محتوا

• مراحل
• روش 1 از 2: کار با یک قالب Excel
• روش 2 از 2: جدول هزینه پویا خود را ایجاد کنید
• نکات

بسیاری از شرکت ها از مایکروسافت اکسل برای پیگیری هزینه های بخش یا شرکت استفاده می کنند. در حال حاضر Excel را می توان در تمام رایانه های شخصی با سیستم عامل ویندوز استفاده کرد. به همین دلیل ، اگر این برنامه بر روی رایانه شخصی شما نصب شده است ، می توانید هزینه های خود را پیگیری کنید. تعداد زیادی الگو برای پیگیری هزینه های مایکروسافت و سایر سایت ها وجود دارد ، آخرین نسخه های Excel شامل یک الگوی داخلی به عنوان یک قالب از پیش نصب شده است. همچنین در Excel ، می توانید جدول پویای خود را برای پیگیری هزینه ها ایجاد کنید. در هر دو مورد ، دستورالعمل های زیر را دنبال کنید.

مراحل

روش 1 از 2: کار با یک قالب Excel

1. 1 یک الگوی از پیش تعیین شده را انتخاب کنید. آخرین نسخه های برنامه شامل الگویی برای پیگیری هزینه های شخصی و همچنین الگوهایی برای پیگیری هزینه های کسب و کار است. می توانید به این الگوها دسترسی داشته باشید و هزینه ها را با استفاده از آنها پیگیری کنید.
   • در Excel 2003 ، New را از منوی File انتخاب کنید. در نوار وظیفه On My Computer ، New Book را انتخاب کنید تا الگوها در یک کادر محاوره ای جدید مشاهده شوند.
   • در Excel 2007 ، در منوی File ، New را انتخاب کنید. با این کار کادر محاوره ای "کتاب جدید" ظاهر می شود. از منوی Templates در منوی سمت چپ ، قالب های نصب شده را انتخاب کنید. بودجه ماهانه شخصی را از قالب های نصب شده در منوی وسط انتخاب کرده و روی ایجاد کلیک کنید.
   • در Excel 2010 ، در منوی File ، New را انتخاب کنید. نمونه الگوها را در بالای پنجره قالب های موجود انتخاب کنید ، سپس بودجه ماهانه شخصی را از بین همه قالب های نمونه انتخاب کرده و روی ایجاد کلیک کنید.
2. 2 یک الگو به صورت آنلاین انتخاب کنید. اگر الگوهای از پیش تعریف شده برای پیگیری هزینه های شما مناسب نیستند ، می توانید یک الگو را از طریق اینترنت انتخاب کنید. می توانید آن را از هر سایتی یا با اتصال از طریق Excel به Microsoft Office Online بارگیری کنید.
   • برای Excel 2003 ، می توانید یک قالب مناسب از کتابخانه آنلاین Microsoft Office در آدرس https://templates.office.com/en-us انتخاب کنید. (همچنین می توانید الگوها را برای نسخه های بعدی Excel پیدا کنید.)
   • در اکسل 2007 ، برگه بودجه را در زیر بخش اینترنت کادر محاوره ای New Workbook انتخاب کنید. برای اتصال به کتابخانه آنلاین الگوهای آفیس ، باید اینترنت را فعال کرده باشید.
   • در Excel 2010 ، بودجه ها را از قسمت Office.com در پنجره قالب های موجود انتخاب کنید. برای اتصال ، باید اینترنت را روشن کرده باشید.
3. 3 اطلاعات مورد نیاز را در قسمت های مناسب وارد کنید. اطلاعات به الگوی جداول پویای خاصی که استفاده می کنید بستگی دارد.
4. 4 جدول پویا خود را ذخیره کنید. می توانید از نام پیشنهادی برای جدول پویا استفاده کنید یا نام را تغییر دهید. کافی است نام خود و سال جاری را در نام فایل نشان دهید.

روش 2 از 2: جدول هزینه پویا خود را ایجاد کنید

1. 1 اکسل را باز کنید.
2. 2 نام جدول پویا را در سلول A1 وارد کنید. عنوان باید معنی دار باشد ، به عنوان مثال ، "بودجه شخصی" ، "پیگیری هزینه های شخصی" یا موارد مشابه (نیازی به استفاده از علامت نقل قول ندارید ، آنها فقط برای نشان دادن مثال اینجا هستند).
3. 3 عناوین ستون را وارد کنید. عناوین و ترتیب فرض شده: تاریخ ، دسته هزینه ، یادداشت ، هزینه ، درآمد و موجودی. این سرصفحه ها را از سلول A2 تا G2 پر کنید. ممکن است لازم باشد ستون ها را متناسب با عنوان یا مقدار بزرگتر کنید.
   • هنگامی که سرفصل های جدول و ستون پویا خود را آماده کردید ، می توانید از ویژگی Freeze Region برای نمایش عنوانها به صورت دائمی استفاده کنید. ویژگی Freeze Region در منوی View در Excel 2003 و نسخه های قبلی و در منوی View ، برگه Window در Excel 2007 و 2010 قرار دارد.
4. 4 اطلاعات مربوط به نوع اول هزینه را در سلول در ردیف سوم وارد کنید.
5. 5 فرمول موجودی را در سلول G3 وارد کنید. با توجه به این که برای اولین بار به موجودی وارد می شوید ، این تفاوت بین هزینه و درآمد تعریف می شود. نحوه نوشتن این مورد بستگی به این دارد که آیا می خواهید هزینه ها یا بودجه موجود را نمایش دهید.
   • اگر می خواهید صفحه گسترده هزینه ها را نمایش دهد ، فرمول مانده باید = E3-F3 باشد ، جایی که E3 نشان دهنده هزینه و F3 نشان دهنده درآمد است. با این تنظیم ، فرمول هزینه ها را به عنوان یک عدد مثبت نشان می دهد و درک میزان هزینه ها را آسان تر می کند.
   • اگر می خواهید در جدول به طور عمده وجوه موجود برای شما نمایش داده شود ، فرمول موجودی باید = F3-E3 باشد. با این تنظیم ، اگر درآمد شما بیشتر از هزینه های شما باشد ، جدول یک تراز مثبت را نشان می دهد ، و در موقعیت معکوس ، یک تراز منفی.
6. 6 اطلاعات نوع دوم هزینه را در سلول در ردیف چهارم وارد کنید.
7. 7 فرمول موجودی را در سلول G4 وارد کنید. دومین و مقادیر بعدی همچنان تراز را نشان می دهند ، بنابراین باید تفاوت هزینه ها و درآمد را به مقدار موجودی رکورد قبلی اضافه کنید.
   • اگر ابتدا هزینه ها را بررسی می کنید ، فرمول موجودی = G3 + (E4-F4) خواهد بود ، جایی که G3 سلولی است که موجودی قبلی را نشان می دهد ، E4 هزینه ها را نشان می دهد و F4 درآمد را نشان می دهد.
   • اگر از صفحه گسترده ای برای نمایش پول نقد استفاده می کنید ، فرمول موجودی = G3 + (F4-E4) خواهد بود.
   • پرانتزهای اطراف سلولها که تفاوت بین هزینه و درآمد را نشان می دهند اختیاری است. آنها فقط برای شفاف سازی فرمول استفاده می شوند.
   • اگر می خواهید موجودی تا ثبت یک رکورد خالی بماند ، می توانید از مقدار IF در فرمول استفاده کنید تا اگر هیچ تاریخی وارد نشده است ، سلول مقدار را نمایش ندهد. فرمول چنین رکوردی = IF (A4 = "" ، "" ، G3 + (E4-F4)) خواهد بود ، در صورتی که جدول برای حفظ هزینه ها مورد نیاز است و = IF (A4 = "" ، "" ، G3 + (F4-E4)) ، اگر جدول برای نمایش پول نقد مورد نیاز است (می توانید براکت های اطراف سلول را که هزینه ها و درآمد را نشان می دهد حذف کنید ، اما باید از براکت های خارجی استفاده کنید).
8. 8 موجودی فرمول را در سلولهای دیگر در ستون G (ستون تعادل) کپی کنید. در سلول G3 راست کلیک کرده ، Copy را انتخاب کنید. سپس سلولهای زیر ستون را انتخاب کنید. روی سلول های انتخاب شده راست کلیک کرده و Paste را انتخاب کنید تا فرمول را در سلول های انتخابی بچسبانید (در اکسل 2010 ، Paste یا Paste Formula را از منو انتخاب کنید). فرمول به طور خودکار سلول ها را به روز می کند تا هزینه ها ، درآمد و تاریخ (در صورت وجود) از سری فعلی و موجودی از سری بالای سری فعلی را نشان دهد.
9. 9 جدول پویا خود را ذخیره کنید. برای آن یک نام معنی دار بگذارید ، به عنوان مثال ، "هزینه حسابداری. xls" یا "بودجه شخصی. xls". همانطور که در مورد نام الگوها ، می توانید نام و سال خود را در نام فایل وارد کنید (توجه داشته باشید ، نقل قول ها فقط برای نشان دادن مثال استفاده می شوند ، نباید آنها را در نام استفاده کنید. نیازی به تعیین فایل ندارید پسوند نیز ، Excel خود آن را انجام می دهد) ...
   • اکسل 2003 و نسخه های قدیمی تر جداول پویا را در قالب قدیمی ".xls" ذخیره می کند ، در حالی که اکسل 2007 و 2010 جداول را در قالب جدیدتر ".xlsx" مبتنی بر XML ذخیره می کند ، اما می توانید جداول پویا و قدیمی را بخوانید و ذخیره کنید. xls "و همچنین اگر چند رایانه شخصی دارید و می خواهید یک صفحه گسترده در هر یک از آنها ذخیره کنید ، در صورت وجود هر یک از رایانه های شخصی شما دارای Excel 2003 یا قدیمی تر ، از فرمت قدیمی تر یا اگر حداقل Excel 2007 روی همه رایانه ها نصب شده است ، از فرمت جدیدتر استفاده کنید.

نکات

• برای مطابقت با اطلاعات وارد شده ، از تکمیل خودکار در دسته هزینه و درآمد استفاده کنید.
• برای تشخیص صورتحساب های پرداخت شده از هزینه هایی که به تازگی برنامه ریزی شده است ، فونت را پررنگ کنید ، متن یا سلول ها را با رنگ برجسته کنید.
• برای جلوگیری از تغییر تصادفی فرمول یا عنوان ستون ، می توانید از سلول ها در برابر تغییر محافظت کنید. سلولهایی را که ممکن است در آینده نیاز به تغییر داشته باشید (تاریخ ، دسته ، هزینه ، درآمد ، یادداشت) انتخاب کرده و قفل آنها را باز کنید. پس از آن ، می توانید بقیه جدول را از تغییرات قفل کنید.