نحوه نوشتن گزارش تجاری (همراه با عکس) - نکات

محتوا

مراحل

گزارش کسب و کار امروزه یکی از م meansثرترین ابزارهای ارتباطی عملیات تجاری است. علیرغم اهداف گسترده آنها ، معمولاً در مواقعی که یک فرد تجاری یا شخصی نیاز به تصمیم گیری مهم دارد ، از آنها استفاده می شود. برای نوشتن گزارش های موثر تجاری ، ابتدا باید بفهمید که آنها چیست و چگونه می توان از آنها استفاده کرد.

مراحل

قسمت 1 از 2: نوع گزارش برای نوشتن را مشخص کنید

ایده های ارائه شده این نوع است گزارش / پیشنهادات توضیحی. از این گزارشات می توان برای توصیه به مدیریت کلیدی یا تصمیم گیرندگان در یک شرکت استفاده کرد ، که معمولاً از دو قسمت خلاصه و محتوا تشکیل شده است. خلاصه پیشنهاد شما را برجسته می کند. بخش محتوا (بدن) بیشتر مزایا ، هزینه ها ، خطرات و غیره را تجزیه و تحلیل می کند. با آن بیا
- فرض کنید شما می خواهید یک چاپگر سه بعدی برای بخش خود ارائه دهید. برای اینکه مدیر خود را ترغیب کنید خرید این دستگاه را تأیید کند ، لازم است که یک گزارش توضیح / پیشنهاد برای نوشتن درخواست رسمی از مدیریت بنویسید.
خطرات مرتبط با یک فرصت خاص را توصیف کنید.گزارش تحقیق کمک به تعیین درجه خطر مرتبط با یک عمل خاص. این نوع گزارش برای کمک به یک شرکت در پیش بینی عواقب احتمالی بسیار مفید است. این شامل یک مقدمه ، محتوای تحقیقاتی و نتیجه گیری است. مقدمه موضوع مورد بررسی را برجسته می کند. از محتوای نظرسنجی برای بحث در مورد حقایق و نتایج تحقیق استفاده می شود. نتیجه گیری برای جمع بندی مسئله استفاده می شود.
- فرض کنید که شرکت دارویی X می خواهد با شرکت دارویی Y کار کند اما هنوز نگرانی هایی دارد. شرکت X نمی خواهد با شرکتی با مشکلات مالی فعلی یا گذشته همکاری کند. این شرکت تحقیقاتی را انجام خواهد داد و از گزارش تحقیق برای بحث و بررسی عمیق اطلاعات مالی شرکت Y و مدیران آن استفاده خواهد کرد.
اطلاعات مربوط به انطباق با یک آژانس نظارتی خاص را ارائه می دهد. این هست گزارش انطباق، برای کمک به شرکت در نشان دادن مسئولیت خود استفاده می شود. این نشان دهنده انطباق با قوانین / مقررات و هزینه های معقول شرکت در مقابل هیئت حاکمه (شهر ، استان ، دولت و غیره) است. این گزارش شامل مقدمه ، محتوای گزارش و نتیجه گیری است. مقدمه معمولاً شامل مروری بر محتوای اصلی گزارش است. بخش محتوا نشان دهنده داده ها ، رویدادها و غیره است. دستگاه های اجرایی باید بدانند. نتیجه گیری برای جمع بندی استفاده می شود.
- به عنوان مثال ، نستله باید به هیئت مدیره خود نشان دهد که با سیاست ها و دستورالعمل های قانون کشور میزبان در طول سالها مطابقت دارد. در نتیجه ، آنها از گزارش های سالانه انطباق خود برای شفاف سازی در مورد فعالیت های خود در سال استفاده کرده اند.
ارائه امکان سنجی ایده یا پروژه پیشنهادی. گزارش های اکتشافی که برای تعیین عملی بودن یا نبودن ایده مورد استفاده قرار می گیرند گزارش احتمالی. این گزارش باید در دو قسمت خلاصه و محتوای گزارش ساخته شود. این محتوا مزایا ، مشکلات احتمالی ، هزینه های مربوطه و ... را نشان می دهد. ایده پیشنهادی یک شرکت می تواند برای کشف سibilityالاتی مشابه موارد زیر از یک گزارش امکان سنجی استفاده کند:
- آیا این پروژه می تواند در بودجه انجام شود؟
- آیا این پروژه سودآور خواهد بود؟
- آیا این پروژه می تواند در بازه زمانی تعیین شده به اتمام برسد؟
ارائه نتایج تحقیقات تحقیقی.گزارش تحقیق تحقیقی ارائه تحقیق درباره یک مسئله یا مشکل. این معمولاً نگاهی عمیق به یک موضوع خاص است و باید شامل بخشهایی باشد: خلاصه ، مقدمه ، روش تحقیق ، نتایج به دست آمده ، نتیجه گیری و توصیه ها. تحقیقات مربوطه نیز باید در این گزارش گنجانده شود.
- به عنوان مثال ، ممکن است یک شرکت تحقیقاتی در مورد ممنوعیت یا عدم استعمال سیگار در لابی کارمندان انجام دهد. اپراتور گزارش تحقیق تحقیقی را تهیه می کند.
با نظارت مداوم به شرکت خود در بهبود سیاست ، محصول یا فرآیند تجارت خود کمک کنید. در فواصل زمانی ثابت ، مانند هفته ها ، ماه ها ، سه ماهه و غیره ، فرموله شده است گزارش های دوره ای عملکرد ، سود و زیان یا هر معیار دیگری را می توان در یک بازه زمانی مشخص با جزئیات بررسی کرد.
- به عنوان مثال ، هر ماه ، یک نماینده فروش دارویی احتمالاً جدولی را به صورت خلاصه از تعداد تماس های فروش خود ایجاد می کند.
گزارش از یک وضعیت خاص. برخلاف دوره های زمانی مشخص ، شرایط خاصی لازم است گزارش وضعیت. وضعیت در اینجا می تواند به سادگی اطلاعات بدست آمده از یک سمینار یا به همان اندازه پیچیده باشد که گزارش درمورد واکنش در برابر یک بلایای طبیعی. این گزارش شامل بخشهایی است: مقدمه ، محتوا و نتیجه گیری. از مقدمه برای شناسایی این واقعه استفاده کنید و آنچه را که در محتوای گزارش آمده است ، مرور کنید. نتیجه گیری برای بیان تعهد یا اقدام مورد نیاز در این شرایط استفاده می شود.
- به عنوان مثال ، پس از یک طوفان بزرگ ، هیئت حاکمه نیاز به یک گزارش وضعیت دارد.
راه حل مشکل یا وضعیت را ارائه دهید.گزارش مقایسه چندین راه حل ممکن برای یک وضعیت خاص را در نظر بگیرید. بر اساس نتایج ، نویسنده یک اقدام خاص را پیشنهاد می کند. معمولاً از سه قسمت مقدمه ، محتوا و نتیجه گیری تشکیل شده است. مقدمه هدف این گزارش را مشخص می کند. بخش میانی وضعیت یا مشکل و راه حل ها / گزینه های احتمالی را توصیف می کند. نتیجه گیری بهترین راه حل یا جایگزین را نشان می دهد.
- در نظر بگیرید که ABC می خواهد کارخانه ای در آسیا افتتاح کند. بر اساس آنچه شرکت نیاز دارد ، گزارش می تواند انتخاب را به سه کشور محدود کند. سپس نتیجه خواهد گرفت که بهترین سایت کارخانه از بین سه کشور کدام یک است.
تبلیغات

قسمت 2 از 2: نوشتن گزارش تجارت

اهداف و قالب گزارش خود را مشخص کنید. از خود بپرسید که می خواهید از طریق این گزارش به چه چیزی برسید. بر اساس هدف مورد نظر خود ، نوع گزارش مناسب را از لیست ذکر شده در بالا انتخاب کنید.
- پاسخ هرچه باشد ، باید از اختصار هدف خود اطمینان حاصل کنید. اگر هدف مشخص نباشد ، گزارش فقط خوانندگان را گیج می کند و احتمالاً اعتبار آن را به خطر می اندازد.
- به عنوان مثال ، اگر می خواهید بودجه تبلیغاتی بیشتری برای بخش خود تهیه کنید. گزارش باید بر بودجه فعلی شما و چگونگی استفاده موثر از بودجه بزرگتر شما تمرکز کند.
مخاطبان را شناسایی کنید. خوانندگان می توانند شامل افراد خارجی (افرادی که در شرکت شما کار نمی کنند) یا داخلی باشند. دانش یا آشنایی موجود آنها را با موضوع مورد نظر خود در نظر بگیرید و به چگونگی استفاده از اطلاعات ارائه شده در گزارش بیندیشید.
- به یاد داشته باشید که مخاطب شما هر کسی باشد ، نتیجه قانع کننده تری نسبت به مبلغی که می توانید برای شرکت یا مشتری خود بیاورید وجود ندارد.
- بیایید بگوییم شما می خواهید یک برنامه اشتغال به کار در بخش خود اجرا کنید و تعریف کنید که مخاطبان اینجا مدیر ارشد منابع انسانی ، مدیر ارشد اجرایی و مدیر کل هستند. میزان علاقه فعلی آنها را در این برنامه در نظر بگیرید. پاسخ لحن گزارش را شکل خواهد داد. اگر این شرکت هرگز چنین برنامه ای را در نظر نگرفته باشد ، این گزارش هم استراتژیک و هم آموزنده خواهد بود. در حالت برعکس ، گزارش باید کمتر آموزنده و قانع کننده باشد.
تعیین کنید چه چیزی یاد بگیرید. سخت ترین قسمت در قسمت نوشتن نیست ، بلکه در نتیجه گیری و جمع آوری داده های مورد نیاز برای پشتیبانی از آن است. این مهارت های زیادی از جمله جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل بازار را می گیرد. شما و سپس مدیریت برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد موضوع مورد نظر ، باید چه چیزهایی را بدانید؟
داده های مناسب گزارش را بدست آورید. مهم است که داده های شما به خوبی تحقیق شده باشد. در غیر این صورت ، گزارش ممکن است فاقد اعتبار باشد. خود جمع آوری داده ها به نوع گزارشی که می نویسید بستگی دارد. اطمینان حاصل کنید که پارامترهای داده انتخاب شده موجز و منطبق بر نکته گزارش هستند.
- داده ها می توانند درون اطلاعات باشند - به این معنی که می توانید به سرعت آنها را جمع آوری کنید. به عنوان مثال ، فقط با یک تماس می توانید ارقام فروش را از بخش فروش دریافت کنید. به عبارت دیگر ، می توانید داده ها را دریافت کرده و به سرعت وارد گزارش کنید.
- داده های خارجی نیز می توانند به صورت داخلی ذخیره شوند. اگر بخش های خاصی داده های تجزیه و تحلیل مشتری را جمع آوری کرده اند ، لطفاً از آنها س askال کنید. نیازی نیست که خودتان آن تحقیق را انجام دهید. اگرچه در انواع مشاغل مختلف متناقض است ، اما اغلب گزارشگر تجارت نیازی به تحقیق مستقیم ندارد.
- بیایید بگوییم شما در حال نوشتن یک توضیح / گزارش پیشنهادی هستید. سپس شما باید تمام مزایای حاصل از پیشنهادات خود را مطالعه کرده و این مطالعات را در گزارش خود بگنجانید.
گزارشات را سازماندهی و بنویسید. نحوه انتخاب طرح بندی و نوشتن گزارش به اهداف شما بستگی دارد. به عنوان مثال ، طرح گزارش انطباق با طرح گزارش امکان سنجی متفاوت خواهد بود. هنگامی که از چگونگی تنظیم گزارش ایده گرفتید ، می توانید از مطالب خود شروع کنید.
- داده های مربوطه را به قسمتهای جداگانه تقسیم کنید. گزارش های تجاری را نمی توان با انبوه داده ها و اطلاعات اشتباه گرفت. سازماندهی داده ها به قطعات جداگانه رمز موفقیت در یک گزارش تجاری است. به عنوان مثال ، می توانید داده های فروش را از داده های تجزیه و تحلیل مشتری جدا کنید و عناوین جداگانه برای آنها تعیین کنید.
- گزارش را با عناوین مربوط تنظیم کنید ، که به سرعت می تواند به عنوان یک مطالعه مستقل ظاهر شود ، اما در عین حال از هدف اساسی گزارش پشتیبانی می کند.
- از آنجا که برخی از بخشها ممکن است به تجزیه و تحلیل یا ورودی قسمتهای دیگر بستگی داشته باشد ، اغلب می توان روی هر قسمت جداگانه کار کرد در حالی که منتظر نتایج تجزیه و تحلیل هستید.
با پیشنهادات خاص نتیجه گیری کنید. نتیجه گیری باید روشن باشد و باید نتیجه معقول بررسی دقیق داده های ارائه شده در گزارش باشد. در صورت مناسب بودن ، بر اساس این نتیجه گیری ، به روشنی بهترین اقدام را پیشنهاد دهید.
- هر هدفی باید شامل اقدامات مشخص و قابل اندازه گیری باشد. هرگونه تغییر در شرح وظایف ، برنامه یا هزینه مورد نیاز برای تکمیل برنامه جدید را یادداشت کنید. هر ادعا باید رویکردهای جدید مستقیم را ارائه دهد - آنهایی که در رسیدن به هدف / راه حل مشخص شده در گزارش کمک می کنند.
خلاصه ای از پروژه را بنویسید. خلاصه پروژه باید صفحه اول گزارش شما باشد اما باید آخرین چیزی باشد که می نویسید. در این خلاصه نتایج تحقیق و نتیجه گیری و همچنین یک نمای کلی بسیار مختصر از آنچه در صورت انتخاب خواننده برای ادامه مطالعه گزارش کامل ارائه می شود ، ارائه می شود. این مانند یک تریلر فیلم یا انتزاع یک مقاله علمی است.
- خلاصه اجرایی در بالا نامگذاری شده است زیرا تقریباً تنها چیزی است که یک عضو هیئت مدیره مشغول می خواند. همه چیز مهم برای رئیس خود را در اینجا ، حداکثر 200-300 کلمه ارائه دهید. اگر می خواهند بیشتر بدانند باقیمانده ممکن است با دقت بیشتری بررسی شود.
از اینفوگرافیک استفاده کنید تا داده ها در صورت نیاز استفاده شوند. در برخی موارد ، ارائه داده های کمی از طریق نمودار یا نمودار می تواند مفید باشد. از رنگ ها در ارائه خود استفاده کنید ، زیرا باعث جلب توجه بیشتر می شود و به تشخیص اطلاعات کمک می کند. در صورت امکان ، از نقاط گلوله استفاده کنید ، از اعداد یا داده های فریم استفاده کنید تا خواندن آنها راحت تر شود. به این ترتیب ، داده ها را از بقیه گزارش جدا خواهید کرد و معنی آن را نشان خواهید داد.
- به طور کلی ، جلوه های بصری عامل مهمی است که گزارش کسب و کار را جالب تر می کند ، درصورتی که متن و ارقام نسبتاً خشک باشد. اما بیش از حد پیش نروید ، فقط در موارد مناسب و ضروری استفاده کنید.
- صفحه ای که پر از متن باشد و فاقد جدول و شکل باشد می تواند خسته کننده باشد. لطفاً مطالب را در آنجا قاب کنید. جعبه اطلاعات همچنین می تواند به طور موثر ارائه شما را خلاصه کند.
در صورت لزوم منابع را ذکر کنید. بسته به نوع تحقیق در حال انجام ، ممکن است لازم باشد منبع اطلاعات خود را توضیح دهید. هدف صفحه سند یا منبع مرجع در گزارش تجارت ارائه منبع اطلاعاتی است تا دیگران در صورت تمایل اطلاعات بیشتری کسب کنند یا داده ها را پیدا کنند.
- بسته به صنعت خود ، از قالب مناسب برای گزارش دادن نقل قول ها استفاده کنید.
دوباره آن را دو بار بخوانید. اشتباهات املایی یا دستوری می تواند باعث شود خوانندگان احساس کنند که شما به اندازه کافی برای تهیه گزارش تلاش نمی کنید و قابلیت اطمینان نتایج تحقیق را زیر سوال می برید. علاوه بر این ، حتماً اطلاعات را به صورت واضح و مختصر ارائه دهید.
- به عنوان مثال ، در کلمات فانتزی زیاده روی نکنید و یا از جملات بسیار طولانی استفاده نکنید.
- از به کار بردن زبان عامیانه بپرهیزید.
- اگر گزارش و خواننده ارتباط تنگاتنگی با صنعت خاصی دارند ، می توانید از اصطلاحات اصطلاحات فنی یا اصطلاحات استفاده کنید. اما مراقب باشید ، در مصرف آنها زیاده روی نکنید.
- به طور کلی ، گزارش های تجاری به صورت منفعل نوشته می شوند و یکی از معدود مواردی است که منفعل بودن بهتر است.
- با احساس آشنایی از لحظه نوشتن ، اغلب می توانید هنگام بازخوانی کار خود خطاهایی را از دست بدهید. در نظر داشته باشید که شخص دیگری را در اتاق بخوانید ، که می خواهد موفقیت خود را نیز گزارش کند ، از این طریق بخواند. نسبت به بازخورد دریافت شده باز باشید. بهتر است وقتی همکاران به جای مافوق به خطا اشاره می کنند. هر نظر را مرور کرده و گزارش را دوباره بنویسید.
یک لیست از مطالب ایجاد کنید. گزارش های کسب و کار را تا جایی که ممکن است رسمی قالب بندی کنید ، برای ایجاد پیگیری آسان و خواندن سریع ، فهرست مطالبی ایجاد کنید. همه بخشهای مهم ، به ویژه خلاصه و نتیجه گیری حاکمیت را وارد کنید.
جلد گزارش تجارت خود را تهیه کنید. بهترین روش برای تکمیل یک گزارش خوب و بررسی شده ، پوشش مناسب آن است. می توانید از پرونده ها ، دکمه های سر دست یا کاغذ خوب استفاده کنید. نکته اصلی در اینجا این است که گزارش تجارت باید چشم نواز باشد ، به راحتی قابل دیدن باشد ، به طوری که علاقه خوانندگان را برانگیزد.
- این مورد در مورد کلیه جداول و نمودارهای موجود در گزارش نیز صدق می کند.
تبلیغات