خلاصه ای بنویسید

ویدیو: منو بهتر بشناسید.. خلاصه ای از زندگی من

محتوا

گام برداشتن
قسمت 1 از 4: نقشه برداری و تنظیم جلسات مختصر خود
قسمت 2 از 4: شرح موضوع
قسمت 3 از 4: نتیجه گیری و توصیه ها
قسمت 4 از 4: بررسی توجیهی
نکات

خلاصه ای از موضوعات خاص و پیشینه آن را معمولاً برای یک مقام دولتی یا سایر سیاستگذاران بیان می کند. این تصمیم گیرندگان مجبورند روزانه در مورد موضوعات مختلف گزینه های دشواری را انتخاب کنند و آنها مجالی برای تحقیق عمیق درباره هر موضوع ندارند. خلاصه توضیحات کمک می کند تا یک موضوع واحد مورد توجه فرد قرار گیرد و جزئیات مهمی را که وی باید بداند شرح می دهد. سپس در جلسه توجیهی راه حل هایی پیشنهاد می شود و پیشنهادهایی برای بهبود ارائه می شود. توانایی نوشتن توجیهی مهارت مفیدی برای دانشجویان ، تجار ، سیاستمداران و فعالان است. خلاصه ای قانع کننده مختصر ، منظم و منظم است و مهمترین و مهمترین واقعیتها و راه حلها را در بر می گیرد.

گام برداشتن

قسمت 1 از 4: نقشه برداری و تنظیم جلسات مختصر خود

محدوده توجیهی را تعیین کنید. این دامنه شامل عمق و طول جلسه توجیهی است. با چه جزئیاتی می خواهید موضوع را پوشش دهید؟ چند موضوع مختلف را پوشش خواهید داد؟ این بستگی به این دارد که چه مقدار اطلاعات می توانید پیدا کنید و چه مقدار اطلاعات برای تأیید ادعاهای خود باید ارائه دهید.
- تعیین دامنه توجیهی از این جهت مهم است که به خواننده این امکان را می دهد تا بداند دقیقاً در مورد چه اطلاعاتی بحث می شود و چه چیزی نیست.
مخاطبان خود را بشناسید. قبل از شروع نوشتن توجیهات ، مهم است که بدانید چه کسی آن را می خواند. این گزینه هایی را که در سند انتخاب خواهید کرد کنترل می کند. قبل از شروع ، به س questionsالات زیر بیندیشید و اگر قبلاً از جوابها مطلع نیستید ، سعی کنید موارد زیر را بیابید:
- چه کسی این سند را می خواند؟ مقامات دولتی؟ رهبران تجارت؟ روزنامه نگاران؟ ترکیبی از اینها؟
- خواننده قبلاً چقدر در مورد این مشکل می داند؟ آیا آنها حتی در این مورد چیزی می دانند؟ چی باید خوانندگان می دانند؟
- خواننده در این مورد چه اختیاری دارد؟ چه تغییراتی می تواند ایجاد کند؟
نکات اصلی را برنامه ریزی کنید. قبل از شروع به نوشتن جلسات خلاصه خود ، باید نکات اصلی را که می خواهید به آنها اشاره کنید ترسیم کنید (یا در ذهن خود یا در یک طرح کلی).
- از آنجا که معمولاً یک جلسه توجیهی بیش از یک یا دو صفحه نیست ، باید مختصر باشد. سیاست گذاران بسیار شلوغ هستند و مسئله شما تنها موضوعی نیست که در صفحه آنها قرار دارد. دیگر جایی برای اطلاعات غیرضروری یا توضیحات طولانی مدت وجود ندارد. در مورد نکات اصلی خود برای ایجاد یک خلاصه مختصر از قبل تصمیم بگیرید.
استفاده از یک الگو را در نظر بگیرید. گرچه لازم نیست قالب یک جلسه توجیهی بیش از حد پیچیده باشد ، شما می توانید با بارگیری یکی از چندین قالب آنلاین رایگان برای ایجاد اسناد توجیهی در MS Word ، در وقت خود صرفه جویی کنید.
- یک الگو می تواند به شما کمک کند تا افکار خود را سازماندهی کرده و سریعتر یک خلاصه را تهیه کنید.
نام ، تاریخ و خطوط موضوع را بیابید. اگر از الگویی استفاده نمی کنید ، باید با نوشتن نام ، تاریخ و سطرهای موضوع شروع کنید.
- نام مربوط به شخصی است که جلسه توجیهی به او خطاب شده است.
- تاریخ مربوط به تاریخ ارائه توجیهی است.
- خط موضوع باید با چند کلمه موضوع اصلی جلسه توجیهی ، مانند "شیوع قلدری در مدرسه در منطقه اوترخت" را توصیف کند. این به خواننده اجازه می دهد تا بدون حتی نگاه کردن به سند ، بفهمد چه چیزی مشکل این است که درمان می شود
درج یک خلاصه در نظر بگیرید. برخی از جلسات خلاصه ای در ابتدای جلسات خلاصه می شود که در چند نکته کل متن را خلاصه می کند. تصمیم بگیرید که آیا می خواهید این کار را انجام دهید یا خیر ، و اگر چنین است ، فضا را برای این بخش ذخیره کنید.
- برای یک خواننده بسیار شلوغ ، خلاصه نکات اصلی را زودتر از موعد ارائه می دهد ، و خلاصه کردن بقیه سند را آسان می کند.
- یک جلسه توجیهی خوب و منظم اغلب به اندازه کافی مختصر است تا این بخش را زائد کند. اگرچه مواردی وجود دارد که نیاز به اقدام فوری دارند ، این می تواند راهی باشد که می تواند فوریت جلسه توجیهی را با مشخص کردن بازه زمانی در خلاصه نشان دهد.
- خلاصه نباید بیش از سه تا چهار امتیاز باشد.

قسمت 2 از 4: شرح موضوع

مقدمه ای بسازید که موضوع را خلاصه کند. قسمت بعدی جلسه توجیهی باید موضوع یا مشکل را به تفصیل شرح دهد. با یک گشودن کوتاه شروع کنید ، که معمولاً به عنوان "مشکل" یا "هدف" شناخته می شود ، و در یک یا دو جمله مسئله اصلی را که جلسه توجیهی بر آن تمرکز دارد و / یا اینکه چرا این جلسه توجیهی را ایجاد کرده اید ، توصیف کنید.
- به عنوان مثال ، می توانید چیزی مانند این بنویسید: "در مدرسه های منطقه اوترخت تعداد موارد قلدری خشونت آمیز افزایش یافته است." سیاست های انضباطی فعلی ممکن است برای پرداختن به این موضوع کافی نباشد. "
مروری بر مهمترین واقعیتها / زمینه ها ارائه دهید. بخش بعدی ، "ملاحظات" یا "پیشینه" باید اطلاعات دقیق در مورد وضعیت مشکل یا مسئله را با تمرکز بر توسعه اخیر و / یا وضعیت فعلی امور ارائه دهد.
- این بخش باید شامل اطلاعات لازم برای تصمیم گیری در مورد این موضوع توسط خواننده باشد. اطلاعاتی که برای این منظور لازم نیست ، هرچند جالب باشد ، می تواند حذف شود.
- اگر قبلاً این کار را انجام نداده اید ، قبل از نوشتن این بخش ، تحقیق کنید. اطلاعات موجود در این بخش باید تا حد ممکن دقیق ، مشخص و به روز باشد.
- در صورت لزوم ، اطلاعات را برای مخاطبان خود ترجمه کنید تا این بخش به روشنی و ساده بیان شود. از اصطلاحات اصطلاحی ، زبان فنی یا اطلاعاتی که به طور مستقیم مورد توجه عموم نیست ، خودداری کنید.
- در صورت لزوم از آمار و داده استفاده کنید ، اما مواردی را توضیح دهید که مخاطبان شما قادر به درک سریع و آسان آنها باشند.
نظر خود را کنار بگذارید. نظر شما در مورد این وضعیت و / یا آنچه باید در مورد آن انجام شود در این بخش نیست. به حقایق پایبند باشید.
- با این حال ، می توانید در مورد جوانب مثبت و منفی اقدامات مختلف پیشنهادی یا فعلی ، شناسایی نقاط قوت و ضعف ، بحث کنید.

قسمت 3 از 4: نتیجه گیری و توصیه ها

آن را مرتبط کنید. جلسه خلاصه شما باید با بخشهایی مانند "نتیجه گیری" و / یا "توصیه ها" یا "مراحل بعدی" به پایان برسد. چنین تعطیلی باید روشن کند که چرا این موضوع توسط خواننده شما مهم تلقی می شود.
- سعی کنید موضوع را مستقیماً به علاقه شخصی خواننده پیوند دهید ، تا جنجالی شما را جذاب تر کند.
- به عنوان مثال ، می توانید جملاتی مانند این را بگویید: "حوادث قلدری باعث می شود والدین مدرسه خصوصی را در نظر بگیرند. اینها با نمرات پایین تر آزمون و نمره قبولی مرتبط هستند ، و باعث می شود مدارس ما در نظر جامعه کمتر کارآمد باشند. آنها شانس منطقه را برای تأمین بودجه با کمک های دولتی و بودجه خصوصی کاهش می دهند. "
یک راه حل پیشنهاد کنید. بسیاری از جلسات ارائه شده یک راه حل پیشنهادی برای مسئله توصیف شده ارائه می دهد ، و این مسئله را با تغییر سیاست برای بهبود وضعیت مرتبط می کند.
- برخی از جلسات ارائه شده ، راه حل (های) پیشنهادی را در بخشی با عنوان "توصیه ها" تشریح می کنند ، اما برخی از نویسندگان "گام های بعدی" را ترجیح می دهند ، زیرا احساس می کنند که حالت نرم تری دارد و کمتر متانت و پرخاشگری دارد. به یاد داشته باشید ، این خواننده است که حرف آخر را می زند و در مورد موضوع تصمیم می گیرد ، نه شما.
- لازم نیست این بخش مانند بخش پیش زمینه / ملاحظات "متعادل" باشد. این می تواند محلی برای بیان نظر شما در مورد آنچه باید انجام شود باشد.
- با این حال ، لازم به ذکر است که شما نیازی به ارائه راه حل خاصی ندارید. روش دیگر ، شما می توانید به سادگی برخی از گزینه ها را با موافقان و مخالفان آنها لیست کرده و از خواننده بخواهید که این گزینه ها را در نظر بگیرد و به نوعی برای رفع این مسئله اقدام کند. لزوماً لازم نیست مشخص کنید که کدام اقدام مناسب تر است.
از حقایق برای اثبات استدلال خود استفاده کنید. پیشنهادات شما در این بخش آخر باید منطقی از اطلاعات بخشهای قبلی باشد. از حقایقی که ارائه کرده اید استفاده کنید تا نشان دهید چرا راه حل پیشنهادی شما یک راه حل خوب است.
- اطمینان حاصل کنید که هر راه حلی که پیشنهاد می کنید کاملاً واضح و مرتبط با موضوع باشد ، همانطور که آن را ترسیم کرده اید. به عنوان مثال ، فرض کنید در بخش قبلی به فقدان برنامه های پیشگیری از قلدری اشاره کرده اید. در این بخش پیشنهاد چنین برنامه ای منطقی است و شاید برای سایر مدارس نیز به تأثیر آنها اشاره شود. اگر هنوز به هیچ برنامه پیشگیری اشاره نکرده اید ، راه حلی مانند این از بین رفته است.

قسمت 4 از 4: بررسی توجیهی

خلاصه توضیحات مختصر را بیان کنید. یک جلسه توجیهی نباید بیش از دو صفحه باشد. اگر جلسه توجیهی طولانی تر از این باشد ، ابتدا باید در بخش کنترل بدنبال مواردی بگردید که قابل حذف باشند.
- به دنبال اطلاعاتی باشید که به موضوع مرتبط نیستند یا اهمیت کمتری دارند و آن مطالب را حذف کنید ، مخصوصاً اگر مربوط به راه حل (های) ارائه دهنده شما نباشد.
- در همین راستا ، اطلاعات مهم لازم برای روشن و قانع کردن استدلال شما وجود ندارد. ممکن است لازم باشد اطلاعات خاصی را با دیگری مبادله کنید.
- سعی کنید هنگام ویرایش متن خود را جای یک سیاستمدار یا دیوان سالار قرار دهید. به این فکر کنید که این افراد هر روز چقدر اطلاعات می گیرند. مشکلی ایجاد نکنید با ارائه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری بخشی از راه حل باشید - نه بیشتر ، نه کمتر.
زبان فنی را حذف کنید. در مرحله ویرایش ، به زبان فنی یا اصطلاحاتی خاص توجه کنید که باعث می شود جلسه توجیه شما کمتر قابل دسترسی باشد. حتی اگر هنگام نوشتن جلسات توجیهی از این امر اجتناب کنید ، ممکن است برخی اصطلاحات پیچیده به سند راه یافته باشند.
- به خصوص اگر در موضوعی که درباره آن می نویسید متخصص هستید ، برای لحظه ای فراموش می شود که درک زبان روزمره برای دیگران برای شما دشوار است.
- بخاطر داشته باشید که برای افرادی که با موضوعی خیلی آشنا نیستند ، همیشه بلافاصله روشن نمی شود که چرا چیزی مهم است. سیاست گذاران معمولاً نمی توانند در هر موضوعی که برای تصمیم گیری نیاز دارند متخصص باشند.
اطمینان حاصل کنید که ساختار منطقی است. اطمینان حاصل کنید که واقعیتهای اصلی که ثبت کرده اید منطقی از موضوع ناشی می شود همانطور که خلاصه آن را بیان کردید. همچنین دوبار بررسی کنید که تمام راه حل هایی که پیشنهاد می کنید مهمترین ملاحظات را برطرف می کنند.
کار خود را به دقت از نظر خطا بررسی کنید. پس از بررسی طول و جریان جلسات ، یک بار دیگر متن را با دقت مرور کنید تا مطمئن شوید هیچ اشتباهی در آن رخ نداده است.
- خلاصه نویسی با غلط های املایی ، سبک یا دستوری توسط خواننده کمتر جدی می شود. شما ممکن است با ارائه چنین مختصری بیش از آسیب ، صدمه بزنید ، زیرا می تواند دیدگاه شما را بی اعتبار کند.

نکات

جلسات توجیهی نوشته شده توسط رهبران و اساتید برجسته را بخوانید تا از سبک اقناع آنها مطلع شوید.
بخاطر داشته باشید که گرچه ممکن است جلسه خلاصه شما متوجه شخص خاصی باشد ، دیگران - کارمندان ، همکاران و حتی رسانه ها - ممکن است آن را بخوانند. این دلیل خوبی است تا زبان خود را حتی الامکان در دسترس نگه دارید ، حتی اگر خواننده مورد نظر از این موضوع آگاهی داشته باشد.