محتوا

• مراحل
• روش 1 از 4: چشم انداز 2010/2013
• روش 2 از 4: Outlook 2007
• روش 3 از 4: Outlook 2003
• روش 4 از 4: ارسال پاسخ خودکار بدون حساب Exchange
• نکات

اگر قصد دارید مدتی دفتر خانه خود را ترک کنید - مرخصی استعلاجی بگیرید یا مثلاً در تعطیلات بروید ، خوب است همه کسانی را که با آنها از طریق پست الکترونیکی در ارتباط هستید در این مورد مطلع کنید. اگر حساب Exchange دارید ، این قابلیت قبلاً در Outlook ساخته شده است. اگر هنوز حساب Exchange ندارید ، می توانید پاسخ خودکار به ایمیل ها را تنظیم کنید - این فقط یکسری قوانین است. این مقاله هر آنچه را که باید در این زمینه بدانید به شما آموزش می دهد.

مراحل

روش 1 از 4: چشم انداز 2010/2013

1. 1 پاسخ های خودکار را روشن کنید. پوشه Exchange را انتخاب کنید ، سپس پوشه ای را از صندوق ورودی خود انتخاب کنید. برای مشاهده گزینه "Automatic Replies" ، باید پوشه Exchange را انتخاب کرده باشید. منوی "پاسخ های خودکار (خارج از دفتر)" را باز کنید. با کلیک روی برگه فایل و انتخاب برگه اطلاعات ، می توانید آن را پیدا کنید.
2. 2 پاسخ های خود را سفارشی کنید. در منوی Automatic Replies ، روی قسمت Send Automatic Replies کلیک کنید. می توانید با روشن کردن تاریخ و بازه زمانی مناسب ، زمان روشن شدن دستیار را تنظیم کنید.
3. 3 پاسخ های خود را بنویسید. برای ایمیل هایی که از طریق سرور مبادله شما عبور می کنند ، از برگه "داخل سازمان من" استفاده کنید. برای پاسخ دادن به پیام های ارسال شده توسط دیگران ، از برگه "خارج از سازمان من" استفاده کنید. پس از اتمام فرمول بندی پاسخ های خود ، روی OK کلیک کنید.
4. 4 ویژگی پاسخ های خودکار را غیرفعال کنید. اگر فاصله زمانی را مشخص کرده اید ، این تابع ، همانطور که می گویند ، از و تا عمل می کند. در غیر این صورت ، Outlook پاسخ های خودکار را ارسال می کند تا زمانی که منوی Automatic Replies را باز کرده و "عدم ارسال پاسخ های خودکار" را انتخاب کنید.

روش 2 از 4: Outlook 2007

1. 1 گزینه "Office Assistant" را فعال کنید. برگه Tools را انتخاب کنید ، سپس "Out of Office Assistant" را انتخاب کنید. گزینه "ارسال پاسخ های خارج از دفتر" را انتخاب کنید. می توانید با روشن کردن تاریخ و بازه زمانی مناسب ، زمان روشن شدن دستیار را تنظیم کنید.
2. 2 پاسخ های خود را بنویسید. برای ایمیل هایی که از طریق سرور مبادله شما عبور می کنند ، از برگه "داخل سازمان من" استفاده کنید. برای پاسخ دادن به پیام های ارسال شده توسط دیگران ، از برگه "خارج از سازمان من" استفاده کنید. پس از اتمام فرمول بندی پاسخ های خود ، روی OK کلیک کنید.
3. 3 گزینه "Office Assistant" را غیرفعال کنید. اگر فاصله زمانی را مشخص کرده اید ، این گزینه ، همانطور که می گویند ، از و تا عمل می کند. در غیر این صورت ، Outlook پاسخ های خودکار را ارسال می کند تا زمانی که منوی Automatic Replies را باز کرده و "عدم ارسال پاسخ های خودکار" را انتخاب کنید.

روش 3 از 4: Outlook 2003

1. 1 گزینه "Office Assistant" را فعال کنید. برگه Tools را انتخاب کنید ، سپس "Out of Office Assistant" را انتخاب کنید. گزینه "من در حال حاضر خارج از دفتر" را انتخاب کنید.
2. 2 پاسخ های خود را بنویسید. در قسمت "پاسخ خودکار فقط یک بار به هر فرستنده با متن زیر" ، در واقع همان متنی را که باید در نامه باشد بنویسید.
3. 3 قوانین اضافه کنید در Outlook ، می توانید از قوانین خاصی استفاده کنید ، به عنوان مثال ، هدایت پیام ها از یک فرستنده به گیرنده دیگر و غیره. برای تنظیم قانون ، روی دکمه "افزودن قانون" کلیک کنید. به عنوان مثال ، می توانید قانونی را تعیین کنید که بر اساس آن نامه های یک مشتری جدی بلافاصله به دستیار شما ارسال می شود.
4. 4 گزینه "Office Assistant" را خاموش کنید. تا زمانی که منوی Automatic Replies را باز نکنید و گزینه "ارسال نشود پاسخ های خارج از دفتر" را انتخاب کنید ، Outlook پاسخ های خودکار را ارسال می کند.

روش 4 از 4: ارسال پاسخ خودکار بدون حساب Exchange

1. 1 قالب خود را ایجاد کنید گزینه پاسخ خودکار بدون حساب Exchange در دسترس نیست. با این حال ، تنظیم پاسخ های خودکار هنوز امکان پذیر است - برای این کار به الگو و قوانین نیاز دارید. با ایجاد یک ایمیل جدید شروع کنید ، این الگوی شما خواهد بود.
   • موضوعی را انتخاب کنید که مناسب موقعیت باشد ، برای مثال "در تعطیلات تا تاریخ>". می توانید عبارت "این یک پاسخ خودکار است" را در موضوع بنویسید تا مخاطب را گیج نکنید.
   • یک پیام کوچک مناسب همه گیرندگان احتمالی بنویسید. بنویسید که چگونه می توان با شما (یا شخص دیگری) تماس گرفت.
2. 2 قالب را ذخیره کنید پس از اتمام کار با ایمیل خود ، آن را ذخیره کنید: روی Save As کلیک کنید و Outlook Template را از منوی کشویی Save as type انتخاب کنید. با این کار ایمیل به عنوان یک قالب Outlook ذخیره می شود.
3. 3 قوانین ایجاد کنید. برای اینکه پاسخ های خودکار در صورت نیاز ارسال شوند ، باید روی قوانینی کار کنید که این روند را ساده می کند. در Office 2003/2007 ، روی Tools - Rules and Alerts کلیک کنید. در Office 2010/2013 ، به ترتیب ، فایل - اطلاعات - قوانین و هشدارها. با این کار می توانید به منوی قوانین قوانین پست الکترونیکی دسترسی پیدا کنید.
   • روی دکمه "قانون جدید" کلیک کنید ، سیستم از شما می خواهد که یک الگو ایجاد کنید. در بخش "شروع از یک قاعده خالی" ، "بررسی پیام ها هنگام رسیدن آنها" را انتخاب کنید. روی "بعدی" کلیک کنید.
   • تصمیم بگیرید که به چه پیامهایی پاسخ دهید. اگر می خواهید به همه ورودی ها پاسخ دهید ، گزینه "where my name is in the To" را علامت بزنید. با این حال ، معیارها را می توان با تعیین فرستنده یا حروف خاص با کلمات خاص در موضوع محدود کرد. با انجام این کار ، روی "بعدی" کلیک کنید.
   • قالب خود را بارگذاری کنید برای بارگیری پیام ایجاد شده ، گزینه "reply using a template خاص" را در پنجره بعدی انتخاب کنید. برای کار "قالب خاص" روی پیوند در قسمت توضیحات کلیک کنید. پنجره Explorer را باز می کند ، "User Templates in File System" را انتخاب کنید. پیامی را که قبلاً ایجاد کرده اید باز کنید.
   • موارد استثنا را تعیین کنید. هنگامی که الگو بارگیری می شود ، می توانید استثنائاتی را برای قواعدی تعیین کنید که مانع پاسخگویی شما به فرستنده های خاص ، انواع خاصی از پیام ها و غیره شود. با انجام این کار ، روی "بعدی" کلیک کنید.
   • نامی را برای قانون ایجاد شده مشخص کنید. این در اصل آخرین مرحله است. نام باید به گونه ای باشد که بتوانید به راحتی قانون را در آینده تشخیص داده و به خاطر بسپارید. برای فعال کردن قانون ، کادر "روشن کردن این قانون" را علامت بزنید ، سپس روی پایان کلیک کنید.
4. 4 قانون را غیرفعال کنید با بازگشت به دفتر ، می توانید با بازکردن مجدد منوی "قوانین و هشدارها" ، انتخاب قانون "خارج از دفتر" از لیست موارد فعال و حذف آن ، قوانین را خاموش کنید.

نکات

• کلمه "سازمان" معمولاً شرکت شما و افرادی را که در سیستم نامه شما حساب Exchange Server دارند مخفی می کند.
• منوی Tools در پنجره اصلی Outlook ظاهر می شود - در همان محل منوهای File ، Edit ، View ، Go ، Actions و Help. در پنجره هایی که حروف ایجاد می کنید ، مخاطبین را ذخیره می کنید و کارها را تنظیم می کنید ، پیوندی به این منو وجود ندارد.
• هنگامی که گزینه "پاسخ خودکار به افراد خارج از سازمان من" فعال است ، برگه مربوطه با علامت "روشن" در کنار نام برگه نمایش داده می شود.
• مخاطب باید در پوشه مخاطبین Exchange Server شما وجود داشته باشد. اگر مخاطب فقط در پوشه ای وجود دارد که بخشی از فایل پوشه های شخصی (.pst) است ، هیچ پاسخ خودکار ارسال نمی شود.