وقت خود را هوشمندانه مدیریت کنید

ویدیو: مدیریت هوشمندانه زمان، چه الزاماتی دارد؟

محتوا

گام برداشتن
روش 1 از 3: بدانید که چگونه وقت خود را صرف کنید
روش 2 از 3: از حواس پرتی پرهیز کنید
روش 3 از 3: از وقت خود به طور موثر استفاده کنید
هشدارها

همه ما این احساس را داریم که ساعتهای کافی در طول روز برای تکمیل همه کارهایی که باید انجام شود وجود ندارد. چند مهارت ساده سازمانی و مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند تا از وقت خود بیشترین استفاده را ببرید. بیاموزید که چطور هوشمندانه از زمان استفاده کنید و در زمانی که دارید بیشتر کار کنید.

گام برداشتن

روش 1 از 3: بدانید که چگونه وقت خود را صرف کنید

فعالیت های روزمره خود را پیگیری کنید. کاری را که هر روز انجام می دهید بررسی کنید و یادداشت کنید که چقدر زمان صرف آن می کنید. شاید نسبت به میزان واقعی کاری که انجام می دهید در طول روز چقدر وقت تلف می کنید تعجب کنید.
- فراموش نکنید که کارهای پیش پا افتاده مانند تهیه صبحانه ، خانه داری ، دوش گرفتن و غیره را پیگیری کنید.
تمام فعالیت های خود را در یک دفترچه یادداشت کنید. پس از دانستن اینکه هر روز چه کاری انجام می دهید و چقدر وقت صرف آن می کنید ، آن را یادداشت کنید. با جمع آوری تمام این اطلاعات و دیدن آنها در یک صفحه همزمان ، می توانید الگوها و احتمالاً حتی مناطقی را که وقت خود را تلف می کنید مشاهده کنید.
- هنگام یادداشت برداری جامع و واضح باشید. رویدادهای منفرد را کنار هم قرار ندهید ، کارهای کوچک را فراموش نکنید و مطمئن باشید که برای ثبت فعالیت های روزمره خود از مهر زمان دقیق استفاده می کنید.
- دسته بندی انواع خاصی از فعالیت ها می تواند مفید باشد. برای مثال کارهای خانه را با رنگ آبی ، فعالیت ها را با رنگ قرمز و فعالیت های تفریحی را با رنگ سیاه بنویسید. این به شما کمک می کند چطور وقت خود را صرف کنید.
نحوه گذران وقت خود را در نظر بگیرید. آیا شما روزی یک ساعت وقت صرف هیچ کاری نمی کنید؟ دو ساعت تصمیم می گیرید کجا غذا بخورید؟ هشت ساعت گشت و گذار در اینترنت؟ به دنبال الگوهایی در نحوه گذران وقت خود باشید و تعیین کنید که چه چیزی لازم است و چه نیازی نیست.
- آیا به دلیل عدم خودکنترلی وقت خود را تلف می کنید؟ آیا شما معطل هستید؟ آیا مسئولیت بیش از حد بر دوش خود هستید؟ اینها همه س questionsالاتی است که باید هنگام ارزیابی زمان خود صرف ارزیابی از خود کنید.
- ممکن است خود را در حال شکستن فعالیت ها در طول روز به روش هایی بی معنی ببینید. به عنوان مثال ، احتمالاً غیرعاقلانه است که نیم ساعت کار کنید و سپس 10 دقیقه را صرف کارهای بی اهمیت کنید ، سپس نیم ساعت دیگر کار کنید. اگر یک ساعت کار کنید و در یک تاریخ دیگر کارهای بی اهمیت انجام دهید ، تمرکز و بهره وری بیشتری خواهید داشت.
- بهتر است وظایف خود را با تقسیم آنها به "بلوک" حل کنید. این روشی است که شما در آن زمان مشخصی را برای یک کار بدون هیچ حواس پرتی تعیین می کنید.
تنظیمات را در نظر بگیرید. اکنون که دقیقاً می دانید وقت خود را صرف چه کاری می کنید ، شروع به انجام تنظیمات فعال در برنامه خود کنید. اطمینان حاصل کنید که می توانید مناطقی را شناسایی کنید که نمی توانید وقت کمتری برای آنها صرف کنید. صرف این که کاری طولانی می شود به معنای اتلاف وقت نیست.
اگر روزانه سه ساعت وقت خود را برای ارسال ایمیل های مربوط به کار اختصاص می دهید ، بعید به نظر می رسد که بتوانید این زمان را کاهش دهید. با این حال ، اگر در طی ایمیل های رسمی خود چهار یا پنج ایمیل شخصی ارسال کنید ، مطمئناً می توانید از زمان صرف ایمیل خود بکاهید.
عادات و معیارهای خود را تغییر دهید. مشکل مدیریت زمان شما هر چه باشد ، همیشه یک راه حل وجود دارد. هنگامی که تصمیم گرفتید زمان خود را کجا یا چگونه سپری کنید ، باید تلاش کنید تا برنامه مدیریت زمان خود را تغییر دهید.
- اگر وقت زیادی برای خانه داری یا پخت وعده های غذایی خود صرف می کنید و توانایی پرداخت هزینه آن را دارید ، استخدام یک خانه دار یا آشپز را در نظر بگیرید. برای بعضی از افراد وقتشان بیشتر از پولشان است.
- ممکن است بیشتر روز خود را بی هدف در اینترنت مرور کنید. شما می توانید دسترسی به برخی از سایت های اینترنتی یا حساب های شبکه های اجتماعی را محدود کنید (در حالی که قرار است روی چیز دیگری کار کنید).

روش 2 از 3: از حواس پرتی پرهیز کنید

عوامل حواس پرتی را در زندگی خود شناسایی کنید. بزرگترین تهدید برای استفاده مفید از وقت شما حواس پرتی مداوم است. سعی کنید فعالیت ها یا افرادی که وقت شما را هدر می دهند ، شناسایی کنید. خواه دوستی باشد که مدام حرف می زند یا عادت سرسختی است که شما را از کار باز می دارد ، می توانید راه هایی برای جلوگیری از این اتلاف وقت پیدا کنید.
- اگر وقت زیادی را صرف انجام کاری می کنید که نتیجه مطلوبی برای شما ایجاد نمی کند ، احتمالاً فقط حواس پرتی در زندگی شما است که باید از آن اجتناب کنید.
- در یک محیط اداری ، احتمالاً بسیاری از همکاران خود را به عنوان حواس پرتی مشاهده خواهید کرد. در صورت نیاز به انجام کارهایی از گفتگو و گفتگو در مورد آب و هوا خودداری کنید. با این حال ، به یاد داشته باشید که نگرش شما در دفتر به همان اندازه مدیریت زمان برای حرفه شما مهم است ، بنابراین بی ادبانه رفتار نکنید.
از تماس های تلفنی طولانی خودداری کنید. اگر متوجه شدید که وقت زیادی را صرف تماس های تلفنی طولانی می کنید ، پس باید عادت های تلفنی خود را تغییر دهید. غالباً می توانید با صحبت حضوری به چیزهای بیشتری نسبت به تلفن دست پیدا کنید ، بنابراین صحبت با تلفن را متوقف کنید.
- بسیاری از مکالمات تلفنی از پچ پچ های غیرضروری و غیرضروری به ویژه در آغاز یا پایان مکالمه تشکیل شده است. مردم تمرکز خود را از دست می دهند و روی تلفن گم می شوند ، بنابراین از این موضوع آگاه باشید. در مکالمات رو در رو ، بیشتر نیاز به تمرکز بر روی موضوعات کاری است. این بدان دلیل است که هیچ یک از طرفین در حین جلسه با حواس پرتی محاصره نمی شوند.
زیاد در وب گشت و گذار نکنید. بسیاری از افراد از اینترنت به عنوان ابزاری حیاتی برای انجام کارهایی که باید انجام شوند استفاده می کنند. با این حال ، همانطور که بسیاری از مردم در گمراهی در مقالات خبری بی فایده ، گزارش های ورزشی و عکس از افراد مشهور ، بچه گربه ها یا توله سگها مقصر هستند. وقتی آنلاین هستید تمرکز خود را حفظ کنید. برنامه هایی در دسترس هستند که برخی از برنامه ها ، وب سایت ها و دامنه ها را مسدود می کنند ، بنابراین به کاهش حواس پرتی مربوط به اینترنت کمک می کنند.
- اگر قرار است کار دیگری انجام دهید ، از فیس بوک ، توییتر و سایر سایت های شبکه های اجتماعی خودداری کنید.
- گوش دادن به موضوعات مختلف نیز اتلاف وقت خطرناک است. ممکن است فکر کنید که می خواهید چیزی را جستجو کنید ، اما قبل از اینکه بدانید ، بیش از سه ساعت در دورترین گوشه های اینترنت قرار دارید.
علامت "مزاحم نشوید" ارسال کنید. احتمالاً با تابلویی که می توانید روی درب اتاق هتل خود آویزان کنید آشنا هستید. این علامت می تواند به همان اندازه در یک محیط اداری یا محل کار موثر باشد. شما می توانید چنین علامتی را خودتان چاپ کرده و در صورت نیاز آن را بر روی درب فضای کار خود آویزان کنید. با این کار شایعاتی که شما را از کار باز می دارد پایان می یابد.
- اگر از خانه کار می کنید ، داشتن فضای کاری اختصاصی ضروری است. در مناطق مشترک خانه خود کار نکنید ، زیرا تلویزیون ، تلفن یا کنسول بازی به راحتی می توانند شما را از کار دور کنند.
برای حواس پرتی های اجتناب ناپذیر وقت بگذارید. انواع حواس پرتی وجود دارد که بعضی اوقات نمی توانید از آنها جلوگیری کنید. گاهی اوقات این رئیس شما است که از روز کاری برای چت وقت می گذارد ، یا شاید یکی از اعضای بزرگتر خانواده که در کارهای ساده به کمک مداوم نیاز دارد. این حواس پرتی های اجتناب ناپذیر هرچه باشد ، اگر از قبل جای آنها را باز کنید ، زمان حیاتی شما را که برای سایر پروژه ها و فعالیت های ضروری مورد نیاز است ، کم می کند.

روش 3 از 3: از وقت خود به طور موثر استفاده کنید

همه چیز را بنویسید. برای انجام وظایف خود به حافظه خود اعتماد نکنید. تمام کارهایی که باید انجام دهید را یکجا بنویسید و برای رسیدن به اهداف خود اغلب به این لیست مراجعه کنید.
- حتی اگر کاری بزرگتر یا پیش پا افتاده به نظر می رسد ، آن را یادداشت کنید. تقویم شما باید با نظرات کمی مانند "تماس با استفان" ، "نگاه کنید به حاشیه سود" یا "ایمیل سرآشپز" پر شود.
- اطمینان حاصل کنید که همیشه یک دفترچه به همراه داشته باشید و هنگام عبور از کنار آنها ، کارهایی را یادداشت کنید. فکر می کنید بعداً یادتان می آید که آنها را یادداشت کنید ، اما احتمال اینکه فراموش کنید وجود دارد.
از دستور کار استفاده کنید. افزودن ساده تقویم یا برنامه ریز به مجموعه ابزارهای سازمانی به شما کمک می کند تا وقت خود را به طور کارآمد تنظیم کنید. هر مهلت ، وظیفه یا جلسه جدیدی را که به برنامه شما اضافه شده است ، یادداشت کنید. هر روز صبح یک لحظه وقت بگذارید تا دستور کار روز خود را مرور کنید تا بدانید چه چیزی پیش روی شماست.
از تعهدات مضاعف بپرهیزید. برنامه خود را با اجتناب از پرسیدن بیش از حد از خود و عدم پذیرفتن همزمان تعداد زیادی پروژه یا رویداد ، سازمان دهید. قبل از موافقت با هر چیزی تقویم خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید وقت دارید. با این کار وقت شما مرتب می شود بدون اینکه برنامه منظم خود را از دست بدهید.
از حواس پرتی پرهیز کنید. با حذف عناصری که باعث پرت شدن حواس شما می شوند یا باعث گمراهی و عقب افتادن از برنامه خود می شوند ، به طور مولد وقت خود را مدیریت کنید. تلویزیون و بازی ها را از محل تحصیل یا کارهای اداری دور نگه دارید تا روی کارهایی که باید ابتدا انجام شود تمرکز کنید و موارد جالب را برای بعد ذخیره کنید.
وظایف خود را با توجه به اهمیت سازمان دهید. ابتدا با انجام مهمترین کارها یا کارهای محدود وقت خود را هوشمندانه مدیریت کنید. اینها را در برنامه ریزی خود با یک نشانگر رنگی خاص یا یک برچسب کوچک علامت گذاری کنید. ابتدا کارهای با اولویت اصلی را برنامه ریزی کنید و برای تکمیل آنها زمان کافی به خود اختصاص دهید ، سپس در مورد مهمترین وظایف مشخص شده روی چیزهایی با حساسیت کمتر زمان کار کنید.
- مایل باشید هر از گاهی اولویت های خود را تغییر دهید. همه چیز می تواند در آخرین لحظه وارد شود و نیاز به توجه فوری شما دارد. شما باید هر از گاهی کاری را که انجام می دهید متوقف کنید و انرژی و وقت خود را بر روی این کارهای غیر منتظره متمرکز کنید. فقط مطمئن شوید که خیلی زود اتفاق نمی افتد.
- اگر متوجه شدید که مرتباً اولویت های خود را در طول روز مرتب می کنید ، مشکلی پیش آمده است. اگرچه ممکن است تغییرات جزئی در برنامه شما انتظار داشته باشد ، اما تنظیمات مداوم به این معنی است که شما اولویت های خود را منظم ندارید.
واقع بین باش. برای انجام هر کار واقع بینانه به خود زمان اختصاص دهید. اگر فکر می کنید کاری نیم ساعت تا یک ساعت طول می کشد ، یک ساعت کامل به خود اختصاص دهید. واقع بین باشید که چه مدت طول می کشد تا چیزی بیش از حد تحت فشار قرار نگیرید یا از برنامه عقب نمانید.
- همیشه در جبهه ایمن ایمن تر است و می توانید بیشتر از آنچه نیاز دارید به خود اختصاص دهید. اگر کار خود را زودتر به پایان برسانید ، پس از آن می توانید وظیفه بعدی را حل کنید - که در آخر لازم نیست روی بهره وری شما تأثیر بگذارد.
نیازهای اساسی خود را برنامه ریزی کنید. فراموش نکنید که برای کارهای روزمره مثل غذا خوردن و دوش گرفتن وقت بگذارید. این ممکن است بدیهی به نظر برسد ، اما مهم است که علاوه بر سایر کارهای برنامه ریزی شده ، برای این موارد نیز وقت بگذارید تا مطمئن شوید از آنها صرف نظر نمی کنید و این موارد شما را از برنامه عقب نمی اندازد.
از سیستم یادآوری استفاده کنید. علاوه بر برنامه ریز روزانه ، از یادآوری های ساده برای یادآوری وظایف مهم یا مهلت مقررات استفاده کنید. برای یادآوری کارهایی که باید در آن لحظه انجام دهید یا اگر برنامه ریزی کرده اید ، از هشدارهای پس از آن یا صوتی یا نوشتاری در تلفن همراه خود استفاده کنید. چنین سیستم پشتیبان گیری به شما کمک می کند تا از فراموشی چیزها جلوگیری کنید.
- برای فکر کردن در مورد چیزی از وابستگی به افراد دیگر خودداری کنید. آنها احتمالاً به همان اندازه شما فراموشکار هستند.
- اگر چیزی فوق العاده مهم است ، چندین یادآوری برای خود تنظیم کنید. می توانید یک دزدگیر تلفنی بعد از آن یا تلفن را از دست بدهید اما چندین مورد را از دست ندهید.
کمک بخواهید از شخص دیگری کمک بخواهید و در صورت لزوم کارهای کوچکتر را به او بسپارید. اگر بتوانید غرور خود را ببلعید و از کسی بخواهید در انجام چند کار کوچک در خانه به شما کمک کند یا شام را در یک هفته کاری شلوغ بپزید ، برنامه کلی شما مفید خواهد بود.
- اطمینان حاصل کنید که مسئولیت ها را به افراد واجد شرایط واگذار کنید. کافی نیست از شخصی کار خاصی بخواهید. شما می خواهید آنها آن کار را به خوبی انجام دهند.
- عادت نکنید کار خود را با دیگران رها کنید. این مهارت مدیریت زمان را منعکس نمی کند. بلکه به گونه ای پیش می آید که گویی فقط تنبل و بی انگیزه هستید.
بهره وری خود را ارزیابی کنید. هر از گاهی لازم است که از دور به کار خود نگاه کنید و آنچه را که به دست آورده اید ، عملکرد شما چقدر خوب و مدت زمان طولانی آن را تجزیه و تحلیل کنید. آگاهی از این جنبه های کار و زندگی شما می تواند به شما کمک کند تا در برنامه خود و الگوی روزمره نحوه کار خود تغییراتی ایجاد کنید و به طرز شگفت انگیزی نتایج موثری را ایجاد کنید.
به خودتان جایزه بدهید. کار زیاد یا طولانی می تواند منجر به فرسودگی شغلی شود ، تمرکز روی ساده ترین کارها را نیز دشوار می کند. پس چند لحظه وقت بگذارید تا آنچه را که به دست آورده اید جشن بگیرید و به خود پاداش دهید با چیزی که واقعاً از آن لذت می برید.
- اطمینان حاصل کنید که زمان استراحت شما به لذت اختصاص دارد. تلفن کار خود را خاموش کرده و به ایمیل ها پاسخ ندهید. اگر کار را با اوقات فراغت خود مخلوط کنید ، به خود پاداش نمی دهید و نمی توانید از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید.
- اگر دوشنبه تا جمعه کار می کنید ، آخر هفته خود را تعطیل نکنید. اگر سه ماه است که روی یک پروژه کار می کنید ، پس از اتمام کار تعطیلات کوتاهی انجام دهید.