نحوه ارسال ایمیل به خدمات مشتری (همراه با عکس) - نکات

محتوا

مراحل
هشدار

در صورت نیاز به ارسال ایمیل به بخش خدمات مشتری ، برخی از افراد این کار را دشوار می دانند. وقتی همیشه نامه ها را روی کاغذ می نوشتید ، چگونه باید نامه های الکترونیکی بنویسید؟ چه کنوانسیون ها یا پروتکل هایی برای درخواست خدمات مشتری وجود دارد؟ اگرچه هر حرفه ، منطقه و فرهنگ از قوانین مختلفی برخوردار است ، اما دستورالعمل های کلی برای اطمینان از رسیدن به هدف خود در هنگام ارسال ایمیل به خدمات مشتری وجود دارد.

مراحل

قسمت 1 از 3: تحقیقات وب سایت

در جستجوی پاسخ قبل از ارسال ایمیل به بخش خدمات مشتری یک شرکت ، باید مطمئن شوید که وب سایت شرکت پاسخی برای سوال شما ندارد. بسیاری از شرکت ها به سوالات متداول در س FAالات متداول و صفحات پشتیبانی پاسخ داده اند.
- با قرار دادن انگشت در پایین صفحه و کلیک روی پیوندهای "تماس" ، "راهنما" یا "مراقبت از مشتری" می توانید به راحتی به این بخشهای پشتیبانی در وب سایت شرکت دسترسی پیدا کنید.
صفحه مراقبت از مشتری را پیدا کنید. اگر نمی توانید لینک مراقبت از مشتری را در پایین صفحه وب پیدا کنید ، می توانید از کادر جستجو استفاده کنید. این می تواند یک فیلد متنی برای ورود داده یا یک نماد ذره بین در گوشه سمت راست بالای صفحه اصلی باشد. عبارات جستجو مانند "مراقبت از مشتری" یا "تماس" را تایپ کنید و دکمه Enter را فشار دهید.
- معمولاً در صفحه "تماس با ما" ، شرکت ها یک فرم اطلاعات ایمیل برای نظر یا شکایت به مشتریان ارائه می دهند.
  - برای اطمینان از دریافت کپی ، این صفحه را بررسی کنید. در غیر این صورت ، آدرس ایمیلی را پیدا کنید که از حساب ایمیل شخصی خود برای ارسال نامه استفاده خواهید کرد ، که به شما کمک می کند پیام ها را بایگانی کنید.
از نوار جستجو استفاده کنید. موضوعی را که می پرسید در همان نوار جستجو پیدا کنید که برای یافتن آدرس های ایمیل خدمات مشتری استفاده کرده اید. جستجوی موضوعات یا س questionsالات از این طریق به شما کمک می کند بدون نیاز به نامه الکترونیکی پاسخ دهید.
- جستجوی دقیق به شما کمک می کند وقتی واقعاً نیاز به ارسال ایمیل دارید از آنها استقبال کنید. اگر نوشتن ایمیل درمورد این مشکل از قبل در وب سایت باشد ، تیم خدمات مشتری احتمالاً فکر می کند شما یک مهمان سخت و منفعل هستید و بنابراین مشتری بالقوه ای هستید.
- س .الات متداول را بررسی کنید. در بسیاری از موارد ، س yourال شما در حال حاضر پاسخ داده شده در بخش س FAالات متداول است. بسیاری از وب سایت ها از این بخش پشتیبانی می کنند تا تعداد ایمیل های ارسال شده به خدمات مشتری را به حداقل برسانند.
تحقیقات سیاست شرکت. اگر نمی توانید جواب مشکل خود را در نوار جستجو یا س FAالات متداول پیدا کنید ، می توانید اطلاعات بیشتری را در بخش "درباره ما" یا صفحه سیاست بازگشت دریافت کنید. موشواره را به پایین صفحه وب بکشید و پیوندها را پیدا کنید. پیوندی را پیدا کنید که شامل پاسخ س questionال شما باشد از جمله: درباره ما ، فهرست مطالب ، کارتهای اعتباری ، محصولات موجود ، سیاست بازگشت ، سیاست حفظ حریم خصوصی ، شرایط استفاده و غیره
- حتی اگر پاسخ در این پیوندها یافت نشود ، خواندن اطلاعات به شما کمک می کند تا از دانش اضافی شرکت خود برای دریافت پشتیبانی مورد نظر خود از طریق ایمیل استفاده کنید.
تبلیغات

قسمت 2 از 3: نوشتن ایمیل

این را به عنوان ایمیل شکایت یا تعارف شناسایی کنید. همه ایمیل های ارسالی به خدمات مشتری شکایت یا س questionsال نیستند. شاید شما فقط بخواهید از آنها برای حمایتشان تشکر کنید. اکثر شرکت ها از استقبال از این ایمیل های مثبت و همچنین ایمیل پرسیدن سوال خوشحال هستند.
- در حقیقت ، گاهی اوقات شکایت سریعتر و مستقیم تر از ایمیل است. ایمیل فقط زمانی مناسب است که شما از شما تشکر کرده و یا بدون پاسخ فوری سوالی را مطرح کنید ، اما اگر می خواهید بلافاصله مشکل را برطرف کنید ، بهتر است تماس بگیرید.
عنوان خود را واضح بنویسید. یک عنوان معنی دار بنویسید و به اصل مطلب برسید. این به کارکنان خدمات مشتری کمک می کند تا ایمیل شما را ابتدا در صندوق ورودی ببینند ، بنابراین سریعتر پاسخ می دهند. سرفصل های مختصر بنویسید ، خلاصه های ایمیل را وارد کنید و پاسخ برنده را بخواهید.
- مثال: "Chacos من با ضمانت مادام العمر توسط سگ من گاز گرفت - نیاز به تعویض است"
با یک سلام شروع کنید. پس از نوشتن یک عنوان واضح ، گام بعدی استقبال از کارکنان خدمات مشتری است. با عجله موضوع را مطرح نکنید. هنگام تماس یا ملاقات حضوری سلام و احوالپرسی را از دست نخواهید داد ، درست است؟ می توانید به سادگی "خدمات مشتری گرامی" بنویسید.
- اسمی برای سلام پیدا کنید. برخی از شرکت های کوچک و متوسط نام نمایندگان خدمات مشتری خود را لیست می کنند و نوشتن نام یک کارمند باعث خوشحالی آنها می شود تا از شخصی به اندازه شما دوست داشتنی و مهربان حمایت کنند.
- شما می توانید سلام و احوالپرسی را با کاما یا دو نقطه پایان دهید به عنوان مثال ، به خدمات مشتری ، یا به خدمات مشتری:
از هجی استاندارد استفاده کنید. با نوشتن استانداردها نسبت به گیرندگان احترام بگذارید. از همه کلاه ها ، ترکیب های بزرگ و کوچک بهم ریخته یا فونت هایی که شبیه دست خط هستند استفاده نکنید. شما فقط باید با علائم نگارشی استاندارد ، هجی و بزرگ تایپ کنید. این به شما کمک می کند از ایمیل شما قدردانی شود.
لحن مودبانه را حفظ کنید. خواه در حال نوشتن نامه الکترونیکی شکایت و یا ابراز خشم ، مودب باشید. شما یک مهمان گرامی خواهید بود و در ازای آن رفتار مودبانه تری خواهید داشت.
خودتان را معرفی کنید. بعد از سلام و احوالپرسی ، باید خود را معرفی کنید. نام خود را معرفی کنید و نشان دهید اولین مشتری خود هستید یا چندین بار خرید کرده اید. در هر دو مورد ، کارکنان می خواهند شما را راضی کنند. در صورت لزوم ، موقعیت جغرافیایی خود را ذکر کنید (برای محصولات یا خدمات در فضای باز).
خاص باشید از کلمات خاص در ایمیل استفاده کنید. از استفاده از اصطلاحات عمومی ، مانند "محصولات من" خودداری کنید. درعوض ، باید توضیحات مفصلی درباره محصول یا خدمات و دلیل نیاز به نوشتن ایمیل ارائه دهید. هر حادثه مربوط به محصول / خدمات را توصیف کنید تا کارمندان بتوانند به درستی مشکل را شناسایی کنند. درج این اطلاعات لازم در اولین ایمیل باعث می شود از افزودن ایمیل های طولانی جلوگیری کنید.
- در صورت وجود از پیوند محصول استفاده کنید تا کارمند بتواند براساس آنچه شما توصیف می کنید بلافاصله به آن مراجعه کند.
- شماره سفارش را در ایمیل بنویسید ، زیرا بیشتر کارمندان از آنها اطلاعات می خواهند. این شماره برای ردیابی سفارشات و ذخیره در سیستم استفاده می شود.
س clearالات واضحی بپرسید. مستقیماً به اصل ایمیل بروید. زنگ نزن هنگامی که به کارمندان خود سلام و احوالپرسی کردید و خود را معرفی کردید ، با استفاده از جمله بندی خاص شروع به نوشتن پاراگراف جدیدی کنید که دقیقاً چه خبر است.
- در صورت تمایل مستقیماً مشوق بخواهید. با این حال ، ممکن است از درخواست تخفیف خجالتی باشید ، این مورد را در ایمیل کنار بگذارید. اگر می خواهید در ازای محصولات معیوب چیزی دریافت کنید ، مستقیماً از آنها سال کنید.
پاراگراف های کوتاه بنویسید. متن مختصر بنویسید. برای سهولت خواندن 1 ، 2 یا حداکثر 3 جمله در یک پاراگراف بنویسید. این همچنین به کارمندان کمک می کند تا سریعاً از طریق پست الکترونیکی ، از اولویت بندی استفاده کنند. اگر ایمیل حاوی کلمات زیادی باشد ، آنها معمولاً پایین رتبه می شوند ، زیرا وقت کافی برای خواندن و درک آنچه شما می خواهید ندارند.
با یک امضای ساده پایان دهید. برای جمع بندی درخواست یا تعارف ، ایمیل را با نتیجه گیری به پایان برسانید و در آخر خداحافظی کنید. پایان "صادقانه" کار خواهد کرد ، اما شما همچنین می توانید از خداحافظی صرف نظر کنید و فقط امضای ایمیل خود را وارد کنید. همچنین می توانید با گفتن جمله "من مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم" فوریت را نشان دهید.
- امضای ایمیل شامل نام ، شغل و اطلاعات تماس شماست. می توانید امضای ایمیل را در تنظیمات ایمیل قالب بندی کنید و تنظیم کنید که هنگام نوشتن ایمیل های جدید به صورت خودکار نشان داده شود.
پرونده ها را پیوست نکنید. برای اولین بار نباید چیزی را از طریق ایمیل به کسی پیوست کنید. بسیاری از وب سایت ها دارای فیلترهای اسپم هستند که ایمیل های حاوی فایل را هدف قرار می دهند و باعث می شود ایمیل ها قبل از خواندن به Spam Box بروند.
- اگر از طریق ایمیل برای یک برنامه شغلی از شما خواسته می شود ، رزومه خود را در قالب Word ضمیمه کنید ، باید فایل را پیوست کنید.
- نام کاربری ، گذرواژه یا حساب اعتباری / اطلاعات صورتحساب خود را ارائه نکنید.
قبل از ارسال با دقت بخوانید. پس از نوشتن ایمیل ، برای زدن دکمه ارسال عجله نکنید. شما باید ایمیل را با دقت بخوانید ، و اطمینان حاصل کنید که هیچ خطای شلخته ای با کلمات انتخابی شما تداخل ندارد. خواه نوشتن ایمیل روی تلفن ، خودکار «ارسال شده از آیفون من» نمی تواند بهانه ای برای خطاهای دستوری و علائم نگارشی باشد ، بنابراین از حرفه ای بودن شما می کاهد.
پرسیدن. اگر بعد از چند روز ایمیل پاسخ دریافت نکردید ، ممکن است ایمیل شما توسط فیلتر هرزنامه مسدود شده یا به صفحه پایین ایمیل ارسال شود. یادآوری ایمیل قبلی را ارسال کنید و از آنها بپرسید که آیا آنها ایمیل اول شما را دریافت کرده اند. تبلیغات

قسمت 3 از 3: همیشه مودب باشید

دستور زبان و هجی درست بنویسید. شاید این را متوجه نشوید ، اما یک قسمت از حفظ لحن مودبانه استفاده از دستور زبان و هجی درست است. توجه داشته باشید که پیام خود را به صورت منسجم منتقل کنید نشان می دهد که به گیرنده احترام می گذارید و فردی م polدب هستید.
صلاحیت و دانش را نشان دهید. مغرور نشوید ، بلکه مهارت خود را از طریق استفاده صحیح از کلمات نشان دهید. علاوه بر این ، اگر در مورد وب سایت شرکت تحقیق کرده اید و کمی درباره سیاست های آنها می دانید ، بگویید که مطالعه کرده اید اما پاسخی برای مشکل خود پیدا نکرده اید.
از زنگ زدن به شوخی پرهیز کنید. نظرات و جوک های شوخ طبعی باید در مکان مناسب استفاده شود ، بنابراین حداقل در اولین باری که ارسال می شود ، نباید در یک ایمیل جدی ظاهر شود. زبان شوخ طبعی نامناسب قلمداد می شود و باید از آن در تجارت خودداری شود.
- هنگامی که از طریق چند ایمیل با یک کارمند ارتباط برقرار کردید ، این شوخی پذیرفته می شود و درک آن آسان تر است.
خود را بدون حمله بیان کنید. چه از یک محصول یا خدمات بد عصبانی باشید ، ابراز احساسات در یک ایمیل نتایج مطلوبی را به همراه ندارد. ارائه مشکل با احترام و ادب م moreثرتر از یک ایمیل آزار دهنده یا تهاجمی است.
- به یاد داشته باشید که ممکن است نتوانید احساسات خود را به درستی با کلمات بیان کنید. اگر از مشکلی ناراحت هستید که نیاز به رفع سریع دارد ، تماس های تلفنی م moreثرتر خواهد بود.
تعهد و قدردانی خود را ذکر کنید. در نهایت ، ذکر تعهد خود نسبت به شرکت و قدردانی از خدمات آنها در طول سالها باعث می شود که کارمندان با خواندن ایمیل های شما احساس راحتی بیشتری داشته و پاسخ دهند. سریعتر تبلیغات