ارسال یک ایمیل به خدمات مشتری - توصیه

ویدیو: آموزش میلرلایت Mailerlite، سرویس ارسال ایمیل گروهی به اینباکس، قانونی و رایگان

محتوا

گام برداشتن
قسمت 1 از 3: مشاهده وب سایت
قسمت 2 از 3: ایمیل را بنویسید
قسمت 3 از 3: مودب باشید
هشدارها

برخی از افراد ارسال ایمیل به بخش خدمات مشتری یک شرکت را دشوار می دانند. چطور چنین نامه ای را به صورت ایمیل ارسال می کنید ، در حالی که آنها واقعاً در گذشته روی کاغذ گذاشته می شدند؟ وقتی سوالی را از خدمات مشتری می پرسید ، چه نوع یا پروتکل هایی اعمال می شود؟ اگرچه این مورد از نظر صنعت ، منطقه و فرهنگ متفاوت است ، اما برخی دستورالعملهای کلی برای اطمینان از دریافت صحیح ایمیل شما توسط خدمات مشتری وجود دارد.

گام برداشتن

قسمت 1 از 3: مشاهده وب سایت

به دنبال جواب باشید. قبل از نوشتن ایمیل برای تیم خدمات مشتری یک شرکت ، مطمئن شوید که پاسخ فقط در وب سایت نیست. بسیاری از شرکت ها پاسخ س questionsالات متداول را در صفحه خاصی از وب سایت خود ، معمولاً تحت عنوان "سQالات متداول" یا "سquالات متداول" ارسال می کنند.
- این صفحات را معمولاً می توانید با پیمایش در انتهای صفحه و سپس کلیک بر روی "تماس" یا "خدمات مشتری" پیدا کنید.
صفحه "خدمات مشتری" را پیدا کنید. اگر پیوندی در پایین وب سایت مشاهده نمی کنید ، می توانید با تایپ کلمه در جعبه جستجو ، صفحه را پیدا کنید. معمولاً فیلدی با نماد ذره بین را در گوشه بالا سمت راست صفحه اصلی مشاهده می کنید. عباراتی مانند "خدمات مشتری" یا "مخاطب" را تایپ کنید و سپس enter را فشار دهید.
- صفحه "تماس" معمولاً شامل یک فرم ایمیل است که در آن مشتریان می توانند شکایت یا نظر بنویسند.
  - این صفحه را بررسی کنید تا ببینید آیا کپی پیام ارسالی را دریافت می کنید. در غیر این صورت ، در وب سایت آدرس ایمیلی را جستجو کنید که از حساب ایمیل شخصی خود بتوانید به آن دسترسی پیدا کنید تا مدارکی برای مکاتبه داشته باشید.
از جعبه جستجو استفاده کنید. موضوعی را که می خواهید در مورد آن س askال کنید در همان پنجره ای که برای یافتن آدرس ایمیل خدمات مشتری استفاده کرده اید ، جستجو کنید. اگر موضوع را جستجو می کنید یا از این طریق س questionال می کنید ، ممکن است پاسخ را بدون نیاز به ارسال ایمیل پیدا کنید.
- اگر می خواهید هنگام ارسال ایمیل باهوش به نظر برسید ، این مسئله نیز مهم است. اگر وقتی از قبل پاسخ آن به وضوح در وب سایت آمده است ، از او سالی بپرسید ، ممکن است آنها فکر کنند که شما خواستار و تنبل هستید و بنابراین بی فایده است.
- س questionsالات متداول (FAQ) را نیز مشاهده کنید. اغلب س questionالی که می خواهید بپرسید قبلاً در س questionsالات متداول گنجانده شده است. به همین دلیل است که اکثر وب سایت ها نیز چنین صفحه ای دارند تا ایمیل های مربوط به خدمات مشتری را به حداقل برسانند.
سیاست های شرکت را مرور کنید. اگر از طریق کادر جستجو یا س FAالات متداول نمی توانید پاسخ سال خود را پیدا کنید ، همچنان می توانید در صفحه "درباره ما" یا در خط مشی بازگشت جستجو کنید. دوباره به پایین وب سایت بروید و ببینید کدام پیوندها وجود دارد. به دنبال پیوندی باشید که ممکن است پاسخ س questionال شما باشد: درباره ما ، سفارش و تحویل ، بازپرداخت ، ضمانت و تعمیر و غیره.
- اگرچه نمی توانید پاسخ این پیوندها را پیدا کنید ، اما باز هم می توانید به صفحات مراجعه کنید تا بتوانید اطلاعات بیشتری در مورد شرکت برای استفاده در ایمیل خود پیدا کنید.

قسمت 2 از 3: ایمیل را بنویسید

شکایت یا تعارف را تعیین کنید. همه پیام ها به خدمات مشتری نباید شکایت یا س questionsال باشد. شاید شما بخواهید از آنها بخاطر خدمات خوبشان تشکر کنید. از ایمیل های مثبت و همچنین ایمیل های دارای س welcomeال استقبال می شود.
- این یک واقعیت است که گزارش شکایت از طریق تلفن گاهی سریعتر و مستقیم تر است. ایمیل برای ابراز تشکر از شما یا پرسیدن سوالی که به پاسخ فوری نیاز ندارد ، بهتر عمل می کند ، اما اگر می خواهید بلافاصله موضوع را حل کنید ، تماس بگیرید.
یک موضوع روشن بنویسید. مطمئن شوید که موضوع ایمیل واضح و معنی دار است. شما می خواهید نماینده خدمات مشتری ابتدا ایمیل شما را ببیند ، بنابراین سریعتر پاسخ می گیرید. موضوع را کوتاه نگه دارید ، مطمئن شوید که ایمیل شما به طور خلاصه خلاصه می شود و کارمند احساس می کند مجبور است ایمیل را سریع باز کند.
- به عنوان مثال: "سگ کارت ضمانت را خورد - نیاز به تعویض دارد"
با یک سلام شروع کنید. هنگامی که به یک موضوع خوب رسیدید ، مرحله بعدی استقبال از نماینده خدمات مشتری است. بلافاصله با مشکل خود شروع نکنید. شما به راحتی از طریق تلفن به شخصی احوالپرسی می کنید ، نه؟ این می تواند چیزی به سادگی "بهترین خدمات مشتری" باشد.
- سعی کنید اسمی پیدا کنید تا به سلام خود اضافه کنید. در شرکت های کوچکتر ، گاهی نام نمایندگان خدمات مشتری در وب سایت ذکر می شود ، بنابراین استفاده از آنها پیام شما را شخصی تر می کند و کار با آن را خوشایندتر می کند.
- می توانید سلام و احوالپرسی را با ویرگول یا ویرگول پایان دهید. خدمات مشتری گرامی ، یا بهترین خدمات مشتری:
به روش های استاندارد نوشتن پایبند باشید. با استفاده از روش های استاندارد نوشتن احترام کارمند را جلب کنید. همه چیز را با حروف بزرگ تایپ نکنید و از قلمهای بزرگ و ضخیم استفاده نکنید. از علائم علامت گذاری ، املا و حروف بزرگ استفاده کنید. سپس ایمیل شما جدی گرفته خواهد شد.
با لحنی مودبانه بنویسید. با ادب بنویسید ، حتی اگر شکایتی دارید یا می خواهید ناراحتی خود را ابراز کنید. پس از آن شما به عنوان مشتری بیشتر ارزیابی می شوید و احتمالاً با احترام بیشتری نیز رفتار خواهید شد.
بگو کی هستی بعد از سلام و احوالپرسی خود را معرفی کنید. نام خود را بنویسید و توضیح دهید که چه نوع مشتری هستید و اینکه آیا برای اولین بار چیزی سفارش داده اید یا مشتری برگشتی هستید. در هر دو مورد ، کارمند ترجیح می دهد شما را به عنوان مشتری نگه دارد. در صورت مرتبط بودن موقعیت جغرافیایی خود را وارد کنید.
خاص باشید از زبان خاصی در ایمیل خود استفاده کنید. از اصطلاحات عمومی مانند "محصول من" خودداری کنید. درعوض ، با جزئیات توضیح دهید که چه کالایی یا خدماتی درگیر آن است و چرا درباره آن از طریق ایمیل ارسال می کنید. تمام وقایع مربوطه را شرح دهید تا کارمند بداند مشکل دقیقاً چیست. اگر بلافاصله این اطلاعات را در اولین ایمیل قرار دهید ، از مبادله طولانی مدت ایمیل خودداری خواهید کرد.
- اگر آدرس محصول را در اختیار دارید ، از URL استفاده کنید تا کارمند فوراً ببیند چه چیزی در مورد آن است.
- شماره سفارش خود را نیز در ایمیل قرار دهید ، زیرا به هر حال بیشتر کارمندان از شما سال می کنند. این شماره سفارش به نحوه سفارش در سیستم آنها اشاره دارد.
س questionsال ها را واضح بپرسید. در ایمیل خود واضح باشید. دور بوش نزنید. هنگامی که به کارمند سلام و احوالپرسی کردید و خود را معرفی کردید ، بخش جدیدی را توضیح دهید که چه اتفاقی می افتد ، با همان زبان خاص ذکر شده در مرحله قبل.
- بلافاصله خسارت مورد نظر خود را جویا شوید. شاید جرأت پرسیدن نداشته باشید ، اما خجالتی بودن خود را در ایمیل خود کنار بگذارید. اگر در ازای کالای معیوب چیزی می خواهید ، این را بگویید.
پاراگراف های کوتاه بنویسید. اطمینان حاصل کنید که پاراگرافهای شما کوتاه هستند. خواندن یک پاراگراف از یک ، دو یا حداکثر سه جمله آسانتر است. بنابراین کارمند می تواند ایمیل را سریعتر اسکن کند تا ببیند آیا اولویت دارد یا خیر ، و اگر یک متن بزرگ نوشته اید ، پیام شما ممکن است در پایین پشته قرار گیرد زیرا بلافاصله منظور شما را نمی فهمد .
کار را با یک امضای ساده تمام کنید. ایمیل را با یک جمله پایانی که خلاصه درخواست یا تعارف شما است و به دنبال آن سلام و احوالپرسی ، به پایان برسانید. شما می توانید با "Kind regards" پایان دهید ، اما می توانید بلافاصله نام یا امضای ایمیل خود را قرار دهید. همچنین می توانید با گفتن عبارت "در انتظار پاسخ خود" یا مواردی به این منظور نشان دهید که می خواهید پاسخی سریع داشته باشید.
- امضای ایمیل یک متن کوتاه از متن است که شامل نام ، شغل و اطلاعات تماس شما است. می توانید در تنظیمات حساب ایمیل خود یک امضای نامه الکترونیکی ایجاد کنید تا همیشه در پیام جدید به طور خودکار ظاهر شود.
هنوز هیچ پیوست ارسال نکنید هنوز پیوست ها را با پیام اول ارسال نکنید. بسیاری از وب سایت ها دارای فیلترهای هرزنامه هستند که با پیوست نامه هایی از طریق ایمیل ارسال می کنند ، پیام شما را قبل از خواندن در سطل زباله قرار می دهند.
- هنگامی که از شما خواسته می شود رزومه خود را به عنوان یک سند Word اضافه کنید ، باید ضمیمه نامه خود را به آن اضافه کنید.
- هرگز نام کاربری ، گذرواژه یا اطلاعات کارت اعتباری را وارد نکنید.
پیام خود را قبل از ارسال دوباره بخوانید. هنگامی که ایمیل شما آماده شد ، با اشتیاق زیاد "ارسال" را فشار ندهید. ابتدا باید ایمیل را دوباره بخوانید تا مطمئن شوید غلط املایی یا غلط املایی وجود ندارد که پیام شما را از بین ببرد. حتی اگر ایمیل را روی تلفن هوشمند خود بنویسید ، پیام خودکار "ارسال شده از iPhone من" بهانه ای برای اشتباهات املایی یا اشتباهات دستوری نیست.
یادآوری ارسال کنید اگر پس از چند روز پاسخی به ایمیل خود دریافت نکردید ، ممکن است پیام شما در جعبه هرزنامه یا پایین پشته قرار گیرد. ایمیلی بنویسید که در آن ایمیل قبلی را ذکر کنید و از دریافت صحیح آن بپرسید.

قسمت 3 از 3: مودب باشید

مطمئن شوید که دستور زبان و هجی خوبی دارید. شاید متوجه آن نشوید ، اما دستور زبان و هجی خوب بخشی از لحن مودبانه است. اگر تمام تلاش خود را برای برقراری ارتباط واضح انجام دهید ، به طرف مقابل احترام می گذارید و نشان می دهید که به طور کلی فردی مودب هستید.
نشان دهید که باهوش هستید. تظاهر نکنید ، اما با نمایش واژگان گسترده نشان دهید که باهوش هستید. اگر به وب سایت شرکت نگاهی انداخته اید و از سیاست های آنها مطلع شده اید ، می توانید نشان دهید که همه چیز را درست خوانده اید اما هنوز پاسخی برای سوال خود پیدا نکرده اید.
شوخی نکن سخنان و شوخی های حکیمانه جای خود را دارد و در ایمیل نیست که باید جدی گرفته شود ، حداقل در اولین نامه نگاری انجام نمی شود. این نوع زبان را می توان نامناسب دانست ، و شما می خواهید هنگام کار با یک شرکت از این زبان جلوگیری کنید.
- هنگامی که تعدادی ایمیل با نماینده خدمات مشتری به عقب و جلو فرستادید ، جوک ها بیشتر پذیرفته و فهمیده می شوند.
خود را پرخاشگرانه بیان نکنید. اگرچه ممکن است از نحوه اداره یک محصول یا خدمات ناامید شده باشید ، اما قرار دادن آن در یک ایمیل عصبانی شما را به جایی نمی رساند. اگر با احترام و ادب درباره مشکل خود بحث کنید ، زودتر به خواسته خود خواهید رسید.
- به یاد داشته باشید که به سختی می توانید احساسات خود را به صورت کلمه بیان کنید. اگر از مشکلی ناراحت هستید و می خواهید یک راه حل فوری داشته باشید ، بهتر است تماس بگیرید.
وفاداری و قدرشناسی خود را ذکر کنید. اگر در ایمیل خود بنویسید که چقدر همیشه به شرکت وفادار بوده اید ، کارمند از پیام شما قدردانی می کند و سریعتر پاسخ می دهد.