محتوا

• گام برداشتن
• قسمت 1 از 3: درخواست مرخصی از کارفرمای خود
• قسمت 2 از 3: درخواست مرخصی در دانشگاه یا مدرسه خود
• قسمت 3 از 3: قالب بندی نامه خود را

مرخصی دوره ای است که در آن شما اجازه رها شدن از کار یا تحصیل را دارید. مرخصی ممکن است به دلایل مختلف ، مانند وقتی که خود بیمار هستید یا یکی از اعضای خانواده بیمار است ، یا به دلیل تعطیلات طولانی مدت لازم باشد. در بعضی موارد ، طبق قانون ، کارمندان به اشکال خاصی از مرخصی ، مانند زایمان یا مرخصی هنگام فرزندخواندگی و یا مجبور شدن برای مراقبت از یکی از اعضای نزدیک خانواده ، حق دارند. تعریف مرخصی به مدت غیبت بستگی دارد. در بعضی موارد ، مانند غیبت کوتاه مدت در محل کار یا تحصیل ، کمتر از یک ماه ، مرخصی در نظر گرفته نمی شود ، در حالی که در موارد دیگر حتی غیبت یک هفته نیز مرخصی محسوب می شود. قبل از درخواست مرخصی ، تعیین آنچه که یک کارفرما یا مدرسه به عنوان مرخصی تعریف می کند مهم است ، زیرا ممکن است غیبت پیشنهادی شما برای درخواست رسمی آن طولانی نباشد.

گام برداشتن

قسمت 1 از 3: درخواست مرخصی از کارفرمای خود

1. یک هشدار سریع به سرپرست خود بدهید. هنگام درخواست مرخصی از کارفرمای خود ، دادن یک هشدار زودهنگام مهم است. البته هشدار زودهنگام همیشه در شرایط خاص ، مانند مرگ غیرمنتظره عزیز ، ممکن نیست. با این حال ، اگر اخطار زودهنگام امکان پذیر است (به عنوان مثال ، اگر مدت تعطیلی شما فقط چند هفته یا چند ماه دیگر باقی مانده باشد) ، نامه را در اسرع وقت بنویسید تا کارفرما و اعضای تیم شما در محل کار بتوانند آن را در نظر بگیرند. یک راه خوب برای دادن هشدار زودهنگام این است که قبل از اقدام برای مرخصی با رئیس خود در مورد پیشنهاد مرخصی صحبت کنید. به این ترتیب می توانید در اولین جمله خود به مکالمه قبلی خود مراجعه کنید و نامه برای رئیس شما تعجب آور نیست.
2. یک تاریخ خاص را مشخص کنید. تاریخ های مشخصی را که قصد دارید از آنها دور بمانید ، وارد کنید. در مورد زمان غیبت مبهم نباشید. در برخی موارد ممکن است ارائه داده های خاص امکان پذیر نباشد ، اما داده های خاص به کارفرما و همکارانتان کمک می کند تا از قبل برنامه ریزی کنند که چگونه می توانند در غیاب شما کار شما را مدیریت کنند. بنابراین ، در صورت امکان ، در نامه های خود در مورد تاریخ هایی که قصد دور ماندن از کار را دارید ، تا حد ممکن مشخص کنید.
3. نسبت به کارفرمای خود شفاف باشید. تا جایی که می توانید شفاف باشید در مورد اینکه چرا می خواهید مرخصی بگیرید. این بدان معنا نیست که شما باید جزئیات جزئی را در مورد اینکه چرا می خواهید دور بمانید مرور کنید. در بسیاری از موارد ، کارفرمای شما حتی حق ندارد جزئیات خاصی از زندگی خصوصی شما را بداند. با این حال ، شفافیت و صداقت درمورد کارفرمای خود در مورد اینکه چرا می خواهید مرخصی بگیرید ، احتمال تعارض با مدیریت را به حداقل می رساند.
4. در مورد نحوه انتقال کار در غیاب خود بحث کنید. در نامه خود ، شما باید اعلام کنید که از مسئولیت های خود آگاه هستید و درک می کنید که قبل از ترک ، مایلید در مورد نحوه انتقال کار خود در غیاب خود بحث کنید. شما می توانید جزئیات مربوط به چگونگی تحویل کار خود را در نامه خود ارائه دهید (به عنوان مثال ، با گذاشتن یادداشت های دقیق برای اعضای تیم خود در مورد پروژه های فعلی که در غیاب شما انجام می شود ، یا ارائه اطلاعات تماس خود ، بنابراین اعضای تیم می توانند به شما برسند در شرایط اضطراری)
5. بدانید که به شما چه نوع مرخصی تعلق می گیرد. بدانید که طبق قانون حق استفاده از انواع خاصی از مرخصی را دارید. مهم است که بین مرخصی مورد نظر خود و مرخصی که فقط توسط کارفرمای شما مجاز است ، تمایز قائل شوید.
   • به عنوان مثال در هلند حداقل 16 هفته از مرخصی زایمان بدون حقوق (اما هنوز هم می توانید مزایایی دریافت کنید) پس از تولد فرزند یا حداکثر 22 هفته پس از فرزندخواندگی به شما تعلق می گیرد.
   • اگر نامه ای برای درخواست مرخصی بنویسید که طبق قانون از آن برخوردار هستید ، می توانید درخواست خود را بر این اساس قرار دهید. به عنوان مثال ، می توانید بگویید ، "همانطور که من و شما هر دو می دانیم ، من حق مرخصی دارم. امیدوارم در این فاصله وقت بگیرم (تاریخ ها را وارد کنید). چگونه می توانیم اطمینان حاصل کنیم که بهره وری ادامه دارد؟ "علاوه بر این ، پرسیدن از کارفرمای خود در مورد چگونگی حفظ بهره وری نشان می دهد که شما به فکر رفاه کارفرمای خود هستید و این می تواند موقعیت شما را در محل کار تقویت کند.
   • اگر از مرخصی ای خواستید که طبق قرارداد شما به طور خودکار به شما تعلق نمی گیرد ، لحن خود را طوری تنظیم کنید که نشان دهید از این ناراحتی متاسف هستید و قول می دهید که وقت از دست رفته را به بهترین شکل ممکن جبران کنید.
   • اگر روزهای تعطیل به حساب آمده اید یا روزهای بیمار ، به رئیس خود اطلاع دهید.
   • درج این اطلاعات در نامه همچنین امور را برای افسر منابع انسانی واضح تر می کند ، در صورتی که رئیس شما تصمیم به رد درخواست شما بگیرد و شما مجبور به تجدیدنظر شوید.
6. ایده هایی ارائه دهید که چگونه می خواهید در غیاب خود کارهای خود را به دیگران واگذار کنید. در حالی که رئیس شما احتمالاً حرف آخر را در این باره می زند ، شما می توانید پیشنهادات مفیدی در مورد اینکه کدام یک از کارمندانتان فکر می کنید بهتر است در غیاب خود جنبه های مختلف شغل خود را به عهده بگیرید ، ارائه دهید. با این حال ، همه چیز را به یک شخص ندهید ، زیرا این کار برای آن همکار خاص ناعادلانه است.
7. از لحن محترمانه استفاده کنید. هر شرایطی که باشد ، مهم است که شما به شیوه ای مودبانه برای مرخصی اقدام کنید. به عبارت دیگر ، شما باید به جای درخواست به درخواست بپردازید ، حتی اگر طبق قانون به آن استحقاق دهید. مودبانه پرسیدن می تواند از رویارویی با مدیریت جلوگیری کند.

قسمت 2 از 3: درخواست مرخصی در دانشگاه یا مدرسه خود

1. یک فرم درخواست مرخصی پیدا کنید. دانش آموزانی که می خواهند برای مرخصی در دانشگاه یا مدرسه خود اقدام کنند ، باید فرم را پر کنند. فرم درخواست مرخصی را از وب سایت دانشگاه خود بارگیری کنید. این فرم ها باید در بخش برنامه تحصیلی شما نیز موجود باشد.
2. فرم را پر کنید. در فرم اطلاعاتی مانند نام ، شماره دانشجو ، آدرس و برنامه تحصیلی شما درخواست می شود.
   • در فرم احتمالاً از شما ملیت یا ویزا نیز خواسته می شود. مرخصی ممکن است بر ویزای دانشجویان بین المللی تأثیر بگذارد. این به این دلیل است که اگر شما دانشجوی بین المللی هستید ، ویزای تحصیل برای شما صادر شده است. اگر مدت طولانی است که از تحصیل خود خارج می شوید ، ممکن است از شما خواسته شود که به کشور خود برگردید و در صورت تمایل به بازگشت دوباره درخواست ویزا کنید. اگر دانشجوی بین المللی هستید و ویزای دانشجویی دارید ، می دانید که تأثیر مرخصی در ویزای شما چه می تواند باشد. این سیاست در هر کشور متفاوت است و توسط دولت تعیین می شود.
   • در دانشگاه های ایالات متحده ، فرم از شما می پرسد که آیا از دولت پشتیبانی مالی دریافت می کنید یا خیر. اگر دانشجوی ایالات متحده هستید و کمک هزینه دریافت می کنید ، به طور کلی برای دریافت این کمک هزینه نیاز به حضور دارید. مرخصی ممکن است در استحقاق شما برای این کمک هزینه تأثیرگذار باشد ، بنابراین مهم است که با دفتر کمک هزینه تماس بگیرید و در مورد چگونگی بهترین درخواست برای مرخصی با یک مشاور مالی صحبت کنید. در هلند نیز به عنوان دانش آموز در مدرسه ، باید به دلیل حضور یا تحصیلات اجباری ، مرخصی بخواهید.
3. برای درخواست مرخصی خود نامه ای به عنوان مستندات پشتیبانی بنویسید. درخواست مرخصی معمولاً باید با مدارکی همراه باشد که دانشگاه شما برای تأیید درخواست شما به آنها نیاز دارد. اگر متقاضی مرخصی نظامی هستید ، باید دستور نظامی خود را اضافه کنید. اگر به دلایل پزشکی درخواست مرخصی می کنید ، باید نامه ای از پزشک یا ارائه دهنده خدمات بهداشتی خود را به همراه داشته باشید.با این وجود ، اگر به دلایل شخصی درخواست مرخصی می کنید ، باید نامه درخواست مرخصی را با ذکر شرایط و دلایل درخواست خود بنویسید.
4. درمورد دلایل خود شفاف باشید. اگر درخواست مرخصی شما به دلایل شخصی است ، مهم است که تا آنجا که ممکن است نسبت به بخش خود شفاف باشید ، بنابراین بخش شما می تواند در شرایط خاص خود تعیین کند که آیا شما حق مرخصی دارید.
5. در نامه خود ، به هر کاری که می خواهید انجام دهید در حالی که غایب هستید ، اشاره کنید. به عنوان مثال ، شما می توانید دانشجوی پژوهشی باشید که برای تکمیل پروژه تحقیقاتی خود در یک مکان از راه دور درخواست مرخصی می کند. دانشجویان دکترا به طور معمول از این نوع مرخصی ها برخوردار می شوند. با این حال ، آنها باید قبل از اختصاص مرخصی ، برنامه های خود را با مشاوران تحصیلی دانشکده خود در میان بگذارند ، به طوری که مشاور تحصیل می تواند به شما تأیید کند که شما (دانشجو) اهداف تحقیق خود را برآورده می کنید. در درخواست مرخصی خود ، کاری را که قصد دارید در غیاب خود انجام دهید ، مشخص کنید.

قسمت 3 از 3: قالب بندی نامه خود را

1. آدرس فرستنده را وارد کنید. اگر در یک ساختمان کارفرمای خود کار کنید ، درج آدرس شخصی خود غیر ضروری به نظر می رسد ، اما انجام این کار باعث می شود نامه در صورت اشتباه در تحویل اداره پست ، به آدرس صحیح برگردانده شود. اداره منابع انسانی همچنین آرشیو کردن نامه شما را آسان می کند در صورتی که آدرس شما روی آن نوشته شده است.
2. از تاریخ تکمیل نامه استفاده کنید. غالباً مردم نامه خود را هنگام شروع تاریخ می گذارند ، اما اگر پایان نامه چند روز طول می کشد ، فراموش نکنید که تاریخ را به تاریخ تکمیل و امضا نامه تغییر دهید.
3. آدرس مخاطب را بیان کنید. نام مخاطب و عنوان شخصی وی را ذکر کنید (به عنوان مثال دکتر اسمیت ، پروفسور لوتن).
4. برای سلام از نام گیرنده استفاده کنید. حتی اگر رئیس خود را به خوبی می شناسید ، رسماً با عنوان حرفه ای یا شخصی و به دنبال آن نام خانوادگی او را خطاب قرار دهید.
5. تصمیم بگیرید که از کدام سبک قالب بندی می خواهید برای پاراگراف ها استفاده کنید. یک سبک قالب بندی رایج از این رسم پیروی می کند:
   • پاراگراف ها یک فاصله دارند.
   • قوانین خلاف حاشیه چپ است.
   • به جای تورفتن یک پاراگراف ، همه سطرها باید در برابر حاشیه چپ قرار بگیرند.
   • فاصله ای بین پاراگراف ها وجود دارد.
6. نامه خود را با یک جمع بندی مودبانه مانند "با احترام" یا "با احترام" پایان دهید.
   • بین پاراگراف آخر و بسته شدن "با احترام" فاصله بگذارید.
   • بین "صادقانه" و امضای خود چهار خط سفید بگذارید.
7. نامه را امضا کنید. وقتی نامه را چاپ کردید ، با قلم در فاصله بین چهار خط سفید امضا کنید.