محتوا

• گام برداشتن
• روش 1 از 2: قسمت 1: مهارت های درستی داشته باشید
• روش 2 از 2: قسمت 2: نماینده باشید
• نکات
• هشدارها

هر شرکتی که بازدید کننده دریافت کند به یک مسئول پذیرش نیاز دارد. پذیرنده کسی است که در پیشخوان شرکت یا م institutionسسه بازدید کننده می پذیرد. این معمولاً اولین شخصی است که بازدید کننده باید با او ملاقات کند و همانطور که می دانید برداشت های اولیه همیشه بسیار مهم هستند. مسئول پذیرش باید بازدید کننده را با کمال لطف دریافت کند و پاسخ صحیح را از طریق تلفن یا ایمیل نیز ارسال کند. این کارت تلفن است ، همانطور که بود.

گام برداشتن

روش 1 از 2: قسمت 1: مهارت های درستی داشته باشید

1. مهارت های سازمانی بسیار خوبی داشته باشید. شما به عنوان یک مسئول پذیرش ، کارت ویزیت شرکت هستید - - شما شخصی هستید که مشتری ابتدا با او صحبت می کند و کارمندان برای اطلاعات و برنامه ریزی با او تماس می گیرند. علاوه بر تماس گرفتن و مراجعه به بازدیدکننده ، شما اغلب مجبورید با مشتری ها سرو کار داشته باشید ، انواع رویدادها را ترتیب دهید ، قرار ملاقات ها را ترتیب دهید و غیره. از آنجا که این مسئولیت های زیادی را به همراه دارد ، مهم است که شما به عنوان یک پذیرنده از نظم خوبی برخوردار باشید ، بنابراین می توانید همزمان چندین کار را انجام دهید. اگر نتوانید همزمان چندین کار را به عهده بگیرید و آنها را به ترتیب صحیح به پایان برسانید ، به عنوان یک پذیرنده مدت زیادی دوام نخواهید داشت.
   • یک راه خوب برای سازماندهی ، سرمایه گذاری در یک سیستم بایگانی است که می توانید با آن کار کنید. مهم است که بدانید رئیس ، همکاران و مشتریان شما ممکن است به مقالات و اطلاعاتی نیاز داشته باشند. تمام این اطلاعات را در پوشه های مختلف - روی دسک تاپ رایانه یا کاغذ - نگهداری کنید. سیستم خود را به روشی تنظیم کنید که برای شما بهترین کار باشد - اگر برای آن به یادداشت های چسبناک نئون نیاز دارید ، بسیار خوب است.
   • سازمان یافته بودن همچنین به معنای آن است که می توانید به خود انگیزه دهید - نیازی نیست که کسی به شما بگوید چگونه کاری را انجام دهید یا شما را در مسیر درست قرار دهد. اگر از نظم خوبی برخوردار باشید ، دقیقاً می دانید کدام کارها را باید در روز انجام دهید و کدام یک از اولویت ها هستند.
   • مطمئن شوید که (تعداد زیادی) شماره تلفن در دست دارید ، به عنوان مثال شماره های همکاران ، پیمانکاران ، فروشندگان ، خدمات اورژانس و غیره. همه آنها در یک زمان مشخص نیاز خواهید داشت. شماره های تلفن را در یک برنامه ویژه رایانه ای یا در یک رولودکس ذخیره کنید.
2. اطمینان حاصل کنید که کمی دانش فنی دارید. مهمترین فناوری که یک پذیرنده باید با آن روبرو شود تلفن است - و تمام آن دکمه ها و خطوط مرتبط با آن. مهارت های رایانه ای نیز ضروری است - بیشتر پذیرندگان باید بدانند که چگونه ایمیل ارسال کنند و در استفاده از پردازشگر کلمات مهارت داشته باشند. همچنین اگر می دانید چگونه صفحات گسترده ایجاد کنید و از برنامه های خاص شرکتی که در آن کار می کنید استفاده کنید ، نیز مفید خواهد بود.
   • بخاطر داشته باشید که به احتمال زیاد می توانید از عهده تهیه دستگاه کپی ، اسکنر و چاپگر برآیید (و مشکلاتی را که همکاران هنگام کار با این دستگاه ها تجربه می کنند). اگر می دانید از چه نوع تجهیزاتی استفاده می کنید ، در کتابچه های راهنما فرو بروید تا بتوانید رایج ترین مشکلات را برطرف کنید.
3. قابل اعتماد باشید. انتظار می رود که مسئول پذیرش همیشه پشت میز او باشد - اگر کسی به تلفن پاسخ ندهد ، یا اینکه زمان انتظار بسیار طولانی باشد ، این شرکت نام بدی می برد. قابل اعتماد بودن را اولویت خود قرار دهید - اگر رئیس شما می داند که می تواند به شما اعتماد کند و شما همیشه برای کمک هستید ، خودتان را ضروری می کنید.
4. شنونده خوبی باشید. بخش مهمی از پذیرش بودن گوش دادن به صحبت های دیگران است - از طریق تلفن ، وقتی مشتری س desالی روی میز می پرسد یا اطلاعاتی به شما منتقل می شود. اگر شنونده خوبی باشید ، می توانید با کارایی بیشتری کار کنید - اگر بلافاصله بفهمید شخصی از شما چه می خواهد ، راحت تر می توانید مشکلات را حل کنید و بهتر می توانید مشتریان را به بخشی که می توان به آنها کمک کرد ارجاع دهید.
5. همه چیز را یادداشت کنید. وقتی رئیس شما از شما می خواهد کاری انجام دهید ، جزئیات را یادداشت کنید. وقتی مشتری تماس می گیرد ، حتماً اطلاعات او را بنویسید (نام ، مشخصات تماس ، آنچه می خواهد و غیره). یادداشت ها به شما کمک می کند تا منظم باشید و همه چیزهای کوچکی را که در یک روز به وجود می آید یادآوری می کند. یادداشت های خود را در یک دفتر یا دفتر یادداشت کنید و آن را همیشه در کنار خود داشته باشید. تعجب خواهید کرد که چقدر مفید است ، خصوصاً اگر می خواهید بدانید آن شخصی که پنج ساعت پیش تماس گرفته چه می خواهد.
   • مطمئن شوید که پیام ها را با جزئیات می نویسید و آنچه را که نوشته اید می خوانید. برای اطمینان از داشتن اطلاعات صحیح ، پیام و / یا اطلاعات تماس را هنگام نوشتن آن تکرار کنید.
6. با سلام و احوالپرسی استاندارد ، مانند "صبح بخیر ، شما با ____ (نام خود) ، از ____ (نام شرکت) به تلفن پاسخ می دهید ، چگونه می توانم به شما کمک کنم؟"مطمئن شوید که پس از یک یا دو زنگ به تلفن پاسخ می دهید ، بیش از یک دقیقه افراد را در حالت انتظار نگه دارید (این مدت بیش از آن چیزی است که فکر می کنید).
   • با دقت به نام شخصی که تماس می گیرد گوش دهید. اگر می خواهید مطمئن شوید این کار را تکرار کنید. اگر دشوار است که درک کنید تماس گیرنده می تواند نام را هجی کند.
   • مکالمه را با یک جمله استاندارد ، مانند "یک لحظه صبر کنید ، من شما را به آقای اسمیت منتقل می کنم" به صورت منظم انتقال دهید. یا اگر شخص در حال مکالمه است: "آقای اسمیت در حال گفتگو است. آیا می خواهید صبر کنید یا پیام را منتقل می کنم؟". مودبانه از تماس گیرنده تشکر می کنید و تماس را منتقل می کنید.
7. با همان حرفه ای و ادب هر بازدید کننده از تحویل دهندگان بسته استقبال کنید. ممکن است مجبور شوید برای تحویل امضا کنید. مطمئن شوید که امضای شما خوانا است. فرد تحویل دهنده ممکن است به راهنمایی برای تعیین محل بسته بندی نیاز داشته باشد. اطمینان حاصل کنید که برای چنین مواردی با کارمندان مناسب تماس بگیرید.
8. مشتریانی را که به طور موثر و مودبانه به کار می آیند ، دریافت کنید. بعد از اینکه بازدید کننده به شما گفت که آنها چه کسانی هستند و به دنبال چه کسانی هستند ، شما با آن شخص ارتباط برقرار می کنید و به آنها می گویید که چه کسی آنجاست. یک جمله استاندارد که می توانید برای این کار استفاده کنید این است: "آقای اسمیت ، خانم یانسن از XYZ b.v. برای قرار 2 ساعت اینجا است". همیشه سعی کنید یک نام و نام خانوادگی و شرکتی که آنها نمایندگی دارند ، بگذارید. س toال کردن اینکه آیا او قرار ملاقات دارد مفید است. سپس آقای اسمیت دستورالعمل های بیشتری در مورد محل انتظار مشتری و مدت زمان آن ارائه خواهد داد. سپس می توانید به بازدید کننده بگویید: "آقای اسمیت یک دقیقه دیگر آنجا خواهد بود". یا: "آقای اسمیت می گوید که جلسه اش را تمام می کند و 5 دقیقه دیگر آنجا خواهد بود. لطفاً بنشینید".

روش 2 از 2: قسمت 2: نماینده باشید

1. نگرش مثبت داشته باشید. همانطور که در بالا ذکر شد ، پذیرنده کارت ویزیت شرکت است - مشتریان ابتدا شما را می بینند و به س questionsالات افرادی که نمی توانند به دفتر مراجعه کنند پاسخ می دهند. هیچ کس نمی خواهد با چهره ای ترش و بدخلق استقبال شود. همیشه لبخند و چهره ای شاد داشته باشید. با مشتریان دشوار صبور باشید ، حتی اگر اعصاب شما را خسته کنند.
   • حتی اگر مشتری بسیار دشواری دارید ، مدام به خود یادآوری کنید که شخصیت قوی و شادی دارید. به خود بگویید که آنها ناراحتی های شما را از شما دور می کنند ، اما بدانید تا زمانی که تمام تلاش خود را برای جا دادن آنها به کار می گیرید ، شما فردی نیستید که کار اشتباهی انجام می دهید. بهتر است خونسردی خود را حفظ کنی تا منفجر شوی.
2. یک تبریک آماده داشته باشید. همیشه مهم است که سلام و احوالپرسی از مشتریان به روشی دوستانه انجام شود. حتی اگر قبل از کمک به مشتری مجبور باشید کاری را به پایان برسانید ، سلام و احوالپرسی از او مهم است ، بنابراین او می داند که دیده شده است و به او کمک خواهد شد.
   • به عنوان مثال ، می توانید با این جمله سلام کنید: "صبح بخیر! اگر بنشینید ، من با شما درست می شوم!".
3. مودب باش. با احترام رفتارکن. با همه طوری رفتار کنید که گویی مهمترین شخصی هستند که امروز وارد دفتر می شوند. این شغل شماست - هیچ کس اهمیتی نمی دهد که شما امروز صبح ساعتها در یک ترافیک گذراندید یا اینکه فقط قهوه را روی کفش های چرمی جدید خود ریخته اید. نگرانی های شخصی را در خانه بگذارید. مشتری را راحت کنید و از صحبت با شما لذت ببرید.
4. نماینده لباس شما نماینده یک شرکت هستید ، بنابراین باید ظاهری مرتب داشته باشید. سرمایه گذاری در لباس های متناسب با فرهنگ سازمانی. اگر در نوع خاصی از مشاغل (مثلاً یک برند لباس) پذیرنده هستید ، ممکن است پوشیدن لباس از آن برند خوب باشد. به سمت محافظه کار گرایش پیدا کنید ، مگر اینکه در مکانی کار کنید که مد یا عوامل دیگر در آن مهم باشد.
   • بررسی کنید آیا شرکت شما مقررات خاصی در مورد لباس دارد یا خیر. شرکت شما ممکن است با لباس رسمی رسمی خوب باشد ، اما هرگز شما را به خاطر بسپارید به به طور رسمی لباس بپوشید (ممکن است از شلوار عرق ورزشی قدردانی نشود).
5. همیشه مرتب به نظر برسید.

نکات

• موارد شخصی را از کار جدا نگه دارید. این همچنین به این معنی است که شما در محل کار خود به مکالمات شخصی و نامه های الکترونیکی رسیدگی نمی کنید. بخش IT می تواند فعالیت های رایانه شما را کنترل کند.
• با مدیران خوش برخورد باشید ، ببینید آیا هیچ کاری نمی توانید به آنها کمک کنید.
• به یاد داشته باشید که چه کسی حقوق شما را پرداخت می کند و همیشه به آنها احترام بگذارید.
• کسی را پیدا کنید که بتواند هنگام نیاز به دستشویی رفتن ، هنگام ناهار برای تعطیلات ، و غیره برای بیرون رفتن از اتاق ، میز یا تلفن را زیر نظر داشته باشد. به این ترتیب هنگام بازگشت هیچ انسان عصبانی در انتظار شما نخواهد بود.
• از همکاران بپرسید آیا می توانید در هر کاری کمک کنید. با شکایت می توانید دوستان را با کمک بهتر از دشمنان پیدا کنید.
• رسیدگی به نامه نیز اغلب بخشی از شغل شما است. در روز اول خود ، بلافاصله بفهمید که کجا باید برود ، چه کسی آن را تحویل می دهد و چه زمانی آن را تحویل می دهد.
• همیشه مایل باشید کار جدیدی یاد بگیرید. تطبیق پذیری می تواند چیزهای زیادی برای شما به ارمغان بیاورد.
• پیام ها را به صورت تکراری بنویسید و یک نسخه را به شخصی که پیام برای او در نظر گرفته شده بدهید. یا از یک دفترچه خاطرات استفاده کنید ، یافتن آن کار را آسان می کند ، خصوصاً اگر به دنبال نام یا شماره تلفن هستید.

هشدارها

• هرگز نگویید "نمی خواهم". سپس به سرعت شغل خود را از دست خواهید داد.
• وانمود نکن که خوب هستی مردم درست از طریق آن می بینند. واقعاً علاقه مند ، مودب و محترم باشید. اگر نمی توانید این کار را انجام دهید ، نباید پذیرنده شوید. شما اعتبار شرکت را پایین می آورید. سپس ترجیح می دهید به دنبال یک کار اداری بگردید که نیازی به بیرون آمدن در جمع نیست.
• با مشتری یا تماس گیرنده بحث نکنید. او را به یک برتر ارجاع دهید.