نامه ای را خوب شروع کنید

ویدیو: 4 درسی که از جف بزوس برای موفقیت باید آموخت !؟

محتوا

گام برداشتن
نکات

نامه نویسی به خودی خود هنری است که می تواند تعیین کند که آیا کلمات شما جدی گرفته می شوند یا نادیده گرفته می شوند. خواه در حال نوشتن نامه جلدی ، نامه به دوست خود ، یا به سادگی نامه الکترونیکی به یک همکار خود باشید ، این مقاله همیشه باید با یک مقدمه خوب نوشته شده شروع شود که توجه خواننده را به خود جلب کرده و ادامه مطلب را مجبور کند.یادگیری نحوه نزدیک شدن به گیرنده ، نحوه نوشتن یک خط باز جلب توجه کننده و نحوه نوشتن یک مقدمه جالب ، همه شما را در نوشتن نامه ای ارزش خواندن کمک می کند.

گام برداشتن

بفهمید نامه دقیقاً برای چه کسی باید ارسال شود. یک سلام شخصی بسیار سریعتر از یک سلام عمومی جلب توجه می کند. بعلاوه ، این نشان می دهد که شما قادر به یافتن اطلاعات اساسی حیاتی هستید ، مانند نام شخصی که برای او می نویسید.
- اگر در حال نوشتن نامه جلدی یا نامه های تجاری دیگری هستید ، چند دقیقه وقت بگذارید تا نام گیرنده را بشناسید. معمولاً با کمی تحقیق ، نام مدیر منابع انسانی ، یک هماهنگ کننده منابع انسانی یا مدیری را می یابید که با آنها مصاحبه خواهید کرد. اگر نمی توانید اطلاعات را از طریق اینترنت پیدا کنید ، یک تماس تلفنی مودبانه می تواند روشن کند که نامه شما را به چه کسی خطاب می کند.
- به طور کلی ، بهتر است از سلامی مانند "جناب آقا / خانم" خودداری کنید. چنین سلامی اصلاً شخصی نیست ، بنابراین خواننده تحت تأثیر قرار نمی گیرد ، به این معنی که اگر نامه شما اصلاً خوانده شود ممکن است به خاطر نیاید.
  - به عنوان مثال ، تصور کنید که شما افرادی هستید که استخدام می کنید و دو نامه دریافت می کنید - یکی با سلام "جناب آقا / خانم" و دیگری با نام خاص خود. انتظار کدام متقاضی را دارید که کار خود را بهتر انجام دهد و بنابراین ارزش استخدام را دارد؟
اگر نتوانستید نام دقیق شخصی را که برایش نامه می نویسید پیدا کنید ، اذیت نشوید! گاهی این اطلاعات به عمد پنهان می شود. در این موارد ، "جناب آقا / خانم" قابل قبول است.
- به عنوان مثال ، اگر شما یک توصیه نامه یا نامه رسمی را برای شخصی در شرکتی که نام آن را نمی دانید ارسال می کنید ، استفاده از یک سلام عمومی مانند "برای چه کسی ممکن است نگران باشد" اشکالی ندارد.
نامه خود را با یک سلام صحیح شروع کنید. اگر می دانید که برای چه کسی نامه می نویسید ، این به راحتی "عزیز * نام شخص *" است. به استثنای چند مورد ، شخص خاصی همیشه مورد خطاب قرار می گیرد.
- اگر برای شخصی مهم مانند مقام دولتی ، استاد یا شخصیت مذهبی نامه می نویسید ، از فرم خاص آدرس برای آن سمت استفاده کنید.
  - برای مثال ، اگر در حال نوشتن یک خاخام مجاز هستید ، سلام شما باید "خاخام عزیز * نام خانوادگی *" یا "خاخام عزیز" باشد. اگر رئیس جمهور ایالات متحده را بنویسید ، سلام شما "جناب آقای رئیس جمهور" است.
  - اکثر عناوین تجاری نیازی به فرم خاصی از آدرس ندارند. "بیل گیتس ، مدیر ارشد اجرایی عزیز" نمونه ای از فرم صداگذاری نسبتاً ضعیف و سبک است. وکلا و ضابطان حقوقی از استثناهای مهم هستند.
املای نام گیرنده خود را دوباره بررسی کنید. نام غلط امری بسیار اهانت آور و بیش از هر چیز بسیار شلخته است.
- نه تنها مراقب نام ها و عناوین شغلی با صدای خارجی باشید ، بلکه با نام هایی که در صورت سهل انگاری به راحتی غلط می نویسید ، آشنا باشید. حتی اگر تفاوت بین مثلاً اسمیت و جان اسمیت را ندانید ، هر دو خانواده احتمالاً چنین خطایی را کاملا جدی می گیرند.
- در استفاده از عنوان های شغلی به عنوان نوعی آدرس مراقب باشید. استفاده از عنوان شغلی اشتباه را می توان بسیار اهانت آور دانست. به عنوان مثال ، عنوان شغلی با صدایی مشابه مانند "دستیار مدیر منطقه ای" و "دستیار مدیر منطقه ای" می تواند گیج کننده باشد.
با یک خط باز جلب توجه شروع کنید. خط ابتدایی نامه جلب توجه می کند و صدای بقیه نامه را تعیین می کند. نوشتن نامه ای را برای ماهیگیری مقایسه کنید و به طعمه ماهیگیری در جمله ابتدایی فکر کنید. شما می خواهید خواننده را فریب دهید تا سپس او را با استفاده از آن خط باز جلب کند.
- وقتی در حال نوشتن یک جلد نامه هستید ، می خواهید نامه شما از میان تعداد بیشماری دیگر از نامه های جلویی که با آنها رقابت می کنید ، متمایز باشد. به عنوان مثال ، با برجسته سازی منحصر به فردترین و جالب ترین دستاوردهای خود در ابتدای نامه ، اطمینان حاصل خواهید کرد که مطمئناً مورد توجه واقع خواهید شد و امیدوارم خواننده را متقاعد کنید تا او بخواهد در مورد شما بیشتر بیاموزد.
- از به کار بردن عبارات ناخوشایند یا ناشیانه در نامه های تجاری خودداری کنید. بخشی از هنر نامه نویسی استفاده از کلمات مناسب است. به یاد داشته باشید که گیرنده احتمالاً قبلاً نامه های زیادی مانند نامه های شما را خوانده است. سعی کنید برجسته شوید!
- از عباراتی مانند "سلام. نام من ... "،" من این نامه را می نویسم زیرا ... "، یا" من در فکر نوشتن بودم ... ". اینها معمول است ، اما غیر ضروری است - نام شما قبلاً در نامه ذکر شده است ، دلیل اینکه می نویسید باید روشن باشد و هیچ کس ذهن شما را نمی خواند - آنها آنچه را که می نویسید می خوانند.
خود را در پاراگراف اول ثابت کنید. پاراگراف اول ادامه خط افتخار قابل توجه شما است. گاهی اوقات یک جمله تمام آنچه برای تکمیل پاراگراف اول نیاز دارید است.
- سعی کنید از طریق پاراگراف اول علاقه ایجاد کنید. پاراگراف اول شما به نوعی نسخه آزمایشی بقیه نامه شماست - اگر خواننده پاراگراف اول شما را دوست ندارد ، ممکن است بقیه نامه شما را نخواند. با قدرت شروع کنید! به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن یک نامه نامه هستید و می خواهید دستاوردهای خود را در محل کار لیست کنید ، با کمترین دستاوردهای خود شروع نکنید - ممکن است خواننده قبل از خواندن مهمترین دستاوردهای شما ، مطالعه را متوقف کرده باشد!
- در نامه های تجاری و نامه های همراه ، در پاراگراف اول خود کاملاً روشن باشید که چه کاری می توانید برای گیرنده خود انجام دهید و چرا می نویسید.
  - وقتی جمله ای پیشرو مانند "من یک کارمند بسیار باتجربه فروشگاه کامپیوتر هستم و چیزهای زیادی در مورد کامپیوتر می دانم" می نویسید ، برای خواننده بی معنی به نظر می رسد که مورد علاقه خواننده نیست. قطعه ای مانند "با سالها تجربه می توانم به موفقیت فروشگاه رایانه شما کمک کنم. من می توانم از تخصص خود برای مشاوره های سفارشی به هر نوع مشتری استفاده کنم "در حال حاضر بسیار خاص تر است و به نظر می رسد چیزی باشد که خواننده به آن نیاز دارد و باعث می شود او مجذوب و ادامه مطلب شود.
اتصال خود را در پاراگراف اول برقرار کنید. این امر به ویژه برای نامه های تجاری مهم است ، جایی که خواننده زمان محدودی دارد ، بنابراین ممکن است نامه شما حتی خوانده نشود. پاراگراف اول شما باید بیان کند که شما کی هستید و هدف نامه شما چیست. در صورت استفاده ، می توانید برای تازه کردن حافظه خواننده به مکالمه یا تماس قبلی اشاره کنید تا دوباره مشخص شود که کی هستید. می توانید اظهار کنید که چه کسی شما را ارجاع کرده است. بدیهی است که شما باید به صراحت بگویید که چقدر عالی هستید ، اما مراقب باشید که به عنوان لاف شناخته نشود.
- به عنوان مثال ، بیانیه ای مانند "من در پاسخ به گفتگوی ما در تاریخ 20 ژوئن در مورد معامله از طریق پل می نویسم" به طور خاص موضوع نامه را بیان می کند. جملاتی از این دست برای خوانندگان بسیار مفید است - آنها شامل جزئیات تماس قبلی هستند و با مهربانی به خاطر می آورند که تماس چه بوده است ، و این باعث می شود نامه شما به جای یک وقفه ناگهانی و احتمالاً بی ربط ، ادامه مکالمه قبلی باشد.
- بریم سر اصل مطلب. هیچ کس نمی خواهد متون بیش از حد طولانی را بخواند - و چرا هنگام نوشتن نامه به شخصی که از آن چیزی نیاز دارید خواندن آن را دشوار می کند؟
- سعی کنید پاراگراف اول خود را مختصر ، خوانا و همچنین جالب جلوه دهید. اگر به نظر دشوار می آید ، خوب ... اکنون می دانید که چرا نامه نویسی به خودی خود هنری است!

نکات

برای مکاتبات عادی و غیررسمی یک سلام ("عزیز فلانی") را کنار بگذارید. به عنوان مثال می توان به نامه های ارسالی در داخل شرکت یا ایمیل های شخصی ، تفاهم نامه ها و گزارش های رسمی اشاره کرد.
- نامه با یادداشت ، اطلاعیه یا نامه سرگشاده متفاوت است زیرا خطاب به یک شخص است. به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن درخواستی هستید که خطاب به افراد مختلفی که می خواهید آنها را انجام دهند ، یا اعلامیه ای مبنی بر اینکه اتفاقی افتاده است یا در شرف وقوع است ، تغییر فرم پیام را در نظر بگیرید.
اگر نامه مهمی ارسال کردید ، یک نسخه از آن را تهیه کنید. به هر دلیلی که بخواهید یک کپی برای خود داشته باشید ، به محض ارسال نامه شما از بین می رود ، بنابراین تهیه یک کپی هوشمندانه است.
غیررسمی دو طرف دارد - می تواند نامه شما را بهبود بخشد یا خراب کند. لحن غیررسمی می تواند نامه شما را برجسته کند و به شما در جلب نظر شما کمک کند ، اما همچنین می تواند غیرحرفه ای و غیراخلاقی باشد. این فقط به گیرنده شما بستگی دارد. اگر با گیرنده خود آشنا نیستید ، بدانید که غیررسمی بودن می تواند خطرناک باشد.
اگر بتوانید موارد مهم را در چند کلمه به ویژه در زمینه تجارت بیان کنید بسیار مفید است. برای متقاضیان ، توانایی برقراری ارتباط خوب و مختصر در نامه نامه شما اولین آزمون شماست. برای این حروف ، وقت اضافی بگذارید تا مطمئن شوید که کاملاً بر اصول اصول مانند استفاده از یک سلام صحیح تسلط دارید.