یک ایمیل رسمی ارسال کنید

محتوا

گام برداشتن
روش 1 از 3: انتخاب قالب صحیح
روش 2 از 3: پیام خود را بنویسید
روش 3 از 3: ایمیل خود را برای ارسال آماده کنید

بسیاری از افراد کاملاً تمایلی به نوشتن ایمیل رسمی ندارند. شما معمولاً از ایمیل برای ارسال پیام های شخصی و غیررسمی استفاده می کنید. اگر می خواهید به معلم ، کارفرما ، مشتری ، آژانس دولتی یا مقصد رسمی دیگری ایمیل ارسال کنید ، چند راهنمای ساده وجود دارد که می توانید دنبال کنید. پیام خود را واضح و موجز نگه دارید و از استانداردهای پذیرفته شده سبک ، لحن و قالب بندی پیروی کنید. و فراموش نکنید که قبل از ارسال ایمیل خود را بخوانید و بررسی کنید.

گام برداشتن

روش 1 از 3: انتخاب قالب صحیح

از یک آدرس ایمیل خنثی استفاده کنید. بهتر است از یک آدرس ایمیل استفاده کنید که نوعی نام واقعی شما باشد و نه یک نام کاربری ، نام مستعار یا نام مستعار. برای ایجاد یک آدرس ایمیل که متشکل از بیش از نام شما نباشد ، بدون شماره یا حروف اضافی ، می توانید از دوره ها و / یا خط ها یا خط ها استفاده کنید.
- به عنوان مثال ، یک آدرس ایمیل مانند [email protected] خیلی حرفه ای به نظر نمی رسد. از طرف دیگر ، آدرس [email protected] بسیار جدی تر است.
به یک فونت حرفه ای بچسبید. بیشتر ارائه دهندگان خدمات ایمیل به شما اجازه نمی دهند تعداد زیادی از قلم ها و سبک های مختلف طرح را انتخاب کنید. در هر صورت ، بهتر است به یک سبک سنتی در یک ایمیل رسمی ، فونت مانند Times New Roman یا Arial پایبند باشید. از قلم های تزئینی مانند Comic Sans یا Old English استفاده نکنید. موارد زیر را نیز در نظر داشته باشید:
- ایمیل خود را در اندازه قلم خوانا مانند اندازه قلم 12 تایپ کنید.
- از سبک های خاصی مانند قلم های ایتالیک ، برجسته یا چند رنگ پرهیز کنید ، مگر اینکه استفاده از آنها در ارتباط با محتوا و هدف ایمیل شما توجیه شود.
- تمام متن را با حروف بزرگ ننویسید. اگر همه چیز را با حروف بزرگ تایپ کنید ، به نظر می رسد که سر گیرنده فریاد می کشید.
یک موضوع کوتاه و دقیق را انتخاب کنید. در موضوع خود ، از کلمات کلیدی استفاده کنید که دقیقاً در مورد ایمیل چیست و فقط چند کلمه نیست. به این ترتیب ، به شما کمک می کند خواننده از پیام شما غافل نشود زیرا ایمیل هیچ موضوعی ندارد ، موضوعی بیش از حد مبهم است یا موضوعی است که باعث می شود ایمیل مهم نیست.
- موضوعاتی مانند: "س "ال" ، "پیام از طرف من" یا "ایمیل در مورد یک موضوع مهم" بسیار مبهم یا زائد هستند و بنابراین کاملاً بی فایده هستند.
- از طرف دیگر ، موضوعی مانند "برنامه ، لیست مهمانان ، تنظیمات ناهار و بررسی اجمالی جلسات 12 مارس" ، بیش از حد طولانی است که بتوان آن را مدیریت کرد. علاوه بر این ، این عنوان چندین موضوع را پوشش می دهد.
- عنوانی مانند "ملاقات خسارت به پله برقی در تاریخ 12 مارس" کوتاه و روشن است. او گیرنده را به یک موضوع اصلی و تاریخ مربوطه نشان می دهد.

روش 2 از 3: پیام خود را بنویسید

یک سلام مناسب انتخاب کنید. همیشه یک ایمیل رسمی با یک سلام مناسب شروع کنید. بهتر است مخاطب را به نام او صدا بزنید (اگر او را می شناسید). در اصل ، سلام یک ایمیل رسمی همیشه با "عزیز ..." شروع می شود ، به دنبال آن عنوان (آقا / خانم) ، نام خانوادگی شخص و یک ویرگول. اگر قبلاً شخصی را که آدرس ایمیل به او خطور کرده است می شناسید ، می توانید سلام را با "عزیز ..." و سپس نام کوچک آغاز کنید.
- اگر نام شخصی را که ایمیل شما به او خطور کرده است نمی دانید ، از سلامی مانند "آقا / خانم عزیز" ، "رئیس محترم / هیئت مدیره محترم" یا در صورت لزوم "برای کسی که مربوط می شود" استفاده کنید.
- ایمیل خود را با "سلام" ، "سلام" ، "خداحافظ" یا سایر سلام های گاه به گاه شروع نکنید.
در صورت لزوم خود را در پاراگراف اول معرفی کنید. اگر پیام شما خطاب به شخصی است که در حال حاضر با او ارتباط فعلی ندارید ، مانند مشتری جدید ، رئیس بخش استخدام و انتخاب شرکتی که می خواهید از او درخواست کنید یا یک مقام مسئول در شهرداری ، ابتدا بگویید شما کی هستید و دلیل پیام شما چیست. این کار را در یک یا دو جمله در ابتدای ایمیل خود انجام دهید.
- به عنوان مثال ، اگر می خواهید برای یک کارفرمای احتمالی ایمیل ارسال کنید ، می توانید بگویید ، "نام من اریک ون رام است. دلیل این ایمیل این است که می خواهم برای موقعیت دستیار اداری ذکر شده در وب سایت CarrièreXYZ.nl اقدام کنم. "
با مهمترین اطلاعات شروع کنید. پس از معرفی خود و خلاصه دلیل پیام خود ، می توانید به قسمت اصلی ایمیل خود بروید. مهمترین اطلاعات را تقریباً در بالا قرار دهید. به این ترتیب شما نسبت به وقت گرانبهای گیرنده احترام می گذارید و به سرعت هدف ایمیل خود را روشن می کنید.
- به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن نامه ای برای یک کارمند دولت در یک سازمان دولتی هستید ، اولین چیزی که می توانید بگویید این است: "نام من Aletta van Raam است. من آدرس ایمیل شما را در وب سایت دادستانی عمومی یافتم. من برای شما می نویسم که احضاریه ای را که در تاریخ 31 دسامبر 2009 در رابطه با تخلف رانندگی دریافت کردم ، زیر سوال ببرید. "
مستقیم بگویید چه شکلی است. در یک ایمیل رسمی ، مشروعیت برای اینکه مشروعیت خود را حفظ می کنید مشکلی ندارد. با دور زدن بوش ، فقط به این می رسید که توجه خواننده شما کم شود و در نتیجه تعیین دقیق آنچه می خواهید یا نیاز دارید ، برای او دشوارتر می شود.
- به عنوان مثال ، اگر از طریق ایمیل به یک معلم ایمیل می کنید ، با پر کردن های غیرضروری مانند "من دیانا فرانسن هستم ، فضا را از دست ندهید". ایا من را میشناسی؟ شیمی 221 در حال حاضر موضوع مورد علاقه من است. من روش سازماندهی سخنرانی ها را دوست دارم. من همیشه می توانم همه چیز را کاملاً دنبال کنم و همیشه دقیقاً می دانم چه انتظاری در یک امتحان دارم. صحبت از امتحانات شد ، می خواستم در مورد هفته امتحان بعدی سوال کنم. "
- در عوض ، نوشتن چنین چیزی واضح تر است: "نام من دیانا فرانسن است و من با شما در شیمی 221 شرکت می کنم. من با یک سوال در مورد درگیری احتمالی در زمان های امتحان آینده برای شما می نویسم."
کوتاهش کن هیچ قاعده استانداردی برای مدت زمان تعیین شده ایمیل وجود ندارد. با این وجود ، بهترین کار این است که حداکثر طول سطح یک صفحه نمایش (لپ تاپ یا رایانه شخصی) برای نامه الکترونیکی حفظ شود.
- اگر ایمیل شما نسبتاً طولانی است ، آن را به چند پاراگراف کوتاه تقسیم کنید. به جای تورفتگی در ابتدای هر پاراگراف ، یک خط خالی بین دو پاراگراف وارد کنید.
زبان خود را رسمی نگه دارید. شما یک ایمیل رسمی در متن حرفه ای می نویسید ، به همین دلیل است که به طور طبیعی می خواهید تأثیر خوبی ایجاد کنید. از جملات کامل و عبارات مودبانه استفاده کنید. از مواردی مانند:
- عامیانه
- اختصارات یا انقباضات غیر ضروری
- شکلک و شکلک
- زبان مبتذل
- شوخی
ایمیل خود را به درستی ببندید. آنچه مربوط به سلام است در مورد بسته شدن نیز صدق می کند. می توانید یک ایمیل رسمی را به چند روش قابل قبول ببندید. همیشه نام و موقعیت کامل خود را در زیر قسمت بسته بندی قرار دهید. بسته به محتوای ایمیل خود ، می توانید از یک یا چند مورد از بسته شدن موارد زیر استفاده کنید:
- "در انتظار پاسخ شما ، من می مانم ،"
- 'ارادتمند شما،'
- 'خالصانه،'
- 'پیشاپیش خیلی ممونم،'
- "دوستانه متشکرم ،"

روش 3 از 3: ایمیل خود را برای ارسال آماده کنید

پیوستهایی را که می خواهید اضافه کنید اضافه کنید. اگر می خواهید پیوست های خاصی را با ایمیل خود وارد کنید ، لطفا آنها را در متن ایمیل خود لیست کنید تا به گیرنده اطلاع دهید که پیوست های ایمیل وجود دارد. خوب است که تعداد و اندازه پیوست ها را کوچک نگه دارید و انواع فایل های سنتی و کاملاً سازگار را انتخاب کنید.
- به عنوان مثال ، نظری را اضافه کنید مانند: "پیوست من یک نسخه از رزومه و نمونه کارها را در قالب PDF برای شما ارسال می کنم."
ایمیل خود را به دقت از نظر غلط املایی و گرامری بررسی کنید. کورکورانه به غلط گیر هجی ارائه دهنده خدمات ایمیل یا برنامه پردازش کلمات خود اعتماد نکنید. بلند خواندن ایمیل خود یا درخواست از شخص دیگری برای بررسی آن برای شما راهی عالی برای انتخاب غلط املایی ، غلط املایی یا جملات نامشخص است.
اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعات محرمانه ای در ایمیل شما وجود ندارد. همیشه به خاطر داشته باشید که ایمیل 100٪ ایمن سیستم ارتباطی نیست. به خاطر داشته باشید که سرورهای ایمیل می توانند هک شوند ، یا اینکه گیرنده می تواند ، خواسته یا ناخواسته ، اطلاعاتی را که نمی خواستید علنی کنید با دیگران به اشتراک بگذارد.
- از درج رمزهای عبور ، شماره حساب یا سایر اطلاعات محرمانه در ایمیل خودداری کنید.