نحوه نوشتن یادداشت

محتوا

مراحل
قسمت 1 از 3: انتخاب سبک و زبان یادداشت
قسمت 2 از 3: آماده شدن برای نوشتن یادداشت
قسمت 3 از 3: نوشتن یادداشت

یادداشت یک راه پذیرفته شده در سراسر جهان برای انتقال اطلاعات در داخل یک شرکت است. همچنین می توان از یادداشت های خدمات در مکاتبات بین دو شرکت استفاده کرد. یادداشت باید حرفه ای باشد و اطلاعات را به وضوح منتقل کند. اگر هرگز یادداشتی ننوشته اید نگران نباشید - این مقاله به شما یاد می دهد که چگونه.

مراحل

قسمت 1 از 3: انتخاب سبک و زبان یادداشت

1 از زبان غیر رسمی استفاده نکنید. زبان یادداشت باید ساده اما رسمی باشد.
- یادداشتی مانند “سلام! بالاخره جمعه شد! من می خواهم در مورد یک موضوع مهم به شما بگویم. "
- در عوض ، این را بنویسید: "این یادداشت شما را در جریان پیشرفت پروژه 319 قرار می دهد."
2 در یادداشت خود ، به لحن خنثی پایبند باشید - بیش از حد احساسی و ذهنی نباشید. تمام تلاش خود را بکنید تا هنگام ادعا به حقایق و شواهد تکیه کنید.
- به عنوان مثال ، شما نباید اینگونه بنویسید: "من فکر می کنم همه ما بسیار خوشحال تر خواهیم بود اگر روز جمعه هر روز به هر کاری که می خواهیم سر کار بیاییم."
- در عوض ، تحقیق کنید که آیا همه کارکنان می خواهند روزهای جمعه لباس معمولی بپوشند و چگونه این امر بر اخلاق شرکت تأثیر می گذارد.
3 از عبارات سیگنال استفاده کنید. هنگامی که قصد ارائه شواهد یا ذکر منبع را دارید ، حتماً از عبارات مناسب استفاده کنید.
- به عنوان مثال: "طبق داده های ما ، ..." یا "مطالعات انجام شده نشان می دهد که ...".
4 فونت و اندازه مناسب را انتخاب کنید. خواندن یادداشت باید آسان باشد ، بنابراین از استفاده از چاپ بیش از حد کوچک خودداری کنید. 11 یا 12 اندازه فونت استاندارد است.
- شما همچنین باید یک سبک فونت ساده مانند Times New Roman را انتخاب کنید. یادداشت خود را با فونت خنده دار یا فانتزی مانند Comic Sans ننویسید (اگر این کار را بکنید به شما خواهند خندید!).
5 از فیلدهای استاندارد استفاده کنید. حاشیه های 2.5 سانتی متر استاندارد یادداشت ها هستند ، اگرچه برخی از ویرایشگران متن ممکن است شامل الگوهای یادداشت با حاشیه بزرگ (به عنوان مثال ، 3 سانتی متر) باشند.
6 یادداشت های سرویس با فاصله یک خط نوشته می شود. بین پاراگرافها و بخشها یک خط خالی بگذارید.
- پاراگراف ها را خالی نکنید.

قسمت 2 از 3: آماده شدن برای نوشتن یادداشت

1 اگر نیاز دارید چندین نفر را در مورد یک چیز مهم (در محل کار) مطلع کنید ، برای آنها یادداشت ارسال کنید. در صورت نیاز به مستند بودن اطلاعات ارسال شده حتی می توانید آن را برای یک نفر ارسال کنید.
- با این حال ، در برخی موارد بهتر است فقط با افرادی که می خواهید صحبت کنید.
- علاوه بر این ، برخی اطلاعات را نمی توان به صورت مکتوب منتقل کرد.
2 بسته به اطلاعات منتقل شده ، محتوا و قالب یادداشت ممکن است متفاوت باشد. اکثر یادداشت ها حاوی اطلاعات زیر هستند:
- یک ایده یا راه حل جدید برای یک مشکل.به عنوان مثال ، اگر می دانید چگونه می توانید با برنامه ریزی هزینه های اضافی مشکلی را حل کنید ، در مورد آن در یادداشت بنویسید و آن را برای رئیس خود ارسال کنید.
- سفارشات. به عنوان مثال ، ارسال یادداشت راهی م effectiveثر برای توزیع مسئولیت ها در کنفرانسی است که توسط بخش شما برگزار می شود.
- گزارش. همچنین می توانید یک یادداشت برای اطلاع همکاران از رویداد اخیر یا اطلاع آنها از اطلاعات جدید در مورد پروژه یا ارائه گزارشی از نتایج یک مطالعه ارسال کنید.
3 شاید شما روی پروژه های زیادی کار می کنید و می خواهید آنها را در یک یادداشت به اشتراک بگذارید. نباید این کار را بکند یادداشت های خدمات حاوی اطلاعات مربوط به یک موضوع خاص (موضوع ، پروژه و غیره) است.
- یادداشت باید کوتاه ، آموزنده و آسان برای خواندن باشد. بنابراین ، تنها با تمرکز بر یک موضوع ، اطمینان حاصل می کنید که اطلاعات خوانده شده و مورد توجه قرار می گیرد.
4 محتوا و سبک یادداشت شما بستگی به مخاطب دارد ، بنابراین فکر کنید که چه کسی یادداشت شما را می خواند.
- به عنوان مثال ، سبک یادداشت برای همکاران شما در مورد برنامه ریزی یک تاریخ مهم و سبک یادداشت برای رئیس شما با گزارش پیشرفت بسیار متفاوت خواهد بود.

قسمت 3 از 3: نوشتن یادداشت

1 عنوان یادداشت را عنوان کنید. در مکاتبات تجاری با اسناد و مدارک رایج است.
- به عنوان مثال ، در بالای صفحه ، "Memo" یا "Memo" را بنویسید.
- می توانید عنوان را در مرکز قرار دهید یا آن را در سمت چپ صفحه فشار دهید. بهتر است به یادداشت هایی که قبلاً دریافت کرده اید نگاه کنید و قالب آنها را کپی کنید.
2 عنوان یادداشت خود را بنویسید. باید شامل اطلاعات زیر باشد:
- TO: نام و عنوان افرادی را که یادداشت را برای آنها ارسال می کنید بنویسید.
- OT: نام و عنوان خود را بنویسید.
- DATE: تاریخ دقیق شامل سال را بنویسید.
- موضوع: توضیحی کوتاه اما دقیق از آنچه که یادداشت در مورد آن خواهد بود ارائه دهید.
- لطفاً توجه داشته باشید که به جای "موضوع" می توانید "Ref" را بنویسید.
3 در لیست دریافت کنندگان یادداشت ، حتماً همه افرادی را که می خواهید آن را برای آنها ارسال کنید ، قرار دهید. دریافت کنندگان یادداشت را به افرادی که از اطلاعات موجود در آن متاثر می شوند محدود کنید.
- اگر مشکلی که در آن وجود دارد فقط به چند نفر مربوط می شود ، برای همه افراد بخش یا شرکت خود یادداشت ارسال نکنید.
- اگر به طور همزمان برای همه کارکنان شرکت یادداشت ارسال کنید ، آنها با یادداشت ها بمباران می شوند و یا آنها را با دقت نمی خوانند ، یا اصلاً نخواهند خواند.
4 در لیست دریافت کنندگان یادداشت ، نام و عنوان کامل را ذکر کنید. حتی اگر با رئیس خود یک پای کوتاه دارید ، بهتر است در مکاتبات تجاری به لحن رسمی پایبند باشید. به عنوان مثال ، وقتی به دفتر وی می روید می توانید او را "ولادیمیر" صدا کنید ، اما در یادداشت خود از او به عنوان "آقای دیمیتریف" یا "ولادیمیر نیکولایویچ" یاد کنید.
- هنگام فهرست گیرندگان یادداشت - این نام و عنوان را ذکر کنید.
5 اگر در حال ارسال یادداشت برای شخصی از شرکت دیگر هستید ، تعیین نحوه صحیح تماس با وی بسیار مهم است. برای یافتن اطلاعات در مورد این شخص وقت بگذارید ؛ به احتمال زیاد ، این را می توان در وب سایت شرکت او انجام داد.
- به عنوان مثال ، اگر فرد دارای مدرک دکتری است ، حتماً آن را درج کنید.
- همچنین ، حتماً موقعیتی را که این شخص دارد پیدا کنید و آن را در یادداشت خود وارد کنید.
6 به موضوع یادداشت خود فکر کنید. باید مختصر و سرراست باشد.
- به عنوان مثال ، "مشتریان جدید" یک موضوع نسبتاً مبهم است و اگر شخصی بخواهد در چند روز یا چند هفته یادداشت شما را پیدا کند ، انجام این کار برای او مشکل خواهد بود.
- بهترین موضوع این است: "گزارش توسعه مشتری".
7 به عنوان یک قاعده ، سلام در یادداشت های خدمات نوشته نمی شود. اما ، در صورت تمایل ، می توانید متن یادداشت را با "آقای دیمیتریف عزیز" یا "همکاران عزیز" شروع کنید.
- یادداشت باید کوتاه و آموزنده باشد ، بنابراین می توان سلام را حذف کرد.
8 قسمت مقدماتی یادداشت را بنویسید. در آن ، هدف نوشتن و ارسال یادداشت را به وضوح بیان کنید.
- به عنوان مثال ، "من برای ... می نویسم". قسمت مقدماتی یادداشت باید شامل یک مرور کوتاه از اطلاعات ارائه شده در آن باشد.
9 بخش مقدماتی باید کوتاه باشد. نیازی به ارائه جزئیات و سایر جزئیات در آن نیست.
- قسمت مقدماتی چندین جمله کوتاه (پاراگراف کوتاه) را ایجاد کنید.
10 در مورد نحوه ارائه اطلاعات اصلی تصمیم بگیرید. باید در 2-4 پاراگراف ضمیمه شود. شیوه ارائه به خود اطلاعات بستگی دارد.
- به عنوان مثال ، می توانید اطلاعات را به ترتیب اهمیت یا با توجه به فرایندهایی که پروژه شما در آن تجزیه شده است ، ارائه دهید.
11 یادداشت خدمات باید به بخش (پاراگراف) تقسیم شود تا خوانندگان آن بتوانند به راحتی اطلاعات را جذب کنند. علاوه بر این ، بخش ها به آنها کمک می کند تا نکات مهم یادداشت را شناسایی کنند.
12 عنوان هر بخش ؛ عنوان پاراگراف باید به وضوح اطلاعات موجود در آن را نشان دهد.
- به عنوان مثال ، می توانید یادداشت نقل مکان دفتر آینده خود را به بخشهای زیر تقسیم کنید: محل جدید دفتر ، دستورالعمل های بسته بندی تجهیزات و اسناد ، و برنامه جابجایی.
13 جمله اول هر بخش باید به خوانندگان بگوید که این پاراگراف در مورد چیست.
- پاراگراف ها یا بخشهای جداگانه یادداشت شما باید بر روی موضوعی خاص در موضوع مورد بررسی متمرکز شود.
14 برای برجسته کردن نکات مهم ، یک لیست یا لیست ایجاد کنید. این به خوانندگان کمک می کند تا بر نکات کلیدی تمرکز کرده و اطلاعات را سریعتر بخوانند و جذب کنند.
15 حجم یادداشت نباید از 1-2 صفحه تجاوز کند.
- این اندازه یادداشت های استاندارد با فاصله بین خطوط و یک خط خالی بین پاراگراف ها است.
16 شامل یک پاراگراف خلاصه اطلاعات ارائه شده باشید. در بیشتر موارد ، این ضروری نیست ، به خصوص اگر یک یادداشت کوتاه نوشته باشید.
- اما اگر اطلاعات ارائه شده بسیار پیچیده است یا اگر اندازه یادداشت بیش از استاندارد است ، بهتر است یک پاراگراف کوچک خلاصه کننده اطلاعات ارائه شده (یعنی نکات کلیدی) باشد.
17 حتماً یک پاراگراف پایانی را وارد کنید ، حتی اگر فکر نمی کنید به آن نیاز ندارید. موارد زیر را در نظر بگیرید:
- اهداف یادداشت چیست؟ خوانندگان را تشویق به انجام کاری کنید؟ آیا کارکنان باید به موقع گزارش دهند؟ اگر چنین است ، این را در پاراگراف پایانی به وضوح بیان کنید.
- اگر نیازی به اقدامات دیگر نیست ، نتیجه زیر را بنویسید: "من خوشحال می شوم در مورد این موضوع بحث کنم" یا "اگر در این زمینه س questionsال یا نظری دارید ، خوشحال می شوم به آنها پاسخ دهم."
18 در صورت تمایل ، نام یا امضای خود را در انتهای یادداشت بگذارید (اما این مورد لازم نیست). اگر چنین است ، به یادداشت هایی که از سایر کارکنان دریافت کرده اید نگاه کنید.
- اگر آنها یادداشت هایی را امضا می کنند (به عنوان مثال ، "با احترام ، ایوانف AA) ، همین کار را انجام دهید.
- اگر نمی خواهید یادداشت را امضا کنید ، می توانید حروف اول را در انتهای سند قرار دهید.
19 اگر جداول ، نمودارها یا گزارشها به یادداشت ضمیمه شده اند ، در مورد هرگونه پیوست یادآوری کنید. برای انجام این کار ، در پایان سند ، به عنوان مثال ، "ضمیمه: جدول 1" را بنویسید.
- پیوست ها باید در متن اصلی یادداشت ذکر شوند.
- به عنوان مثال ، اگر در مورد انتقال آینده به یک دفتر جدید می نویسید ، ممکن است چیزی بنویسید: "ما قصد داریم این حرکت را تا پایان سه ماهه کامل کنیم. برای مشاهده برنامه حرکت دقیق به جدول پیوست 1 مراجعه کنید. "
20 حتماً قبل از ارسال یادداشت خود آن را بررسی کنید. مطمئن شوید که جملات از لحاظ دستوری صحیح هستند ، هیچ گونه غلط املایی یا نحوی در یادداشت وجود ندارد و اطلاعات معنی دار هستند.
- پس از اولین بار که یادداشت را بررسی کردید ، آن را ارسال نکنید (البته اگر یادداشت فوری نباشد). سند را کنار بگذارید و یک ساعت دیگر دوباره آن را بررسی کنید. شاید شما خطاها و اشتباهات جدیدی را پیدا کنید که قبلاً از دست داده اید.
- اگر یادداشت حاوی اطلاعات محرمانه است ، خط مشی رازداری شرکت خود را بررسی کنید و نام شخصی را که یادداشت شما را بررسی می کند و در مورد مطابقت آن با قوانین تعیین شده نظر می دهد ، بیابید.