محتوا

• گام برداشتن
• روش 1 از 3: نامه شکایت خود را بنویسید
• روش 2 از 3: استفاده از لحن و قالب صحیح
• روش 3 از 3: پیگیری
• نکات
• هشدارها

نوشتن نامه شکایت کاری است که اکثر مردم باید در برخی مواقع انجام دهند. خواه از محصول یا خدمات شرکتی ناراضی باشید ، معمولاً می توانید با شکایت نامه محکم اما مودبانه ، مسئله را به روشی سودمند و متقابل حل کنید. نوشتن یک شرکت شکایات نباید دشوار یا ترسناک باشد - شما فقط باید واقعیت ها را به روشنی بیان کنید و مودبانه خواستار حل و فصل شوید.

گام برداشتن

روش 1 از 3: نامه شکایت خود را بنویسید

1. لطفا نامه خود را به بخش خدمات مشتری ارسال کنید. اگر نامه شکایتی بنویسید ، اگر نامه را به بخش خدمات مشتری شرکت هدایت کنید ، بهترین شانس موفقیت را دارید. بخش خدمات مشتری عادت به رسیدگی به شکایات دارد و احتمالاً نامه شما به طور موثر و م .ثر رسیدگی می شود.
   • سعی کنید نام مدیر یا مدیر خدمات مشتری را بیابید و نامه خود را شخصاً به وی بفرستید. نامه خود را با عزیز شروع کنید آقا یا خانمنام خانوادگی آنها دنبال می شود اگر نمی توانید نام مدیر خدمات مشتری را پیدا کنید ، فقط بنویسید خانم / آقای عزیز.
   • شما باید بتوانید آدرس خدمات مشتری را در وب سایت شرکت ، یا در مواد تبلیغاتی یا تبلیغاتی شرکت ، یا در بسته بندی محصول یا برچسب ها پیدا کنید.
2. در نامه خود به سرعت به موضوع برسید. در اولین سطر نامه شما باید به روشنی ذکر شود که چرا نامه را می نویسید و شکایت شما دقیقاً چیست. لطفاً حقایق مربوطه را از جمله تاریخ ، زمان و مکان خرید یا دریافت خدمات ، به همراه هر شماره سریال یا مدل مربوطه ، در حد امکان ارائه دهید.
   • گیرنده نامه باید بتواند در طی پنج ثانیه نقطه اصلی نامه را شناسایی کند ، بنابراین از معرفی طولانی و منسجم خودداری کنید.
   • شما می توانید جزئیات یا توضیحات بیشتری را در مورد وضعیت پاراگراف بعد از جمله آغازین خود وارد کنید ، اما خط اول باید بلافاصله توجه شما را به شکایت تا حد ممکن واضح جلب کند.
   • به عنوان مثال ، خط افتتاحیه شما می تواند این باشد: "من می خواهم از شکسته شدن سشوار شکسته ای که در 15 ژوئیه از شرکت شما در محل خیابان A ، مثال شهر خود خریداری کردم ، شکایت کنم."
3. مشخص کنید که دوست دارید چه نتیجه یا درمانی را ببینید. اگر می خواهید جایگزین ، پول خود را پس بگیرید ، تعمیر کنید یا هر نوع خسارت دیگر ، لطفاً این را به وضوح در بند دوم خود بیان کنید. این به شما کمک می کند تا نامه ای دریافت نکنید ، و به گیرنده چیزی برای شروع دهید.
   • سعی کنید تا حد ممکن در نظرات خود سازنده باشید و روشهایی را پیشنهاد دهید که به شما کمک کرده و رابطه خود را با شرکت ادامه می دهند. اگر پول خود را پس بگیرید یا نوع دیگری از غرامت را جبران کنید ، در عین حال بگویید که قصد دارید به یک شرکت دیگر بروید ، آنها مجبور به تلاش برای حل مشکل نخواهند شد.
   • اگر می خواهید شرکت مشکل گسترده تری را حل کند ، آن را در نامه خود وارد کنید ، اما تشخیص دهید که ممکن است زمان بر باشد.
   • در نامه اول خود دعوای حقوقی را تهدید نکنید. این ممکن است در نهایت راه حلی باشد که شما در نهایت به آن نیاز دارید ، اما ابتدا نامه شکایت خود را ارسال کنید و منتظر پاسخ باشید.
4. کپی اسناد پشتیبان را ضمیمه کنید. این می تواند شامل رسیدها ، گواهینامه های ضمانت ، کپی چک هایی باشد که ارسال کرده اید و در صورت لزوم ، عکس یا فیلم. تمام اسناد و مدارک باید همراه با نامه شما باشد.
   • مطمئن شوید که شما کپی از تمام اسنادی که می خواهید پیوست کنید ، نه اصل. به این ترتیب ، اگر مجبور باشید شواهد را به شخص دیگری نشان دهید ، نمی توان اطلاعات مهم را از دست داد.
   • همچنین مطمئن شوید که تعداد دقیق پیوست ها را در متن نامه قید کرده اید. به عنوان مثال: "همراه شما یک کپی از رسید اصلی من و همچنین یک کپی از کارت ضمانت سشوار و اطلاعات شماره سریال پیدا خواهید کرد."
5. به آنها زمان مشخصی بدهید تا مشکل را برطرف کنند. این می تواند به شما کمک کند تا یک دوره زمانی دقیق که می خواهید مشکل حل شود را فراهم کنید. این به شما آرامش می دهد و به حل سریع مشکل کمک می کند.
   • تعیین یک محدودیت زمانی همچنین به جلوگیری از از دست رفتن یا فراموش شدن نامه شما کمک می کند ، که می تواند منجر به مشکلات و کینه بیشتر بین شما و شرکت شود.
   • اطمینان حاصل کنید که مدت زمانی که می دهید منطقی است.یک یا دو هفته معمولاً کافی است ، اگرچه بسته به درخواست شما متفاوت خواهد بود.
6. نامه را با احترام تمام کنید. از گیرنده برای کمکش تشکر کرده و به او اطلاع دهید که چگونه و چه زمانی می توانند برای حل مشکل به شما کمک کنند. این کار کار آنها را بسیار راحت تر می کند ، به شما این امکان را می دهد که منتظر نتیجه کارآمدتر باشید.
   • نامه را با پایان دهید خالصانه یا ارادتمند شما (مورد دوم کمی رسمی تر است). از فرمول های غیر رسمی بسته شدن مانند "سلام" خودداری کنید.

روش 2 از 3: استفاده از لحن و قالب صحیح

1. مودب باش. شما ممکن است عصبانی باشید ، و ممکن است حق با شما باشد ، اما بی ادبی فقط گیرنده را در حالت دفاعی قرار می دهد. با لحنی محترمانه بنویسید و از اظهار نظر تهدیدآمیز ، عصبانی یا کنایه آمیز به هر قیمت خودداری کنید. به یاد داشته باشید شخصی که نامه شما را می خواند مستقیماً مسئول آنچه اتفاق افتاده نیست ، و بسیار مثبت تر و مایل به کمک به یک مشتری مودب و مودب است تا یک مشتری متهم و عصبانی.
   • به یاد داشته باشید شرکتی که در آن نامه می نویسید شما را هدف قرار نمی دهد. اکثر شرکت ها علاقه دارند مشتریان خود را راضی نگه دارند.
   • اگر با گیرنده به عنوان فردی که می خواهد به شما کمک کند ، به جای تصور اینکه سوicious نیت داشته باشد ، بسیار موفق تر خواهید بود.
   • وقتی عصبانی هستید ، ننویسید. قبل از نوشتن نامه خود صبر کنید تا آرام شوید. یا اگر ترجیح می دهید ، نامه را در حالی که هنوز بخار از گوش شما خارج می شود ، بنویسید ، سپس یک یا دو روز قبل از ارسال آن صبر کنید. شما احتمالاً می خواهید همه چیز را از نو بخواهید و از آن استفاده کنید.
2. مختصر باشید نمایندگان خدمات مشتری می توانند صدها نامه در روز دریافت کنند ، بنابراین ضروری است که سریع به موضوع برسید تا آنها به محض شروع به خواندن ، بدانند دقیقاً با چه کارهایی روبرو هستند. اگر نامه شما خیلی طولانی یا دقیق باشد ، خواننده آن را در سطح جهانی می خواند و در نهایت هیچ ایده روشنی از مشکل دقیق یا راه حل مورد نظر ندارد.
   • از جزئیات بیش از حد یا غارت های طولانی یا مونولوگ های طولانی پرهیز کنید.
   • سعی کنید نامه خود را محدود به یک طرف یا کمتر از حدود 200 کلمه کنید.
3. احترام را امر کنید. اعمال احترام در نامه شما لحن مناسبی را ایجاد می کند و به شرکت اجازه می دهد تا بداند که شکایت شما باید جدی گرفته شود. این امر به ویژه در مورد شکایات جدی تر ، که می تواند عواقب مالی قابل توجهی داشته باشد ، صادق است.
   • اعمال احترام شامل موارد مختلفی مانند کیفیت زبان ، دانش شما در مورد حقوق و مسئولیت های شرکت و همچنین ارائه حرفه ای نامه است.
   • همه این موارد به شما اعتبار می دهند ، که باید تأثیر مثبتی در پاسخ به نامه شما داشته باشد.
4. نامه خود را به روشی صحیح و صحیح تنظیم کنید. همانطور که در بالا ذکر شد ، تنظیم نامه شما به روشی حرفه ای بر نحوه دریافت شکایت تأثیر مثبت خواهد گذاشت. نام ، آدرس و تاریخ خود را در بالا سمت چپ قرار داده و به دنبال آن نام یا عنوان شخصی را که برایش نامه می نویسید ، همراه با آدرس شرکت دقیقاً بالای متن نامه.
   • همیشه نامه خود را روی رایانه تایپ کنید ، این کار خواندن را آسان تر می کند و بسیار مرتب تر به نظر می رسد. اگر مجبورید نامه خود را بنویسید ، مطمئن شوید که دست خط شما واضح و خوانا است ، بدون کلمات یا لکه های جوهر خط خورده است.
   • برای نوشتن امضای خود ، یک فضای خالی در زیر بگذارید خالصانه یا ارادتمند شما جایی که می توانید امضای خود را قرار دهید. در این فضا ، نام خود را تایپ کنید تا کاملاً خوانا باشد.
   • حرف را مرتب و منظم نگه دارید ، با پاراگرافهایی با اندازه تقریباً یکسان.
5. املا و دستور زبان را بررسی کنید. غلط املایی و دستور زبان می تواند بر نحوه دریافت شکایت شما تأثیر منفی بگذارد. قبل از چاپ نامه حتماً از یک غلط دهنده املا در رایانه خود استفاده کنید یا از شخص دیگری بخواهید آن را قبل از ارسال آن بخواند.

روش 3 از 3: پیگیری

1. صبر کنید تا محدودیت زمانی که تعیین کرده اید بگذرد. صبور باشید و تا پایان مهلت تعیین شده در نامه اول کاری انجام ندهید. اگر این تاریخ سپری شد و هنوز چیزی نشنیده اید ، با تماس تلفنی یا ایمیل پیگیری کنید تا نامه را دریافت کنید یا خیر. همیشه بهتر است که به شرکت شک و تردید بدهیم.
   • اگر هنوز اطلاعات مربوط به نامه خود را دریافت نکرده اید ، یا اگر نامه ای دریافت کرده اید اما وضعیت به طور مطلوبی کنترل نشده است ، می توانید با ارسال شکایت خود به شخصی در رده بالاتر ادامه دهید.
2. در ساختار فرمان به سمت بالا کار کنید. اگر در تعامل با مدیر خدمات مشتری ناموفق هستید ، سعی کنید بفهمید چه کسی در رتبه بالاتری قرار دارد و برای آن شخص نامه بنویسید. هر بار که از نردبان بالا می روید ، اعم از نماینده خدمات مشتری به مدیر تا معاون رئیس تا مدیرعامل ، مکاتباتی را که در سطح قبلی داشتید اضافه کنید. به این ترتیب ، نماینده فروش جدید شما در این شرکت می فهمد که چه خبر است و احتمالاً بدون شکایت قضایی می توان این مشکل را حل کرد.
   • بهتر است قبل از حرکت در تپه ، از بخش خدمات مشتری شروع کنید تا اینکه مستقیم به بالای آن بروید. دلیل این امر این است که اداره خدمات مشتری در رسیدگی به این نوع شکایات باتجربه تر است و به هر حال نامه هایی به مدیرعامل ارسال می شود.
   • در این صورت ، نمایندگان خدمات مشتری ممکن است به طور خودکار شروع به دیدن شما در شرایط نامطلوبی برای تلاش برای غلبه بر سر آنها کنند.
   • به یاد داشته باشید ، اگر نامه ای به مدیر عامل یا مدیر کل می نویسید ، باید کاملاً واضح ، مختصر و کاملاً مکتوب باشد ، زیرا آنها احتمالاً هنوز از این حادثه اطلاع ندارند.
3. اگر می خواهید شکایت کنید ، به یک وکیل مراجعه کنید. او می داند چه کاری انجام دهد. به یاد داشته باشید که اقدامات قانونی آخرین چاره است و طرح آن بلافاصله در نامه شما لحنی منفی ایجاد می کند و رد پرونده های جبران خسارت را کنار می گذارد. همچنین اگر متوجه شوند شما بلوف می زنید می تواند برای شما منفی باشد.

نکات

• قبل از نوشتن ، لحظه ای فکر کنید که چه اتفاقی افتاده است. وقتی به همه چیز فکر کرده اید و می دانید دقیقاً چه می خواهید و چگونه می خواهید آن را بخواهید ، آماده هستید نامه خود را بنویسید.
• مطمئن شوید که نام ، آدرس ، ایمیل و شماره تلفن شما (در صورت امکان خانه ، محل کار و تلفن همراه) روی نامه شما باشد. همچنین از جزئیات خواننده بخواهید تا هر دوی شما در مورد پیشرفت شکایت خود به روز باشید.
• دوباره آن را بخوانید و مطمئن شوید همه چیز درست ، صادقانه و قابل تأیید است.
• قسم نخور به یاد داشته باشید که می خواهید جبران خسارت یا راه حلی داشته باشید ، و آزردن خواننده به شما کمک نمی کند. اگر می خواهید از زبان قدرتمندتری استفاده کنید ، از صدای منفعل خودداری کنید و از کلماتی استفاده کنید که مستقیم تر و توصیفی تر باشند. شاید شما بودید بهت زده یا حتی احساس انزجار، کلمات قویتر از ساده ناامید.
• ارسال شکایت خود به صورت کتبی تأثیر بیشتری نسبت به ارسال ایمیل ، نمابر یا نظرات در وبلاگ یا وب سایت شرکت دارد. بیشتر شرکت ها با اولویت بیشتری به شکایات کتبی رسمی رسیدگی می کنند.
• اگر می نویسید که از یک شخص خاص شکایت کنید ، نامه خود را به کمبودهای او محدود کنید و از کل سازمان شکایت نکنید. اگر می نویسید تا از سیاست های شرکت شکایت کنید ، به شنونده یا خط مشی توهین نکنید. فقط مشکل خود را بیان کنید و دوست دارید چگونه حل شود.
• اظهارات شاهد را به شرط سوگند ارسال نکنید. در حقیقت ، اگر فکر می کنید در نهایت به دادگاه می روید ، احتمالاً می خواهید نه تنها از شهادت ، بلکه از نام وی نیز دریغ کنید. همچنین به خاطر داشته باشید که مراجعه به دادگاه احتمالاً ارزان نیست. در بیشتر موارد بهتر است به صورت غیررسمی یا حداکثر از طریق کمیته اختلافات به توافق برسیم.
• وب سایت های مصرف کننده وجود دارد که می توانید شکایت کنید و ببینید آیا دیگران در وضعیت مشابهی با آن شرکت خاص بوده اند یا خیر.
• نسخه هایی از کلیه مکاتبات و تاریخ ارسال نامه های خود را نگه دارید.

هشدارها

• نوشتن نامه تهدیدآمیز خشونت فیزیکی ، تخریب اموال ، یا حمله به سلامتی و ایمنی غیرقانونی است. تهدید می تواند به عنوان ارعاب تلقی شود ، و می تواند زمینه ای برای طرح دعوی در پرونده باشد ، و می تواند مجازات جریمه یا حتی زندان باشد. به خود لطف کنید و تهدیدها را فراموش کنید. آنها را روی کاغذ نگذارید و نفرستید!