نامه ای تجاری برای مشتریان بنویسید

محتوا

گام برداشتن
قسمت 1 از 2: تهیه نامه تجاری
قسمت 2 از 2: نوشتن نامه تجارت
نکات

هنگامی که مشاغلی را اداره می کنید ، احتمالاً مجبورید برای مشتریان خود نامه بنویسید. ممکن است لازم باشد در مورد رویدادهای جدید یا پیشنهادات ویژه به آنها بگویید ، یا ممکن است لازم باشد به مشتری که از طرف تجارت شما شکایتی دارد پاسخ دهید. دلیل نامه شما هرچه باشد ، همیشه از لحن حرفه ای استفاده کنید.

گام برداشتن

قسمت 1 از 2: تهیه نامه تجاری

از سربرگ حرفه ای استفاده کنید. نامه تجاری نمایانگر شرکت شما است. بنابراین باید متمایز به نظر برسد و از کیفیت بالایی برخوردار باشد. آرم یا مارک شرکت نیز باید روی آن باشد.
- می توانید با طرح بندی در Microsoft Word یک سربرگ درست کنید. حتما از آرم یا مارک موجود خود در سربرگ استفاده کنید.
برنامه پردازش کلمه را باز کنید. شما همیشه باید یک نامه تجاری در رایانه ایجاد کنید.
- یک سند جدید ایجاد کنید و حاشیه سند را روی 1 اینچ تنظیم کنید.
- از یک فونت serif مانند Times New Roman ، Georgia ، یا Ariel استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که از اندازه قلم بزرگتر از 12 ، اما کمتر از 10 استفاده نکنید. به دلیل اشتباه بودن قلم یا اندازه ، خواندن نامه نباید مشکل باشد.
- اطمینان حاصل کنید که از یک فاصله واحد استفاده کنید.
از شکل بلوک استفاده کنید. فرم بلوک رایج ترین قالب برای نامه های تجاری است. همچنین کار با آن ساده ترین است. هر عنوان باید در برابر حاشیه سمت چپ باشد و بعد از هر عنوان یک فاصله وجود دارد. با شروع از بالا به پایین ، نامه کسب و کار شما باید دارای عناوین زیر باشد:
- تاریخ فعلی یا تاریخی که نامه را ارسال می کنید. تاریخ مهم است زیرا می تواند برای سوابق شما و مخاطب استفاده شود. سپس می توان از آن به صورت قانونی نیز استفاده کرد. بنابراین از درست بودن تاریخ اطمینان حاصل کنید.
- آدرس فرستنده این آدرس شماست که در قالب آدرس استاندارد قالب بندی شده است. اگر آدرس شما از قبل روی سربرگ است ، می توانید از این مرحله صرف نظر کنید.
- آدرس مخاطب. این شامل نام و آدرس شخصی است که نامه را به او می نویسید. استفاده از آقای / خانم اختیاری است. بنابراین اگر به عنوان مثال برای نینا دی وریس نامه نوشتید ، می توانید قسمت Mevrouw را حذف کنید.
- مقدمه این می تواند "خانم گرامی de Vries" یا "عزیز Nina de Vries" باشد. اگر مطمئن نیستید چه کسی نامه را می خواند ، از "آقا یا خانم عزیز" استفاده کنید. همچنین می توانید از "L.S" استفاده کنید ، اما تنها در صورت آخرین راه حل ، اگر ایده ای از خواندن نامه شما ندارید.
- بدنه نامه. در ادامه این مقاله بیشتر به این موضوع خواهیم پرداخت.
- بسته شدن نامه ، با امضا. این می تواند "صادقانه" یا "صادقانه" باشد.

قسمت 2 از 2: نوشتن نامه تجارت

مشخص کنید که مخاطبان شما چه کسانی هستند. لحن نامه باید فارغ از مخاطب مورد نظر شما همیشه حرفه ای باشد. اما ممکن است مجبور شوید بسته به گیرنده ، زبان یا انتخاب کلمات خود را تغییر دهید. اگر در حال نوشتن نامه به بخش منابع انسانی یک شرکت دیگر هستید ، باید رسمیت بیشتری به زبان خود داشته باشید. اما اگر برای مشتری خاصی نامه می نویسید ، می توانید از زبان گاه به گاه یا گاه به گاه بیشتری استفاده کنید.
- تعیین گروه هدف نیز به این معنی است که می توانید نسبت به گروه هدف خود صریح باشید. از به کار بردن اصطلاحاتی که خواننده شما آن را نمی فهمد خودداری کنید. به عنوان مثال ، یک مشتری احتمالاً از اختصارهای استفاده شده برای برنامه فضایی شرکت شما نمی داند ، بنابراین از موارد ذکر شده در نامه استفاده نکنید.
- قانون طلایی نوشتن نامه تجاری خوب ، صریح ، موجز و مودب بودن است.
هدف نامه را در جمله اول مشخص کنید. هدف نامه را در نظر بگیرید. آیا این است که مشتریان خود را در مورد مکان جدید خود آگاه کنید؟ آیا یادآوری صورتحساب پرداخت نشده یا مانده مانده آن به مشتری است؟ یا برای پاسخگویی به شکایت مشتری؟ با در نظر داشتن این هدف ، برای اولین جمله پیش نویس ایجاد کنید که بلافاصله به خواننده شما بفهماند نامه چیست. در مورد هدف نامه خود مبهم نباشید. سرراست باشید
- اگر می خواهید نظر خود را به عنوان یک صاحب مشاغل اعلام کنید ، با "من" شروع کنید. هنگام نوشتن از طرف یک شرکت یا سازمان ، از "ما" استفاده کنید.
- بیانیه مستقیم مانند: "با این نامه می خواهیم شما را مطلع کنیم" یا "با این نامه می خواهیم از شما درخواست کنیم" تمرکز کنید. اگر نامه را به عنوان مالک مشاغل می نویسید ، می توانید از عبارت "من" استفاده کنید. مانند: "من بخاطر همین با شما تماس می گیرم" یا "اخیراً این موضوع را شنیده ام ... و دوست دارم در مورد ... بیشتر بدانم"
- به عنوان مثال ، اگر شما (به عنوان یک صاحب مشاغل) نامه ای درباره نپرداختن حساب ماه گذشته به نینا د وریس بنویسید ، می توانید این کار را شروع کنید: "من به دلیل مانده مانده مانده حساب شما از مارس 2015 از طریق این نامه با شما تماس می گیرم "
- یا به عنوان کارمند یک شرکت ، اگر به شکایت مشتری در مورد برنامه فضایی این شرکت پاسخ دهید ، می توانید نامه را با این جمله آغاز کنید: "ما شکایت شما را درباره برنامه فضایی خود به مریخ دریافت کردیم".
- شاید شما این نامه را می نویسید تا به مشتری بفهماند که در مسابقه یا جایگاهی در یک دوره آموزشی برنده شده است. با جمله ای مانند: "من خوشحالم که به شما اطلاع می دهم ..." یا "ما می خواهیم به شما اطلاع دهیم که ..." را شروع کنید.
- اگر مجبورید خبرهای ناخوشایندی را ارائه دهید ، با جمله ای از جمله: "متأسفیم که به شما اطلاع می دهیم ..." یا "پس از بررسی دقیق ، تصمیم گرفتم که ..." را شروع نکنید.
از صدای فعال به جای صدای منفعل استفاده کنید. در زبان کلی ما اغلب از شکل انفعالی استفاده می کنیم. اما فرم انفعالی آنچه را که می نویسید خسته کننده و گیج کننده می کند. فرم فعال در نامه تجاری بسیار م moreثرتر است زیرا لحن قاطعانه تری را تعیین می کند.
- برای مثال: "چه شکایات خاصی می توانم برای شما حل کنم؟" یک مثال از فرم انفعالی است: موضوع جمله ، مشتری ("شما") به جای اینکه در ابتدا باشد ، در انتهای جمله است از جمله
- مثالی از فرم فعال این است که مثلاً "برای رفع شکایات شما چه کاری می توانم انجام دهم؟" این نسخه از جمله در فرم فعال ، برای خواننده بسیار واضح تر و آسان تر است.
- استفاده از فرم غیرفعال می تواند راهی عالی برای انتقال پیام شما بدون توجه به یک اشتباه یا نکته س questionال برانگیز باشد. اما فقط از این پس استفاده کنید. به طور کلی ، شکل فعال در نامه های تجاری بسیار موثرتر است.
در صورت وجود ، به یک رویداد یا مکالمه قبلی با خواننده اشاره کنید. ممکن است در اوایل این ماه با هشدار درباره قبض پرداخت نشده وی با نینا دو وریس تماس گرفته باشید. یا شاید یک مشتری ماه گذشته در یک کنفرانس از برنامه فضایی ابراز ناامیدی کرد. اگر قبلاً با خواننده ارتباط برقرار کرده اید ، این را تأیید کنید. این تماس قبلی شما را به خواننده یادآوری می کند و باعث می شود نامه تجاری فوری و مهمتر به نظر برسد.
- از عباراتی مانند: "ادامه نامه من در مورد قبض پرداخت نشده شما" یا "سپاسگزارم برای پرداخت در ماه مارس" استفاده کنید. یا "شنیدن موضع خود در مورد برنامه فضایی در کنفرانس ماه مه بسیار مفید بود."
در خواست کنید یا راهنمایی کنید. با ایجاد یک درخواست مودبانه یا پیشنهاد کمک به آنها در قالب یک رابطه مشترک ، لحن مثبت با خواننده تعیین کنید.
- بگویید شما صاحب مشاغل هستید و از مشتری می خواهید قبض پرداخت کند. از عبارتی مانند: "من قدردانی می کنم اگر اسکناس پرداخت نشده خود را در اسرع وقت تسویه کنید" استفاده کنید.
- بگویید از طرف شرکت خود در حال نوشتن هستید. از جمله ای استفاده کنید مانند: "ما خوشحال خواهیم شد که یک جلسه حضوری بین شما و مسئول منابع انسانی ترتیب دهیم."
- همچنین می توانید به هر سال یا نگرانی از خوانندگان خود پاسخ دهید. از عبارتی مانند: "من خوشحال خواهم شد که به هر گونه سوال یا نگرانی در مورد حساب خود پاسخ دهم." یا "آیا می خواهید جزئیات بیشتری در مورد برنامه به شما ارائه دهیم؟"
نامه را ببند برای خود و خواننده یک فراخوان اضافه کنید. این می تواند درخواست پرداخت قبل از تاریخ مشخص یا یادداشتی در مورد قرار ملاقات رسمی با خواننده باشد.
- جمله ای را اضافه کنید که در آینده مخاطب را مخاطب قرار دهید. "من مشتاقانه منتظر دیدن شما در جلسه بودجه هفته آینده هستم." یا "من مشتاقانه منتظر بحث در مورد این بیشتر با شما در سفر ما به ستاد است."
- به اسنادی که می خواهید به نامه خود اضافه کنید توجه کنید. جمله ای از جمله "در پیوست ها فاکتور برجسته را پیدا خواهید کرد" یا "پیوست شده یک نسخه از برنامه فضایی ما را پیدا خواهید کرد" اضافه کنید.
- نامه را با یک جمله پایانی پایان دهید. از "با احترام" برای مشتریان یا مشتریان استفاده کنید.
- از "صادقانه" در نامه های رسمی به افرادی که نمی شناسید استفاده کنید.
- فقط هنگام نوشتن با شخصی که خوب می شناسید یا با او کار می کنید ، از "بهترین احترام" یا "بهترین احترام" استفاده کنید.
نامه را دوباره بخوانید. اگر نامه پر از غلط املایی باشد ، تمام قالب بندی ها و کلمات دقیق شما بی فایده خواهد بود!
- به هر نوع استفاده از حالت انفعالی توجه داشته باشید ، و سعی کنید جمله را به شکل فعال تغییر دهید.
- به جملات طولانی ، نامشخص و پیچیده توجه کنید. در یک نامه تجاری ، معمولاً کمتر بیشتر است ، بنابراین در صورت امکان طول جملات خود را کوتاه کنید.