برای متوقف کردن اتلاف وقت ، روال عادی ایجاد کنید

ویدیو: برنامه ریز تغییر تقویم خودکار در اکسل

محتوا

گام برداشتن
روش 1 از 3: استفاده از لیست
روش 2 از 3: استفاده از برنامه
روش 3 از 3: از بین بردن عوامل حواس پرتی

شاید شما دانشجویی هستید که برنامه بار مطالعه کامل دارد و سعی در مدیریت بهتر وقت خود دارید یا کارفرمایی هستید که می خواهد مطمئن شود کارمندانش اتلاف وقت را متوقف می کنند. صرف نظر از اینکه چه نقشی دارید ، شما احتمالاً می خواهید روی چگونگی ایجاد یک برنامه روزمره تمرکز کنید که به شما اطمینان می دهد وقت را تلف نمی کنید و بیشترین استفاده را از روز خود می کنید. استراتژی های سازمانی مانند لیست ها و برنامه ها می توانند مفید باشند و همچنین اقدامات لازم برای از بین بردن حواس پرتی هایی که وقت ارزشمند شما را مصرف می کنند.

گام برداشتن

روش 1 از 3: استفاده از لیست

لیستی از کارهای روزانه خود ایجاد کنید. با یک تکه کاغذ و خودکار شروع کنید. درباره کارهایی که می خواهید برای روز برنامه ریزی کنید یا تعهداتی که دارید فکر کنید و همه آنها را یادداشت کنید. این می تواند لیستی مانند "مواد غذایی ، لباسشویی ، نظافت ، مشق شب" یا "گزارش وضعیت مشتری ، نامه های الکترونیکی ، جلسه ، اوراق اداری" باشد.
- هرچقدر که فکر می کنید از لیست های کوچک به کارهای بزرگتر به لیست اضافه کنید. سعی کنید به هر تعهد یا کاری برای روز فکر کنید تا مطمئن شوید در لیست اولویت های شما قرار دارد.
وظایف را از بالاترین تا کمترین اولویت سازماندهی کنید. یکی از راه های کار هوشمندانه این است که ابتدا بر بالاترین اولویت تمرکز کنید و سپس از طریق لیست به نقاط با کمترین اولویت بروید. این قانون 80/20 نامیده می شود که به موجب آن فعالیت هایی که بیشترین سود را به شما می رسانند باید 80٪ از وقت شما را بگیرد. فعالیت هایی که کمترین بازدهی را دارند باید حدود 20٪ از وقت شما را بگیرد.
- لیست خود را مرور کنید و به هر کار از یک بالاترین تا کمترین اولویت یک عدد بدهید. سپس باید آنها را به ترتیب قرار دهید تا با توجه به اولویت و آنچه هر وظیفه برای شما به ارمغان می آورد ، از بالاترین به پایین ترین آنها مرتب شوند.
گروههایی از وظایف مرتبط را ایجاد کنید. هنگامی که لیستی از اولویت ها را شماره گذاری و مرتب کردید ، گروه های کوچکتری از وظایف را ایجاد کنید که روند خاصی را تشکیل می دهند. به عنوان مثال ، گروهی از وظایف مانند پاسخ به نامه های الکترونیکی و تماس با مشتریانی که فرآیند یک ساعته را ایجاد می کنند ایجاد کنید و آن را "تماس با مشتری" بنامید. سپس می توانید در آن بازه زمانی اختصاص داده شده به راحتی و راحت هر کاری را انجام دهید.
- سعی کنید این کار را برای همه وظایف خود انجام دهید تا مجبور نشوید بین فرایندهای مختلف جابجا شوید یا وقت خود را هدر دهید تا بفهمید کدام کار بعدی را باید انجام دهید. گروه بندی وظایف مرتبط به شما در بهبود مدیریت زمان و کاهش استرس هنگام کار در لیست اولویت ها کمک می کند.
برای هر کاری وقت کمتری به خود اختصاص دهید. طبق قانون پارکینسون ، داشتن زمان کمتر برای انجام یک کار باعث کاهش زمان انجام آن کار می شود. به جای اینکه به طور کلی زمان را تعیین کنید ، مدت زمان آزاد کردن برای هر کار را محدود کنید تا مجبور شوید سریعتر آن کار را انجام دهید. می توانید این کار را با دقت شروع کنید ، به تدریج برای هر کار زمان کمتری صرف کنید ، تا زمانی که به نقطه ایده آل برسید که احساس نکنید لازم است عجله کنید ، اما همچنین وقت برای تأخیر و اتلاف ندارید.
- با گذشت زمان ، شما حس خوبی در مدیریت زمان پیدا کرده اید ، به خصوص اگر مجبور شوید برای هر کار بیش از زمان محدودی وقت بگذارید. اگر تمایل دارید که به روال مشابه خود ادامه دهید ، یا اگر هر روز با لیست مشابهی از کارها روبرو هستید ، این کار مفید است.
وقتی لیست کامل شد به خودتان پاداش دهید. هنگامی که همه کارهای لیست خود را علامت گذاری کردید ، معمولاً در پایان روز کاری خود ، باید پاداش کمی به خود بدهید. این می تواند یک شام خوب ، یک لیوان شراب یا وقت برای تفریح و آرامش باشد. پاداش دادن به خود اطمینان می دهد که انگیزه لازم برای انجام همه کارهای خود را هر روز دارید.
- همچنین می توانید قبل از شروع روز پاداش خود را تعیین کنید تا بتوانید از پاداش به عنوان انگیزه ای برای انجام کارهای خود استفاده کنید. به عنوان مثال ، بگویید شما باید برای یک آزمون بخوانید و برنامه هایی برای بیرون رفتن برای صرف شام با دوستان خود دارید. سپس از آن برنامه ها برای آن شام به عنوان دلیلی برای ادامه مطالعه استفاده کنید و امروز این کار را انجام دهید تا شام را از دست ندهید.

روش 2 از 3: استفاده از برنامه

برای هر ساعت از روز خود یک برنامه مشخص کنید. این مطلب را روی یک کاغذ بنویسید یا با استفاده از یک تقویم در رایانه خود جعبه هایی را برای هر ساعت از روز کاری یا ساعات روز بیدار خود ایجاد کنید. این می تواند از نه تا پنج یا از ده تا هفت باشد. اگرچه لازم نیست هر دوره زمانی را دقیقاً با یک دقیقه پر کنید ، اما اطمینان حاصل کنید که هر ساعت از روز شما در برنامه شما قرار دارد ، می تواند مفید باشد.
- با پر کردن هر ساعت از روز با وظیفه مورد نیاز آن روز شروع کنید. می توانید با مهمترین کارها شروع کنید و سپس کار را ادامه دهید تا به کمترین کارها برسید. اگر خود را فرد صبحگاهی می دانید ، می توانید تصمیم بگیرید که کارهای دشوارتر را در اوایل روز برنامه ریزی کنید ، اما اگر می دانید که معمولاً فقط بعد از ناهار شروع به کار می کنید ، می توانید کارهای پیچیده تر را کمی دیرتر در روز انجام دهید روز سعی کنید برنامه خود را با نیازها و عادات کاری خود تطبیق دهید ، زیرا به این ترتیب ، اگر شروع به استفاده از آن کنید ، احتمال موفقیت برنامه بیشتر خواهد بود.
- می توانید الگوی برنامه خود را روی تخته سفید یا تقویم (در دستگاه همراه خود) ایجاد کنید تا بسته به برنامه آن روز ، هر روز بتوانید آن را به روز کنید.
هر یک تا دو ساعت یک استراحت 10 دقیقه ای به خود بدهید. تمرکز روی یک کار یا گروهی از کارها برای بیش از 1-2 ساعت ممکن است دشوار باشد. اطمینان حاصل کنید که هر ساعت یا هر دو ساعت یک استراحت 10 دقیقه ای داشته باشید تا بیش از حد احساس فشار کاری یا کار نکنید. در طول این استراحت کوتاه ، باید بلند شوید و دور دفتر بروید یا با یک همکار در کافه تریا صحبت کنید. می توانید یک فنجان قهوه بگیرید یا کمی بیرون بروید. سعی کنید استراحت ها بیش از 10 دقیقه یا کمتر انجام ندهید تا برنامه شما به هم نخورد.
- همچنین می توانید هر ساعت 10 نفس عمیق بکشید تا ذهن خود را پاک کرده و کمی استراحت کنید. این می تواند به شما کمک کند دید متفاوتی نسبت به وظیفه ای که انجام می دهید یا انجام می دهید بدست آورید و با وجود روز کاری شلوغ ، برای مدتی تمرکز خود را حفظ کنید.
سعی کنید هر کار را بار اول به درستی انجام دهید. بهتر است وقت خود را بگذارید و بلافاصله هر کار را به درستی انجام دهید تا اینکه سریع در تقویم خود بشتابید و نگاهی به هر کار بیندازید. مرور سریع ایمیل هایتان می تواند منجر به تبادل مداوم ایمیل شود ، به خصوص اگر ایمیل های رمزآلود یا گیج کننده ای برای مشتریان ارسال می کنید. بر روی ترمزها قدم بگذارید و وقت خود را برای نوشتن ایمیل های شفاف ، یا خواندن یادداشت های خود از مدرسه اختصاص دهید. بدست آوردن یک کار درست در اولین بار می تواند باعث اتلاف وقت زیادی در طولانی مدت شود.
از یک دوست یا همکار بخواهید هر از چند گاهی تمرکز شما را حفظ کند. گاهی اوقات برای تمرکز در کارهایی که باید انجام شود ، به حمایت دیگران نیاز داریم. از دوست صمیمی ، والدین ، خواهر و برادر یا همکار خود بخواهید هر از چند گاهی برنامه شما را بررسی کند.
- سپس آنها می توانند یک فنجان قهوه برای شما بیاورند یا حرف خوبی بزنند تا بتوانید لحظه ای لبخند بزنید یا بخندید و سپس به کارهای روزمره خود برگردید. در حالی که می توانید مشغول باشید ، فقط معاشرت با یک دوست می تواند روحیه شما را بهبود بخشد و منجر به مدیریت بهتر زمان شود.

روش 3 از 3: از بین بردن عوامل حواس پرتی

از بررسی تصادفی ایمیل های خود خودداری کنید. بررسی تصادفی ایمیل شما می تواند الگوی "شروع-توقف-شروع" را در روز کاری شما ایجاد کند و منجر به اتلاف وقت شود. از باز كردن مداوم برنامه پست الكترونيكي خود در طول روز خودداري كنيد ، خصوصاً اگر قرار باشد روي كار كاملا متفاوتي تمركز كنيد. 3 بار در طول روز برای بررسی ایمیل خود برنامه ریزی کنید: صبح زود ، بعد از ناهار و اواسط بعد از ظهر. این اطمینان می دهد که در طول روز یک جریان مستمر از ایمیل شما حواس شما را پرت نمی کند و زمانی را برای صرف ایمیل های خود اختصاص می دهید.
- همین اصل را می توان در مورد سایر اشکال ارتباطات مانند پست صوتی ، پیام های متنی یا تماس های تلفنی شما نیز به کار برد. سعی نکنید همیشه دسترسی داشته باشید مگر اینکه انتظار پیام یا تماس تلفنی مهمی را داشته باشید. این کار هرگونه وقفه در گردش کار شما را محدود می کند و به شما کمک می کند تا به برنامه خود پایبند باشید.
تلفن و اتصال اینترنت خود را خاموش کنید. در صورت امکان ، حداقل یک ساعت از روز کاری خود را انتخاب کنید که تلفن و اتصال اینترنت شما قطع باشد. به این ترتیب می توانید در هر جایی که لازم باشد ، بدون اینکه حواس شما را از تلفن و اینترنت پرت کند ، کاملاً بر روی کار خود تمرکز کنید.
- با صرفه جویی در این حواس پرتی می توانید به شما در نوشتن یک پایان نامه یا گزارش جامع نیز کمک کند. با بی صدا کردن تلفن خود ، مطمئن می شوید که بهانه ای ندارید که هر پنج دقیقه یک بار تلفن خود را چک کنید یا به پیمایش در شبکه های اجتماعی مبتلا شوید.
به دیگران بگویید که نمی خواهید مزاحم شوید. سعی کنید دیگران را ترغیب نکنید که حواس شما را پرت کنند و باعث حواس پرتی دیگران شوند و به همه اطرافیان خود اطلاع دهید که شما کار می کنید.این می تواند به معنای بستن درب یا نصب تابلویی باشد که می گوید شما نمی خواهید مزاحم شوید. همچنین می توانید با ارسال ایمیل به اطراف دفتر به همه یادآوری کنید که ساعات خاص ساعات اداری ساکت است.
سعی کنید حواسم را از کارهای روزمره خود دور نکنید. هنگامی که لیستی از کارها (یا برنامه کاری) را تهیه کردید ، از جمله اقدامات احتیاطی ایمنی برای جلوگیری از حواس پرتی ، از اراده و تمرکز خود استفاده کنید تا به روال روزانه خود پایبند باشید. اکثر مردم تفاوت بین زمان به کار رفته و اتلاف وقت را می دانند ، بنابراین مراقب باشید در دام اتلاف وقت نیفتید. از برنامه خود به عنوان پشتیبان استفاده کنید و در پایان روز از احساس موفقیت و وقت گذرانده لذت خواهید برد.