محتوا

• مراحل
• نکات
• چه چیزی نیاز دارید

روش های مختلفی برای ایجاد کابینت بایگانی وجود دارد. انتخاب بستگی به نیازهای شما و روش جستجوی ترجیحی دارد.

مراحل

1. 1 مزایای ذخیره سازی حروف الفبا را در نظر بگیرید. اگر نام افراد ، نویسندگان ، عناوین فیلم ها و کتابها و غیره را مرتب کنید ، سیستم الفبایی عالی عمل می کند. اگر از اسناد اسناد آسان برای یافتن استفاده می کنید ، سیستم الفبایی احتمالاً راحت ترین و آسان ترین استفاده برای شما است.
2. 2 از تقسیم بندی موضوع استفاده کنید. اگر در حال مطالعه یا کار با مجموعه خاصی از موضوعات هستید ، تقسیم بندی بر اساس موضوع می تواند برای یافتن اطلاعات بسیار مفید باشد. به عنوان مثال ، اگر در حال تحصیل در رشته حقوق هستید ، مدارک شما را می توان با توجه به عناوین موضوعات: حقوق اساسی ، حقوق اداری ، حقوق بین الملل و غیره تقسیم بندی کرد.
3. 3 موارد را بر اساس دفعات استفاده جدا کنید. این به خوبی با کاغذهایی که همیشه از آنها استفاده می کنید کار می کند. این سیستم در ترکیب با دیگری ، به عنوان مثال ، حروف الفبا ، به خوبی کار می کند. اطلاعاتی را که بیشتر استفاده می کنید به صورت فشرده در مکانی نگهداری کنید که به راحتی و سریع به آن دسترسی داشته باشید ، مانند جلوی کشوی کاغذ.
4. 4 سیستم عددی را امتحان کنید این سیستم با اعداد یا تاریخ به خوبی کار می کند. به عنوان مثال ، اگر با فاکتورها ، چک ها ، رویدادها کار می کنید ، سیستم شماره به شما کمک می کند تا اطلاعات را خیلی سریع استخراج کنید. در داخل آن ، می توانید تقسیم جداگانه ای را بر اساس ماه ها و سال ها انجام دهید. برای افرادی که از اعداد به عنوان راهی برای شناسایی سند استفاده می کنند ، به عنوان مثال ، کار با مقالات پزشکی ، اسناد قانونی ، پرونده های دادگاه و غیره. یک سیستم اعداد یک روش بسیار کاربردی برای یافتن اطلاعات در یک کابینه بایگانی خواهد بود.
5. 5 از رنگ ها استفاده کنید. چنین رویکردی خلاقانه برای افرادی که حافظه بصری خوبی دارند مفید خواهد بود. استفاده از کد رنگ می تواند به شما کمک کند پروژه های مختلف را به صورت متقابل ارجاع دهید.

نکات

• این اصول برای سیستم های ذخیره سازی رایانه نیز مفید است.
• برای داده های غیر الفبایی از اشاره گرها استفاده کنید. فهرستها باید بر اساس حروف الفبا سازماندهی شوند تا داده ها به سرعت پیدا شوند. اشاره گر باید در جلوی محل ذخیره سند قرار گیرد.
• با مرتب سازی و مرتب سازی مقالات خود ، علامت گذاری مقاله ها برای دسته بندی بعدی را شروع کنید.
• شما همچنین باید فضایی جداگانه برای اسنادی داشته باشید که در هیچ یک از دسته های موجود قرار نمی گیرند.

چه چیزی نیاز دارید

• میزهای کارت
• پوشه های سند
• جعبه های ذخیره پوشه