برای درخواست تمدید نامه بنویسید - نکات

محتوا

مراحل
مشاوره
هشدار

بعضی اوقات به دلایل زیادی در زندگی نیاز به درخواست تمدید داریم. شاید شما در دانشگاه هستید و برای اتمام مقاله خود به زمان بیشتری احتیاج دارید ، شاید در تلاش هستید تا یک پروژه را در محل کار خود به پایان برسانید.نامه تمدید کارآمد و مناسب همیشه مهم است. باید کمی وقت بگذارید تا دقیقاً به نیازهای خود فکر کنید: چه مدت زمان لازم برای درخواست برنامه تمدید دارید و چرا؟ پس از آن ، در نامه ای رسمی بنویسید ، آن را ارسال کنید و برای آرامش خاطر پیگیری کنید.

مراحل

روش 1 از 3: قرارداد نوشتن نامه رسمی را دنبال کنید

عنوان صفحه را ارائه می دهد. تاریخ ارسال در گوشه سمت راست بالای صفحه قرار دارد. یک سطر زیر را خالی بگذارید و آدرس خود را بنویسید ، همچنین در راستای راست قرار گرفته است. سپس ، یک ردیف را خالی کرده و آدرس کامل گیرنده را در سمت چپ صفحه بنویسید.
- اگر در حال ارسال پیام الکترونیکی هستید ، می توانید تاریخ و آدرس را فراموش نکنید ، شروع به سلام و احوالپرسی. با این حال ، شما باید مطمئن شوید که عنوان اصلی شما واضح و مثر است. به عنوان مثال ، اگر نامه ای به استاد خود بفرستید ، می توانید عنوان موضوع را بنویسید: "نامه تمدید - نگوین هوانگ مین - B2 K34".
سلام کامل و رسمی بنویسید. با کلمه "عزیز" شروع کنید ، به دنبال عنوان و نام کامل گیرنده. به عنوان مثال ، "جناب آقای نگوین های تریو عزیز" یا "خانم عزیز Bui Phuong Mai". برخی از عناوین ممکن است پیچیده تر باشند ، مانند "استاد گرامی نگوین دوک کوونگ" یا "رئیس عزیز نگوین وان آن".
- این یک توصیه رسمی است ، بنابراین سبک و محتوای خود را رسمی نگه دارید ، حتی اگر از نزدیک با این افراد آشنا شوید. "سلام هان" ننویسید.
- سعی کنید شخص خاصی را پیدا کنید که نامه را برای او ارسال کند. در غیر این صورت ، نامه شما مانند یک نامه نمونه به نظر می رسد. به عنوان مثال ، "رئیس عزیز نگوین وان آن" بهتر از "مقامات عزیز" است.
از یک طرح کوتاه استفاده کنید. متن نامه باید 3-3 بند داشته باشد. در بسیاری از موارد ، می توانید با 2-3 خط شروع کنید. اگر می خواهید با 3 پاراگراف کامل گسترش دهید ، فقط باید آنها را به دهانه ، بدنه و انتهای آنها جدا کنید.
- برای شروع نامه خود می توانید بنویسید: "من نگوین هوانگ مین هستم ، دانش آموز کلاس B2 K34". این به استاد یادآوری می کند که به یاد بیاورد و وقت خود را برای کشف اینکه شما کی هستید از دست ندهید.
به پایان توجه کنید. اهمیت پایان جامد را دست کم نگیرید. از جمله آخر برای تکرار پرونده خود استفاده کنید (در یک خط) و از گیرنده بخاطر اختصاص دادن وقت خود برای خواندن پیام تشکر کنید. می توانید بنویسید ، "من از توجه شما به پیشنهاد من قدردانی می کنم".
- بهتر است نامه را قبل از امضای نامه با سلام و احوالپرسی ببندید. برخی از گزینه های خوب عبارتند از: "با احترام" ، "عزیز" ، "سلام".
- در صورت نیاز به پاسخ ، در آخر باید این را بیان کنید. معمولاً می توانید با یک تشکر ترکیب کنید. به عنوان مثال ، "با تشکر از توجه شما ، من مشتاقانه منتظر صحبت های شما در هفته آینده هستم." با این حال مراقب باشید زیاد فشار آور نباشید.
نام کامل و امضای خود را وارد کنید. در زیر سلام "با احترام" ، لطفاً 3-4 ردیف را دور نگه دارید. سپس نام کامل خود را بنویسید و تراز چپ کنید. از فضای بالا برای علامت گذاری با جوهر استفاده کنید. اگر قصد ارسال ایمیل دارید ، می توانید فضا را پاک کرده و نام خود را در آن تایپ کنید. تبلیغات

روش 2 از 3: درباره متن پیام بحث کنید

در اسرع وقت بنویسید. به محض اطلاع از ضرورت اقدام برای تمدید ، آماده نوشتن نامه شوید. شما باید زمان زیادی را برای دریافت پرونده در اختیار گیرنده قرار دهید. شما همچنین باید نشان دهید که آماده هستید ، حتی اگر می خواهید برنامه خود را تنظیم کنید.
مشخص کنید چه مدت به اضافه کردن شما نیاز دارد. همه فاکتورها را در نظر بگیرید و توصیه های واقع بینانه ارائه دهید. اگر مدت موافقت خیلی کوتاه است ، ممکن است مجبور شوید دوباره درخواست دهید. برای جلوگیری از مهلت مقرر باید تمام تلاش خود را انجام دهید ، بنابراین بهتر است مدت زمان باقیمانده را تخمین بزنید.
- بسته به شرایط ، ممکن است لازم باشد نامه را به عنوان بخشی از روند مذاکره بنویسید. در این حالت ، شما باید برای مهلتی طولانی تر از زمان پیش بینی شده اقدام کنید تا بتوانید در وسط مصالحه کنید و توافق کنید.
- زمان تخمین زده شده بر اساس پیشرفت فعلی و قطعات ناتمام پروژه شما. به عنوان مثال ، اگر سه ماه است که روی یک پروژه مشاوره کار می کنید ، احتمالاً تخمین می زنید که چه مقدار کار مانده است.
- همچنین باید از محدودیت زمانی که گیرنده پیام نیز با آن روبرو است آگاه باشید. شاید به دلیل مهلت مقرر تحت فشار هم باشند. به عنوان مثال ، اساتید دانشگاه اغلب مجبور به ارائه نمرات میان ترم هستند و آنها باید این مهلت را برای دانشجویان تنظیم کنند.
توجه به قوانین قابل اجرا. قبل از اقدام به برنامه افزودنی ، باید مهلت های فعلی را تأیید کنید. هنگام درخواست تمدید بدون درک وضعیت فعلی این تصور را ایجاد نکنید که کمبود سازمان دارید. به عنوان مثال ، برخی از سازمان های دولتی از شما می خواهند ظرف 24 ساعت پس از اولین تماس ، دادخواست خود را ارائه دهید. اگر این به درد شما نمی خورد ، می توانید از محدود بودن زمان شکایت کنید.
یک توضیح منطقی بدهید. شما برای تهیه پیش نویس نامه وقت می گذارید و گیرنده نیز برای خواندن وقت می گذارد. بنابراین شما باید نامه را به درستی بنویسید. با دقت دلیل واقعی نیاز به زمان بیشتری را در نظر بگیرید و صادقانه آن را به گیرنده خود ارائه دهید. دروغ نگویید و مبالغه نکنید ، زیرا این کار فقط به شما آسیب می رساند.
- یک دلیل خوب برای این امر این است که شما می خواهید کار با دقت و دقت انجام شود. به عنوان مثال ، اگر شما در حال کار بر روی پروژه ای هستید که ممکن است ایمنی دیگران را تحت تأثیر قرار دهد ، ممکن است دلسوز باشید که این موضوع را مطرح کنید.
- اگر بیش از یک دلیل برای درخواست تمدید دارید ، مهمترین مورد را انتخاب کنید و روی آن تمرکز کنید. به عنوان مثال ، در صورت تأخیر در پذیرفتن پیشنهاد کار ، به آنها بگویید که می خواهید در مورد هزینه حمل و نقل بیشتر بدانید (اگر این درست است) به جای اینکه به آنها اطلاع دهید که منتظر یک کلمه هستید دیگری را دعوت کنید.
به چند جزئیات با دقت انتخاب شده اشاره کنید. جزئیات ارائه شده به شما کمک می کند تا نامه شما قانونی و ماهرانه به نظر برسد. این امر به ویژه اگر نامه ای را به یک سازمان دولتی یا سازمانی که قبلاً ملاقات نکرده اید ارسال کنید ، از اهمیت بیشتری برخوردار است.
- به عنوان مثال ، اگر پدربزرگ شما دو روز قبل از ارسال مقاله خود فوت کرده است ، بهتر است واقعیت را به عنوان یک "اورژانس خانوادگی" ارائه دهید نه فقط "فوری". همچنین می توانید به مرگ وی و برخی اطلاعات در مورد برنامه های خود اشاره کنید.
- قبل از ارسال درخواست تمدید ، مدارک خود را سازماندهی کنید. شما ممکن است به شرح مشاغل و برنامه هایی که انجام داده اید نیاز داشته باشید ، به ویژه هنگام کار با ارگان های دولتی یا سایر سازمان های رسمی. به نفع شما است که ثابت کنید هر مرحله از مراحل را تا این مرحله دنبال کرده اید.
سبک و محتوای مثبت را حفظ کنید. هیچ کس نمی خواهد نامه ای پر از شکایت را بخواند. درعوض ، فقط یک گزارش کوتاه و سریع از حقایق منفی ارائه دهید و سپس راه حل های مثبت را بیان کنید. به عنوان مثال ، اگر فکر می کنید حقوق اولیه کم است ، می توانید بنویسید: "من برای بررسی پیشنهاد شما به زمان بیشتری نیاز دارم. با این حال ، فکر می کنم حقوق بالاتر می تواند به من کمک کند تا کارآمدتر کار کنم.
قبل از ارسال پیام ، آن را دوباره بخوانید. قبل از ارسال پیام ، برای خواندن مجدد پیام حداقل چند دقیقه وقت بگذارید. خطاهای ویرایش و تایپ را بررسی کنید. نرم افزار کنترل گرامر و املا را در رایانه خود اجرا کنید. آن را برای دوست معتمد ارسال کنید تا دوباره بخواند. در این مرحله عجله نکنید و از آن عبور نکنید. در غیر این صورت ، گیرنده پیام این احساس را به شما دست می دهد که دست و پا چلفتی هستید و این نتیجه نهایی را تحت تأثیر قرار می دهد. تبلیغات

روش 3 از 3: برای گیرنده پیام ارسال کنید

نامه را کپی کنید یا نامه را ذخیره کنید. هنگامی که بار دیگر پیش نویس نامه را به پایان رساندید و قبل از ارسال آن ، یک عکس بگیرید (آن را به pdf تبدیل کنید) ، نسخه را بصورت آنلاین ذخیره کنید یا به روش سنتی کپی کنید اگر با تاریخ نشان داده شده در بالای پیام مطابقت ندارد ، می توانید تاریخ ارسال را نیز ضبط کنید. این نسخه را در یک مکان امن برای سوابق شخصی خود ذخیره کنید.
در صندوق پستی معمولی قرار دهید. آن را به اداره پست ببرید ، به پستچی بدهید یا در صندوق پستی قرار دهید. اگر می خواهید مطمئن شوید نامه الکترونیکی به گیرنده می رسد ، می توانید با پرداخت هزینه اضافی خدمات پیگیری را درخواست کنید.
- اگر می خواهید نامه کاغذی ارسال کنید ، باید آن را با چاپگر و جوهر با کیفیت چاپ کنید. تمدیدهای دست نویس به طور کلی پذیرفته نیستند.
ارسال ایمیل برای تمدید این احتمالاً بهترین راه برای ارسال درخواست های تمدید با زمان و اطمینان کمتری است. شما باید آدرس ایمیل گیرنده را قبل از ارسال تأیید کنید ، و در صورت لزوم حتماً شناسه خود را در خط موضوع قرار دهید.
- گیرنده دقیقاً از زمان ارسال ایمیل مطلع خواهد شد. اگر می خواهید اواخر شب نامه ارسال کنید ، به این نکته توجه کنید.
- ایمیل شما باید رسمی باشد ، از جمله آدرس ایمیلی که برای ارسال آن استفاده می کنید. شما باید این ایمیل را با یک حساب کاربری حرفه ای ارسال کنید. به عنوان مثال ، نامه ارسال شده از حساب ایمیل [email protected] مناسب است.
- اگر نامه را از طریق نمابر ارسال می کنید ، حتماً صفحه تأیید را نگه دارید تا ثابت شود نامه را با موفقیت ارسال کرده اید و پیام را دریافت کرده اید.
به جای نوشتن نامه ، تماس تلفنی برقرار کنید. اگر نیاز به درخواست تمدید آخرین لحظه دارید ، ممکن است بهتر باشد با شخص تلفنی صحبت کنید. در این صورت شما نیز باید رسمی باشید و پرونده خود را به روشنی ارائه دهید. تبلیغات

مشاوره

سعی کنید نامه ها را تا طول یک صفحه بنویسید. به این ترتیب نامه شما کامل و آسان به نظر می رسد.
توجه داشته باشید که اگر گیرنده پیام پاسخی مانند پیام تأیید ارسال می کند.

هشدار

در مورد وعده ها واقع بین باشید. فقط برای صرف وقت اضافی برای انجام سایر ماموریت های اضافی ، درخواست تمدید نکنید.
از زمان طولانی استفاده خوبی کنید. احتمالاً دیگر نمی خواهید دوباره برای یک برنامه افزودنی اقدام کنید.
بررسی کنید که فرم های لازم را در پیام وارد کرده اید. علاوه بر این ، برخی از سازمان ها از شما می خواهند که از فرم نامه آنها استفاده کنید.