محتوا

• مراحل
• قسمت 1 از 3: برای مرتب سازی وقت بگذارید
• قسمت 2 از 3: مرتب سازی اسناد و فایل ها
• قسمت 3 از 3: ایجاد فایل های ماهانه
• نکات
• چه چیزی نیاز دارید

سازماندهی فایل های اداری می تواند کار دشواری باشد ، به ویژه اگر تعداد زیادی فایل و سند دارید. اما لزوماً نباید یک روند دردناک باشد. برنامه ریزی از پیش و تصمیم گیری در مورد سیستم فایل می تواند به شما کمک کند تا پرونده های خود را متناسب با نیازهای شغلی خود سازماندهی کرده و اطمینان حاصل کنید که اسناد مهم را با کارآیی بیشتری جستجو می کنید. در اینجا چند مرحله برای شروع سازماندهی پرونده های اداری خود آورده شده است.

مراحل

قسمت 1 از 3: برای مرتب سازی وقت بگذارید

1. 1 زمان کافی برای سازماندهی فایل های خود اختصاص دهید تا مجبور نباشید چندین بار شروع و متوقف کنید. قبل از شروع ، مطمئن شوید که پوشه ها و میانبرهای کافی برای ایجاد فایل های جدید دارید.

قسمت 2 از 3: مرتب سازی اسناد و فایل ها

1. 1 حجم زیادی از اسناد و پرونده هایی را که می خواهید سازماندهی کنید به بسته های کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
   • هر بسته را به صورت جداگانه مرور کنید و هرگونه اسناد و فایل هایی را که می توانید از بین ببرید دور بریزید یا پاره کنید تا فضای فایل کاهش یابد و بهم ریختگی به حداقل برسد.
   • اسناد و پرونده هایی را که می خواهید در 2 دسته مختلف نگهداری کنید تقسیم کنید: 1 مورد برای پرونده هایی که باید در ماه های آینده مورد بررسی قرار گیرند و 1 پرونده هایی که می توانند بایگانی شوند و در آینده نزدیک نیازی به دسترسی ندارند.
2. 2 اگر فایل های سرویس گیرنده دارید پوشه ها را به ترتیب حروف الفبا ذخیره کنید. به عنوان مثال ، اگر هر پوشه نام شخص یا نام شرکت است ، ممکن است سازماندهی حروف الفبا را با نام خانوادگی افراد در نظر بگیرید. در این صورت ، مطمئن شوید که هر برگه در فایل با نام خانوادگی شخص برچسب گذاری شده باشد ، و سپس نام او. پوشه ها را بر اساس حروف الفبا ذخیره کنید و سپس کشوهای کابینت بایگانی را برچسب گذاری کنید تا بدانید کدام کشو دارای نام خانوادگی با کدام حرف است.
3. 3 اگر فایل هایی برای بخشهای مختلف کسب و کار خود دارید ، اطلاعات را بر اساس دسته بندی ذخیره کنید. ممکن است چند پرونده برای فاکتورها ، خدمات یا قراردادها داشته باشید ، در این صورت برای سازماندهی باید آنها را در دسته های مختلف دسته بندی کنید. به وضوح هر پرونده را با طبقه بندی صحیح برچسب گذاری کنید و همه اسناد مربوطه را داخل آن قرار دهید. ممکن است نیاز به ایجاد زیرگروه ها داشته باشید ، بنابراین از پوشه ذخیره سازی آویزان برای تعیین دسته و پوشه های فایل برای زیر شاخه ها استفاده کنید.
   • برای اسنادی که نیاز به رسیدگی فوری دارند ، پرونده ای ایجاد کنید تا بدانید اسناد مهم را به سرعت از کجا پیدا کنید.
   • فایلها را در کابینت با فایلهای موقتی در جلو و فایلهای زیپ دار در پشت قرار دهید. به این ترتیب ، پرونده هایی که بیشتر با آنها سروکار دارید در دسترس فوری قرار می گیرند.

قسمت 3 از 3: ایجاد فایل های ماهانه

1. 1 علاوه بر استفاده از روشهای فوق ، مجموعه ای از پوشه ها را که با ماه (و سال ----) مشخص شده اند ، اضافه کنید. وقتی وقت ندارید فوراً این کار را انجام دهید ، حداقل اسناد خود را در پرونده ماهانه قرار دهید تا بتوانید با اطلاعات ارائه شده به ترتیب زمانی کار کنید. همچنین این اطمینان را به شما می دهد که سرنخ هایی در مورد زمانی که به چیزی نیاز دارید از کجا شروع کنید.
   • فایل های ماهانه نیز مکان مناسبی برای ذخیره اسنادی است که واقعاً در دسته های دیگر قرار نمی گیرند.
2. 2 در پایان سال ، آنچه در پوشه های ماهانه باقی مانده است را ببینید و ممکن است الگویی پیدا کنید - و یک گروه فایل جدید (نام دسته) که در سیستم شما وجود ندارد. در سال جدید برای او پرونده ایجاد کنید.
3. 3 بقیه اطلاعات مربوط به یک ماه را به هم وصل کنید. در یک فایل به نام ذخیره کنید متفرقه (سال ----).

نکات

• هنگامی که پرونده های اداری خود را سازماندهی کردید ، مرتب باشید. با سیستم مدیریت فایل خود سازگار باشید و همه چیز را در جایی که باید باشد قرار دهید.
• برای جلوگیری از سردرگمی در سیستم مدیریت فایل جدید ، اسنادی را که لازم نیست دور بریزید ، بازیافت یا پاره کنید.

چه چیزی نیاز دارید

• کابینت فایل
• آویزان کردن فایل ها
• پوشه ها
• برچسب ها (برچسب ها)
• نشانگرها