گزارش عملکرد بنویسید

ویدیو: گزارش سمیر صدیقی با همایون شاه - چهره جدید استالف را دراین گزارش ببینید

محتوا

گام برداشتن
قسمت 1 از 3: تهیه گزارش عملکرد
قسمت 2 از 3: ایجاد محتوای معنی دار
قسمت 3 از 3: استفاده از زبان م effectiveثر
نکات

آیا باید گزارش عملکرد بنویسید؟ بسیاری از مواضع به این نیاز دارند و اغلب اینها خودارزیابی است که از شما می خواهد درمورد آنچه در طول سال انجام داده اید گزارش دهید. ممکن است به شما دستور داده شده باشد که در عوض گزارش مربوط به جلسه را بنویسید. دانش در مورد چگونگی نوشتن صحیح چنین گزارشی می تواند تفاوت بزرگی در موفقیت یا عدم موفقیت شما ایجاد کند.

گام برداشتن

قسمت 1 از 3: تهیه گزارش عملکرد

با یک پاراگراف خلاصه شروع کنید. خلاصه مروری در بالای ارزیابی. خوانندگان را از عملکرد کلی آگاه کنید.
- ممکن است شما در حال نوشتن گزارش عملکرد برای یک سازمان غیر انتفاعی هستید. شما می توانید موفقیت هایی مانند برگزاری رویدادهای موفق برای ذینفعان ، به رسمیت شناختن صنعت و گسترش پایگاه مشتری را خلاصه کنید.
- لازم نیست خلاصه را با جزئیات شلوغ کنید. در اینجا مهمترین نکات را خلاصه می کنید. شما یک نمای کلی ارائه می دهید. سعی کنید گزارش را خیلی طولانی نکنید. دو صفحه یک قانون خوب است ، مگر اینکه کارفرما آرزوی خاصی داشته باشد. از کارفرمای خود بخواهید ببیند آیا قالب پیشنهادی وجود دارد یا خیر.
جزئیات را برای پشتیبانی از هر نکته از خلاصه ارائه دهید. اکنون باید نکات اصلی را در خلاصه ابتدای صفحه توجیه کنید ، جزئیات آن در ادامه گزارش آمده است.
- از طرح کلی متن استفاده کنید. مناطق مختلف را در پاراگراف های خود سازماندهی کنید و از عنوان های فرعی در زیر هر عنوان استفاده کنید. به عنوان مثال ، ممکن است یکی از بندهای شما "رویدادهای سازمان یافته" باشد.
- در چنین عنوانی ، می توانید خلاصه ای از هر رویداد ، هدف آن و چگونگی کمک به مأموریت گروه را (با گلوله یا نامه) ارسال کنید. در اینجا خاص باشید.
از قالب حرفه ای استفاده کنید. گزارش را جمع آوری نکنید شما می خواهید گزارش به خوبی سازمان یافته ، با قلم حرفه ای و روی کاغذ خوب به نظر برسد.
- عنوان ایجاد کنید و آن را در بالای صفحه قرار دهید. از زیرعنوانهای پررنگ برای سازماندهی اطلاعات استفاده کنید.
- اطلاعات اصلی را در بالای گزارش ارائه دهید. تاریخ های مورد ارزیابی و نام و عنوان شخصی را که ایجاد کرده است ارائه دهید.
برای کل دوره مورد نظر یک گزارش ثبت کنید. اگر هرچه اتفاق می افتد پیشرفت را پیگیری کنید ، بسیار راحت تر می شود.
- دفتر خاطرات یا پوشه ای را نگهداری کنید که در آن عملکرد خود را در طول دوره ارزیابی پیگیری کنید. وقتی زمان نوشتن گزارش فرا می رسد ، این کار زندگی شما را بسیار آسان می کند.
- عدم انجام این کار ممکن است باعث فراموش شدن دستاوردهای مهمی شود که در ابتدای دوره اتفاق افتادند.

قسمت 2 از 3: ایجاد محتوای معنی دار

اهداف و انتظارات عملکرد خود را به مردم یادآوری کنید. شما باید در ابتدای دوره ارزیابی اهداف را به مردم یادآوری کنید. اهداف چه بود؟ انتظارات از کار چیست؟ اگر نمی دانید ، از کارفرمای خود بخواهید آن را تهیه کند.
- سپس نحوه دستیابی به آنها را با نشان دادن اعداد واقعی توضیح دهید. هدف این است که مقایسه کنید که فعالیت ها یا نتایج شما در برابر پروژه های اصلی چیست.
- به عنوان مثال: اگر بیش از حد انتظار پول جمع کرده باشید ، این امر به طور مثبت با سرمایه گذاران یا افراد بالادست مواجه خواهد شد. با این حال ، اگر معیاری ارائه ندهید ، ارزیابی اینکه آیا موفقیت و موفقیت تا چه حد بوده دشوارتر است.
فیلم تهیه کنید اگر فکر می کنید اینها به خواننده در ارزیابی داده هایی که ارائه می دهید کمک می کند ، چند نمودار یا نمودار اضافه کنید.
- به یاد داشته باشید ، برخی از خوانندگان فقط از گزارش صرف نظر می کنند زیرا احتمال دارد مشغول باشند. بنابراین کمکهای دیداری می توانند نظر شما را کمی موثرتر بیان کنند.
- با این حال ، خواننده را با نمودارهای زیاد بمباران نکنید. یک یا دو نمودار را انتخاب کنید که بر نکات اصلی تأکید دارند.
روی اتومبیل تمرکز کنید. این روش به شما کمک می کند تا عملکرد خود را ثبت کنید. مخفف Challenge ، Action و Results است. این به شما کمک می کند تا عملکرد خود را سازماندهی کنید.
- چالش تعیین تکلیف را مشاهده کنید. سپس اقداماتی را که برای حل این مشکل انجام داده اید ، مشخص کنید و نتایج خود را مستند کنید. به عنوان مثال ، فرض کنید شما مدیر یک رستوران هستید. می توانید بنویسید: چالش - حدود زمان شام خطوط طولانی شد و شکایات مشتریان را 10 درصد افزایش داد. اقدام - پیشخدمت یک ساعت زودتر مستقر شد تا تعداد کارمندان خود را در ساعات شلوغ افزایش دهد. نتیجه - شکایات مشتریان در مورد مدت طولانی انتظار به دو برابر کاهش 80 درصدی رسید.
- نکته اصلی این است که در اینجا خاص باشد. دستاوردهای کلی مانند "من یک بازیکن تیم هستم" معنی چندانی ندارد زیرا هر کسی می تواند چنین مواردی را بگوید. نکته اصلی این است که نتایج را به موضوعات اصلی پیوند دهید و موفقیت را از طریق داده ها و مشخصات نشان دهید.
روش خود را نشان دهید. اگر برنامه شما شامل نوعی از جمع آوری داده ها بود ، بهتر است مختصراً روش مورد استفاده خود را توضیح دهید.
- به خوانندگان اجازه دهید تا دلیل روش تحقیق انتخاب شده را بدانند. درباره مزایا و نتایج نظرسنجی توضیح دهید. چرا این یک روش معتبر بود؟ به عنوان مثال ، از سناریوی رستوران برای توضیح دلیل استفاده منطقی از شکایات به عنوان یک روش استفاده کنید.
- توضیح دهید که داده های تحقیق به چه معناست و با تحقیق سعی در دستیابی به آن داشتید.
روی خودت تمرکز کن کارایی. برای تنظیم دقیق دستاوردهایی که می خواهید ارائه دهید ، به آنچه در آن دوره بیشتر به خود می بالید فکر کنید. شاید این اثر آرام بخش شما بر بازدیدکنندگان نگران باشد. شاید این کار مربیگری دیگران بود. خیلی از جزئیات را جلوی خوانندگان نیندازید.
- روش دیگری که می توانید برای انجام این کار استفاده کنید ، روش STAR است. این روش شامل توصیف مختصر یک وضعیت و وظیفه ، اقدامی است که برای دستیابی به آن انجام داده اید و نتایجی که به دست آورده اید. همانند روش CAR ، هدف در اینجا پیوند دادن مشکلات به نتایج و توضیح چگونگی دستیابی به آنها است.
- روی مواردی مانند دشواری ، منحصر به فرد بودن ، اولین بار ، دید بالا ، رعایت ضرب العجل ها ، نوآوری و دامنه و تأثیر کار خود تمرکز کنید.
- مثالی از این توضیح این است که وقتی کار خود را به عنوان مدیر شعبه آغاز کردید ، گردش مالی سالانه کارمندان 35 درصد بود. شما یک نظرسنجی از رضایتمندی کارمندان را اجرا کردید ، راهنمایی کارمندان را تنظیم کردید و جلسه هفتگی کارمندان را شروع کردید. در نتیجه ، گردش کارکنان به 15 درصد کاهش یافته است. همانطور که این مثال نشان می دهد ، تا زمانی که پیوندهای صحیح را ارائه می دهد ، عملکرد نباید بیش از حد کلمه کلمه باشد.
ارزش خود را توضیح دهید. فقط نگویید نتایج شما چیست ، بلکه توضیح دهید که چرا این عملکردها برای سازمان ارزش دارند.
- به عنوان مثال ، فرض کنید شما جلسات کارمندان را شروع کرده اید. و بعد؟ چه ارزشی برای سازمان ایجاد کرده است؟ با دقت به آن فکر کنید. اگر هیچ ارزش مشخصی وجود نداشته باشد ، ممکن است مجبور باشید بر چیز دیگری تأکید کنید.
- اگر جلسات پرسنل به تقویت روحیه کارمندان کمک می کند ، که کاهش روزهای بیماری این امر را نشان می دهد (که باعث صرفه جویی در هزینه کارفرما شد) ، پس شما ارزش خود را به اثبات رسانده اید.
قبل از ارسال گزارش ، آن را تصحیح کنید. شما اگر هدف جداگانه گزارش غیر حرفه ای را تحویل دهید ، هدف یک گزارش تکمیل را شکست می دهید.
- گزارش را برای دستور زبان ، علائم نگارشی و اشتباهات املایی تصحیح کنید. گزارش را یک شب بگذارید و صبح روز بعد دوباره بخوانید. گزارش را در آخرین لحظه ننویسید.
- نسخه چاپی چاپ کرده و از نظر وجود خطاهای حین تصحیح ، آن را بررسی کنید. گاهی اوقات چشمان فرد چنان به صفحه رایانه متصل می شود که دیگر خطاهای واضحی مشاهده نمی شود.

قسمت 3 از 3: استفاده از زبان م effectiveثر

موارد منفی را به روشی مثبت بیان کنید. اگر موردی وجود دارد که انتظارات را برآورده نکرده اید ، بهتر است از آن اجتناب نکنید. آن را کانون اصلی گزارش قرار ندهید ، بلکه بر آن تمرکز کنید.
- مناطقی که خیلی خوب نبوده اید را با زبان مثبت درمان کنید. به عنوان مثال ، به جای این که بر سرزنش یا عذرخواهی تمرکز کنید ، بر روی مراحل مشخصی که برای رفع مشکل بر می دارید تمرکز کنید.
- دیگران را در گزارش عملکرد سرزنش نکنید. روی آنچه انجام داده اید متمرکز باشید. مثبت بمانید روی کارهایی تمرکز کنید که شما یا گروهتان به خوبی انجام داده اید. مناطقی را که می توانید تأکید کنید تعیین کنید.
از اعداد و آمار استفاده کنید. اگر می توانید بسیار دقیق باشید ، پاسخ های شما باورپذیرتر به نظر می رسند. در صورت امکان ، سخنان خود را با چیزی قابل اندازه گیری ثابت کنید.
- ترجیحات کلی مانند "عالی" یا "قابل اعتماد" معنی چندانی ندارند. گفتن کسی که "یک سال عالی" داشته اید چیزی است که هرکسی می تواند بگوید.
- این عبارت را به خاطر بسپارید: نگویید ، نشان دهید. به جای اینکه به مردم بگویید سال بسیار خوبی داشته اید ، از طریق جزئیات و داده ها موفقیت های خود را به آنها نشان دهید. به جای اینکه بگویید در روابط با مشتری مهارت دارید ، نتایج نظرسنجی رضایت مشتری ، نامه هایی که دریافت کرده اید و شکایت مشتری را کاهش دهید.
- ارقام استفاده اینکه بگویید تعداد زیادی از کارمندان را مدیریت کردید ، اگر مشخص نشود که این تعداد چقدر بود ، معنای زیادی ندارد. از اعداد برای بیان اندازه بودجه و تشریح اندازه کارها استفاده کنید.
همیشه حقیقت را بگویید. لاف نزن. دروغ نگو. اگر در یک دروغ گیر افتاده اید ، ممکن است دچار دردسر بزرگی شوید.
- مشکل دیگر دروغ گفتن ، حتی از طریق حذف واضح ، این است که شما در نهایت اعتماد به نفس خود را از دست داده و قادر به پیشرفت خود نخواهید بود.
- بلکه یک ارزیابی صادقانه از دوره ارزیابی ، با نقاط ضعف و نقاط مثبت نشان دهید. نقاط ضعف را برطرف کنید. فقط یک روش مثبت برای این کار پیدا کنید.
به دیگران شناختی که شایسته آنهاست ، بدهید. بسیاری از دوره های نگارش تجارت و فنی توصیه می کنند از ضمیر "من" استفاده نکنید. در بعضی موارد می توانید این کار را در گزارش عملکرد انجام دهید.
- به عنوان مثال ، می توانید بگویید ، "من 100 نفر را استخدام کردم." با این حال ، افراد دیگری را که در موفقیت ها سهیم بودند فراموش نکنید. با تیم مشورت کنید (در صورت امکان).
- اگر مغرور به نظر نرسید ، امتیاز اضافی می گیرید. ساختار جمله را متفاوت کنید تا هر جمله با کلمه "من" شروع نشود.