز خود را بر موضوع جلسه تضمین کند و شرکت کنندگان را از شخصی شدن و بحث در مورد قوانین جلسه باز دارد. این مطالب سازماندهی و اجرای جلسه را تسهیل می کند تا موفقیت آمیز باشد.

مراحل

روش 1 از 9: ایجاد یک دستور کار

1. 1 زمان شروع و پایان جلسه و محدودیت های زمانی برای بحث درباره هر موضوع را مشخص کنید. شرکت کنندگان در جلسه این امر را به عنوان حسن نیت از طرف شما در نظر خواهند گرفت.
2. 2 از افراد سازمان خود یا شخص دعوت کننده به جلسه بپرسید که چه موضوعاتی باید در دستور کار قرار گیرد و همچنین توضیح مختصری از هر موضوع را درخواست کنید.

روش 2 از 9: ارسال دعوتنامه

1. 1 بهترین راه برای ارسال دعوت نامه از طریق ایمیل است ، به خصوص اگر کارمندان شما برنامه ای دارند که عملکردهای ایمیل را با تقویم و یادآوری ترکیب می کند.
2. 2 مهلت رزرو صندلی را مشخص کنید. این به شما این امکان را می دهد که منابع مورد نیاز را آماده کنید تا جلسه را برای تهیه مواد گمشده قطع نکنید.

روش 3 از 9: محل جلسه را آماده کنید

1. 1 برای یک جلسه روان ، باید اتاق را به درستی آماده کنید. هنگام اجاره فضایی که اغلب برای جلسات استفاده می شود (به عنوان مثال ، در اتاق هتل یا خدمات اختصاصی) ، می توانید روی کارکنان محلی حساب کنید و با نکات ظریف آماده سازی فضا آشنا باشید.
   • قرار دادن سخنرانی - صندلی ها به گونه ای تراز شده اند که مدرس در مرکز توجه قرار گیرد. چنین قرارگیری به ویژه در صورتی موثر است که هدف اصلی انتقال برخی اطلاعات باشد.
   • چیدمان تئاتر - یک هیئت رئیسه در جلوی اتاق نصب شده است (میز که در آن سخنرانان و متخصصان نشسته اند). چیدمان صندلی های سایر شرکت کنندگان شبیه یک سالن سخنرانی است.
   • چیدمان مدرسه - جداول در مقابل ردیف صندلی ها قرار داده شده است تا شرکت کنندگان در جلسه بتوانند هنگام صحبت کردن یادداشت برداری کنند. تمرکز بر روی بلندگو است.
   • میزگرد. اگر قرار است شرکت کنندگان به عنوان تیم های جداگانه عمل کرده و تبادل نظر بین گروه ها یا افراد شرکت کننده را تحریک کنند ، این ترتیب را انتخاب کنید.
   • یک میز U شکل بگذارید. این سبک اتاق هیئت مدیره است که به شرکت کنندگان اجازه می دهد یکدیگر را ببینند و در صورت نیاز با هم تعامل داشته باشند.
   • اگر در حال برنامه ریزی برای یک جلسه باز هستید که شامل ارتباط با مخاطبان می شود ، صندلی ها را در یک دایره و گوینده در مرکز قرار دهید.

روش 4 از 9: ابزارهای لازم برای جلسه را تهیه کنید

1. 1 آماده سازی کامل جلسه شامل مجموعه ای از قلم ها ، دفترچه ها ، وسایل کمک کار ، جزوه ها و هر چیز دیگری است که ممکن است در طول جلسه به آن نیاز داشته باشید.
2. 2 فضایی را برای سالات اختصاص دهید. این می تواند یک پوستر یا تخته باشد که شرکت کنندگان می توانند سوالات خود را روی آن بنویسند یا با استفاده از برچسب های کاغذی چسبناک به آنها وصل کنند. شرکت کنندگان در جلسه می دانند که در زمان معینی پاسخ س questionsالات خود را دریافت خواهند کرد و جلسه هموارتر پیش می رود.
3. 3 برای شرکت کنندگان در جلسه طولانی نوشیدنی و تنقلات آماده کنید. برای جلسات کوتاه کافی است که روی هر میز بطری آب و یک کاسه شیرینی بگذارید.

روش 5 از 9: پرسشنامه یا پرسشنامه تهیه کنید

1. 1 شرکت کنندگان در جلسه می توانند کیفیت آن را بلافاصله پس از جلسه ارزیابی کنند ، یا پرسشنامه ای را پر کرده و طی 1-2 روز آن را از طریق پست الکترونیکی ارسال کنند.
2. 2 برگه های ارزیابی و پرسشنامه ها به شما این امکان را می دهند که نحوه استقبال شرکت کنندگان از جلسه را تعیین کنید.

روش 6 از 9: ارسال یادآور جلسه

1. 1 یادآوری ها در آخرین روز ثبت نام شرکت کنندگان یا 1-2 روز قبل از آن ارسال می شوند.
2. 2 اگر فردی برنامه های خود را تغییر داده است و مجبور به کنار کشیدن از مشارکت شده است ، گزارش دهید.

روش 7 از 9: شروع جلسه درست در برنامه

1. 1 افرادی که دیر به جلسه می آیند می توانند "به نتیجه برسند" ، اما انتظار دیگران را بی ادبانه تلقی می کنند.
2. 2 در ابتدای جلسه ، اعلانات سازمانی شامل زمان استراحت و ناهار ، محل توالت ، و اینکه چگونه و چگونه شرکت کنندگان در جلسه می توانند سوالات خود را مطرح کنند ، اعلام کنید.

روش 8 از 9: به موضوع جلسه پایبند باشید

1. 1 برگزار کننده جلسه باید شرکت کنندگان را به موضوع جلسه راهنمایی کند. اجازه دادن به شما برای بیرون آمدن از موضوعات مرتبط ، باعث اختلال در برنامه کاری شما می شود.
2. 2 به زمان تعیین شده برای استراحت و ناهار پایبند باشید.

روش 9 از 9: تا آنجا که ممکن است به س questionsالات مختلف پاسخ دهید

1. 1 س questionsالات شرکت کنندگان در جلسه را جمع آوری کنید. زمان کافی برای پاسخگویی به منظور جلب رضایت هر چه بیشتر افراد ممکن است.
2. 2 پس از ملاقات ، از دسترس خود دور بمانید تا بتوانید با شرکت کنندگان در جلسه که از صحبت با دیگران شرمنده هستند یا کسانی که مسائل خاصی دارند و نیاز به بحث حضوری دارند ، تماس بگیرید.
3. 3 به شرکت کنندگان در جلسه یادآوری کنید که پرسشنامه یا چک لیست را تکمیل کنند و از آنها برای حضور در جلسه تشکر کنید.