سازماندهی رویداد - نکات

محتوا

مراحل
مشاوره
هشدار

سازماندهی رویدادها کاری بسیار دشوار به نظر می رسد و اگر برنامه و برنامه ای پیش رو نداشته باشید ، مسائل حتی پیچیده تر می شوند. بنابراین سعی کنید از این امر جلوگیری کنید - با آماده سازی ماه ها قبل و حفظ آرامش در هنگام رویداد.

مراحل

روش 1 از 4: ماه ها قبل از رویداد برنامه ریزی کنید

هدف از این رویداد را تعیین کنید. تعیین هدف سازمان به شما کمک می کند تا رویداد شما در مسیر خود قرار گیرد. آیا در حال برنامه ریزی برای آموزش جامعه هستید؟ اسپانسرهای بالقوه را متقاعد کنید؟ از فرد یا گروه خاصی تعریف و تمجید کنید؟ این هدف را تا آنجا که ممکن است جزئیات دهید. مهم نیست که چه کاری انجام می دهید (آموزش ، ترغیب ، ستایش و غیره) ، چرا آیا دوباره این کار را می کنی
- آن را به عنوان بیانیه مأموریت یا فرضیه موفقیت خود در نظر بگیرید. اگر بدانید که مطمئناً چه می خواهید ، خیلی راحت تر خواهید یافت!
اهداف تعیین کنید.دقیقا شما می خواهید به چه جیزی برسید؟ نه تعداد افرادی که در این رویداد شرکت می کنند و نه واقعیت آن که اتفاق افتاده است - چگونه می خواهید این رویداد برگزار شود؟ 5 عضو جدید در سازمان خود؟ 20 میلیون دونگ بالا آورده اید؟ ذهنیت دیگران را تغییر دهید؟ همه را هیجان زده کنید؟
- به 3 نتیجه ای که بیشتر از رویداد می خواهید فکر کنید و روی تحقق آنها تمرکز کنید. شما می توانید یک هدف مالی ، یک هدف اجتماعی و یک هدف شخصی را بسنجید - این به خود شما بستگی دارد!
داوطلبان را جمع کنید. شما در بسیاری از زمینه های مختلف کمیته برگزاری به اعضای خوب و خوبی نیاز دارید. آنها می توانند در برنامه ریزی ، بودجه بندی تا ارسال دعوت نامه ، طراحی پوستر ، استقبال از مهمانان و نظافت پس از رویداد به شما در همه موارد کمک کنند. به عبارت دیگر ، آنها به شما کمک می کنند کار را به اتمام برسانید. در صورت امکان ، داوطلبانی را پیدا کنید که بتوانید به آنها اعتماد کنید!
- اطمینان حاصل کنید که برگزارکنندگان و همچنین مدیران رویدادها مطابق با برنامه ای که شما در برنامه تعیین کرده اید کار می کنند. همکاری بین طرفین کار شما را آسان می کند. وقتی از کسی کمک می خواهید ، از ابتدا در مورد انتظارات خود از او و میزان مشارکت وی در این رویداد روشن باشید.
- اگر نمی توانید داوطلب پیدا کنید ، یک تیم رویداد استخدام کنید! این کاملاً به نوع رویدادی که شما میزبانی می کنید بستگی دارد. می توانید محل برگزاری را با تیم رویداد اجاره کنید یا از شخص ثالث استخدام کنید.
بودجه تخمینی کلیه هزینه ها ، درآمد ، کمک های بلاعوض و سایر هزینه های فوق العاده باید در بودجه لحاظ شود. اگر بودجه ندهید ، بدون اینکه بفهمید چه چیزی خرج کرده اید ، یک صورت حساب ضخیم و یک کیف پول خالی به پایان می روید. از روز اول واقع بین باشید تا بعدا تعجب نکنید!
- راه هایی برای پایین نگه داشتن هزینه ها پیدا کنید. آیا می توانید داوطلبانی را استخدام کنید که به صورت رایگان کار کنند؟ مکانهایی را اجاره کنید که ارزان تر هستند (به عنوان مثال خانه شخصی)؟ به یاد داشته باشید که یک جلسه کوچک ، ساده اما موفق بسیار بهتر از یک مهمانی لوکس است که شکست می خورد.
زمان و مکان رویداد را تعیین کنید. این عامل است مهمترین از این رویداد زمان و مکان رویداد شما چه زمانی باید باشد تا مردم بگویند: "بله ، من آنجا خواهم بود!" شما می خواهید در زمانی میزبان رویداد باشید که همه آزاد باشند و در یک مکان مناسب که اجاره کافی دارید!
- برنامه جامعه ای را که در آن زندگی می کنید بررسی کنید و در نظر بگیرید چه کسی در این رویداد شرکت می کند. اگر خانم های خانه دار را هدف قرار داده اید ، ترتیب دادن برنامه های روزانه و محله بهترین گزینه است (می توانید خدمات پرستاری کودک اضافی ارائه دهید). در مورد یک شرکت کننده دانشجویی ، یک مراسم را در طول هفته در مرکز شهر برگزار کنید. در صورت امکان باید به جای آنها بروید مونتاژ.
- مطمئناً مکان های زیادی برای برگزاری رویداد وجود دارد که باید از قبل آنها را رزرو کنید. برای اجاره این مکانها در اسرع وقت تماس بگیرید. ممکن است گرانتر از آن چیزی باشند که فکر می کنید!
تدارکات را در نظر بگیرید. شما باید از هر لحاظ در مورد تدارکات فکر کنید. پارکینگ چگونه خواهد بود؟ توانایی افراد معلول در مشارکت؟ با فضای رویداد چه کاری می توانید انجام دهید؟ به چه تجهیزاتی نیاز دارید؟ آیا به هزینه اضافی (به عنوان مثال نوشیدنی بلندگو ، نشان ، نشریه) به چیز دیگری نیاز دارید؟ چند نفر طول می کشد تا رویداد به راحتی برگزار شود؟
- تأمل و گفتگو با اعضای برگزارکننده برای در نظر گرفتن همه جوانب این رویداد بسیار مهم است. آیا موانعی وجود دارد که بتوانید پیش بینی کرده و از آنها اجتناب کنید؟ آیا مهمانان به مکانی برای اقامت احتیاج دارند؟ چه استثناهایی لازم است؟
به بازاریابی و تبلیغات فکر کنید. هنگام آماده شدن برای این رویداد ، پیش نویس پوستر را بسازید. پوستر باید شامل اطلاعاتی در مورد تاریخ ، زمان ، مکان ، مهمانان اصلی ، نام رویداد و موضوع یا عنوان رویداد باشد. از آنجا که زمان آماده سازی خیلی زود است ، می توانید زمان زیادی را با دقت در مورد این موارد بگذرانید - اما باید یک پیش نویس اولیه تهیه کنید تا ببینید همه بخش ها با هم چیست!
- به روش های دیگری برای تبلیغ رویداد فکر کنید. ایمیل ارسال شود؟ پست الکترونیکی؟ ارائه اطلاعات در فیس بوک ، توییتر یا مجموعه ای از سایت های رویداد آنلاین (اطلاعات بیشتر در مورد این موارد بعدا)؟ چه چیزی نیاز دارید قبل از رویدادهایی برای درگیر کردن مردم و آنچه شما نیاز دارید که در رویدادهایی برای جلوگیری از آنها؟
تنظیم مجدد کار. شاید شما الان خیلی گیج شده باشید. نفس عمیق بکشید و نرم افزار اکسل را باز کنید. پیش نویس برنامه فعالیت ها را در این رویداد تهیه کنید. برای تنظیم افکار خود از چند صفحه گسترده اکسل استفاده کنید. ممکن است در این مرحله به نظر برسد که کارهای اداری غیرضروری است ، اما در طی دو ماه آینده از خود مراقبت می کنید که از خود مراقبت می کنید.
- برنامه کاری (با مهلت تعیین شده) برای هر فعالیت تهیه کنید. تمام اعضای برگزارکننده ها را در هر زمان و مکانی که نیاز دارید بنویسید. به این ترتیب می توانید کار خود را برنامه ریزی کرده و بعداً از س questionsالات خودداری کنید.
تبلیغات

روش 2 از 4: برنامه را برای 2 هفته قبل از رویداد برنامه ریزی کنید

اطمینان حاصل کنید که همه چیز آماده است. زمان ، مکان ، مهمانان اصلی ، سازمان دهنده رویداد ، نام رویداد و عنوان را مشخص کنید. آیا وجود خواهد داشت هر چیزی آیا می توانیم گمراه شویم؟ آیا تغییرات لحظه آخر می تواند اتفاق بیفتد؟ در این مرحله ، همه چیز باید به همان شفافیت کاغذهای سیاه و سفید باشد.
با اعضای برگزارکنندگان دیدار کنید. درخواست تأیید بودجه ، برنامه و غیره از سازمان دهندگان و همچنین مدیران رویدادها. اکنون زمان مناسب برای مقابله با سالات است. همه هنوز تعهدات خود را درک کرده اند؟ آیا آنها از همه چیز راحت هستند؟
- یک بار دیگر ، با برگزارکنندگان و همچنین داوطلبان دیدار کنید تا در مورد مشکلات احتمالی فکر کنید. این هم زمان مناسب برای برنامه ریزی اقدام شماست.
- اطمینان حاصل کنید که برگزارکنندگان هیچ گونه مشکل داخلی ندارند. با تمام روسای بخش ها ، سازمان دهندگان و همچنین داوطلبان در تماس باشید.
کار را بین افراد مختلف تقسیم کنید و به یک فرد با تجربه اجازه دهید همه فعالیت ها را هماهنگ کند. اگر این یک رویداد مخصوصاً در مقیاس بزرگ است ، چند نفر را موظف کنید تا فعالیتهای مختلف را تحت نظارت یک شخص هماهنگ کنند. اعضای این سازمان باید مورد اعتماد این رهبر باشند.
- شما باید یک تا دو عضو اختصاص دهید تا اوقات خود را به استقبال مهمانان و گپ زدن قبل از رویداد بگذرانند.اساساً آنها مسئول پذیرش هستند و مسئول ارتقا همه میهمانان هستند و به این مهمانان اجازه می دهند ببینند که از آنها مراقبت می شود.
اطمینان حاصل کنید که تمام صفحات آنلاین مربوط به رویداد را به روز نگه دارید. شما احتمالاً از قبل فیس بوک و توییتر را می شناسید ، اما بسیاری از سایت های آنلاین دیگر وجود دارد که می توانید از آنها برای تبلیغ استفاده کنید ، مانند Eventbrite ، Evite و Meetup. اگر هرگز نام این صفحات را نشنیده اید ، اکنون جستجو کنید! اگر رویداد شما در خارج از کشور باشد و بخواهید بلیط را به صورت آنلاین بفروشید ، Ticketbud بسیار مفید است.
- و البته ، در صورت موجود بودن ، صفحه آنلاین رویداد ، وبلاگ یا صفحه فیس بوک را به روز کنید. می توانید یادآوری رویداد ارسال کنید ، عکس ارسال کنید و پاسخ رویداد را مدیریت کنید. هرچه فعالیت شما در اینترنت بیشتر باشد ، رویداد گسترده تر می شود. اگر رویدادی را در رابطه با باغبانی ، دکوراسیون منزل یا سایر زمینه های خلاقانه میزبانی می کنید ، می توانید از Pinterest نیز استفاده کنید.
حمایت های مالی و سایر منابع مالی مهمانان را جمع کنید. هزینه های مختلفی وجود دارد که طی هفته های آینده بوجود می آید و شما نمی خواهید همه این هزینه ها را خودتان پرداخت کنید! برای هزینه های آغازین کمی تقلا کنید - آیا اجاره محل برگزاری مراسم ، تجهیزات یا مهمانی مهمانی است؟ همچنین ممکن است لازم باشد برخی از مبالغ فوق را قبل از شروع آماده سازی برای این رویداد پرداخت کنید.
- مطمئن شوید که سیستمی برای مدیریت اسناد ، گواهینامه ها ، فاکتورها و سایر اسناد ایجاد کرده اید. شما باید تمام اسناد را برای مراجعه در آینده نگه دارید ، بنابراین هرچه زودتر سازمان یافته باشید ، آینده راحت تر خواهد بود ، به ویژه هنگامی که شریک زندگی شما غیر حرفه ای کار می کند.
تبلیغ رویداد. انتشارات را آماده کنید ، تبلیغات را راه اندازی کنید ، برای مطبوعات منتشر کنید ، دعوت نامه ها ، تماس های تلفنی ، گروه های تماس با ایمیل را ملاقات کنید ، با شرکت کنندگان یا حامیان مالی بالقوه ملاقات کنید. چگونه مردم از رویداد شما مطلع می شوند و در آن شرکت می کنند؟ اطمینان حاصل کنید که اطلاعاتی که می دهید کامل است ، به جز برخی از عوامل سingال برانگیز - کنجکاوی مهمان نیز باید تحریک شود!
- به مخاطبان هدف خود فکر کنید. اگر می خواهید بزرگان را دعوت کنید ، برای ارسال پیام از طریق نرم افزار Snapchat وقت تلف نمی کنید. به مکان هایی بروید که آنها می روند یا از ابزاری که مخاطبان شما از آنها استفاده می کنند استفاده کنید.
موارد لازم را برای این رویداد جمع کنید. این موارد ممکن است شامل مدال ، بازی ، سوغات ، جایزه یا گواهینامه باشد. بسیاری از موارد کوچک و پیش پا افتاده وجود دارد که افراد کم تجربه نمی توانند به آنها توجه کنند ، اما شما باید همه کوچکترین عوامل را بدانید. مبلمان ، لوازم خانگی ، میز ، سفره و سایر وسایل مهم و مهم را فراموش نکنید!
- این چیز دیگری است که باید برای تأمل در آن وقت بگذارید. تا زمانی که 5 مورد را که فراموش کرده اید آماده کنید پیدا نکنید - از قلم های توپی و جعبه کمک های اولیه گرفته تا باتری ها ، تکه های یخ و سیم های فرعی. شما می خواهید برای هر شرایطی آماده باشید.
مرتب سازی همه چیز. ترتیب ضبط فیلم را بدهید. حمل و نقل را برای مهمانان ترتیب دهید. غذا را برای تیم نظافت ترتیب دهید. این لیست می تواند برای همیشه ادامه داشته باشد ، اما بدون مرتب سازی نمی توانید رویداد را سازماندهی کنید!
- غذا و نوشیدنی آماده کنید. همچنین زمان مناسبی برای ترتیب مکان های ویژه مانند خوابگاه برای افراد معلول است. بررسی کنید آیا میهمانان گیاهخوار هستند یا غذای خاصی دارند. بسیاری از سایت های فروش بلیط رویدادهای آنلاین دارای بخش "س -ال از خودشان" هستند ، که به شما کمک می کند تا درخواست های ویژه مهمانان خود را ارزیابی کنید.
- میز و صندلی ، پس زمینه ، میکروفون ، بلندگو ، رایانه ، پروژکتور ، تریبون - هر آنچه در محل برگزاری مورد نیاز است ، تهیه کنید.
لیست مخاطبین خود را تهیه کنید. شما باید شماره تلفن ، آدرس و آدرس ایمیل برگزارکنندگان داشته باشید. با افراد VIP (مهمانان ویژه مهم) و ارائه دهندگان کالا یا خدمات ، لیستی مشابه تهیه کنید. وقتی کسی حاضر نمی شود یا دیر می آید ، این لیستی است که می توانید استفاده کنید.
- بگذارید بگوییم تیم ضیافت دیر است. چه کاری انجام می دهید؟ بلافاصله لیست مخاطبین آنها را دریافت کرده و با آنها تماس بگیرید. اوه ، آنها فکر می کنند شما خواهی کرد به محلی برای دریافت آن 90 پوند گوشت خوک خرد شده؟ هر چه. شما لیست را به آقای الف می دهید ، او کامیون را می گیرد و به آدرس جمع آوری گوشت روی کاغذ می رود. شما از یک فاجعه جلوگیری کرده اید. اکنون می دانید که نباید این تیم خدماتی را استخدام کنید یا جهت واضح تری بدهید!
با برگزارکنندگان به محل برگزاری رویداد بروید. اطراف را مشاهده کرده و به پارکینگ ، توالت ، اتاق و درب امتیاز دهید. در نزدیکی مکانهایی جستجو کنید که بتوانید کپی کنید ، تماس تلفنی برقرار کرده و وسایل ضروری را خریداری کنید. به طور کلی ، محل برگزاری رویداد را در دست داشته باشید.
- برای اجاره مکان با شخصی که با او تماس گرفته اید صحبت کنید. آنها باید درک بهتری از محل برگزاری بیش از دیگران داشته باشند. آیا مشکلی وجود دارد که باید در مورد آن بدانید؟ زمان محدود؟ آیا در زمان های خاصی درب قفل شده است؟ امیدوارم که این اتفاق نیفتد - اما شما همچنین باید در مورد برنامه های کنترل هشدار آتش اطلاع پیدا کنید.
تبلیغات

روش 3 از 4: در 24 ساعت قبل از رویداد آماده شوید

آروم باش. شما می توانید آن را انجام دهید بسیار مهم است که آرامش خود را حفظ کنید و گیج و مضطرب نشوید. ماههاست که آماده می شوید! همه چی درست میشه. هرچه آرامتر باشید ، هم تیمی های شما آرامتر خواهند بود ، رویداد روانتر خواهد بود. علاوه بر این ، همه چیز به زودی به پایان خواهد رسید!
- جدی ، شما می توانید آن را انجام دهید. شما با فکر کردن در مورد تمام مشکلات احتمالی ، هر کاری که می توانید انجام داده اید - اگر مشکلی پیش آمد ، می دانید چگونه مشکل را حل کنید. و به یاد داشته باشید: هیچ کس نمی تواند شما را سرزنش کند. یک مهمان پر سر و صدا ، غذا خوب نیست - مردم درک خواهند کرد که شما نمی توانید همه آن را کنترل کنید. آروم باش. خوب میشی
آخرین بررسی با اعضای برگزارکنندگان. مطمئن شوید که با همه در مورد راه های رسیدن به محل برگزاری و زمان ورود صحبت کرده اید. آنچه شما بیشتر از همه نمی خواهید این است که کل برگزار کنندگان در روز رویداد با شما تماس بگیرند زیرا شما نمی دانید ورودی پشتی کجاست.
- حتی اگر هیچ کس چیزی نگوید یا از شما س aالی نپرسد ، تمام تلاش خود را برای سنجش نگرش دیگران انجام دهید. آیا همه آنها از کار خود راضی هستند؟ آیا آنها با یکدیگر کنار می آیند؟ در غیر این صورت ، با همه صحبت کنید و سعی کنید گره را بردارید. شاید کسی در یک بخش دیگر جا بیفتد یا با دیگران کار کند.
همه دعوت ها و پاسخ ها را بررسی کنید. مهمانان را در صفحه گسترده اکسل لیست کرده و تعداد افراد را بشمارید. برای اکثر رویدادها ، تعداد شرکت کنندگان تأیید شده خواهد بود نیستند تعداد افرادی را که در این رویداد شرکت می کنند نشان می دهد. شما می توانید 50 اعتبار سنج داشته باشید ، اما در پایان فقط 5 اعتبار سنج وجود دارد یا حداکثر 500 نفر شرکت می کنند. در حالی که باید تعداد اعتبارسنج ها را بدانید ، اما آماده باشید تا شرایط را کنترل کنید ، وقتی تعداد شرکت کنندگان بسیار کم یا زیاد باشد!
- این مهم را به میهمانان VIP یادآوری کنید. شما از تعداد افرادی که می گویند ، "اوه ، درست است ، فردا تعجب نمی کند؟" تعجب خواهید کرد. با یک تماس یا پیام کوتاه می توانید از این کار جلوگیری کنید.
به محل برگزاری رویداد بروید و بررسی کنید همه آماده هستند. آیا اتاق مرتب و آماده است؟ آیا دستگاه های الکترونیکی نصب و کار می کنند؟ در صورت نیاز می توانید هر دستگاهی را از قبل نصب کنید؟ آیا کارکنان به طور کامل برای این رویداد آماده شده اند؟
- بررسی کنید که آیا این رویداد از طرفداران کافی برخوردار است یا خیر. به طور طبیعی ، بهترین کار این است که اگر بیش از تعداد مورد نیاز خود طرفدار داشته باشید. ممکن است مجبور شوید از شخصی برای مواقع اضطراری بخواهید ، به شخصی احتیاج داشته باشید که به یک مهمان توجه کند یا مشکلی را که نمی توانید پیش بینی کنید حل کند. یا می دانید ، ممکن است به کسی نیاز داشته باشید که قهوه بیشتری برای شما بریزد.
کیت هایی را برای شرکت کنندگان در رویداد آماده کنید. این کیت می تواند شامل یک بطری آب ، یک آب نبات ، یک نوار چسبناک ، یک قلم توپ ، یک بروشور و هر اطلاعات دیگری باشد که آنها نیاز دارند. همچنین اگر می خواهید سوغاتی های کوچکی اضافه کنید ، ایده خوبی است.این نکته برجسته ای است که نشان می دهد این رویداد به خوبی سازماندهی شده است و در عین حال باعث می شود مهمانان ارزش خود را داشته باشند.
- این کیت می تواند مخصوص مهمانان یا برگزارکنندگان یا هر دو باشد! نوار گرانولا و خودکار توپ را دوست ندارد؟
اطلاعات رویداد را برنامه ریزی کنید (ورق در حال اجرا یا ورق اجرا). در اینجا لیستی از تمام اطلاعات لازم تقسیم بر زمان و / یا بخش وجود دارد. با انجام فعالیت های مهم ، در چند دقیقه یک برنامه کاری تهیه کنید. الگوی برگه در حال اجرا کاملاً به خود شما بستگی دارد که تصمیم بگیرید. فقط سعی کنید برای آسان خواندن ، اطلاعات را به حداقل برسانید.
- اگر واقعاً سخت هستید ، اینها را بسازید گونه ها یک ورق اجرا متفاوت می تواند مفید باشد. به احتمال زیاد بلندگوها می خواهند از لیست سایر مهمانانی که کجا و چه زمانی خواهند بود ، مطلع شوند. برگزارکنندگان لیستی از تجهیزات ، جدول زمانی و برنامه های تمیز کردن را می خواهند. وقتی وقت کافی برای تهیه ورق در حال اجرا داشته باشید ، این موضوع بسیار مفید خواهد بود.
لیستی از موارد را برای آوردن به محل برگزاری رویداد تهیه کنید. چقدر بد خواهد شد وقتی به این رویداد می روید ، همه چیز آماده است ، همه آنجا هستید ، و می فهمید که 12000 فنجان را در خانه فراموش کرده اید؟ این بد است. همه اش را خراب کردی. بنابراین یک لیست تهیه کنید ، یک بار دیگر آن را بررسی کنید و همه مواد را برای تهیه همراه داشته باشید!
- اگر وسایل در مکان های مختلف پراکنده شده اند ، به هر شخص یک کار مشخص اختصاص دهید. با این کار لازم نیست 8 ساعت دویدن و جمع آوری این موارد را وحشت زده انجام دهید. "مردم باستان گفتند:" یک درخت جوان ، سه درخت را جمع نمی کند بنابراین کوه بلند است ".
تبلیغات

روش 4 از 4: تاریخ رویداد را کنترل کنید

با برگزارکنندگان و داوطلبان زودهنگام به محل برگزاری رویداد بروید. اطمینان حاصل کنید که همه حضور دارند و لوازم الکترونیکی به درستی کار می کنند. س minuteال آخرین لحظه ای دارید؟ اگر وقت است ، بیایید نوشابه بنوشیم ، همه را به اشتراک بگذاریم ، همه را تشویق کنیم و استراحت کنیم! شما می توانید آن را انجام دهید شما آماده ای.
- اطمینان حاصل کنید که برگزارکننده از یک نشان خاص استفاده می کند یا برخی از موارد قابل شناسایی را در دست دارد ، بنابراین شرکت کنندگان در این رویداد می توانند در صورت نیاز از آنها کمک بگیرند. بعضی اوقات کت و شلوارهای خاکی کافی نیست.
انواع مختلف ، در داخل و خارج از. آیا به بالن روی صندوق پستی نیاز دارید؟ پوسترهای گوشه اتاق؟ در و در امتداد راهرو چطور؟ اگر میهمانان شما برای رسیدن به محل برگزاری مجبورند از پیچ و خم بی نظمی عبور کنند ، باید نشانه های زیادی را برای راهنمایی خود نصب کنید.
- بنرهای خوش آمد گویی و سایر تابلوهای اطلاع رسانی در جلوی ساختمان به ویژه مفید خواهند بود. شما می خواهید مردم بتوانند مکان رویداد را از خیابان تشخیص دهند. در این مورد جای تعجب نیست!
- یک میز جلو و میهمانان ثبت نام شده در این رویداد وجود دارد. وقتی میهمانان وارد در می شوند ، باید دقیقاً ببینند که چه کاری باید انجام دهند. در غیر این صورت ، آنها در حالت عدم اطمینان و ناراحتی معلق خواهند شد. آیا قسمت پذیرایی که در بالا ذکر شد را به خاطر می آورید؟ لطفاً کسی را برای استقبال و پاسخگویی به همه س questionsالات مهمان ، کنار در قرار دهید.
- موسیقی شناور! موسیقی فضای خجالتی در این مراسم را پاک خواهد کرد.
اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان در رویداد می دانند چه خبر است. اگر بلندگو دیر رسید ، باید اخطار رویداد را اعلام کنید. اگر وعده غذایی بیشتر از حد انتظار طول می کشد ، مهمانان در این رویداد باید از هر گونه تغییر در برنامه آگاه باشند. بسیار نادر است که رویدادها طبق برنامه پیش بروند - بنابراین وقتی برنامه ها از نزدیک دنبال نمی شوند ، اطمینان حاصل کنید که مهمانی ها در ارتباط باشند.
عکس گرفتن! شاید بخواهید این را یادداشت کنید. در همان زمان ، مردم از دیدن شخصی که دوربینی را برای ضبط لحظه های رویداد در دست دارد ، بسیار هیجان زده خواهند شد. از بنر حامی خود ، بنر خود ، دروازه استقبال ، منطقه پذیرایی و غیره عکس بگیرید. برای سال آینده نیز می توانید از این عکس ها استفاده کنید!
- در صورت امکان ، به یک دوست یا عکاس حرفه ای اجازه دهید کار را انجام دهد. شما به اندازه کافی کار دارید که باید انجام دهید! شما باید با مهمانان گپ بزنید و غذا بخورید ، بنابراین شخص دیگری باید از عکسبرداری مراقبت کند.
قرار دادن اسناد پس از رویداد. شما حتماً ایده ای را در درک میهمانان کاشته اید و می خواهید که آنها با افکار خاص ، تأمل یا عزم برای اقدام خود را ترک کنند. بنابراین بروشور یا هر موردی را که می توانند با خود بیاورند تهیه کنید بعد از رویداد.
- شما ممکن است نظر سنجی برای رویداد اخیر را برای این بخش در نظر بگیرید. وسیله ای برای آنها فراهم کنید تا بتوانند نظر خود را بیان کنند ، در رویداد بعدی چه چیزهایی را بهبود بخشند و چه می خواهند. و البته چگونه آنها می توانند درگیر شوند!
مکان های برگزاری را تمیز کنید! شمارنده قدرت خود را بررسی کنید ، آگهی ها ، مبلمان تمیز و موارد دیگر را بردارید. شما می خواهید سایت به حالت اولیه خود برگردد - به ویژه هنگامی که اجاره خانه را پرداخت می کنید و می خواهید دوباره برگردید. همچنین می توانید از هزینه های اضافی اعمال شده توسط ارائه دهنده مکان خود جلوگیری کنید. کار را به طور مساوی تقسیم کنید تا روند تمیز کردن هر چه سریعتر و ملایم باشد.
- برای اطمینان از اینکه هیچ چیز قیمتی پشت سر نگذاشته اید ، دوباره بررسی کنید. در این صورت ، فرم ادعای مورد گمشده را تهیه کنید.
- اگر به چیزی آسیب دیدید ، لطفاً برای اجاره محل به شخصی که با او تماس گرفته اید اطلاع دهید. صداقت و صراحت همیشه بهترین نگرش است.
- هرچه بیشتر سطل زباله را بردارید. بخش نگهداری پس از آن مسئولیت را بر عهده می گیرد.
از همه مأموریت های پس از رویداد مراقبت کنید. بسته به نوع رویدادی که برگزار می کنید ، ممکن است کاری برای انجام دادن نداشته باشید ، یا لیست طولانی از افراد برای تشکر و همچنین رسیدهای معلق وجود دارد. در اینجا چند ایده برای شروع وجود دارد:
- از همه اعضای کمیته برگزاری به ویژه حامیان مالی و داوطلبان تشکر می کنم. بدون آنها نمی توانید رویدادی ترتیب دهید!
- امور پولی را کامل و رسیدگی کنید. این کار باید در اسرع وقت انجام شود ، هرچه نقص کمتر باشد ، بهتر است.
- از کسانی که به شما کمک کرده اند میهمانی سپاسگزاری کنید. شما می خواهید که هم تیمی هایتان احساس قدردانی کنند ، و در عین حال می خواهید اسپانسرهای شما ببینند که آنها تغییراتی ایجاد کرده اند و دلیل خوبی هم داشته اند.
- سوغاتی یا سایر نشریات را به علاقه مندان توزیع کنید.
- فاکتورها را به حامیان مالی و دیگران انتقال دهید.
- عکس ها را در صفحه آنلاین رویداد ارسال کنید.
جلسه ای برگزار کنید تا از تجربه ها بیاموزید و دفعه بعد بهتر عمل کنید. بعد از اینکه همه چیز تمام شد ، آرزو می کنید که چه کار دیگری انجام دهید؟ چه چیزی مفید است و چه چیزی نه؟ آیا دوست دارید رویدادی مانند آن را برگزار کنید؟ چه یاد می گیرید؟
- اگر از همه پاسخی دریافت کردید ، همه آنها را بخوانید. حتی اگر هیچ پاسخی از مهمانان دریافت نکردید ، از برگزارکنندگان این رویداد بپرسید! آنها چگونه فکر می کنند؟ آیا آنها از آن زمان لذت بردند؟ احتمالاً فقط به این دلیل که نوار گرانولا و خودکار آزاد بوده اند ، درست است؟
تبلیغات

مشاوره

لیست اسناد برای تهیه:
- بودجه موقت
- برنامه رویدادها (زمان هر برنامه در رویداد)
- دعوت
- لیست مهمان
- برنامه عملیاتی
- برنامه کار (برنامه اتمام)
- مستندات انتشارات مطبوعاتی
- سخن، گفتار
- لیست حاضران
- سخنرانی های طرفین (ضمیمه رزومه سخنران)
- برنامه کاری
- برنامه به چند دقیقه تقسیم می شود
- تماس با لیست شبکه (شماره تلفن سازمان دهنده)
- لیست مواردی که باید بیاورید
- لیست کارهایی که باید انجام شود
- گزارش رویداد (برای فشار دادن و دیگران)
قبل از این رویداد ، افراد / بخش ها را به مسئولیت مناطق زیر اختصاص دهید:
- اهدا کنندگان
- حاضران
- مهمان مهم ، سخنران
- مقالات را طراحی ، چاپ ، جمع آوری و ارزیابی کنید
- جوایز ، سوغاتی ها ، هدایا ، بنرها ، گواهینامه ها
- وسایل نقلیه ، پذیرایی ، ترتیب مکان های برگزاری مراسم ، دکوراسیون ، پس زمینه ، پارکینگ
- رسانه ، روابط عمومی (روابط خارجی) ، بازاریابی
عواملی که باید هنگام انتخاب مکان و مذاکره در مورد قیمت ها در نظر بگیرید:
- ظرفیت سایت (تعداد شرکت کنندگان ، به استثنای افرادی که به طور رسمی شرکت نمی کنند)
- در دسترس بودن غذا (در صورت وجود وعده های غذایی در آن مکان)
- زمان (زمان شروع و پایان رویداد)
- روشنایی (در صورت وقوع رویداد در شب)
- تهویه هوا وجود دارد یا نه
- تجهیزات مورد نیاز تهیه شده است (میکروفون ، بلندگو و ...)
- مبلمان (مبلمان ، حوله های میز و غیره)
- آیا می توان رویدادهای موسیقی و سرگرمی را در محل برگزاری برگزار کرد (با نمایش های رسمی کمتر)
- ژنراتور
- دسترسی آسان به محل برگزاری - خواه در مرکز شهر باشد یا نه (آیا نمایندگان می توانند بدون هیچ مشکلی در آن شرکت کنند)
- اتاق مخصوص برگزارکنندگان ، رختکن و ...
- هزینه کل
در روز رویداد ، فرد / دپارتمان را به عنوان مسئول موارد زیر تعیین کنید:
- هماهنگی عمومی
- سرویس بهداشتی
- غذا
- در زمین کار می کند
- میزبان (MC)
- کامپیوتر ، پروژکتور
- عکاس
- مسئول پذیرش
- کنترل جمعیت و روابط عمومی با جمعیت
- منطقه پارکینگ
- محافظت
- توزیع اسناد و لوازم (هدایا و گواهینامه ها به افراد خاص و همچنین همه شرکت کنندگان در این رویداد)
عواملی که باید هنگام تصمیم گیری در مورد تاریخ رویداد در نظر بگیرید:
- آیا مهمان اصلی و سایر مهمانان VIP در طول روز در دسترس خواهند بود
- کدام روز برای مخاطبان هدف شما بهترین است؟
در همه حال ممکن است کار و مسئولیت های خود را به شخص دیگری ندهید.
کار مسئول است.
به موقع. در صورت تأخیر ، کار را بلافاصله و بلافاصله به شخصی که باید گزارش دهید گزارش دهید.
هنگام بروز مشکلات ، دیگران را سرزنش نکنید ، زیاد فکر نکنید و استرس بیشتری ایجاد کنید ، راه حل هایی برای حل مشکل پیدا کنید.
حتما برنامه تخلیه را برای موارد اضطراری انجام دهید. اگر رویداد شما در مقیاس وسیعی است ، اطمینان حاصل کنید که پلیس و پزشکان در حال انجام وظیفه هستند.

هشدار

وحشت نکنید و استرس نداشته باشید. حالت آرام به نتایج بهتری منجر می شود.
برای هر شرایطی آماده باشید. بعضی اوقات مواردی از کنترل شما خارج می شوند. اگر عضوی از برگزارکنندگان هستید ، وقتی کسی به شما فریاد می زند عصبانی نشوید ، آن شخص ممکن است فقط تنش داشته باشد. اگر هماهنگ کننده هستید ، استرس نداشته باشید و وحشت نکنید. لطفاً با آرامش همه کارها را انجام دهید. سعی کنید در مورد موقعیت های احتمالی ، و آنچه در آن شرایط انجام می دهید ، تأمل کنید.