محتوا

• مراحل
• روش 1 از 2: نحوه نوشتن یک برنامه مدیریت تغییر سازمانی
• روش 2 از 2: نحوه پیگیری تغییرات در هر پروژه
• توصیه ها

دو نوع برنامه مدیریت تغییر وجود دارد. یکی از آنها تأثیر تغییر بر سازمان را در نظر می گیرد و هدف آن حمایت از دوره گذار است. نوع دیگری از برنامه به شما امکان می دهد پیشرفت یک پروژه را ردیابی کنید ، انحرافات یا تغییرات در مسیر و مقیاس پروژه را ثبت کنید. هدف هر دو طرح این است که به طور واضح و واضح آنچه دقیقاً باید انجام شود را بیان کنند.

مراحل

روش 1 از 2: نحوه نوشتن یک برنامه مدیریت تغییر سازمانی

1. 1 دلایل تغییر را بیان کنید. عواملي را كه بر تصميم گيري براي تغيير م influencedثر بوده اند ، مانند بهره وري پايين ، فناوري جديد يا تغيير در مأموريت سازمان ، فهرست كنيد.
   • یکی از رویکردها توصیف وضعیت فعلی سازمان و برنامه ای است که در آینده به چه وضعیتی منجر می شود.
2. 2 نوع و مقیاس تغییرات را مشخص کنید. به طور مختصر ماهیت تغییرات مورد انتظار در پروژه را شرح دهید. دقیقاً مشخص کنید که این تغییر چه تاثیری خواهد داشت: مسئولیت های شغلی ، فرایندها ، خط مشی و / یا ساختار سازمانی. بخش ها ، تیم ها ، سیستم ها و سایر اجزای سازمان را که تحت تأثیر تغییرات آینده قرار می گیرند فهرست کنید.
3. 3 مشخص کنید که کدام ذینفع از این پروژه پشتیبانی می کند. لیست کلیه ذینفعانی که از اجرای این طرح تأثیر می پذیرند ، مانند مدیریت ارشد ، مدیر پروژه ، حامی پروژه ، کاربران نهایی و / یا کارکنان شرکت. برای هر دسته ، نشان دهید که آیا این ذینفعان از پروژه تغییر حمایت می کنند یا خیر.
   • سعی کنید این اطلاعات را در جدول برای وضوح و وضوح بیشتر منعکس کنید. به عنوان مثال ، معیارهایی مانند آگاهی ، پشتیبانی و نفوذ را می توان به عنوان یک الگوی مفید در نظر گرفت و برای هر گروه ذینفع به عنوان بالا / متوسط ​​/ پایین رتبه بندی کرد.
   • در صورت امکان ، مصاحبه حضوری انجام دهید تا از حمایت ذینفعان استفاده کنید.
4. 4 ایجاد تیم مدیریت تغییر این تیم مسئول انتقال اطلاعات به همه ذینفعان ، گوش دادن به نگرانی های آنها و اطمینان از اجرای تغییرات تا حد ممکن است. افرادی را انتخاب کنید که مورد اعتماد و احترام سازمان هستند و مهارت های ارتباطی خوبی دارند.
   • این امر در مورد سطح مدیریت ارشد نیز صدق می کند. بر توجه رهبران تأکید کنید که از آنها خواسته می شود نه تنها در مورد این طرح به توافق برسند ، بلکه به طور فعال تغییر را ترویج کنند.
5. 5 توسعه یک رویکرد مفهومی برای مدیریت سازمان. حمایت کامل تأثیرگذاران در سازمان برای اجرای موفق تغییرات بسیار مهم است. اجازه دهید هر یک از رهبران نظر خود را در مورد تغییرات بیان کنند و همه را تشویق کنید تا در ایجاد تغییرات موفق نقش فعالی ایفا کنند.
6. 6 برای هر گروه ذینفع برنامه ریزی کنید. خطرات و نگرانی های هر گروه ذینفع ، از جمله آنهایی که از تغییر حمایت می کنند ، ارزیابی کنید. وظایف را بین اعضای تیم مدیریت تغییر تقسیم کنید تا از طریق این مسائل کار کنید.
7. 7 یک برنامه ارتباطی تهیه کنید. ارتباطات مهمترین مولفه مدیریت تغییر است. تا آنجا که ممکن است با همه افرادی که در روند تغییر دخیل هستند ارتباط برقرار کنید. بی وقفه بر دلایل تغییر و مزایای آن تأکید کنید.
   • برای اطمینان از ارتباط دو طرفه ، اشخاص علاقمند باید بتوانند شخصاً با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. ملاقات حضوری ضروری است.
   • منبع اطلاعات باید حامی مدیریت ارشد ، مدیر خطی هر کارمند و هر نماینده شرکت دیگری باشد که مورد اعتماد سهامداران باشد. تمام اطلاعات باید به صورت یکپارچه انجام شود.
8. 8 پیگیری مقاومت. تغییرات همیشه با دشمنی پذیرفته می شوند. این در سطح فردی اتفاق می افتد ، بنابراین شخصاً با ذینفعان صحبت کنید تا علت اصلی مقاومت را مشخص کنید. شکایات و شکایات را پیگیری کنید تا تیم مدیریت تغییر بتواند مسائل را به موقع حل کند. شایع ترین مشکلات این نوع عبارتند از:
   • نداشتن انگیزه برای تغییر یا عدم احساس فوریت.
   • عدم درک از تصویر کلی یا دلایل نیاز به تغییرات.
   • عدم ورود به فرآیند.
   • عدم قطعیت در مورد آینده ، مسئولیت های آینده یا الزامات مربوط به مسئولیت های آینده.
   • عدم برآوردن انتظارات مدیریت در مورد اجرای تغییرات یا ارتباطات.
9. 9 موانع را بردارید. پاسخ به اکثر شکایات باید اطلاعات اضافی یا تغییر در استراتژی ارتباطی در مورد مسائل خاص باشد. در موارد دیگر ، ممکن است مراحل بیشتری مورد نیاز باشد که باید در برنامه شما گنجانده شود یا در صورت نیاز به تیم مدیریت تغییر واگذار شود. در نظر بگیرید که کدام یک از موارد زیر برای سازمان شما مناسب است:
   • در صورت تغییر در مسئولیت های شغلی یا فرآیندهای کاری ، تمرکز بر آموزش کارکنان ضروری است.
   • اگر انتظار افت روحیه تیمی یا انتقال بیش از حد استرس زا به محیط جدید را دارید ، با یک رویداد شرکتی یا پاداش کارکنان ، فضا را خنثی کنید.
   • اگر ذینفعان انگیزه ای برای تغییر ندارند ، یک سیستم تشویقی ایجاد کنید.
   • اگر ذی نفعان احساس می کنند از کار خارج شده اند ، جلسه ای بگیرید تا نظرات خود را دریافت کنید و برنامه خود را بر این اساس تنظیم کنید.

روش 2 از 2: نحوه پیگیری تغییرات در هر پروژه

1. 1 تعیین نقش در مدیریت تغییر تمام نقشهایی را که برای این پروژه لازم است ذکر کنید. مسئولیت ها و مهارت های مورد نیاز برای هر نقش را شرح دهید. حداقل شامل یک مدیر پروژه ، که باید تغییرات را به صورت روزانه اعمال کند ، و یک حامی پروژه ، که باید پیشرفت کلی را ردیابی کرده و در مورد مدیریت تغییر در سطح مدیریت تصمیم گیری کند.
   • برای پروژه های بزرگتر در یک سازمان بزرگ ، باید نقش مدیریت پروژه را بین چندین فرد با پیشینه های مختلف تقسیم کنید.
2. 2 از کنترل پنل تغییر استفاده کنید. پروژه های نرم افزاری معمولاً دارای داشبورد کنترل تغییر هستند که اعضای هر گروه ذینفع می توانند به آن دسترسی داشته باشند. چنین نرم افزاری امکان آشتی خودکار درخواست های تغییر ، حذف این مسئولیت مدیر پروژه و همچنین اطلاع رسانی به ذینفعان در مورد تصمیمات را فراهم می آورد. این رویکرد در پروژه های با تعداد زیادی از ذینفعان و همچنین در پروژه هایی که نیاز به بازنگری منظم محدوده و اهداف پروژه دارند به خوبی عمل می کند.
3. 3 فرآیندی را برای پیاده سازی درخواست های تغییر ایجاد کنید. در نظر بگیرید که چگونه این ایده زمانی به واقعیت تبدیل می شود که فردی در تیم مرحله بعدی مورد نیاز را مشخص کند. این فرایند را شرح دهید و آن را از قبل با کل تیم هماهنگ کنید. در اینجا مثالی آورده شده است:
   • یکی از اعضای تیم فرم درخواست تغییر را پر می کند و این درخواست را به مدیر پروژه ارسال می کند.
   • مدیر پروژه این درخواست را در لیست کلی درخواست ها ثبت می کند و در صورت تصمیم گیری برای اجرای یک ایده یا کنار گذاشتن آن ، وضعیت درخواست را یادداشت می کند.
   • مدیر وظیفه یکی از اعضای تیم را برای تهیه یک طرح خاص تر با در نظر گرفتن منابع مورد نیاز صادر می کند.
   • مدیر پروژه طرح را برای تأیید به حامی پروژه ارسال می کند.
   • تغییر در حال اجرا است. علاقمندان به طور مرتب از وضعیت موجود مطلع می شوند.
4. 4 فرم درخواست تغییر ایجاد کنید. هر درخواست تغییر باید در لیست کلی درخواست ها ثبت شود و موارد زیر را شامل شود:
   • تاریخ درخواست تغییر ؛
   • تغییر شماره درخواست تعیین شده توسط مدیر پروژه
   • نام و توضیحات ؛
   • نام درخواست کننده ، آدرس ایمیل و شماره تلفن ؛
   • اولویت (بالا ، متوسط ​​، پایین). برنامه های مدیریت تغییر فوری نیاز به یک جدول زمانی مشخص دارد.
   • شماره محصول و نسخه (برای پروژه های توسعه نرم افزار).
5. 5 اطلاعات اضافی را در گزارش درخواست ثبت کنید. گزارش درخواست همچنین باید تصمیمات و اقدامات اجرایی فعلی را منعکس کند. علاوه بر اطلاعات مشخص شده در فرم درخواست ، داده های زیر نیز باید در اینجا وجود داشته باشد:
   • علامتی در نتایج تأیید (تأیید یا لغو) ؛
   • امضای شخصی که درخواست را تأیید کرده است ؛
   • مدت اجرای تغییر ؛
   • تاریخ اتمام پروژه تغییر
6. 6 پیگیری تغییرات عمده علاوه بر پیگیری وضعیت پروژه به صورت روزانه ، پیگیری تمام تصمیمات اصلی برای یک پروژه مشخص نیز مفید خواهد بود. رکوردهایی از این قبیل ، ردیابی پروژه ها یا پروژه های بلندمدت را که طی آن تغییرات رهبری در حال انجام است ، آسان تر می کند. این اطلاعات همچنین برای اطلاع مشتریان و مدیران ارشد مورد استفاده قرار می گیرد. برای هرگونه تغییر در زمان ، محدوده یا الزامات یک پروژه ، اولویت ها یا استراتژی ، لطفاً اطلاعات زیر را توجه کنید:
   • چه کسی تصمیم گرفت.
   • وقتی تصمیم گرفته شد.
   • شرح مختصر دلایل تصمیم گیری و فرایند اجرا. کلیه اسناد مربوط به این فرآیند را ضمیمه کنید.

توصیه ها

• اعتماد و تعهد را بین کارکنان و مشتریان خود ایجاد کنید. تغییرات باعث ایجاد احساس ناراحتی در افراد می شود. نشان دادن به مردم که متعهد هستید به نفع آنها عمل کنید می تواند به شما در جلب حمایت آنها کمک کند.