محتوا

• گام برداشتن
• قسمت 1 از 3: راه اندازی SOP خود را
• قسمت 2 از 3: نوشتن SOP
• قسمت 3 از 3: اطمینان از موفقیت و دقت
• نکات

روش عملیاتی استاندارد (SOP) شامل اطلاعاتی در مورد نحوه انجام مرحله به مرحله کار است. SOP موجود فقط باید اصلاح و به روز شود ، اما شما همچنین می توانید در شرایطی قرار بگیرید که مجبور شوید آن را کاملاً تنظیم کنید.

گام برداشتن

قسمت 1 از 3: راه اندازی SOP خود را

1. قالب را انتخاب کنید. هیچ روش درست و غلطی برای نوشتن SOP وجود ندارد. اما شرکت شما احتمالاً در حال حاضر تعدادی SOP دارد که می توانید با مراجعه به آنها ایده ای در مورد تنظیمات مورد نظر دریافت کنید. از SOP های موجود - در صورت وجود - به عنوان مثال استفاده کنید. اگر مواردی وجود نداشته باشد ، چند گزینه پیش رو دارید:
   • نصب با مراحل ساده. این برای روشهای معمول خوب است ، که کوتاه است ، نتایج احتمالی کمی ایجاد می کند و کاملاً مشخص است. در واقع ، فراتر از مستندات لازم و اقدامات احتیاطی ایمنی ، چیزی بیش از لیستی از نکات نیست ، که با جملات ساده به خواننده می گویید چه کاری انجام دهد.
   • تنظیم با مراحل سلسله مراتبی. این برای رویه های طولانی تر به کار می رود - با بیش از ده مرحله ، نیاز به تصمیم گیری ، شفاف سازی و توضیح اصطلاحات دارد. این به طور کلی لیستی از مراحل اصلی و مراحل فرعی آنها به ترتیب خاص است.
   • تنظیمات با نمودارهای جریان. اگر رویه ای بیشتر شبیه نقشه باشد ، با نتایج مختلف مختلف ، نمودار حل بهترین راه حل است. هنگامی که نتایج به درستی پیش بینی نمی شوند ، باید این تنظیم را انتخاب کنید.
2. به مخاطبان خود فکر کنید. سه نکته مهم وجود دارد که باید قبل از نوشتن SOP در نظر بگیرید:
   • مخاطبان شما از قبل چه می دانند؟ آیا عموم شما با سازمان و رویه های آن آشنا هستند؟ آیا آنها اصطلاحات را می دانند؟ زبانی که استفاده می کنید باید با دانش و سهم خواننده مطابقت داشته باشد.
   • توانایی های زبانی مخاطبان شما. آیا ممکن است افرادی باشند که SOP "" شما را بخوانند به زبان شما صحبت نکنند؟ اگر چنین است ، بهتر است تصاویر با زیرنویس و نمودار را نیز در آن بگنجانید.
   • تعداد مخاطبان شما. اگر SOP شما توسط بسیاری از افراد (در نقش های مختلف) همزمان خوانده شود ، باید سند را به عنوان گفتگوی یک نمایش تنظیم کنید: کاربر 1 کاری انجام می دهد ، سپس کاربر 2 و غیره. به این ترتیب ، هر کاربر می تواند ببیند که چطور در یک ماشین روان کار می کند.
3. به دانش "خود" فکر کنید. نکته اصلی این است: آیا شما فرد مناسبی برای نوشتن این مطلب هستید؟ آیا می فهمید این در مورد چیست؟ چگونه ممکن است اشتباه شود؟ چگونه باید ایمن باشد؟ در غیر این صورت ، بهتر است کار را به شخص دیگری بسپارید. SOP ضعیف نوشته شده - یا بدتر ، غلط نوشته شده - نه تنها منجر به کاهش بهره وری و شکست سازمانی می شود ، بلکه می تواند ناامن باشد و از تیم شما گرفته تا محیط تأثیر بگذارد. به طور خلاصه ، این خطری نیست که بخواهید بپذیرید.
   • اگر پروژه ای است که خود را موظف به اتمام آن می دانید ، نترسید از کسانی که هر روز با این روش کار می کنند کمک بخواهید. انجام مصاحبه ها بخشی مشترک از روند ایجاد SOP است.
4. از بین SOP کوتاه یا طولانی انتخاب کنید. اگر در حال نوشتن یا به روزرسانی SOP برای گروهی از افراد آشنا به پروتکل ، اصطلاحات و غیره هستید و فقط یک SOP کوتاه و مختصر مانند چک لیست می خواهید ، می توانید آن را کوتاه نگه دارید.
   • علاوه بر هدف کلی و سایر اطلاعات مرتبط (تاریخ ، نویسنده ، شماره شناسنامه و غیره) ، این فقط شامل لیستی از مراحل است. در صورت عدم نیاز به جزئیات یا توضیحات بیشتر ، کافی است.
5. هدف SOP را در ذهن داشته باشید. واضح است که شما با روندی روبرو هستید که بارها و بارها در سازمان شما تکرار می شود. اما آیا دلیل خاصی برای این SOP بسیار ارزشمند وجود دارد؟ آیا باید در آن بر ایمنی تأکید کرد؟ اقدامات انطباق؟ آیا برای آموزش استفاده می شود یا به صورت روزانه؟ در اینجا چند دلیل لازم است که SOP برای موفقیت تیم شما ضروری است:
   • برای اطمینان از رعایت استانداردهای انطباق
   • برای به حداکثر رساندن نیازهای تولید
   • تا اطمینان حاصل شود که این روش بر محیط زیست تأثیر منفی نمی گذارد
   • برای اطمینان از ایمنی
   • تا مطمئن شوید همه چیز طبق برنامه پیش می رود
   • برای جلوگیری از نقص تولید
   • به عنوان سند آموزش استفاده شود
     • دانستن اینکه چه چیزی در SOP شما باید تأکید کنید ، ساختار سند را در مورد آن نکات راحت تر می کند. همچنین درک اینکه SOP شما چقدر مهم است آسان تر است.

قسمت 2 از 3: نوشتن SOP

1. مطالب لازم را شرح دهید. SOP های فنی به طور کلی ، "علاوه بر" خود روش ، از چهار عنصر تشکیل شده اند:
   • صفحه عنوان. این شامل 1) عنوان رویه ، 2) شماره شناسایی SOP ، 3) تاریخ صدور یا اصلاح ، 4) نام شرکت ، بخش یا بخشی که SOP با آن ارتباط دارد و 5) امضاها از کسانی که SOP را تهیه و تأیید کرده اند. می توانید این صفحه را به دلخواه خود راه اندازی کنید ، به شرط آنکه این اطلاعات واضح باشد.
   • فهرست مطالب. این تنها در صورتی طولانی است که SOP شما طولانی باشد ، بنابراین می توانید به راحتی آن را جستجو کنید. یک نصب استاندارد ساده همان چیزی است که شما در اینجا نیاز دارید.
   • کنترل کیفیت و کیفیت. اگر روشی قابل بررسی نباشد ، خوب نیست. اطمینان حاصل کنید که مطالب و جزئیات لازم را در دسترس دارید تا خواننده بتواند نتیجه مطلوب را تأیید کند. این می تواند به صورت اسناد دیگری مانند مثالهای ارزیابی باشد.
   • ارجاع. اطمینان حاصل کنید که لیستی از کلیه کتابهای مرجع ذکر شده یا ذکر شده را در اختیار دارید. هنگام مراجعه به سایر SOP ها ، اطمینان حاصل کنید که اطلاعات لازم در پیوست آورده شده است.
     • ممکن است سازمان شما از پروتکل های دیگری به غیر از این پروتکل ها استفاده کند. اگر می توانید به SOP های موجود مراجعه کنید ، این ساختار را رها کنید و به آنچه در حال حاضر وجود دارد پایبند باشید.
2. در روش خود ، به موارد زیر اطمینان حاصل کنید:
   • محدوده و کاربرد. به عبارت دیگر ، هدف فرآیند ، مرزهای آن ، و همچنین نحوه استفاده از آن را توصیف کنید. استانداردها ، مقررات ، نقش ها و مسئولیت ها ، و ورودی و خروجی را اضافه کنید.
   • روش و روش ها این گوشت روی استخوان ها است - تمام مراحل ، از جمله جزئیات لازم و شامل تمام تجهیزات لازم را لیست کنید. رویه های بعدی و عوامل تصمیم گیری را وارد کنید.نکات "چه ... اگر" و هرگونه نقض احتمالی یا نگرانی امنیتی را شناسایی کنید.
   • توضیح اصطلاحات. اختصارات و عباراتی را که در اصطلاح عرفی نیستند شناسایی کنید.
   • هشدارهای بهداشت و ایمنی. اینها را در یک فصل جداگانه لیست کرده و در کنار مراحلی که به آنها ربط دارند نیز لیست کنید. این چیزها را بی اهمیت نگذارید.
   • تجهیزات و ملزومات آنچه مورد نیاز است و چه تجهیزات یا استانداردهای تجهیزات را می توانید در چه زمانی و در کجا بیابید.
   • هشدارها و مشکلات. بنابراین بخش مشکلات. در مورد هر مشکلی که ممکن است اشتباه پیش بیاید ، اینکه چه چیزی را باید مراقب باشید و چه چیزی می تواند برای محصول نهایی و بی نقص مشکل ایجاد کند ، صحبت کنید.
     • به هر مبحث فصل خاص خود (معمولاً با شماره) بدهید تا SOP شما بیش از حد زبانی و گیج کننده نشود و موارد در دسترس نباشد.
     • این یک لیست جامع نیست؛ این فقط نوک کوه یخ رویه ای است. سازمان شما می تواند بیان کند که سایر جنبه ها نیاز به توجه دارند.
3. نوشته های خود را مختصر و آسان بخوانید. به احتمال زیاد مخاطبان شما آنها را برای سرگرمی نمی خوانند. آن را کوتاه و شیرین نگه دارید - در غیر این صورت توجه شما از دست می رود یا در دست گرفتن آنها سند دشوار است و درک آنها دشوار است. جملات خود را تا حد ممکن کوتاه نگه دارید.
   • اینجا یکی است بد مثال: اطمینان حاصل کنید که تمام گرد و غبار ورودی های هوا را قبل از استفاده از آنها پاک کنید.
   • اینجا یکی است خوب مثال ": قبل از استفاده ، تمام گرد و غبار ورودی های هوا را با جاروبرقی پاک کنید.
   • به طور کلی ، در مورد "شما" صحبت نکنید. این خودش حرف می زند. فعالانه صحبت کنید و جملات خود را با الزام شروع کنید.
4. در صورت لزوم ، درمورد نحوه انجام کار با کارمندان درگیر در فرآیند مصاحبه کنید. آخرین چیزی که می خواهید نوشتن SOP است که منطقی نیست. شما ایمنی ، اثربخشی و وقت تیم خود را به خطر می اندازید و روشهایی را که قبلاً استفاده کرده اید در نظر نمی گیرید - چیزی که همکاران شما از شما تشکر نمی کنند. در صورت لزوم س questionsال کنید! این باید درست انجام شود!
   • اگر همه چیز نامشخص است ، از افراد مختلف بخواهید همه نقش ها و مسئولیت ها را به همراه داشته باشند. ممكن است یكی از اعضای تیم به SOP پایبند نباشد و یكی دیگر فقط در برخی اقدامات مشاركت داشته باشد.
5. با نمودارها و نمودارهای جریان ، متن بزرگی از متن را به قطعات تقسیم کنید. اگر با یک یا دو مرحله روبرو هستید که مخصوصاً روی حیله و تزویر است ، می توانید با نمودار یا نمودار این کار را برای خوانندگان خود آسان کنید. خواندن آن آسان تر می شود و باعث می شود ذهن از همه تلاش ها برای درک همه چیز جدا شود. و از نظر شما کاملتر و به خوبی نوشته شده به نظر می رسد.
   • فقط از آنها برای ادویه یا جلوه چشمگیرتر SOP استفاده نکنید. فقط اگر منطقی باشد یا اگر می خواهید از یک سد زبان عبور کنید ، این کار را انجام دهید.
6. اطمینان حاصل کنید که هر صفحه کدگذاری صحیحی دارد. SOP شما بدون شک یکی از بسیاری از SOP هاست. به همین دلیل ، سازمان شما باید نوعی پایگاه داده را نگه دارد که در آن همه چیز براساس یک سیستم نمایه سازی خاص نگهداری می شود. SOP شما بخشی از این نمایه سازی است و بنابراین برای بازیابی به نوعی کدگذاری احتیاج دارد. به همین دلیل است که باید به وضوح بیان شود.
   • هر صفحه باید دارای یک عنوان کوتاه یا شماره شناسه ، تاریخ و شماره صفحه باشد. ممکن است به پاورقی نیاز داشته باشید. این به سیاست سازمان شما در این مورد بستگی دارد.

قسمت 3 از 3: اطمینان از موفقیت و دقت

1. روش کار را امتحان کنید. اگر نمی خواهید رویه خود را آزمایش کنید ، احتمالاً به اندازه کافی خوب آن را ننوشته اید. از کسی که "درک محدودی" از روند کار دارد (یا کسی که نماینده خواننده مشترک است) بخواهید از SOP شما استفاده کند و براساس آن راهنمایی شود. با چه مشکلاتی روبرو می شوند؟ در صورت وجود این موارد ، باید به آنها رسیدگی کرده و تنظیمات لازم را انجام دهید.
   • بهتر است SOP خود را توسط چند نفر آزمایش کنید. افراد مختلف با چیزهای مختلف روبرو خواهند شد ، که پاسخهای زیادی (امیدوارم مفید) به شما بدهد.
   • مطمئن شوید که این روش توسط شخصی آزمایش شده است که هرگز این کار را انجام نداده است. کسی که از قبل آگاهی دارد ، می خواهد به آن اعتماد کند و کار خود را در مرحله اول انجام دهد ، نه اینکه در مرحله اول کار شما را از دست بدهد.
2. SOP را کسانی که واقعاً این روش را انجام می دهند ارزیابی کنند. در آخر مهم نیست واقعا - جدا نظر رئیسان شما در مورد SOP. این در مورد آنهایی است که در آنجا وجود دارد در حقیقت باید همکاری کنند بنابراین قبل از ارسال آن به روسای طبقه بالا ، میوه قلم خود را به کسانی که کار را انجام می دهند یا قبلاً انجام می دهند نشان دهید. چه چیز را پیدا کنم او از آن؟
   • با درگیر کردن آنها و قرار دادن آنها در بخشی از روند ، احتمال پذیرفتن این SOP بیشتر است. و آنها بدون شک ایده های عالی دارند!
3. SOP خود را توسط مشاوران و بخش کنترل کیفیت بررسی کنید. وقتی تیم خوب شد ، می توانید آن را به مشاوران خود ارسال کنید. ممکن است آنها کمتر در مورد کار بگویند ، اما اگر مشکلی در تنظیمات نداشته باشید به شما اطلاع می دهند ، اگر چیزی را فراموش کرده اید ، و به شما اطلاع می دهند که چگونه همه چیز را رسمی و بخشی از سیستم کنید.
   • برای دریافت تأیید سند ، از سیستم های مسیریابی رسمی استفاده کنید تا مطمئن شوید روند تأیید به درستی از سیستم خارج شده است. این از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت است. شما فقط می خواهید اطمینان حاصل کنید که همه نظر خود را گفته اند و همه قوانین نیز رعایت شده اند.
   • باید امضا در زیر وجود داشته باشد. اکثر شرکت ها دیگر با امضای الکترونیکی مشکلی ندارند.
4. استفاده از SOP خود را به محض تأیید شروع کنید. ابتدا ممکن است لازم باشد برای کارمندان درگیر آموزش دهید ، اما ممکن است به این معنی باشد که کاغذ شما در توالت آویزان است. هر طور باشد مطمئن شوید که از کار شما استفاده شده است! توانجامش دادی. زمان کمی شناخت!
   • مطمئن شوید SOP شما به روز باشد. اگر این مورد دیگر نیست ، بلافاصله برای به روزرسانی ترتیب دهید ، اطمینان حاصل کنید که به روزرسانی ها تأیید و مستند شده اند و SOP را دوباره ارسال کنید. ایمنی ، بهره وری و موفقیت تیم شما به آن بستگی دارد.

نکات

• برای توضیح مراحل کافیست از هلندی استفاده کنید.
• به یاد داشته باشید در صورت امکان ذینفعان را درگیر کنید تا روند کتبی با روند واقعی سازگار باشد.
• بررسی کنید نسخه قدیمی SOP وجود دارد یا خیر. شاید بتوانید خود را به چند تغییر سریع محدود کنید. حتماً آنها را به درستی مستند کنید!
• با هر نسخه جدید سابقه سند داشته باشید.
• از نمودارها و تصاویر جریان استفاده کنید تا خواننده بتواند روند را به درستی دنبال کند.
• به وضوح توجه کنید. اطمینان حاصل کنید که تفسیرهای متعدد امکان پذیر نیست. رویه را به فردی که با آن ناآشنا است نشان دهید و از او بپرسید که چه فکر می کند: هنوز هم می توانید با شگفتی روبرو شوید.
• قبل از تأیید ، سند خود را بررسی کنید.