محتوا

• گام برداشتن
• قسمت 1 از 2: نوشتن پیشنهاد شما
• قسمت 2 از 2: ارائه پیشنهاد خود

تهیه یک پیشنهاد برای مدیریت در صورتی مفید است که فرصتهایی برای بهبود فرآیندها ، افزایش گردش مالی یا تحقق پس انداز مشاهده کنید. اگر چیزی را دیدید که باید تغییر کند یا قابل تغییر باشد ، می توانید یک پیشنهاد بنویسید. اگر می خواهید پیشنهادی برای مدیریت شرکت خود تهیه کنید ، وقت بگذارید و اطلاعات لازم را جمع آوری کنید. پیشنهاد را با همکاران در میان بگذارید تا ببینید آیا آنها موافق هستند. به طور مناسب به مدیریت نزدیک شوید.

گام برداشتن

قسمت 1 از 2: نوشتن پیشنهاد شما

1. مشکل را شناسایی کنید. خواه بخواهید پیشنهادی در مورد ساده سازی فرآیندها یا در مورد کاهش هزینه ها ارائه دهید ، باید تصویری واضح از مشکل ایجاد کنید. شما اغلب خودتان در این مورد تصوری دارید ، اما اگر می خواهید نکته ای بیان کنید و مسئله ای را حل کنید ، مطمئن شوید که می توانید مسئله را به طور خلاصه توصیف کنید.
2. تحقیق کنید قبل از شروع به نوشتن پروپوزال ، مهم است که همه حقایق را بررسی کنید. با ذینفعان صحبت کنید. این می تواند همکاران ، سرپرستان یا مشتریان باشد. درباره شرکت های قابل مقایسه و کارهایی که ممکن است متفاوت انجام دهند ، بخوانید.
   • به عنوان مثال ، اگر فکر می کنید شرکت شما باید سرویس های پذیرایی را تعویض کند ، با کارمندان آشپزخانه که برای سرویس دهنده کنونی کار می کنند صحبت کنید. نظر آنها چیست؟ شاید آنها با سایر پذیرندگان در جاهای دیگر کار کرده باشند؟ چه تفاوت هایی را می بینند؟ نظر همکاران شما در مورد تهیه کننده غذا چیست؟ اگر از غذا راضی نیستید ، به جای کیفیت پایین ، می تواند سلیقه شخصی شما باشد.
3. شرح مسئله را بنویسید. برای معرفی پروپوزال خود ، توصیف وضعیت فعلی را بیان کنید. لطفاً تمام حقایق مرتبط را بیان کنید. به عنوان مثال چه کسی درگیر ، تاریخ و مکان است. هنوز در این بخش قضاوت ارزشی نکنید. خود را به یک طرح کلی از وضعیت فعلی محدود کنید.
   • در مثال تهیه کننده غذا می توانید به عنوان مثال بنویسید: "شرکت X 7 سال است که با Caterer Y کار می کند. در این مدت تعداد وعده های غذایی از پنج به دو مورد کاهش می یابد. تعداد غذاهای گیاهی کاهش یافته است و بعضی روزها به هیچ وجه غذای گیاهی ارائه نمی شود. "
4. توضیح دهید که راه حل شما چیست. پس از شناسایی مشکل ، راه حل پیشنهادی خود را توصیف کنید. اگر پیشنهاد شما از چندین عنصر تشکیل شده است ، با مهمترین عنصر پیشنهادی خود شروع کنید. نشان دهید که یافته های شما براساس تحقیق است.
   • به عنوان مثال ، می توانید بنویسید: «من به شرکت X توصیه می کنم که به یک سرویس دهنده دیگر بپردازد. شرکت X در اینجا چندین گزینه دارد. Caterer W و Caterer Z هر دو گزینه بیشتری در وعده های غذایی ارائه می دهند و به عنوان ارائه دهنده فعلی سطح هزینه قابل مقایسه ای دارند. علاوه بر این ، Cateraar Z می تواند نیازهای کارمندان ما را بهتر برآورده کند ، زیرا آنها طیف گسترده ای از غذاهای گیاهی ، وگان و فاقد گلوتن را دارند. اگرچه Cateraar W غذاهای گیاهی کمتری ارائه می دهد ، آنها نیز گزینه خوبی هستند. تحقیقات در اوایل سال جاری نشان می دهد که 40٪ از کارمندان ما گیاه خوار ، 10٪ گیاهخوار و 2٪ کارمندان ما رژیم بدون گلوتن را دنبال می کنند. "
5. ایجاد یک طرح. هر مرحله برای اجرای پیشنهاد را توصیف کنید. برای هر مرحله مشخص کنید که هزینه های مربوط به آن مرحله چیست و مدت زمان آن چیست. شفاف باشید که در آن هزینه ها مشخص است و به عوامل خاصی بستگی دارد. در صورت تمایل می توانید مراحل را شماره گذاری کنید. سپس اطلاعات دقیق تری را ارائه دهید. بازده پیشنهاد خود را بیش از حد ارزیابی نکنید. بازده مورد انتظار را تا حد ممکن عینی نشان دهید.
   • "برای تغییر سرویس دهنده ، لازم است: 1. لغو قرارداد فعلی با سرویس دهنده Y. 2. Caterer W و Caterer Z را برای یک جلسه آزمایشی دعوت کنید. 3. برای یکی از دو سرویس دهنده غذا انتخاب کنید. 4- با پذیرنده انتخاب شده قرارداد منعقد کنید. پیش بینی می شود هزینه های قرارداد جدید با هزینه های قرارداد فعلی با Caterer Y قابل مقایسه باشد. اگر به دوره اعلامیه توافق شده در قرارداد فعلی با Caterer Y پایبند باشیم ، هیچ هزینه ای در رابطه با انصراف وجود ندارد. بنابراین سوئیچینگ به پذیرنده دیگری می تواند خنثی باشد و ممکن است تأثیرات مثبتی در رضایتمندی کارکنان داشته باشد زیرا میزان عرضه در غذاخوری افزایش یافته است.
6. بیان کنید که چه ایرادهایی می تواند وجود داشته باشد. نشان دهید که متوجه شده اید که ممکن است ایرادی به این پیشنهاد وجود داشته باشد. به عنوان مثال ، آیا مقاومت از کارمندان انتظار می رود؟ شاید برخی از همکاران طرفداران بسیار زیادی برای پذیرایی کنونی باشند. مشخص کنید که چه کاری می توان برای رفع هرگونه اعتراض و به حداقل رساندن خطرات انجام داد.
7. آنچه برای اجرای پیشنهاد لازم است را نشان دهید. اگر پیشنهاد شما به این معنی است که اقلام باید خریداری شوند یا کارمندان اضافی برای اجرا اعزام می شوند ، لطفاً این را نشان دهید. همچنین مشخص کنید که تعهد زمانی لازم است. می توانید این کار را به صورت چک لیست انجام دهید. برای مثال:
   • "مورد نیاز: کارگروهی که سرویس دهنده های مختلف را ارزیابی می کند (4 کارمند از بخشهای مختلف سازمان) ، 2 ساعت برای جلسه دادرسی ، 3 ساعت برای تهیه گزارش ارزیابی."
8. با مزایای اصلی پایان دهید. هر تغییری را که پیشنهاد دهید ، در پایان تکرار کنید. سه نکته مهم خود را خلاصه کنید و با یک جمله خلاصه نتیجه بگیرید. این را به عنوان خلاصه اجرایی در نظر بگیرید. برای مثال:
   • همانطور که این پیشنهاد نشان می دهد ، Caterer Y طی 7 سال گذشته طیف وسیعی از غذاها را کاهش داده است. Caterer W و Caterer Z محدوده بزرگتری را با همان هزینه ارائه می دهند. من توصیه می کنم یک جلسه آزمایشی را با این دو سرویس دهنده تهیه کنید تا هدف آن انتخاب یک سرویس دهنده جدید برای شرکت ما باشد. انتظار می رود که این امر رضایت و حفظ کارکنان را افزایش دهد. "
   • منافع مالی و کمی را شناسایی کنید. به عنوان مثال ، آیا نوآوری شما باعث صرفه جویی در هزینه می شود؟ سپس نشان می دهد که.
   • مزایای کیفی را شناسایی کنید. بعضی اوقات نمی توان مزیت های یک پیشنهاد را با ارقام سخت نشان داد. به عنوان مثال ، اگر پیشنهاد شما رضایت کارمندان را افزایش می دهد ، لطفاً این را نشان دهید. مزایای کیفی می تواند به اندازه مزایای کمی ارزشمند باشد.

قسمت 2 از 2: ارائه پیشنهاد خود

1. پروپوزال را برای همکار بخوانید. از یک همکار بخواهید که درباره پیشنهاد شما نظر شما را ارائه دهد. شاید همکار شما کاملاً با پیشنهاد شما موافق باشد. اگر همکار شما کاملاً با پیشنهاد شما موافق نیست ، به اعتراضات او فکر کنید. اگر فکر می کنید اعتراضات موجه است ، پیشنهاد خود را تنظیم کنید. اگر اعتقاد دارید که اعتراضات به خودی خود موجه است ، اما نتیجه دیگری نمی گیرد ، لطفاً در بخشی که اعتراض احتمالی طرح را توضیح می دهید ، اعتراض را بیان کنید.
2. خود را بالا کشیدن. هنگامی که پیشنهاد شما آماده شد و شخص دیگری آن را تصحیح کرد ، دوباره آن را کاملاً بررسی کنید. آیا همه جملات خوب اجرا می شوند ، آیا هیچ غلط املایی وجود ندارد ، آیا به اندازه کافی مختصر است. شما نمی خواهید پیشنهاد شما خیلی طولانی باشد ، زیرا در این صورت ممکن است مدیریت آن را نخواند. حداکثر دو صفحه طول خوبی دارد.
3. ارائه پیشنهاد به مدیریت. هنگامی که پیشنهاد شما کامل شد ، مشخص کنید که آن را به چه کسی ارسال کنید. در بعضی از سازمانها مشخص است که چه کسی در مورد یک موضوع خاص نظر دارد. این مسئله در سازمانهای دیگر کمتر مشخص است. با چه کسی تماس بگیرید اغلب منشی ها به خوبی از این امر آگاه هستند.
   • هنگامی که فرد مناسبی را پیدا کردید ، سعی کنید یک جلسه فیزیکی با او ترتیب دهید تا در مورد پیشنهاد بحث کنید. به این ترتیب بیشتر از زمانی که پیشنهاد را روی کاغذ یا ایمیل ارسال کنید ، توجه شما را جلب می کند.