نویسنده:
Robert Simon
تاریخ ایجاد:
21 ژوئن 2021
تاریخ به روزرسانی:
24 ژوئن 2024
محتوا
ویژگی Out of Office Assistant در Microsoft Outlook به شما امکان می دهد پاسخ های خودکار را برای کسانی که در هنگام غیبت یا خارج از دفتر کار ایمیل ارسال می کنند ، تنظیم کنید. این ویژگی فقط برای کاربران دارای حساب Microsoft Exchange در دسترس است. با این حال ، کاربران خانگی که از حساب Exchange استفاده نمی کنند می توانند الگوها و قوانین پیام خارج از دفتر کار خود را برای پاسخگویی خودکار Outlook ایجاد کنند. اگر از نوع حساب خود مطمئن نیستید ، بدانید که یک حساب Exchange معمولاً توسط اکثر مشاغل یا مدارس استفاده می شود. این wikiHow به شما می آموزد که چگونه در هر دو حالت Outlook پاسخ خارج از دفتر خود را تنظیم کنید: استفاده از حساب Exchange و حساب دیگر.
مراحل
روش 1 از 4: در Outlook 2010-2019 و Outlook برای Office 365
Microsoft Outlook را در رایانه شخصی راه اندازی کنید. این برنامه معمولاً در منوی شروع قرار دارد.
کلیک اطلاعات (اطلاعات) در برگه File. این گزینه در نوار بالای صندوق ورودی ، کنار گزینه هایی مانند قرار دارد خانه, ارسال / دریافت, پوشه, چشم انداز و گروه ها.
کلیک پاسخ خودکار (خارج از دفتر) (پاسخ خودکار). کادر گفتگوی پاسخهای خودکار باز می شود.- اگر این گزینه در دسترس نباشد ، احتمالاً حساب شما از نوع Exchange نیست. برای روشن کردن پاسخهای خودکار برای حسابهای دیگر غیر از Exchange ، روشهای موجود در این مقاله را دنبال کنید.
برای انتخاب کادر کنار متن "ارسال پاسخهای خودکار" کلیک کنید”(ارسال پاسخ خودکار). وقتی روی کادر کلیک می کنید ، علامت تیک ظاهر می شود که نشان می دهد گزینه فعال است.- اگر می خواهید زمانی را مشخص کنید ، روی کادر کنار گزینه "فقط ارسال در این بازه زمانی" کلیک کنید ، سپس تاریخ شروع و پایان را انتخاب کنید. به عنوان مثال ، اگر قصد سفر به مدت دو هفته را دارید ، می توانید مدت زمانی را که در تعطیلات خواهید بود انتخاب کنید ، بنابراین پاسخ فقط در آن زمان جواب می دهد.
روی برگه Inside my سازمان کلیک کنید. این گزینه بالای یک متن بزرگ و خالی قرار دارد.
پاسخگوی خودکار را که می خواهید برای همکاران در همان دفتر یا شرکتی که از طریق ایمیل برای آنها ارسال می شود ، وارد کنید. فقط آدرس هایی با همان نام دامنه (به عنوان مثال @ wikiHow.com) پیام هایی را که در اینجا وارد می کنید دریافت می کنند.
روی برگه خارج از سازمان من کلیک کنید. این گزینه در بالای فریم های متنی بزرگ و بدون متن است.
پاسخگوی خودکاری را که می خواهید برای افراد خارج از سازمان شما که برای شما ایمیل ارسال می کنند ، وارد کنید. به عنوان مثال ، می توانید پیامی را در توضیح اینکه در تعطیلات به سر می برید وارد کنید و س questionsالات و سالات را به مخاطبین دیگر دفتر ارسال کنید. فقط ایمیل های ارسالی از آدرس دامنه ای غیر از شما این پیام را می بینند.
- یک جعبه کشویی برای انتخاب قلم و اندازه و همچنین دکمه های عملکرد برای قالب متن پیام ها وجود دارد.
کلیک خوب. افرادی که در طول غیبت شما ایمیل ارسال می کنند پاسخ خودکار آماده دریافت می کنند. اگر یک دوره زمانی را انتخاب نکنید ، پاسخ خودکار ارسال می شود تا زمانی که ویژگی را خاموش کنید. تبلیغات
روش 2 از 4: در Outlook 2007
Microsoft Outlook را در رایانه شخصی راه اندازی کنید. این برنامه معمولاً در منوی شروع قرار دارد.
کلیک دستیار دفتر خارج است (خارج از دستیار دفتر) در تب Tools. کارت ابزارها در نوار منو واقع در سمت چپ بالای پنجره برنامه. کادر گفتگوی دستیار خارج از دفتر باز می شود.
- اگر این گزینه در دسترس نباشد ، احتمالاً حساب شما از نوع Exchange نیست. برای فعال کردن پاسخهای خودکار برای حسابهای غیر از Exchange ، روش موجود در این مقاله را دنبال کنید.
برای انتخاب حلقه کنار متن "ارسال پاسخ خودکار از دفتر خارج" کلیک کنید”(ارسال پیام خارج از دفتر).
- اگر می خواهید زمانی را مشخص کنید ، روی کادر کنار گزینه "فقط ارسال در این بازه زمانی" کلیک کنید ، سپس تاریخ شروع و پایان را انتخاب کنید. به عنوان مثال ، اگر قصد سفر به مدت دو هفته را دارید ، می توانید مدت زمانی را که استراحت می کنید انتخاب کنید تا جواب فقط در آن زمان جواب دهد.
روی برگه Inside my سازمان کلیک کنید. این گزینه بالای یک متن بزرگ و خالی قرار دارد.
پاسخگوی خودکار را که می خواهید برای همکاران در همان دفتر یا شرکتی ارسال کنید که ایمیل آنها را ارسال می کند ، وارد کنید. فقط آدرس هایی با همان نام دامنه (به عنوان مثال @ wikiHow.com) پیام هایی را که در اینجا وارد می کنید دریافت می کنند. به عنوان مثال ، ممکن است توضیح دهید که در مرخصی هستید و مدیر در این مدت کار را برای شما انجام می دهد.
روی برگه خارج از سازمان من کلیک کنید. این گزینه بالای یک متن بزرگ خالی است.
پاسخگوی خودکاری را که می خواهید برای افراد خارج از سازمان شما که برای شما ایمیل ارسال می کنند ، وارد کنید. به عنوان مثال ، می توانید پیامی را در توضیح اینکه در تعطیلات به سر می برید وارد کنید و س questionsالات و سالات را به مخاطبین دیگر دفتر ارسال کنید. فقط ایمیل های ارسالی از آدرس دامنه ای غیر از شما این پیام را می بینند.
- یک جعبه کشویی برای انتخاب قلم و اندازه و همچنین دکمه های عملکرد برای قالب متن پیام ها وجود دارد.
کلیک خوب. افرادی که در طول غیبت شما ایمیل ارسال می کنند پاسخ خودکار آماده دریافت می کنند. اگر یک دوره زمانی را انتخاب نکنید ، پاسخ خودکار ارسال می شود تا زمانی که ویژگی را خاموش کنید. تبلیغات
روش 3 از 4: در Outlook 2003
Microsoft Outlook را در رایانه شخصی راه اندازی کنید. این برنامه معمولاً در منوی شروع قرار دارد.
کلیک دستیار دفتر خارج است در برگه Tools کلیک کنید. کارت ابزارها در نوار منو واقع در سمت چپ بالای پنجره برنامه. کادر گفتگوی دستیار خارج از دفتر باز می شود.
- اگر این گزینه در دسترس نباشد ، احتمالاً حساب شما از نوع Exchange نیست. برای فعال کردن پاسخهای خودکار برای حسابهای غیر از Exchange ، روش موجود در این مقاله را دنبال کنید.
برای انتخاب حلقه کنار محتوای "من در حال حاضر خارج از دفتر کار هستم" کلیک کنید”(من در حال حاضر غایب هستم).
پیام خود را در جعبه متن وارد کنید. افرادی که در آینده نزدیک ایمیل ارسال می کنند فقط یک بار این پاسخ را دریافت می کنند تا زمانی که شما به دفتر برگردید.
کلیک خوب. برای تمام سازمانهایی که از طریق ایمیل برای شما ایمیل می شوند ، پاسخ نامعلومی خارج از دفتر دریافت خواهید کرد ، یا تا زمانی که گزینه "من در حال حاضر در دفتر هستم" را انتخاب کنید (من به دفتر برگشته ام). تبلیغات
روش 4 از 4: برای حساب غیر Exchange
Microsoft Outlook را در رایانه شخصی راه اندازی کنید. این برنامه معمولاً در منوی شروع قرار دارد.
کلیک ایمیل جدید (ایمیل جدید) در برگه Home. این برگه در نوار بالای صندوق ورودی ، کنار برگه ها قرار دارد فایل, ارسال / دریافت, پوشه, چشم انداز و گروه ها. یک ایمیل خالی باز می شود.
الگوهای ایمیل خارج از دفتر را ویرایش کنید. ابتدا خط را خالی بگذارید بزرگ… و CC ....
- موضوعی را برای ایمیل وارد کنید ، مانند "خارج از دفتر" تا مردم بدانند که پاسخ خودکار شما را دریافت می کنند.
- پاسخی را که می خواهید به طور خودکار برای افرادی که ایمیل ایمیل را برای شما ارسال می کنند ، وارد کنید. این پیام به عنوان الگوی "خارج از دفتر" استفاده خواهد شد.
روی برگه File کلیک کنید و کلیک کنید ذخیره به عنوان. کادر گفتگوی "ذخیره به عنوان" باز می شود.
کلیک الگوی چشم انداز (الگوی Outlook) از منوی کشویی "ذخیره به عنوان نوع".
نامی برای الگوی پیام وارد کنید ، سپس کلیک کنید صرفه جویی. بنابراین از این الگو می توانید در هر زمان خارج از دفتر کار از طریق ایمیل در حساب Outlook شخصی خود استفاده کنید.
روی برگه File کلیک کنید و انتخاب کنید قوانین و هشدارها را مدیریت کنید (قوانین و اطلاعیه ها را مدیریت کنید). برای اینکه الگوی شما هنگام دور شدن از خانه به طور خودکار برای سایر کاربران ارسال شود ، باید قانونی را ایجاد کنید که به Outlook اطلاع دهد و با استفاده از این الگو به طور خودکار به ایمیل ها پاسخ دهد.
کلیک قانون جدید (قانون جدید). این گزینه زیر کارت است قوانین ایمیل (قوانین ایمیل). کادر محاوره ای Rule Wizard ظاهر می شود و شما را در روند ایجاد قانون راهنمایی می کند.
روی «اعمال قوانین درباره پیام هایی که دریافت می کنم کلیک کنید”(قوانینی را برای پیام هایی که دریافت می کنم اعمال کنید). این گزینه زیر عنوان "شروع از یک قانون خالی" است.
- کلیک بعد (ادامه) دو بار برای ایجاد قانون. باید کلیک کنید بعد در صفحه با گزینه های زیادی ، اما کادرهای مرحله 1 و 2 را خالی بگذارید تا قانون کار کند.
روی کادر کنار خط "با استفاده از یک الگوی خاص پاسخ دهید" کلیک کنید”(پاسخ با فرم خاص). این گزینه تحت عنوان "می خواهید با پیام چه کاری انجام دهید؟" (می خواهید با این پیام چه کار کنید؟)
روی لینک کلیک کنید "یک الگوی خاص" در مرحله 2 یک قاب ظاهر می شود.
"User Templates in File System" را از فهرست کشویی "Look In" انتخاب کنید.
- برای الگویی که قبلاً ایجاد کرده اید ، دوبار کلیک کنید تا به عنوان پاسخگوی خودکار خارج از دفتر انتخاب شود.
کلیک بعد. شما به مرحله آخر در مولد قانون Rules Wizard هدایت خواهید شد ، جایی که می توانیم قانون را نامگذاری کنیم ، استثنا را تنظیم کنیم و بررسی کنیم.
- نامی را برای قانون پاسخگوی خودکار که تازه ایجاد کرده اید وارد کنید.
کلیک تمام کردن (انجام شد) از این پس ، هر کاربری که به شما ایمیل ارسال کند ، به دنبال الگوی ایجاد شده شما پاسخ خودکار دریافت می کند. تبلیغات
مشاوره
- ممکن است تاریخ های واقعی را که در دفتر نیستید اضافه کنید و همچنین مخاطبین متناوب را به پیام های پاسخ خودکار خارج از دفتر خود اضافه کنید. این اطلاعات به افراد کمک خواهد کرد تا بدانند چه زمانی می توانند به شما مراجعه کنند و در صورت عدم حضور با چه کسی باید با آنها تماس بگیرند.
