نحوه نوشتن گزارش رویداد

محتوا

مراحل
قسمت 1 از 3: گزارش رویداد خود را ایجاد کنید
قسمت 2 از 3: مطالب مناسب برای گزارش خود را بیابید
قسمت 3 از 3: آخرین نکات برای نوشتن گزارش رویداد
نکات
چه چیزی نیاز دارید

شاید لازم باشد گزارشی درباره رویداد بنویسید و میزان موفقیت آن را تعیین کنید و نتایج را با اهداف مقایسه کنید. این مهم است تا افراد یا شرکت های میزبان رویداد بفهمند که آیا باید چیزی را تغییر دهند یا خیر. راه هایی وجود دارد که می توانید گزارش رویداد خود را موفق تر کنید. اگر می خواهید رویداد دیگری برگزار کنید ، این مهم است!

مراحل

قسمت 1 از 3: گزارش رویداد خود را ایجاد کنید

1 سبک و قالب ارائه خود را برای یک مخاطب خاص تعیین کنید. گزارشات رویداد را می توان به صورت پیوست ، منگنه ، ایمیل در قالب PDF ، با استفاده از ارائه پاورپوینت و موارد دیگر اجرا کرد.
- اطمینان حاصل کنید که گزارش رویداد خود را بر اساس بخش تنظیم کنید. شما باید نتایج رویداد را با اهدافی که تعیین کرده اید مقایسه کنید. نتایج اصلی رویداد را خلاصه کنید.
- گزارش رویداد را بر اساس نیازها و علایق هر حامی و مخاطب تنظیم کنید. اهداف حامیان مالی را در نظر بگیرید. تا حدی ، حامیان مالی ، مخاطب اصلی گزارش رویداد شما هستند. آنها می خواهند بدانند آیا ارزش حمایت از رویداد شما را داشت یا خیر. بنابراین فراموش نکنید که آنها می خواهند بدانند و واقعاً چه جنبه هایی برای آنها مهم است.
- همچنین گزارش رویداد را برای برآوردن الزامات خاص رویداد و حمایت منحصر به فرد تهیه کنید. شما نباید یک گزارش معمولی و معمولی بنویسید.شایان ذکر است که گزارش شما نیز مورد توجه مدیران و مدیران مالی شرکت قرار می گیرد.
2 فرایند را طوری سازماندهی کنید که اطلاعات مورد نیاز خود را در طول رویداد ثبت کنید. فقط به حافظه خود تکیه نکنید.
- نوشتن اطلاعات قبل ، حین و بعد از رویداد به شما امکان می دهد گزارشی دقیق تر و در نتیجه م effectiveثرتر تهیه کنید. همچنین به شما در ارائه اطلاعات به ترتیب زمانی کمک می کند.
- از جمع آوری مداوم اطلاعات اطمینان حاصل کنید ، در صورت لزوم افراد بیشتری (از جمله کارآموزان احتمالی) را برای این منظور استخدام کنید. مهمتر از همه ، برای ایجاد گزارش لازم نیست منتظر پایان رویداد باشید.
3 گزارش را به نکات کلیدی کاهش دهید. مشکل برخی از گزارشات رویداد این است که آنها به سادگی ترتیب رویداد را لیست می کنند یا بر پیشنهادات تبلیغاتی تمرکز می کنند. اون کارو نکن. در عوض ، بر نکات کلیدی به طور واضح و تحلیلی تأکید کنید.
- برخی از رویدادهای رویداد را برای تفصیل دقیق انتخاب کنید. به این فکر کنید که کدام سه رویداد بهترین و سه مورد غیرمنتظره ترین بود.
- گزارش خود را با جزئیات غیر ضروری مانند منوی ناهار یا ارائه مفصل سخنران اصلی بیش از حد بار نکنید. شما باید آنچه را که واقعا اهمیت دارد برجسته کنید.

قسمت 2 از 3: مطالب مناسب برای گزارش خود را بیابید

1 خلاصه ای از پروژه بنویسید. گزارش فعالیت باید حاوی خلاصه ای از پروژه باشد که نسخه ای خلاصه از گزارش کامل تر است. این رزومه را به عنوان مقدمه در نظر بگیرید.
- شما می توانید دو گزارش تهیه کنید - یک خلاصه پروژه که برای افراد علاقمند به نتایج رویداد طراحی شده است و یک گزارش کامل تر برای کسانی که می خواهند از رویداد حمایت کنند یا سازماندهی کنند.
- در خلاصه پروژه ، باید بر نکات کلیدی و نتایج تمرکز کنید. خلاصه پروژه باید کوتاه باشد - یک یا دو صفحه. باید جزئیات کلیدی رویداد را خلاصه کرده و تفسیر مختصری از داده ها را شامل شود.
2 مطالب گویا را در گزارش رویداد خود قرار دهید. ارائه نمودار به مخاطبان که اطلاعات آماری را منعکس می کند بسیار م moreثرتر است ، نه اینکه تعداد و تاریخ های بیشماری را برای مخاطب ایجاد کند.
- اگر رویداد شامل محصول جدیدی بود ، می توانید عکس آن را ضمیمه کنید. عکسهای خود رویداد به تصویر گزارش رویداد کمک می کند. سعی کنید تبلیغات حامی را در سایت خود قرار دهید تا از گزارش شما پشتیبانی کند. باز هم ، هیچ یک از اینها نمی تواند تا پایان رویداد منتظر بماند.
- خوب خواهد بود که نمونه ها ، بازتولیدها و نمونه های دیگر را برای سایت قرار دهید. گزارش تعداد افرادی که از حامیان مالی کوپن دریافت کرده اند و غیره. پوشش رویداد را در محل و خارج از سایت در مطبوعات ، برای مخاطبان و حامیان ارائه دهید.
3 هرگونه پوشش خبری یا مطبوعاتی را مستند کنید. شما باید مطلبی را که در مطبوعات منتشر شده است را در برابر اهدافی که تعیین کرده اید ارزیابی کنید.
- علاوه بر جمع آوری اعداد و رتبه بندی تبلیغات ، بر تبلیغات چاپی و مقالاتی که دارای نام و تبلیغات حامی هستند تمرکز کنید.
- تبلیغات تلویزیونی ، اطلاعیه های عمومی ، رتبه بندی و ذکر اخبار را مستند کنید.
- توجه به اطلاعات رادیویی ، اعلام لیست قیمتها ، ارزش تبلیغات و تبلیغات ، گزارشهای حسابرسی و موارد دیگر را فراموش نکنید.
4 حتماً در گزارش خود اشاره ای به هدف رویداد داشته باشید. بسیار مهم است که اهداف رویداد را با نتیجه مرتبط کنید ، بنابراین فراموش نکنید که ماموریت و اهداف پروژه را ذکر کنید.
- همچنین می توانید برنامه رویداد را درج کنید. همچنین باید از شرکت کنندگان کلیدی این رویداد نام ببرید. کوتاهی را فراموش نکنید.
- بیشتر وقت خود را صرف فهرست بندی و بحث درباره نتایج اصلی رویداد و مقایسه آنها با اهداف ذکر شده کنید.واقع بین باشید و از جلوه دادن جنبه هایی که چندان موفق نبوده اند خودداری کنید.
5 اطلاعات بودجه را در گزارش رویداد خود بگنجانید. ارائه بحث مفصل در مورد بودجه این رویداد و میزان واقعی هزینه (یا سرمایه گذاری بالقوه) مهم است. مطمئن شوید که هزینه های احتمالی را با هزینه های واقعی مقایسه می کنید و نشان می دهید که چه چیزی خوب پیش رفت و چه چیزی نیاز به کار بیشتر دارد.
- شما باید تمام هزینه ها ، از جمله فعالیت های بازاریابی و تبلیغاتی ، غرامت کارکنان و هزینه های حمایتی را پوشش دهید. تهیه بودجه دقیق بسیار مهم است. مدیران مالی و مدیریت ارشد مایلند حقایقی را که نتایج را تأیید می کنند ، ببینند.
- شامل محاسبه درآمد خالص مانند کمیسیون ها ، حمایت ها و نمونه ها می شود. اما فراموش نکنید که شما درآمد را با درآمد پیش بینی شده مقایسه می کنید. در مقایسه با چی؟ سؤال خوبی بود.
6 شامل آمارهای مفید برای خواننده باشید. گزارشی ایجاد نکنید که فقط اطلاعاتی را که به شما احساس خوبی می دهد لیست کند. تعداد بازدیدکنندگان نیز باید مشخص شود. ارائه اطلاعات قابل اندازه گیری ایده خوبی است.
- سایر آمارهای مربوط به کل فروش و بازدیدکنندگان است. این نوع داده ها به گزارش رویداد شما اعتبار می بخشد. اطلاعات بازدیدکنندگان خود را وارد کنید شامل جمعیت شناسی ، شماره بازدید و تحقیقات عمومی (مانند عادات خرید).
- گزارش تعداد افرادی که به کمپین های حمایتی و کمک های خیریه پاسخ داده اند. مستندسازی تأثیر اقتصادی و مشارکت کارکنان.
7 داده ها را با یک عنصر کیفیت پشتیبانی کنید. گزارش شما باید شامل اطلاعات آماری باشد ، اما برای ارائه بازخورد با کیفیت به اطلاعات افراد نیز نیاز دارید.
- بازخورد شرکت کنندگان و اعضای تیم را جمع آوری کنید تا داده های موفقیت و شکست رویداد تنها از نویسنده گزارش نباشد. به این ترتیب ، گزارش شما معتبرتر به نظر می رسد.
- شامل تحقیقات مستقل شوید. ارزیابی پوشش مطبوعاتی یکی از نمونه هایی است که می توان در آن تحقیقات مستقل انجام داد.
- مکان و مکان را ارزیابی کنید. شما باید مدتی وقت بگذارید تا مکان و مکان را از دیدگاه دیگران ارزیابی کنید. بحث کنید که چقدر از فضا در کنفرانس ، رویداد و غیره استفاده شده است.

قسمت 3 از 3: آخرین نکات برای نوشتن گزارش رویداد

1 گزارش خود را به موقع تهیه کنید. سعی کنید بلافاصله پس از رویداد گزارشی تهیه و منتشر کنید. فراموش نکنید که این رویداد را در تقویم خود علامت گذاری کنید. برخی معتقدند که این گزارش باید ظرف یک ماه پس از رویداد منتشر شود ، اما برخی دیگر معتقدند که بهتر است این کار را در چند روز انجام دهید.
- هر زمان مهلتی وجود دارد ، باید گزارش خود را به موقع ارائه دهید. شاید شما در حال نوشتن گزارشی برای برخی از نمایندگی هایی هستید که مشتری سفارش داده است. به تمام الزامات توجه کنید.
- آنچه مهم است این است که مخاطبان شما انتظار گزارش عمیق و به موقع را خواهند داشت. بنابراین وقت بگذارید تا کار را درست انجام دهید ، اما این روند را به تأخیر نیندازید.
2 گزارش خود را تصحیح کنید اطمینان حاصل کنید که گزارش رویداد شما به خوبی نوشته شده و عاری از اشتباهات املایی یا نگارشی باشد.
- مطمئن شوید گزارش شما به اندازه کافی عمیق است. به یک قانون کلی خوب توجه کنید - "نشان دهید ، صحبت نکنید". این بدان معنی است که ارائه مثالهای خاص برای حمایت از نکات کلی تری که در گزارش ذکر شده است ، ایده خوبی است.
- مخاطبان خود را فراموش نکنید و مطمئن شوید آنچه می نویسید رسمی و حرفه ای به نظر برسد. گزارش رویداد یک سند معمولی نیست. این یک سند مهم برای تعیین این است که آیا این فعالیت ارزش منابع صرف شده برای آن را دارد یا خیر ، بنابراین گزارش باید قانع کننده به نظر برسد.

نکات

بیشتر از آنچه فکر می کنید لازم است عکس بگیرید.هنگام نوشتن گزارش خود ، از مفید بودن این توصیه قدردانی خواهید کرد.
هنگام جمع آوری بازخورد از میزبان و افرادی که این رویداد را برنامه ریزی کرده اند ، نباید آن را فوراً انجام دهید. آنها حتی پس از پایان رویداد در جای خود باقی می مانند ، ابتدا باید از مردم از جمعیت بپرسید. آنها اولین کسانی خواهند بود که رویداد را ترک می کنند. همچنین ، اگر مجری مشغول کار دیگری است ، او را اذیت نکنید ، بعداً او را خواهید یافت و می توانید در مورد همه چیز س askال کنید.
هنگام جمع آوری بازخورد ، مکالمه ای انجام دهید و س naturallyالات خود را به طور طبیعی بپرسید ، در این صورت مخاطب شما صادقانه به نظرات خود در مورد این رویداد می گوید.
جمع آوری نظرات بیشتر از آنچه فکر می کنید نیاز دارید. بعداً از این موضوع خوشحال خواهید شد.
عکس های خوب آنچه را که در این رویداد اتفاق می افتد و همچنین واکنش های مردم را نشان می دهد.
سعی کنید از کل عکس ، از جمله افراد و مجری در یک عکس ، عکس بگیرید تا اندازه این رویداد را به خواننده منتقل کنید.