محتوا

• مراحل
• نکات
• هشدارها

در تجارت ، دو حوزه اصلی وجود دارد که یک حسابدار باید آنها را حفظ کند - حسابهای دریافتنی و بدهی ها. این دو جهت است که نامهای آنها گویای خود هستند. اگر اولی مسئول دریافت وجوه ناشی از فروش کالا و خدمات است ، دومی مسئول پرداخت هزینه کالاها و خدمات لازم برای تجارت است. این مقاله به شما یاد می دهد که چگونه حسابهای دریافتنی را پیگیری کنید ، با این فرض که مشتری قبلاً کالا یا خدمات را دریافت کرده است و فاکتور نیز برای پرداخت ارسال شده است.

مراحل

1. 1 در سیستم حسابداری خود برای هر مشتری یک حساب جداگانه ایجاد کنید. می توانید از Excel (Microsoft Excel) برای نگهداری سوابق کوچک استفاده کنید. با این حال ، اگر حجم معاملات زیادی دارید ، بهتر است از برنامه های حسابداری ویژه مانند 1C ، QuickBooks استفاده کنید.
   • شما باید اطلاعاتی در مورد شرکت داشته باشید: نام ، فرد تماس ، آدرس ، شماره تلفن و فکس.
   • اطلاعات را با اختصاص شماره حساب یا کد شناسایی به سیستم الکترونیکی وارد کنید.
   • هنگام فروش کالا یا خدمات به این مشتری ، اطلاعات را در فاکتور وی وارد کنید.
   • سوابق را به صورت الکترونیکی نگه دارید و در صورت لزوم طبق قوانین حسابداری ، نسخه های کاغذی را نگه دارید.
2. 2 تهیه گزارش از افراد دارای بدهی معوق بیش از 30 روز در برنامه حسابداری برای حسابداری ماهانه. اطمینان حاصل کنید که فاکتورهای شما به صورت حرفه ای تهیه شده و شامل لوگو و نام شرکت شما و همچنین آدرس و شماره تلفن و فکس باشد.
   • از حسابهای دریافتنی فقط برای مشتریانی که به شما بدهکار هستند استفاده کنید. لیستی از معاملات را به این مشتریان ارسال کنید. این سند همچنین باید تاریخ خرید ، مبلغ بدهی ، هزینه های مربوط به تحویل و خدمات اضافی را نشان دهد.
   • هر فاکتور برای پرداخت باید جریمه اعمال شده در صورت تاخیر در پرداخت را نشان دهد. چنین شرایطی باید با مشتری مذاکره شود.
   • فاکتورهای پرداخت شده پس از موعد توافق شده نیز باید در گزارش گنجانده شود. فهرستی تهیه کنید که شامل تاریخ خرید و تاریخ تأخیر پرداخت (برای مثال 30 ، 60 ، 90 و 120 روز یا بیشتر) باشد.
3. 3 با دریافت وجوه از مشتری ، اطلاعات پرداخت را وارد کرده و بدهی وی را به شرکت شما ببندید.
4. 4 در صورت داشتن بدهی معوق بلند مدت با آژانس جمع آوری تماس بگیرید. بنابراین ، بدهی های بد را کاهش داده و دارایی های خود را در گردش افزایش می دهید.

نکات

• بسیاری از برنامه های حسابداری دارای فرم هایی برای تهیه گزارش های مورد نیاز هستند. با این حال ، فرم ها را نیز می توانید در اینترنت پیدا کنید. SampleWords.com دارای انواع مختلفی به زبان انگلیسی است که بارگیری آنها رایگان است.

هشدارها

• اگر اسناد سفارشات ، اسناد ارسال و سایر اسناد را در پوشه های الکترونیکی جداگانه ذخیره می کنید ، در صورتی که ذخیره آنها را به صورت کاغذ ضروری نمی دانید ، به نفع شما است. اگر باید بدهی مشتری را اثبات کنید ، بهتر است تعداد زیادی اسناد در اختیار داشته باشید.