محتوا

• مراحل
• مشاوره

آیا با یک بانک ، شرکت بیمه ، آژانس دولتی ، کارفرما یا مدرسه مشکلی دارید؟ آیا لازم است نامه ای به آنها بفرستید تا آنها را متقاعد به انجام کاری کند یا آنها را ترغیب کند تا به شما در حل مسئله کمک کنند اما مطمئن نیستید که از کجا شروع به انجام آن کنید؟ مقاله زیر نحوه نوشتن نامه اقناعی م effectiveثر را راهنمایی می کند.

مراحل

قسمت 1 از 4: آماده شوید

1. 

   ایده های بالا قبل از شروع به نوشتن نامه ، به آنچه می خواهید از طریق نامه منتقل کنید ، دلیل نوشتن این نامه و همچنین اعتراضاتی که گیرنده ممکن است بعد از شما ارائه دهد ، فکر کنید. نامه بخوان داشتن یک ایده ابتدا به شما کمک می کند محتوای اصلی نامه را به روشنی تعریف کنید و همچنین موضوعی را که نامه هدف آن است درک کنید.
   • باز کردن نامه با الگوی جمله: می خواهم "خواننده" را در "هدف" متقاعد کنم. "خواننده" را با شخصی که نامه را برای او می فرستید و "هدف" را با آنچه می خواهید متقاعد کنید جایگزین کنید.
   • پس از اتمام مرحله فوق ، از خود بپرسید: چرا؟ دلایلی را که می خواهید خواننده با خواسته های شما موافقت کند ، زیر خط بزنید.
   • هنگامی که دلایل آن را ذکر کردید ، آنها را بر اساس اهمیت سازماندهی کنید. تمام دلایل مهم را در یک ستون و دلایل کم اهمیت تر از ستون دیگر قرار دهید. این مرحله به جمع بندی اطلاعات برای برجسته سازی اطلاعات مهم و مرتبط کمک می کند.

2. 

   
   
   هدف خود را بدانید. اطمینان حاصل کنید که دقیقاً می دانید اهداف شما چیست. کارهایی که شما باید انجام دهید چیست و می خواهید خوانندگان شما چه کارهایی انجام دهند.
   • در عین حال ، خودتان به راه حل هایی برای حل مشکلاتی که فکر می کنید ، فکر کنید.

3. 

   
   
   حرف هدف را بفهمید. تجزیه و تحلیل و درک موضوع شما به شما کمک می کند ترکیب نامه خود را شکل دهید. در صورت امکان ، تعیین کنید که آیا خوانندگان شما احتمالاً با شما موافق یا مخالف هستند یا اینکه در سمت خنثی خواهند بود یا خیر. این مرحله به شما کمک می کند بفهمید ذهن خود را در کجا قرار دهید
   • سعی کنید هویت واقعی شخصی را که برای او نامه ارسال می کنید ، شناسایی کنید. آنها چه کسانی هستند و چه چیزی باعث می شود شما باور کنید که واقعاً باید به شما کمک کنند؟ آیا نامه شما صرفاً نادیده گرفته می شود یا رسیدگی می شود؟ آیا گیرنده در موقعیت بالایی است یا مسئول حل این مشکل است؟ بسته به موقعیت گیرنده ، عبارت های مختلفی وجود خواهد داشت.
   • سعی کنید دریابید که نظرات خواننده و طرز تفکر در مورد موضوع مورد بحث چیست. آیا ممکن است دیدگاه های متناقضی بین شما و خوانندگانتان ایجاد شود؟ چگونه می توانید چنین دیدگاه هایی را به صورت رسمی ارائه دهید؟
   • دریابید خواننده شما چه علاقه ای به موضوع شما دارد. آیا آنها توانایی معامله دارند؟ آیا آنها مستقیماً تحت تأثیر این موضوع قرار می گیرند؟ چه مدت زمان لازم است تا آنها را برای بررسی آنها صرف کنند؟
   • به انواع شواهدی که باید در مقاله خود ارائه دهید فکر کنید تا خواننده را ترغیب کنید.

4. 

   
   
   در مورد موضوع تحقیق کنید زبان بسیار قانع کننده باید شامل شواهد واقعی و اطلاعات مربوط به آن باشد. مطمئن شوید از زاویه دیگری می بینید. فقط از نظر خود مسئله را مطالعه نکنید ، بلکه نظرات مخالف و حقایق آنها را ذکر کنید.
   • از حقایق واقعی ، استدلالهای منطقی ، آمار و شواهد مربوطه برای تأیید ادعای خود استفاده کنید.
   • به جای اینکه فقط اصرار داشته باشید که موضع طرف مقابل اشتباه است ، توضیح دهید که چرا موضع شما صحیح است و شایسته بررسی است.
   تبلیغات

قسمت 2 از 4: قالب بندی نامه

1. 

   از قالب بلوک استفاده کنید. نامه های تجاری قالب منحصر به فردی دارند. هنگام خواندن نامه ای که در قالب صحیح نوشته شده است ، خواننده از این طریق یا حواس دیگر پرت نخواهد شد. برعکس ، اگر شما ترتیب درست را تنظیم نکنید ، نامه تأثیر بدی از نظر خواننده از شما به جای می گذارد و ممکن است نامه شما را کنار بگذارند.
   • با استفاده از خط شکسته ها و پاراگرافهای جداگانه شروع کنید.
   • هر پاراگراف را تراز کنید. به عبارت دیگر ، پاراگراف را مانند زمان نوشتن نثر یا مقاله تورفتگی نزنید.
   • یک خط بین پاراگراف ها.
   • از یک قلم استاندارد ، معمولاً Times New Roman یا Arial با اندازه قلم 12 استفاده کنید.

2. 

   آدرس به صورت جداگانه در ابتدای نامه قرار می گیرد. با تایپ آدرس خود در گوشه سمت راست بالای نامه شروع کنید. نام خود را وارد نکنید ، بلکه فقط آدرس خیابان ، شهر ، استان (با استفاده از "ایالت" برای کشورهایی با ایالات مانند ایالات متحده ...) و کد منطقه را ذکر کنید. همچنین می توانید شماره تلفن و ایمیل خود را در خطوط جداگانه زیر وارد کنید. اگر در انگلستان زندگی می کنید ، آدرس باید در سمت راست باشد. سپس یک خط دور شوید.
   • تاریخ را وارد کنید ماه ها به ترتیب با نامه و به ترتیب تاریخ و سال نوشته می شوند. توجه: این روش در کشورهای انگلیسی زبان استفاده می شود. در ویتنام ، با استفاده از دستور "روز ... ماه ... سال ..."). یک خط.
   • 4 ژوئن 2013
   • نام و آدرس گیرنده را وارد کنید. سعی کنید هویت گیرنده را مشخص کنید. یک خط.

3. 

   نامه را با سلام باز کنید. "عزیز" با نام گیرنده یک شکل آشنای معرفی است. اطمینان حاصل کنید که نام گیرنده به درستی تایپ شده است تا نام موجود در سلام با نام گیرنده در سربرگ پیام مطابقت داشته باشد.
   • هنگام مراجعه به نام خانوادگی ، از عناوینی مانند آقای (آقای) ، خانم (خانم) ، استاد (دکتر) همراه با نام گیرنده استفاده کنید. اگر مطمئن نیستید با چه نامی زن می توانید تماس بگیرید ، از "خانم (خانم)" استفاده کنید
   • همیشه بعد از عنوان از دونقطه استفاده کنید.
   • بین سلام و پاراگراف اول یک خط بگذارید
   • پروفسور گرامی براون:

4. 

   
   
   نامه را با نتیجه گیری ببندید. قبل از نوشتن جمله پایانی خود ، به لحن نامه فکر کنید. "متشکرم" یکی از انواع اساسی جملات پایانی است ، در حالی که جملاتی مانند "با احترام" دوستانه ترند. فکر کنید که آیا نامه شما با یک پایان محترمانه مطابقت دارد یا دوستانه. مهم نیست که چه نوع نتیجه گیری را انتخاب می کنید ، باید از این قانون پیروی کنید که کلمه اول باید بزرگ باشد و کلمه بعدی حروف کوچک است. زیر جمله پایان دادن به حالت ویرگول است.
   • "بهترین احترام ، (با احترام شما)" را برای قالب نامه رسمی انتخاب کنید. "با احترام" ، "با احترام" ، "متشکرم ، (متشکرم)" یا "واقعاً با احترام شما" فرم های پایانی هستند. استاندارد برای ایمیل تجارت "بهترین نظر ، (بهترین ،)" ، "بهترین نظر" یا "روز خوبی داشته باشید" عبارات صمیمی هستند. و احساس دوردست کمتری دارد.
   • قبل از تایپ نام خود ، چهار خط برای امضای خود در نظر بگیرید.
   • متشکرم،
   تبلیغات

قسمت 3 از 4: نوشتن نامه

1. 

   
   
   مختصر و مختصر. نامه های اقناعی باید کوتاه و مودب باشند. کارآفرینان بندرت نامه ای بیش از یک صفحه یا نامه ای با لحن آزار دهنده می خوانند. غوغا نکنید ، پخش کنید. سعی کنید از جملات روشن و منسجم استفاده کنید. از بحث خارج از موضوع خودداری کنید و اطلاعات غیرضروری ، حاشیه ای یا بیش از حد را ارائه دهید.
   • از به کار بردن جملات بیش از حد پرهیز کنید. نیاز به استفاده از جملات توضیحی بسیار قانع کننده است. جملات باید کوتاه ، فهم آسان و خواندن آنها آسان باشد.
   • پاراگراف های خیلی طولانی ننویسید. اطلاعات زیادی را در هر پاراگراف وارد نکنید زیرا باعث می شود خواننده هنگام خواندن نامه احساس افسردگی کند ، موضوع را کنار نگذارید یا سعی کنید موضوع را گیج کننده تر کنید. به اطلاعات مربوط به هر پاراگراف پایبند باشید و با شروع ایده پردازی به بخش دیگری بروید.

2. 

   
   
   ایده اصلی را در دو جمله اول بیان کنید. با یک جمله باز و ساده شروع کنید. خواسته های خود (یعنی ایده اصلی) را در دو جمله اول بیان کنید.
   • پاراگراف اول باید فقط شامل دو تا چهار جمله باشد.

3. 

   بند دوم باید بر هدف نامه تأکید کند. در این پاراگراف ، افکار ، نیازها یا اهداف خود را مشخص کنید. به جای آوردن دلایل ، اطلاعات یا مطالب خاص ، موقعیت خود ، نکات ، علایق یا درخواست های خود را کاملاً توضیح دهید و اهمیت موضوع را توضیح دهید. چقدر بر شما تأثیرگذار است که شما را مجبور به اقدام می کند.
   • به یاد داشته باشید که مطالب خود را به روشی منطقی و مودبانه با جملات واقع گرایانه تنظیم کنید. از به کار بردن زبان بیش از حد احساسی پرهیز کنید ، از کلمات اجباری استفاده نکنید ، از جملات بی ادبانه با خوانندگان استفاده نکنید (خوانندگان اینجا می توانند افراد یا سازمان ها باشند) و همچنین بی ادبی به طرف مقابل نشان نمی دهد.

4. 

   در پاراگراف های بعدی نکات حمایتی را بیان کنید. چند پاراگراف بعدی با ارائه اطلاعات همراه و جزئیات اضافی حرف شما را توجیه می کنند. جزئیات منطقی ، واقعی ، منطقی ، عملی و قانونی را حتماً ارائه دهید. فقط نظراتی احساسی ، اعتقادی یا صرفاً شخصی ندهید. خواننده را مجبور به خواندن یک داستان طولانی نکنید. نقاط باید سریع و دقیق بیان شوند. در اینجا چند تاکتیک کوچک برای کمک به شما در دستیابی به این هدف وجود دارد:
   • استناد به آمارها و وقایع واقعی برای جذب خوانندگان. اطمینان حاصل کنید که آمار و حقایق ارائه شده از منابع معتبر و موجهی است و این آمار و واقعیت ها در متن اصلی خود توسط شما صادقانه اعمال می شوند. .
   • از کارشناسان تحقیق استناد کنید تا نشان دهد آنها دیدگاه مشابهی در مورد این موضوع نسبت به شما دارند و با نظرات طرف مقابل مخالفت می کنند. این متخصصان باید موقعیت قابل اعتمادی در زمینه مورد تحقیق خود داشته باشند و بتوانند در مورد موضوع مورد نظر اظهارنظر کنند.
   • دلایل تأیید درخواست شما را بیان کنید. روش متقاعد کردن با توضیح دادن برای کسی چرا فکر می کنید کاری باید انجام شود تا آنها بتوانند نظرشان را موثرتر از درخواست ساده کاری از آنها تغییر دهند. . درباره وضعیت فعلی و اینکه چرا باید تغییر کند توضیح دهید.
   • جزئیات ، مشخصات و درک خود را از مسئله ای که در مورد نیاز صحبت می کند ارائه دهید. از تلاش های گذشته برای حل مشکلات یا فقدان هر اقدامی یاد کنید.
   • شواهد مربوط به موضوع مورد بحث باید با مثالی همراه باشد. شواهدی ارائه دهید که خواننده را وادار می کند تا میزان مشکل را ببیند.
   • به یاد داشته باشید آنچه را که باید در پاراگراف خود ذکر کنید محدود کنید. لطفاً پرونده و وضعیت خود را به روشی ساده بیان کنید. خیلی در جزئیات عمیق نیست ، اما لازم است محتوای کلیدی کافی ارائه شود. فقط مرتبط ترین آمار ، کارشناسان و توصیفات را انتخاب کنید.

5. 

   نظر طرف مقابل را رد کنید. نکته کلیدی در توانایی متقاعد کردن م someoneثر کسی ، به چالش کشیدن عقاید مخالف است. اگر می خواهید استدلال ها یا سوالات قابل اعتراض خوانندگان را پیش بینی کنید ، می توانید مواردی را در نامه ذکر کنید. با طرف مقابل نقاط مشترکی پیدا کنید یا با عقاید قانع کننده ای از عقاید خود پشتیبان بگیرید.
   • اطمینان حاصل کنید که تفاوت بین دیدگاه خود و طرف مقابل را صریحاً تصدیق می کنید. تلاش برای پنهان کردن آنها فقط بحث شما را ضعیف می کند. در عوض ، بر ارزش ها ، تجربیات و مسائلی که با طرف مقابل مشترک دارید تأکید کنید.
   • از به کار بردن زبان قضاوت پرهیز کنید. قرار دادن احساسات زیاد در کلمات ، انصاف بحث های شما را کاهش می دهد. نامه ای با منفی و قضاوت بیش از حد می تواند رضایت خوانندگان شما را از نظرات شما مختل کند.

6. 

   با تکرار مجدد درخواست خود ، ادعا کنید. درخواست یا نظر خود را در انتهای پیام تکرار کنید. در این پاراگراف می توانید یک راه حل پیشنهاد دهید یا برای حل مشکل اقدام کنید. در نامه ذکر کنید که این نامه را از طریق تلفن ، ایمیل یا از طریق چک خود پیگیری خواهید کرد.
   • پایان دادن به یک جمله کاملاً ثابت به خواننده متقاعد می شود که به سمت شما متمایل شود یا حداقل به او کمک می کند تا از دید شما مشکل را با وضوح بیشتری ببیند.
   • راه حل ها یا روش های خود را بیاورید. موافقت کنید که مصالحه کنید یا هر دو طرف یک قدم عقب می روند به خواننده نشان دهید که چه کاری انجام داده اید و چه چیزی را برای حل وضعیت آماده می کنید.
   تبلیغات

قسمت 4 از 4: مراحل نهایی

1. 

   خطاها را بررسی کنید. اشتباهات املایی و ساختارهای دستوری ضعیف اولین چیزی است که به خوانندگان تصور بدی از شما می دهد. فقط وقتی مقاله هیچ خطایی نداشته باشد ، خواننده می تواند روی محتوا و ایده ای که مقاله می خواهد بیان کند تمرکز کند. قبل از فشار دادن دکمه ارسال نامه را چندین بار بخوانید. نامه را با صدای بلند بخوانید تا خوب یا خوب شنیده شود.
   • در صورت نیاز ، از کسی بخواهید که غلط های املایی نامه شما را بررسی کند (یا می توانید از نرم افزار بررسی املا استفاده کنید).

2. 

   با امضای واقعی خود امضا کنید. در صورت ارسال نامه به جای ایمیل ، آن را مستقیماً امضا کنید. این به شخصی سازی نامه و تأیید نوشتن نامه توسط شما کمک می کند.

3. 

   از افراد مهم دیگر کپی کنید. اگر افراد دیگر شرکت یا سازمان دیگری نیاز به خواندن نامه شما دارند ، یک نسخه برای آنها بفرستید. این به معنای چاپ تعداد معادل افراد برای ارسال ، امضای واقعی نسخه ها و ارسال است.

4. 

   ارسال کنندگان باید یک نسخه از آن را نگه دارند. همیشه سابقه خود را با اطلاعات مربوط به زمان ارسال آن و اطلاعات گیرنده یادداشت کنید. آنچه را که برای حل مشکل باید در مرحله بعد انجام دهید ، یادداشت کنید تا حل مشکل. تبلیغات

مشاوره

• باید به صورت رسمی بنویسد. اگر از زبان مکالمه غیررسمی یا غیررسمی استفاده کنید ، گیرنده نامه به شما اعتماد نخواهد کرد.استفاده از زبان رسمی همچنین به مدب بودن حرف کمک می کند تا استفاده از عامیانه بی معنی!
• از زبان ملایم استفاده کنید. مردم تمایل دارند به کسانی که با آنها مهربان هستند کمک کنند.
• خارج از موضوع نیست مراقب باشید اطلاعات اضافی را که مربوط به موضوعی نیست که می گویید اضافه نکنید. درعوض ، به مطالب مربوطه پایبند باشید و مسائل را پیچیده نکنید. از حقایق واقعی برای برجسته سازی آنها استفاده کنید.
• اگر بعضی از مراحل ، اقدامات یا پیشنهادات باید به وضوح نشان داده شوند ، فقط از گلوله های پاراگراف میانی استفاده کنید.
• برای نوشتن نامه (از کشورهای انگلیسی زبان) از انگلیسی استاندارد استفاده کنید. این یک متن یا رسانه اجتماعی نیست. این یک نامه رسمی است. مخفف ها ، عامیانه و شکلک ها می توانند پیام شما را انتقال دهند.
• نقاط تمرکز را با توجه به ادراک شرکت ها یا نمایندگان تنظیم کنید. یک شرکت غیر انتفاعی و یک شرکت بزرگ ممکن است متفاوت فکر کنند.
• با خوانندگان خود رفتار نکنید که آنها چیزی به شما بدهکار هستند و از شما چیزی می خواهند. در عوض ، آنها را با زبان دوستانه و حرفه ای متقاعد کنید.