محتوا

• گام برداشتن
• روش 1 از 2: برنامه ای برای مدیریت تغییرات سازمانی ایجاد کنید
• روش 2 از 2: پیگیری تغییرات یک پروژه
• نکات

دو نوع برنامه مدیریت تغییر وجود دارد. یکی مربوط به تأثیری است که یک تغییر بر یک سازمان می گذارد و انتقال را نرم می کند. پروژه دیگر تغییراتی را در یک پروژه ایجاد می کند و یک رکورد واضح از تنظیمات یا تغییرات ایجاد شده در محصول در سطح پروژه ایجاد می کند. هدف از هر دو طرح برقراری ارتباط واضح در مورد کارهایی است که باید به درستی و دقیق انجام شود.

گام برداشتن

روش 1 از 2: برنامه ای برای مدیریت تغییرات سازمانی ایجاد کنید

1. دلایل تغییر را نشان دهید. فاکتورهایی را که منجر به تصمیم گیری برای تغییر شده اند ، مانند خلا performance عملکرد ، فناوری جدید یا تغییر در بیانیه ماموریت سازمان ذکر کنید.
   • یک روش ممکن توصیف وضعیت فعلی سازمان و وضعیت آتی است که این طرح می خواهد ایجاد کند.
2. مشخص کنید که چه تغییری ایجاد می شود و اندازه آن چیست. ماهیت مورد انتظار برنامه مدیریت تغییر را به طور خلاصه شرح دهید. مشخص کنید آیا این بر شرح وظایف ، رویه ها ، سیاست ها و / یا سازمان ساختاری تأثیر می گذارد. گروه ها ، گروه های کاری ، سیستم ها یا سایر زمینه هایی را که تغییر می کنند فهرست کنید.
3. پشتیبانی ذینفعان را لیست کنید. کلیه ذینفعانی را که تحت تأثیر این طرح قرار دارند ، از جمله برای مثال مدیران ارشد ، مدیران پروژه ، حامیان مالی پروژه ، کاربران نهایی و / یا کارمندان ذکر کنید. اگر ذینفع از این تغییر حمایت می کند برای هر گروه نامه بنویسید.
   • برای برقراری ارتباط مختصر و واضح این داده ها می توانید گرافی نمایش دهید. شما می توانید نمودارها را به "آگاهی" ، "سطح پشتیبانی" و "نفوذ" برای هر یک از سهامداران تقسیم کنید ، بر اساس رتبه بندی بالا / متوسط ​​/ پایین.
   • در صورت امکان ، می توانید مکالمات یک نفره داشته باشید تا از پشتیبانی پشتیبانی کنید.
4. یک تیم مدیریت تغییر جمع کنید. این تیم وظیفه برقراری ارتباط خوب با کلیه ذینفعان ، برشمردن نگرانی ها و اطمینان از روانترین روند ممکن را دارد. افرادی را انتخاب کنید که از اعتبار بالایی در شرکت برخوردار بوده و از مهارت های ارتباطی خوبی برخوردار باشند.
   • این تیم شامل یک آغازگر روند تغییر از بالاترین سطح مدیریت است. تأکید کنید که این کار واقعاً فعالانه برای ایجاد تغییرات انجام می شود و این فقط تأیید طرح نیست.
5. برای جذب پرسنل اجرایی سازمان رویکردی را تدوین کنید. دریافت موفقیت از رهبران سازمان برای موفقیت در تحقق این امر از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. از هر یک از اعضای اجرایی کارکنان بخواهید در مورد تغییر بازخورد ارائه دهند و با هر یک از افراد همکاری کنند تا نقش فعالی در ارتقا the تغییر داشته باشند.
6. برای هر یک از سهامداران برنامه تهیه کنید. برای هر یک از سهامداران ، از جمله کسانی که از این تغییر حمایت می کنند ، خطرات و نگرانی ها را ارزیابی کنید. برای حل این نگرانی ها به تیم مدیریت تغییر وظیفه دهید.
7. یک برنامه ارتباطی تهیه کنید. ارتباطات مهمترین قسمت برنامه مدیریت تغییر است. به طور منظم با هر کسی که تحت تأثیر تغییرات قرار گرفته ارتباط برقرار کند. بر دلایل ایجاد تغییرات و مزایای همراه آنها تأکید کنید.
   • باید به ذینفعان امکان ارتباط رو در رو دو طرفه داده شود. جلسات خصوصی بسیار مهم است.
   • ارتباطات باید از طریق آغازگر اصلی تغییر ، از طرف سرپرست فوری هر یک از کارمندان و هر سخنگوی اضافی دیگری که مورد اعتماد ذینفع است ، باشد. همه ارتباطات باید یک پیام ثابت را منتقل کنند.
8. بدانید که این مخالفت از کجا ناشی می شود تغییرات همیشه منجر به مخالفت می شود. این در سطح فردی اتفاق می افتد ، بنابراین شخصاً با ذینفعان صحبت کنید تا دلیل آن را بفهمید. شکایات را پیگیری کنید تا تیم مدیریت تغییر بتواند آنها را برطرف کند. این موارد به طور خاص شامل موارد زیر است:
   • مردم انگیزه ای برای تغییر ندارند و یا فوریتی ندارند
   • مردم تصویر بزرگتر یا دلیل ضروری بودن تغییرات را نمی فهمند
   • عدم مشارکت در روند کار وجود دارد
   • افراد در مورد شغل ، موقعیت آینده یا الزامات و مهارت های خود مطمئن نیستند
   • مدیریت نتواند انتظارات مربوط به اجرا یا ابلاغ تغییرات را برآورده کند
9. با انسداد مقابله کنید. بسیاری از شکایات را می توان با برقراری ارتباط فشرده تر یا تغییر استراتژی ارتباطی به گونه ای که مشکلات خاص مورد بحث قرار گیرد ، برطرف کرد. سایر شکایات به رویکردهای مختلفی نیاز دارند که می تواند در برنامه شما ادغام شود یا برای اجرای آنها به تیم مدیریت تغییر اختصاص یابد. به این فکر کنید که کدام یک از این رویکردها با شرایط سازمان شما سازگار است:
   • برای تغییر در شرح شغل یا رویه ها ، آموزش کارمندان را در اولویت قرار دهید.
   • اگر انتظار یک انتقال استرس زا یا یک انگیزه کم دارید ، یک رویداد ترتیب دهید یا مزایایی را برای کارمندان فراهم کنید.
   • اگر ذینفعان انگیزه ای برای تغییر ندارند ، مشوق هایی را ارائه دهید.
   • اگر ذینفعان احساس استثنا کردند ، جلسه ای را برای جمع آوری بازخورد و بررسی اینکه می توانید در برنامه چه تغییراتی ایجاد کنید ، ترتیب دهید.

روش 2 از 2: پیگیری تغییرات یک پروژه

1. توابع مدیریت تغییر را تعریف کنید. توابع اختصاص داده شده برای این پروژه را لیست کنید. مسئولیت ها و مهارت های هر پست را شرح دهید. شما باید حداقل یک مدیر پروژه برای اجرای تغییرات در سطح روز و یک حامی پروژه برای نظارت بر پیشرفت کلی و تصمیم گیری در سطح بالا برای مدیریت تغییر فراهم کنید.
   • برای پروژه های بزرگ در یک سازمان بزرگ ، شما می توانید نقش مدیر پروژه را در بین افراد مختلف ، هر یک از مهارت های خاص تقسیم کنید.
2. به فکر راه اندازی کمیته کنترل تغییر باشید. پروژه های نرم افزاری معمولاً دارای یک کمیته کنترل تغییر هستند که متشکل از نمایندگان هر گروه ذینفع است. این کمیته درخواست های تغییر را به جای مدیر پروژه تأیید می کند و تصمیمات را به ذینفعان ابلاغ می کند. این روش برای پروژه هایی که شامل ذینفعان مختلف و پروژه هایی است که دامنه و اهداف آنها باید دوباره ارزیابی شوند ، به خوبی کار می کند.
3. روشی را برای صدور درخواست تغییر ایجاد کنید. هنگامی که فردی در تیم پروژه راهی برای حرکت به جلو پیدا کرد ، چگونه این ایده را به واقعیت تبدیل می کنید؟ در این طرح ، روش تأیید شده توسط تیم را توصیف کنید. مثالی در اینجا آورده شده است:
   • یکی از اعضای تیم برای درخواست تغییر فرم را پر می کند و آن را برای مدیر پروژه می فرستد.
   • مدیر پروژه فرم را در گزارش درخواست تغییر وارد می کند و با اجرای یا رد درخواست ها ، این گزارش را به روز می کند.
   • مدیر اعضای تیم را موظف می کند تا یک برنامه دقیق تر تهیه کنند و تلاش لازم را تخمین بزنند.
   • مدیر پروژه طرح را برای پذیرش یا رد به اسپانسر پروژه می فرستد.
   • تغییر اعمال شده است. سهامداران به طور منظم از پیشرفت مطلع می شوند.
4. برای درخواست تغییر فرم ایجاد کنید. اطلاعات زیر باید با هر درخواست همراه باشد و به گزارش اضافه شود:
   • تاریخ تغییر برنامه
   • تعداد درخواست تغییر ، که توسط مدیر پروژه داده می شود
   • عنوان و شرح
   • نام ، ایمیل و شماره تلفن ارسال کننده
   • اولویت (زیاد ، متوسط ​​یا کم). برنامه های مدیریت تغییر فوری مهلت های مختلفی دارند.
   • شماره و نسخه محصول (برای پروژه های نرم افزاری)
5. اطلاعات اضافی را به گزارش تغییر اضافه کنید. این گزارش همچنین باید تصمیمات و نحوه اجرای آنها را ثبت کند. علاوه بر اطلاعات ارائه شده در فرم درخواست تغییر ، باید فضا را برای اطلاعات زیر فراهم کنید:
   • تأیید یا رد
   • امضای شخصی که درخواست را رد یا رد می کند
   • مهلت اجرای این تغییر
   • تاریخ خاتمه تغییر
6. تصمیمات بزرگ را پیگیری کنید. علاوه بر ثبت تغییرات که تغییرات روزانه را ردیابی می کند ، می توانید تمام تصمیمات اصلی که گرفته می شود را نیز ثبت کنید. با تشکر از این گزارش ، یافتن پروژه های بلند مدت یا پروژه هایی که در مدیریت آنها تغییراتی ایجاد شده آسان تر است. این گزارش همچنین می تواند مبنایی برای برقراری ارتباط با مشتریان یا پرسنل مدیریت عالی باشد. برای هرگونه تغییر در مدت ، اندازه پروژه یا نیازهای پروژه ، سطح اولویت یا استراتژی ، اطلاعات زیر را پیگیری کنید:
   • چه کسی تصمیم گرفت
   • وقتی تصمیم گرفته شد
   • خلاصه ای از دلایل تصمیم گیری و روش اجرای آن. اسناد مربوط به این روش را اضافه کنید.

نکات

• اعتماد و وفاداری خود را هم با کارمندان و هم با مشتریان خود ایجاد کنید. مردم اغلب از تغییر احساس ناراحتی می کنند. با انتقال این پیام که منافع کارمندان خود را در اولویت قرار می دهید ، پشتیبانی آنها را جلب می کنید.