گزارش کار بنویسید

ویدیو: مصاحبه با خانم غسال که سالهاست تو غسالخونه کار میکنه / حرف هایی میزنه که کاملا واقعیه وخیلی عجیبه 😨

محتوا

گام برداشتن
قسمت 1 از 3: برنامه ریزی گزارش کار
قسمت 2 از 3: تهیه گزارش کار
قسمت 3 از 3: موثر ساختن گزارش
نکات
هشدارها

نوشتن گزارش کار می تواند چشمگیر باشد ، گرچه ممکن است از آنچه فکر می کنید راحت تر باشد. گزارش های کار معمولاً برای توضیح پیشرفت پروژه کاری یا ارائه نتیجه گیری و توصیه در مورد مسائل محل کار استفاده می شوند. برای نوشتن راحت گزارش کار م ،ثر ، با در نظر گرفتن هدف ، مخاطب ، تحقیق و پیام خود شروع کنید. سپس گزارش خود را با استفاده از قالب استاندارد گزارش تجارت تهیه کنید. سرانجام ، می توانید گزارش را اصلاح کنید تا موثر واقع شود.

گام برداشتن

قسمت 1 از 3: برنامه ریزی گزارش کار

هدف و موضوع گزارش را تعیین کنید. شاید کسی از شما گزارشی خواسته باشد. هدف یا موضوع احتمالاً در این درخواست گنجانده شده است. اگر مطمئن نیستید که هدف یا موضوع چیست ، آنچه را به مخاطب خود منتقل می کنید در نظر بگیرید. همچنین می توانید از رئیس یا سرپرست خود توضیحاتی بخواهید.
- به عنوان مثال ، هدف می تواند تجزیه و تحلیل یک مشکل تجاری ، توضیح نتایج پروژه ای باشد که روی آن کار کرده اید یا ارائه یک دید کلی به سرپرست خود از پیشرفت کار شما.
لحن و زبان مناسب مخاطبان هدف را تعیین کنید. آنچه مخاطب هدف از قبل می داند و همچنین اصطلاحاتی که آنها درک می کنند را در نظر بگیرید. هنگام نوشتن گزارش کار ، اغلب می توانید از زبان و اصطلاحات حرفه ای بیشتری نسبت به نوشتن برای عموم مردم استفاده کنید.
- چه کسی گزارش را می خواند؟ هر کسی را که بتواند به طور منطقی از گزارش استفاده کند در مخاطبان خود قرار دهید.
- اگر برای انواع مختلفی از خوانندگان مطلب می نویسید ، تمام اطلاعات لازم را در آن بگنجانید تا حتی کمترین آگاهی خواننده بتواند آن را به راحتی درک کند. با این حال ، برای هر بخش از عناوین استفاده کنید تا خوانندگان آگاه بتوانند از اطلاعات غیرضروری برای آنها صرف نظر کنند. همچنین می توانید برای هر مخاطب بخشهایی در نظر بگیرید تا نیازهای فردی آنها را برآورده کند.
در صورت لزوم ، مطالب تحقیقاتی و پشتیبانی خود را جمع آوری کنید. مطالبی را که برای نتیجه گیری یا توسعه توصیه ها استفاده کرده اید ، اضافه کنید. شما در هنگام تهیه گزارش به این موضوع مراجعه خواهید کرد و ممکن است لازم باشد آن را در ضمیمه های گزارش وارد کنید. اینها مواردی است که هنگام تهیه گزارش باید شامل آنها شود:
- جزئیات مالی
- جداول
- نمودارها
- آمار
- نظرسنجی ها
- پرسشنامه
- گفتگو با کارشناسان ، همکاران ، مشتریان و ...
هنگام نوشتن گزارش پیشرفت ، پیشرفت خود را مشاهده کنید. یک گزارش پیشرفت خوب ، یک مرور کلی از کارهایی که شما انجام داده اید ، کارهایی که انجام می دهید و آیا مسیر پیشرفت پروژه است. بهتر است در مورد آن به عنوان پاسخی به س questionsالاتی که مردم درباره پروژه شما دارند ، فکر کنید. مواردی که باید در گزارش خود بگنجانید:
- آیا مدت زمان پروژه تغییر کرده است؟
- از آخرین گزارش پیشرفت ، چه کارهایی انجام داده اید؟
- بعد چه کارهایی انجام می دهید؟
- آیا در مسیر تکمیل به موقع پروژه هستید؟ اگر نه ، چرا؟
- با کدام تنگناها مواجه شده اید و چگونه می خواهید آنها را حل کنید؟
- آیا این ماه چیزی یاد گرفتید؟
یک طرح کلی ایجاد کنید با اطلاعاتی که باید در گزارش خود بگنجانید. ایده های خود را در یک طرح کلی بنویسید و از آنها به عنوان کمک نوشتاری استفاده کنید. در حین انجام این کار ، عناوین مربوط به گزارش خود را تهیه کنید تا به شما در سازماندهی گفته ها کمک کند. لازم نیست که این نمای کلی خوب و شسته و رفته باشد ، زیرا فقط برای استفاده شخصی شما است.
- در بیشتر موارد ، شما باید گزارش را با توضیح نتایج و نتیجه گیری یا توصیه ها شروع کنید. سپس در صورت وجود توضیح دهید که چگونه به این مرحله رسیده اید و استدلال خود را.
- اگر می خواهید به یک نتیجه گیری یا توصیه بحث برانگیز بپردازید ، ابتدا مراحل و استدلال خود را توضیح دهید تا مخاطب هدف شما بتواند دلیل این ایده را بفهمد.

قسمت 2 از 3: تهیه گزارش کار

از یک صفحه جلد یا صفحه عنوان استفاده کنید. صفحه عنوان باید حاوی نام گزارش باشد ، به دنبال آن تاریخ - در یک خط جداگانه - هنگام ارسال آن. در خط سوم نام همه نویسندگان را بیان می کنید. سپس نام سازمان خود را در خط چهارم بنویسید.
- در برخی موارد ، می توانید یک نامه انگیزشی نیز درج کنید که توضیح دهید چرا گزارش را نوشتید ، چه چیزی دربردارنده آن است و چه فکر می کنید بعد باید انجام دهید. این مورد بیشتر در گزارش هایی دیده می شود که تهیه آنها مدت زیادی طول کشیده یا نیاز به توضیح اضافی دارند قبل از اینکه خواننده خود گزارش را ببیند.
- با یک گزارش پیشرفت ، نام ، نام پروژه ، تاریخ و دوره گزارش خود را در یک صفحه عنوان قید می کنید. هر مورد را در یک خط جداگانه قرار دهید. می توانید هر خط را با "نام" ، "نام پروژه" ، "تاریخ" و "دوره گزارش" برچسب گذاری کنید ، یا فقط می توانید اطلاعات را لیست کنید.
- در صورت وجود توصیه های خاص برای قالب بندی گزارش کار از رئیس خود سال کنید. او بهترین منبع برای تهیه گزارش شما است.
خلاصه ای از مهمترین اطلاعات را ارائه دهید. نتیجه گیری ، توجیهات و توصیه های خود را وارد کنید. این به شما اجازه می دهد بدون نیاز به خواندن گزارش کامل ، نکات اصلی گزارش خود را درک کند. لازم نیست توضیحات مفصلی بنویسید ، اما خواننده باید بتواند درک کند که گزارش مربوط به چیست. خلاصه باید یک تا پنج صفحه باشد.
- نیازی به جمع بندی کامل گزارش ندارید. فقط بر ایده های اصلی در گزارش تمرکز کنید ، مانند توصیه های اصلی یا نتیجه گیری که ارائه می دهید.
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، می توانید از این بخش صرف نظر کنید.
یک لیست از مطالب را با آنچه در گزارش است وارد کنید. عناوین بخش ها را در فهرست مطالب و شماره صفحه هایی که آن بخش شروع می شود ، مشخص کنید. این به خوانندگان اجازه می دهد تا به راحتی از طریق گزارش به جستجوی اطلاعات لازم بپردازند.
- از عناوین و عنوان ها برای هر بخش استفاده کنید تا گزارش آسان خوانده شود.
- هنگام نوشتن گزارش پیشرفت ، معمولاً نیازی به درج فهرست مطالب ندارید ، مگر اینکه رئیس شما ترجیح دهد. با این حال ، عناوین و عنوان ها را برای هر بخش اضافه کنید تا پیمایش گزارش آسان تر شود.
مقدمه ای بنویسید برای ارائه یک گزارش کلی از گزارش به خواننده بگویید که چرا این گزارش کار را نوشتید. خلاصه متن گزارش و هدف خود را توضیح دهید. س questionsالاتی را که پاسخ خواهید داد یا مشکلی را که حل می کنید بیان کنید. مدت گزارش و برنامه عملیاتی را با محتوای آن مشخص کنید.
- مقدمه لازم نیست طولانی باشد. مستقیم و خاص باشید تا خواننده متن و هدف را بدون توضیح طولانی درک کند.
- برای مقدمه دو تا چهار پاراگراف بنویسید.
- در یک گزارش پیشرفت ، مقدمه ممکن است بیش از یک یا دو پاراگراف نباشد. این باید خلاصه ای از پروژه و آنچه را که امیدوارید به آن برسید. همچنین می توانید آنچه را قبلاً تکمیل کرده اید و کارهای بعدی را انجام دهید.
نتایج یا نتیجه گیری که ارائه می دهید را توضیح دهید. یک مرور اساسی در مورد تحقیق یا ارزیابی هایی که در رابطه با این پروژه انجام داده اید ، ارائه دهید. سپس مشاهدات خود و نحوه ارتباط آنها با موضوع گزارش را مورد بحث و تفسیر قرار دهید.
- در اکثر موارد ، این بخش شامل یک پاراگراف مقدماتی و لیستی از نتیجه گیری شما است.
- این نتیجه ای است که یک نتیجه گیری به نظر می رسد: "1. جمعیت ما در حال پیر شدن است ، که منجر به خطرات بیشتر سلامتی برای مشتریان ما می شود. "
- وقتی گزارش پیشرفت می نویسید ، هیچ نتیجه و نتیجه ای برای ارائه ندارید. در عوض ، دستاوردها یا کارهای انجام شده خود را در بخش زیر القاtion خود فهرست کنید. همچنین می توانید یک پاراگراف کوتاه 2 تا 4 جمله ای در این بخش بنویسید. با این حال ، یک لیست معمولاً کافی است. می توانید لیست کنید: "200 یورو برای پرداخت هزینه چادر جشنواره" ، "با قرارداد حزب برای مدیریت برنامه ریزی جشنواره" و "از 1500 نفر از ساکنان برای جمع آوری کمک های مردمی نظرسنجی شده است."
به شما توصیه هایی برای آینده بدهید. توصیه های شما باید توضیح دهد که در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد. توضیح دهید که راه حل های تولید شده چگونه است و ارتباط آنها با نتیجه گیری شما چیست. پس از نوشتن توضیحات ، توصیه های خود را به صورت نکات عملی در یک لیست شماره گذاری کنید. توصیه های خود را از مهم ترین تا کم اهمیت ترین لیست کنید.
- به عنوان مثال ، می توانید بنویسید: "1. برای انجام CPR به همه کارکنان آموزش دهید. "
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، در عوض ، وظایف یا اهدافی را که می خواهید در دوره کاری بعدی انجام دهید ، بیان کنید. به عنوان مثال می توانید "یافتن تأمین کنندگان جشنواره" ، "تأیید طرح های جشنواره" و "سفارش پوسترهای تبلیغاتی".
درباره روند و استدلالی که منجر به نتیجه گیری شما شد بحث کنید. نحوه پرداختن به موضوع ، مسئله یا مسئله را توضیح دهید. مشاهدات خود را مرور کنید و سپس توضیح دهید که چگونه آنها به توصیه های شما منجر می شوند. بحث را به بخشهای مختلف با عناوینی که به خواننده می گویند آنچه در آن بخش است تقسیم کنید.
- این شامل بحث طولانی تری درباره تحقیق و ارزیابی است.
- این بخش باید طولانی ترین قسمت ثبت شده باشد.
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، می توانید از این بخش صرف نظر کنید. درعوض ، بخشی راجع به موانعی که هنگام کار روی پروژه با آن روبرو شده اید و نحوه مقابله با آنها را درج کنید. می توانید بنویسید ، "بسیاری از ساکنان نظرسنجی را پس ندادند زیرا این هزینه پست نبود. در آینده ، ما نامه های پیش پرداخت را در نظرسنجی های خود قرار می دهیم یا به ساکنان اجازه می دهیم نظرسنجی خود را به صورت دیجیتالی انجام دهند. "
تمام منابع مورد استفاده در تهیه گزارش را لیست کنید. منابع می توانند شامل مقالات مجله ، مقالات خبری ، مصاحبه ، نظرسنجی ، پرسشنامه ، آمار و سایر اطلاعات مرتبط باشند. این منابع را در انتهای گزارش ذکر کنید و صفحه را با عنوان "منابع" برچسب گذاری کنید.
- مگر اینکه موارد دیگری مشخص شده باشد ، برای گزارش های تجاری از قالب APA استفاده کنید.
- اگر در حال تهیه گزارش پیشرفت هستید می توانید از این قسمت صرف نظر کنید.
پیوست هایی از مواد مانند نظرسنجی ، پرسشنامه یا ایمیل ارائه دهید. هر گزارش کاری به پیوست نیاز ندارد. با این وجود ، اگر می خواهید مطالبی را که به آنها مراجعه کرده اید در اختیار خوانندگان قرار دهید ، یا اگر می خواهید اطلاعات بیشتری ارائه دهید که می تواند به آنها در درک بهتر موضوع یا مشاهدات شما کمک کند ، می توانید آنها را شامل کنید. هر پیوست را با یک حرف جداگانه برچسب بزنید.
- به عنوان مثال: "ضمیمه A" ، "ضمیمه B" و "ضمیمه C".
- اگر در حال نوشتن گزارش پیشرفت هستید ، نیازی به درج این بخش ندارید.
یک نتیجه گیری کوتاه همراه با خلاصه مشاهدات یا پیشرفت خود را ببندید. شاید نیازی به نتیجه گیری نباشید ، اما نوشتن آن می تواند خلاصه ای خوب از تلاش های شما باشد. نتیجه گیری خود را در سه تا چهار جمله خلاصه اطلاعاتی که در گزارش خود ارائه داده اید نگه دارید.
- می توانید بنویسید: "پروژه برنامه ریزی برای جشنواره هنر در مسیر درست است و طبق برنامه تکمیل می شود. ما 90٪ از فعالیتهای پیش برنامه ریزی خود را به پایان رسانده ایم و اکنون تمرکز خود را به خرید تجهیزات لازم معطوف کرده ایم. این پروژه هیچ مانع برجسته ای ندارد ، اما ما به تدریج با موانع آینده برخورد خواهیم کرد. "

قسمت 3 از 3: موثر ساختن گزارش

برای کمک به مخاطبان خود در هدایت گزارش ، از عناوین روشن استفاده کنید. تیترهایی درست کنید و مستقیم به اصل مطلب برسید. خواننده باید بداند که گزارش دقیقاً شامل چه مواردی است.
- عناوین اصلی می تواند شامل مقدمه ، وظایف انجام شده ، اهداف سه ماهه بعدی ، موانع و راه حل ها و نتیجه گیری باشد.
- عنوان ها را با اطلاعات موجود در گزارش مطابقت دهید.
- در یک گزارش پیشرفت ، خوانندگان احتمالاً سرپرست ، تیم یا مشتریان شما خواهند بود.
برای انتقال ایده های خود از زبان ساده و مستقیم استفاده کنید. گزارش کار لزوماً نباید حاوی کلمات دشوار و جملات خلاقانه باشد. شما فقط باید نظر خود را به خواننده برسانید. ایده های خود را با ساده ترین کلمات ممکن و دقیق بیان کنید.
- می توانید بنویسید ، "درآمد برای سه ماهه چهارم 50 درصد افزایش دارد" ، به جای "درآمد 50 درصدی برای درآمد عالی سه ماهه چهارم افزایش دارد".
مختصر بنویسید تا گزارش هرچه کوتاهتر باشد. نوشتن اضافی هم وقت شما و هم خوانندگان را هدر می دهد. سطحی نباشید و مستقیماً به تجارت بپردازید.
- به خاطر داشته باشید که برخی از گزارش های کاری می توانند بسیار طولانی باشند ، زیرا می توانند حاوی اطلاعات زیادی باشند. با این حال ، نوشتن شما باید همیشه مختصر باشد.
- اشکالی ندارد که بنویسید ، "فروش در سه ماهه آخر پس از اعمال فشار فروش به فروش افزایش یافت" ، به جای "ما در سه ماهه گذشته شاهد افزایش تصاعدی درآمد بودیم زیرا فروشندگان با استعداد و فداکار ما مشتریان بالقوه خود را شروع کردند تماس گرفته و از آنها می خواهد محصولات بیشتری بخرند.
ایده های خود را با زبان عینی و غیر احساسی بیان کنید. به حقایق پایبند باشید و به خواننده اجازه دهید تا نتیجه گیری خود را بر اساس یک دید عینی از موضوع انجام دهد. اگرچه ممکن است برای مشکلی توصیه هایی داشته باشید ، سعی نکنید احساسات خوانندگان را متقاعد کنید. اجازه دهید خواننده ایده ها و قضاوت های خود را بر اساس یک دید عینی از واقعیت ها شکل دهد.
- می توانید بنویسید: "کارمندان بی روح از روحیه پایینی برخوردار هستند و دفتر را به یک ماشین بی روح تبدیل می کنند" ، می توانید بنویسید: "کارمندانی که امتیاز بهره وری آنها پایین تر از سایرین بود ، احساس عدم مشارکت داشتند."
از استفاده از زبان عامیانه و همچنین کلمه "من" در بیشتر گزارش ها خودداری کنید. ممکن است استفاده از "من" در گزارش پیشرفت هنگامی که در حال نوشتن پروژه ای هستید که به تنهایی روی آن کار می کنید ، مناسب باشد. در غیر این صورت ، از کلمه "من" یا زبان عامیانه دیگر در گزارش شغلی خود استفاده نکنید. با این حال ، استفاده از "شما" هنگام هدایت جمله به خواننده مورد نظر اشکالی ندارد.
- زبان خود را در طول گزارش حرفه ای نگه دارید.
گزارش خود را مرور کنید تا مطمئن شوید که بدون خطا است. دستور زبان و غلط های املایی حرفه ای بودن گزارش کار شما را تضعیف می کند. ضروری است که گزارش را بررسی کنید تا مطمئن شوید از اشتباه تایپی ، عبارات نادرست یا کلمات سو mis استفاده نکرده اید. بهتر است گزارش حداقل دو بار بررسی شود.
- در صورت امکان ، از شخص دیگری بخواهید گزارش را برای شما بررسی کند ، زیرا تشخیص اشتباهات خود دشوار است.
- زمان مجاز ، شما باید گزارش را حداقل برای 24 ساعت قبل از بررسی آن کنار بگذارید.

نکات

پس از نوشتن اولین گزارش کار خود ، می توانید از آن به عنوان الگویی برای گزارش های بعدی استفاده کنید.
شما احتمالاً الگویی برای گزارش کار در محل کار خود دارید. با سرپرست خود تماس بگیرید تا ببینید آیا می توانید از الگویی برای گزارش خود استفاده کنید.
در صورت امکان ، فرم گزارش خود را بر اساس گزارش کار موجود از شرکت یا سازمان خود قرار دهید. پرونده ها را در دفتر خود بررسی کنید یا از یک همکار یا سرپرست خود یک نسخه از گزارش موجود را بخواهید.