محتوا

• گام برداشتن
• قسمت 1 از 2: تنظیم گزارش خود
• قسمت 2 از 2: همه را کنار هم قرار دهید

به نظر می رسد گزارش وضعیت کار سختی است اما نوشتن آن می تواند فرصت خوبی برای برقراری ارتباط با مدیریت باشد. صرف نظر از پروژه ای که روی آن کار می کنید ، باید روی ارائه جزئیات خاصی که بودجه و پیشرفت پروژه را توصیف می کنند تمرکز کنید. در ابتدا مهمترین اطلاعات را به صورت خلاصه قرار دهید. سپس با جزئیات اصلی توصیف پروژه از نظر نتایج و چالش ها ادامه دهید. کارها را کوتاه اما آموزنده انجام دهید و مدیریت خوشحال است.

گام برداشتن

قسمت 1 از 2: تنظیم گزارش خود

1. روی هزینه ها و جدول زمانی تمرکز کنید. صرف نظر از پروژه ای که روی آن کار می کنید ، مدیران می خواهند بدانند که از نظر بودجه و پیشرفت کارها چگونه پیش می رود. گزارش خود را برای جمع آوری اطلاعات در مورد عملکرد اقتصادی پروژه تنظیم کنید. علاوه بر این ، در مورد اینکه پروژه به موقع در حال انجام است یا نه نظرات خود را بیان کنید.
2. در مورد مشکلات صادق باشید اگر می دانید مسائل مربوط به هزینه پروژه و پیشرفت وجود دارد ، آنها را پنهان نکنید. بعداً فقط مشکلات بزرگتری به وجود خواهد آمد. درعوض ، به چگونگی ارتباط این مشکلات با مواردی که به خوبی پیش می روند فکر کنید.
   • به عنوان مثال ، اگر پروژه شما شامل تولید و حمل 1000 تی شرت به قیمت 1000 دلار باشد ، اگر فقط 300 دلار درآمد داشته باشید اما 500 دلار خرج كرده اید ، نگران باشید.
   • همچنین می توانید دو روز زودتر از موعد مقرر خود را پیدا کنید و در این باره نظر دهید.
3. راه حل هایی برای مشکلات ارائه دهید. بخشی از هدف گزارش وضعیت کمک به مدیر در تصمیم گیری در مورد مراحل بعدی است. می توانید با پیشنهاد راه حل برای برخی از مشکلات مشاهده شده ، به آنها کمک کنید. هنگام تنظیم گزارش ، در مورد چگونگی ارتباط راه حل های خود با هزینه ها و پیشرفت یادداشت برداری کنید.
   • به عنوان مثال ، اگر تجارت تی شرت شما از موعد مقرر عقب باشد و از بودجه عقب باشد ، ممکن است این دلیل را برای افزایش تولید و ایجاد تعادل در بین کارها بدانید.

قسمت 2 از 2: همه را کنار هم قرار دهید

1. به گزارش عنوان دهید. گزارش کتبی خود را با خلاصه ای کوتاه ، عنوان و تاریخ شروع کنید. از آنجا که گزارش های وضعیت باید کوتاه باشند ، نیازی نیست که در یک صفحه عنوان جداگانه باشند. اگر گزارش را از طریق ایمیل ارسال می کنید ، داشتن یک موضوع واضح کافی است تا مدیر شما بداند ایمیل چیست.
   • چیزی مانند "Parker Transport August 2017 Report" خوب است.
   • همیشه داده ها را ارائه دهید تا مشخص شود در کدام دوره گزارش می دهید.
   • اگر شرکت شما از قالب های گزارشگری خاصی استفاده می کند ، مطمئن شوید که از آنها نیز استفاده می کنید.
2. با یک خلاصه شروع کنید. مدیران مشغول هستند و باید سریعاً مهمترین اطلاعات را ببینند. چند سطر در ابتدای گزارش به قلب ماجرا می رود و مختصراً توضیح می دهد که پروژه از نظر بودجه و پیشرفت چگونه پیش می رود.
   • سعی کنید اطمینان حاصل کنید که مدیر شما در اولین دقایق خواندن گزارش ، تمام اطلاعات را می بیند.
   • به عنوان مثال ، شما می توانید گزارش خود را فوراً با چیزی مانند "حمل و نقل پاركر زودتر از موعد مقرر شروع كنید." ما 50 درصد بودجه را هزینه کردیم و 30 درصد محصول را تولید کردیم. با تسریع در تولید می توانیم هزینه ها را کاهش دهیم. "
   • اگر مدیران از آنچه در ابتدا می بینند راضی باشند ، ممکن است از قبل شناخت کافی داشته باشند. اگر در خلاصه چیزی وجود داشته باشد که نشان دهنده مشکلی باشد ، آنها می توانند به سرعت از آنجا به اطلاعات مربوطه در پایین گزارش منتقل شوند.
3. لطفاً مرتبط ترین جزئیات را ارائه دهید. با تمرکز بر نقاط عطف و داده های مهم ، مهمترین نتایج را تاکنون ذکر کنید. مدیر خود را از نظر نتایج به جای فعالیت آگاه کنید.
   • به عنوان مثال ، چیزی مانند "رهبران تولید ما ، فرانک و ساندرا ، کار خوبی انجام نداده اند." فرانک همیشه خیلی زود آنجاست و ساندرا همیشه آخرین نفری است که می رود تا مطمئن شود همه چیز را به موقع تولید کرده ایم. "
   • در عوض ، بر داده های کلیدی تأکید کنید: "ما 20٪ زودتر از برنامه هستیم زیرا رهبران تولید (فرانک و ساندرا) زمان تولید را دو ساعت در روز افزایش داده اند."
4. واقعیت ها را سازماندهی کنید. در اینجا می توانید گزارش را متناسب با سبک مدیر خود تنظیم کنید. اگر روش کار مدیر خود را می دانید ، می توانید گزارش را متناسب با آن تطبیق دهید. اگر مطمئن نیستید ، روی یک خلاصه کوتاه و مستقیم به سبکی که به خوبی می شناسید تمرکز کنید.
   • اگر مدیر شما می خواهد داستان بزرگ را ببیند ، می توانید یک فصل را "نتایج" ، یک فصل دیگر "چالش ها" و یک سوم "راه حل ها" را نام ببرید.
   • برای مدیری که دوست دارد همه چیز را از نظر زمانی ببیند ، یک فصل "این هفته پیشرفت کنید" و بعد "مراحل بعدی" را امتحان کنید.
5. از گلوله استفاده کنید. باید به سرعت و به آسانی خوانده شود اطلاعات لازم برای مدیران فراهم شود. پاراگراف ها برای خواندن و پنهان کردن اطلاعات اصلی بسیار طولانی هستند. اما با لیست می توان به راحتی از طریق گزارش اسکن کرد.
   • اگر مدیر یا شرکت شما به طور خاص گزارش کاملاً مکتوبی را درخواست می کند ، مطمئناً باید این آرزو را برآورده کنید.
6. در صورت لزوم عناصر بصری را اضافه کنید. برخی از مدیران افزودن نشانه های بصری برای توضیح چگونگی پیشبرد یک پروژه مفید هستند. به عنوان مثال ، اگر خوب پیش بروید ، می توانید در کنار گلوله یک چراغ سبز قرار دهید ، اما در مورد پیشرفت یک چراغ نارنجی قرار دهید.
7. قبل از ارسال گزارش به مدیر خود ، در صورت لزوم بررسی و اصلاح کنید. اشتباهات املایی و جملات غیراجرا هرگز معتبر نیستند ، حتی در یک گزارش کوتاه ، وضعیت نسبتاً غیررسمی. فقط به چک کننده های املایی و گرامری الکترونیکی اعتماد نکنید. برای کوتاه و کوتاه نگه داشتن گزارش ، مواردی را که می توان حذف کرد (مانند قیدها و صفتهای غیر ضروری) در نظر بگیرید.
   • به عنوان مثال ، از عباراتی مانند "با تشکر از تلاشهای بسیار عالی ماری و سام ، فروش ماه اوت ، بهترین ماه تاکنون پیش می رود" خودداری کنید.
   • به طور خلاصه تر می توانید همین حرف را بزنید: "به لطف زحمات ماری و سام ، فروش آگوست بهترین است."
8. حداقل ماهانه یک بار گزارش دهید مگر اینکه دستورالعمل دیگری داشته باشید. شرکت شما ممکن است از شما بخواهد گزارش های وضعیت را مطابق با یک بازه زمانی خاص مانند هفتگی یا دو هفته ای ارائه دهید. گزارش حداقل یک بار در ماه به طور کلی برای اطلاع مدیر خود خوب است. اگر مطمئن نیستید که چه زمانی باید گزارش وضعیت موجود باشد ، با او تماس بگیرید.
   • اگر مدیر شما می خواهد کمتر گزارش دریافت کند ، مطمئناً همانطور که از شما خواسته می شود ، عمل خواهید کرد.