محتوا

• مراحل
• روش 1 از 1: برای جلسه آماده شوید
• نکات
• هشدارها

برای موفقیت در جلسه ، آمادگی کامل برای آن بسیار مهم است.جلسات نقش عمده ای در اکثر صنایع حرفه ای ایفا می کنند. این مراحل را دنبال کنید تا جلسه بعدی شما موفقیت آمیز باشد.

مراحل

روش 1 از 1: برای جلسه آماده شوید

1. 1 دانستن نحوه آماده شدن برای یک جلسه برای همه کارکنان و به ویژه هر مدیر یا سرپرست بسیار مهم است. دانستن زمان عدم ملاقات نیز به همان اندازه مهم است.
2. 2 تصمیم بگیرید که چه نوع جلسه ای را میزبانی خواهید کرد:
   • اطلاعاتی
   • خلاق
   • تصمیم گرفتن
   • انگیزشی
3. 3 تعیین نقش و تعیین اعضا. نقشها می تواند به شرح زیر باشد:
   • راهنمایی شود
   • دستیار / برگزار کننده
   • منشی (ثبت سوابق)
   • زمان سنج (زمان را پیگیری می کند)
   • شركت كنندگان
4. 4 اعلامیه هایی تهیه کنید که شامل تاریخ ، زمان ، دستور کار و محل جلسه باشد. اعلان ها را از قبل برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید.
5. 5 مدتی را برای بحث در مورد جلسه قبلی (در صورت وجود) اختصاص دهید. بنابراین ، شرکت کنندگان می توانند نکات نامفهوم را روشن کنند یا اختلاف نظر خود را ابراز کنند.
6. 6 موارد لازم را در مکان هایی قرار دهید. میزها و صندلی ها را از قبل مرتب کنید. یک قلم و کاغذ در اختیار هر فرد قرار دهید. یک آبگیر در مرکز کلمه قرار دهید و لیوان ها را مرتب کنید.
7. 7 برای سفارش با همه تماس بگیرید. این همان لحظه ای است که رئیس از همه می خواهد صحبت خود را متوقف کنند و شروع جلسه را اعلام می کند. اهداف را مشخص کنید. دستور کار فهرستی از موضوعات مربوط به یک موضوع و زمان اختصاص داده شده برای هر یک از آنها است. به عنوان مثال: "1. تحقق اهداف قبلی را ارزیابی کنید (15 دقیقه) ، 2. اهداف دیگر را به ترتیب بحث کنید (20 دقیقه) ، 3. 5 هدف اصلی (10 دقیقه) را انتخاب کنید.
8. 8 قبل از ملاقات ، دفتر مخصوص یا فقط یک تکه کاغذ را در یک دایره قرار دهید تا حاضران نام خود را یادداشت کنند. این اسامی دقیقه به دقیقه تعیین می شود.
9. 9 از منشی بخواهید نکات مهم جلسه را بنویسد تا بعداً به آنها پرداخته شود.
10. 10 در پایان جلسه ، اگر کسی در مورد موضوعات دیگر س questionsالی دارد ، بپرسید. برای جلسه بعدی تاریخ تعیین کنید و پایان آن را اعلام کنید.

نکات

• رئیس اغلب در مجمع عمومی سالانه منصوب می شود. رئیس جلسه را مدیریت می کند ، نظم را حفظ می کند و اطمینان می دهد که همه به دستور کار پایبند هستند.
• اگر رئیس انتخاب نشده است ، فردی را پیدا کنید که مایل به انجام این نقش باشد.
• حتی اگر جلسه غیر رسمی باشد ، باز هم باید تاریخ و ساعت را به اطلاع افراد قبلی برسانید. به عنوان مثال ، می توانید برای همه ایمیل ارسال کنید.
• منشی که یادداشت می کند نیز همینطور است.
• این دستورالعمل ها در مورد جلسات رسمی نیز صدق می کند.
  • دستور کار جلسه را در یک راستا نگه می دارد و از بحث طولانی مدت افراد در مورد یک موضوع جلوگیری می کند.
• بسیار مهم است که زمان را پیگیری کنید تا در آینده مشاجره ای ایجاد نشود.

هشدارها

• رئیس باید یک فرد محترم و منصف باشد تا بتواند صلاحیت یک جلسه را اداره کند.