نحوه صحبت حرفه ای از طریق تلفن (همراه با عکس) - نکات

ویدیو: ۵ راز داشتن نفوذ کلام و قدرت تاثیر گذاری در حرف زدن

محتوا

مراحل
مشاوره
هشدار

ایمیل ، چت آنلاین ، وب و رسانه های اجتماعی روز به روز محبوب تر می شوند ، اما تلفن همچنان یک گزینه ارتباطی غیر قابل تعویض در محل کار است. آیا تا به حال با شخصی تلفنی صحبت کرده اید و فکر کرده اید که او غیرحرفه ای است؟ با بررسی مقاله زیر اطمینان حاصل کنید که دیگران درباره شما چنین فکر نمی کنند. این wikiHow به شما می آموزد که چگونه تماس ها را به صورت حرفه ای اداره کنید.

مراحل

قسمت 1 از 3: پاسخگویی به تلفن

کاغذ و قلم را در دسترس خود نگه دارید. با ضبط نام تماس گیرنده ، زمان ورود و علت تماس را پیگیری کنید. در حالت ایده آل ، شما باید اطلاعات تماس را در یک دفترچه یادداشت ضبط کنید. با این کار تماس ها به طور سیستماتیک در یک مکان قرار می گیرند تا در صورت نیاز بتوانید اطلاعات را به گیرنده صحیح منتقل کنید.
تلفن را با بیشترین سرعت ممکن دریافت کنید. هیچ کس نمی خواهد صبر کند. پاسخ سریع به تماس ، تماس گیرندگان (عمدتا مشتری) را نشان می دهد که شرکت شما مثمر ثمر است. این همچنین نشان می دهد که شما به تماس گیرنده احترام می گذارید.
خود و شرکت را معرفی کنید. به عنوان مثال ، می توانید بگویید: "از اینکه با شرکت املاک و مستغلات Nha Xinh تماس گرفتید متشکرم. نام من Ngan است - میز جلو ساختمان".به همین ترتیب ، از انتهای دیگر خط بخواهید آنها چه کسانی هستند یا اگر سازمان به طور فعال این اطلاعات را به شما ارائه نمی دهد ، از چه سازمانی / شخصی استفاده کنید ، به خصوص اگر این شرکت مقررات سختگیرانه ای داشته باشد. از تماس های ناخواسته محافظت کنید.
س rightالات درست بپرسید. تا آنجا که ممکن است اطلاعات کسب کنید. این به شما کمک می کند تماس های ناخواسته را تشخیص دهید. با این حال ، هنگام پرسیدن س questionsال ، باید از عجله مانند تحقیقات جلوگیری کنید ، به ویژه اگر اطلاعات خاصی برای جمع آوری وجود دارد. باید عاقلانه بپرسید ، بنابراین با لحنی آرام و معتدل به آرامی رفتار کنید.
- تماس گیرنده: "بگذارید با خانم Diem ملاقات کنم"
- دوست: "اسم شما چیست؟"
- تماس گیرنده: "خی"
- دوست: "از کجا زنگ زدی؟"
- تماس گیرنده: "هانوی"
- دوست: "خای نمایندگی کدام شرکت را دارد؟"
- تماس گیرنده: "نه ، این شخصی است."
- دوست: "آیا شما با Diem قرار ملاقات دارید و تماس می گیرید؟"
- تماس گیرنده: "نه عزیزم."
- دوست: "بله ، من منتظر هستم که شما به Diem گزارش دهید."
خود را فرض کنید که شخصی در شرکت در حال گوش دادن به مکالمه است. سازمان ها اغلب با ضبط تماس ها را کنترل می کنند. حتی اگر شرکتی از این روش استفاده نکند ، با این فرض که رئیس شما در تماس است به شما کمک می کند تا با حرفه ای ترین صدا صحبت کنید. اگر این شرکت مقررات مربوط به ضبط مکالمه را داشته باشد ، شما این فرصت را خواهید داشت که دوباره گوش دهید و در صورت لزوم سبک گفتاری خود را بهبود ببخشید. تبلیغات

قسمت 2 از 3: انتقال تماس ها

قبل از اجازه دادن به تماس گیرنده ، باید اجازه بگیرید و منتظر پاسخ تماس گیرنده باشید. مشکل بزرگ در بسیاری از شرکت ها اجازه دادن طولانی مدت به تماس گیرندگان است. هیچ کس حوصله یا وقت انتظار ندارد. مردم تمایل دارند فکر کنند دو برابر بیشتر از آنچه انتظار دارند منتظر هستند. سعی کنید هرچه سریعتر تلفن را عوض کنید تا در هنگام بازگشت مجبور نشوید صدای ناامیدکننده را از طرف دیگر بشنوید!
شما باید مطمئن شوید که گیرنده می خواهد به تماس پاسخ دهد. اگر تماس گیرنده می خواهد با شخص خاصی ملاقات کند ، می توانید بگویید که قبل از اینکه تلفن دیگر قطع شود ، "آن شخص را مطلع می کنید". سپس بررسی کنید که آیا گیرنده مشغول و آماده برای گرفتن تلفن است. در غیر این صورت ، شما باید یک پیام دقیق را ضبط کنید.
تماس صحیح خواه تماس گیرنده می تواند مرد باشد یا زن ، جوان یا پیر ، شما همیشه باید به درستی صحبت کنید. در ویتنام ، گفتن شخص مقابل "برادر / خواهر" و "شما" گفتن درست ترین است. اگر انتهای دیگر خط نر باشد ، می توانید آن را "anh" بنامید ، سپس هنگامی که اطلاعات را در اختیار داشتید نام را اضافه کنید. به طور مشابه برای یک تماس گیرنده به یک زن ، شما باید آن را "خواهر" با نام آنها بخوانید. در حالت خاص ، اگر مشتری به طور فعالانه ادعا می کند که "خاله __" است ، شما باید فوراً با گفتن "کودک" پاسخگو و پاسخگو باشید. همچنین ، "بله / بله" کلمات دلسوزانه ای هستند که نیاز به توجه شما دارند.
به صدا توجه کن از طریق تن صدا ، انتهای دیگر خط می تواند اهداف شما را بشناسد. هنگام مکالمه تلفنی ، صدا معنای بیشتری نسبت به کلمات واقعی که می گویید منتقل می کند. راز صحبت حرفه ای از طریق تلفن لبخند زدن است!
- این دیدگاه تأثیر زیادی بر مدیر ارشد مرکز مراقبت از مشتری داشت و او آینه کوچکی را روی هر میز اپراتور قرار داد تا به او یادآوری کند: "آنچه می بینید آنچه مشتریان می شنوند! "
هر زمان ممکن است با تماس گیرنده تماس بگیرید. این باعث ایجاد صمیمیت می شود و نشان می دهد که شما در حال گوش دادن هستید. "معذرت می خواهم آقای خی ، خانم Diem در یک جلسه است ، بنابراین من نمی توانم تلفن را پاسخ دهم. آقای Khai می تواند پیغامی ارسال کند ، من به محض پایان جلسه به Diem اطلاع خواهم داد."
قبل از تماس با دیگران خود را معرفی کنید. به عنوان مثال ، می توانید بگویید: "سلام ، خواهر دیم ، اینجا تو نگان هستی". با این حال ، طولانی نگویید ، اما مستقیم به اصل مطلب بروید و جزئیات غیر ضروری را نادیده بگیرید.
تماس را به صورت حرفه ای خاتمه دهید. با صدایی صمیمانه ، بگویید: ”از تماس شما متشکرم. روز خوبی داشته باشید!" تبلیغات

قسمت 3 از 3: رسیدگی به تماس های دشوار

مهارت های گوش دادن فعال را تمرین کنید. با مشتری بحث نکنید یا حرف او را قطع نکنید که آیا مشتری سو mis تفاهم کرده است یا می دانید تماس گیرنده قرار است در ادامه صحبت کند. بگذارید همه چیزهای آزار دهنده را بگویند. گوش دادن نقش بسزایی در ایجاد روابط دارد و به گویندگان خون کمک می کند تا عصبانی نشوند.
صدای خود را پایین بیاورید و آرام صحبت کنید. اگر مشتری شما شروع به بلند صحبت می کند ، با لحنی آرام سرعت خود را کم کنید. داشتن یک رفتار آرام (در مقابل تحریک شدن یا واکنش بیش از حد) در آرام کردن شخص بسیار مثر است. انتهای خط هر چقدر عصبانی یا ناراحت باشد ، فقط یک نگرش ملایم داشته باشید و آنها به تدریج آرام می شوند.
روابط را بر اساس همدلی ایجاد کنید. خود را جای مشتری قرار دهید و نشان دهید که به شکایات یا ناامیدی های او گوش می دهید. این کار را از یک طرف انجام دهید و انتهای دیگر خط آرام شود. این "تکان دادن کلامی" نامیده می شود و به احساس کننده همدردی کمک می کند.
عصبانی نشوید و عصبانی نشوید. اگر مشتری توهین می کند یا سو ab استفاده لفظی می کند ، نفس عمیق بکشید و صحبت خود را ادامه دهید گویی که آن را نشنیده اید. پاسخ دادن به روشی مشابه نه تنها مشکلی را حل نمی کند بلکه باعث تشدید تنش می شود. درعوض ، می توانید به مشتری یادآوری کنید که در اینجا برای پشتیبانی و کسی هستید که به شما کمک می کند تا مشکل او را حل کند. غالباً این جمله باعث آرامش اوضاع می شود.
از شخصی گرفتن آن خودداری کنید. شما باید مشکل را زیر نظر داشته باشید و حتی اگر مشتری این کار را انجام دهد ، آن را رها نکنید. توجه داشته باشید که مشتری شما را نمی شناسد ، آنها فقط عصبانیت خود را فقط از طریق نماینده (یعنی شما) از بین می برند. به آرامی مکالمه را به سمت مشکل و روشی که تصمیم می گیرید با این مسئله کنار بیایید سوق دهید ، در عین حال سعی کنید نظرات شخصی را نادیده بگیرید.
به یاد داشته باشید که با انسانها تعامل دارید. همه ی ما روزای بدی داریم. شاید تماس گیرنده فقط با شریک زندگی خود مشاجره کرده باشد ، یا توسط پلیس راهنمایی و رانندگی بلیط گرفته یا بدشانسی آورده است. خواه این باشد یا آن ، ما با آن روبرو شده ایم. سعی کنید با آرامش و آرامش با آنها خوش برخورد باشید و همچنین احساس مثبت تری خواهید داشت. تبلیغات

مشاوره

هنگام مکالمه با تلفن ، آدامس نجوید و غذا نخورید و ننوشید.
از گفتن "آه" ، "ام" ، "احتمالاً" و کلمات "اضافی" در یک جمله بی معنی خودداری کنید.
دکمه قطع را فشار ندهید. فقط در صورت نیاز به کمک اضافی از سوی سرپرست یا مربی خود ، باید از آن استفاده کنید.
کاملاً تلفنی فحش و ناسزا نگویید.

هشدار

توجه: همه فرایند ارتباط حرفه ای را درک نمی کنند. شما هنوز هم باید مودب باشید حتی اگر طرف مقابل اینگونه نباشد.
بعد از اینکه با این وضعیت کنار آمدید ، به یاد داشته باشید که تماس بعدی شخص کاملاً متفاوتی است. ابتدا باید احساسات طاقت فرسای تماس گیرنده را رها کنید و تلفن را بلند کنید انگار اتفاقی نیفتاده است.
نمایندگان خدمات مشتری پس از انجام تماس سخت به 5-10 دقیقه وقفه نیاز دارند.