محتوا

• گام برداشتن
• قسمت 1 از 2: نوشتن دستور کار
• از ابتدا یک دستور کار ایجاد کنید
• استفاده از الگوی تقویم
• قسمت 2 از 2: بهترین روشها برای استفاده از تقویم
• نکات

یک جلسه منظم نیاز به یک دستور کار مدون دارد. اجازه ندهید جلسه شما به اندازه بسیاری از جلسات خسته کننده و کارآمد باشد. با رعایت یک دستور کار دقیق و در عین حال انعطاف پذیر ، می توانید جلسه خود را منظم و متمرکز نگه دارید تا در کمترین زمان ممکن به همه اهداف جلسه خود برسید. خواه می خواهید تقویم خود را بنویسید ، از الگویی استفاده کنید یا از تقویمی که از قبل دارید نهایت استفاده را ببرید ، برای شروع به مرحله 1 زیر مراجعه کنید!

گام برداشتن

قسمت 1 از 2: نوشتن دستور کار

از ابتدا یک دستور کار ایجاد کنید

1. با دادن عنوان به تقویم خود شروع کنید. از بهترین ادبیات گرفته تا خشک ترین صفحه گسترده ، تقریباً هر سند مهمی به عنوان نیاز دارد و برنامه های جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. عنوان شما باید به خواننده دو چیز را بگوید: اول اینکه او در حال خواندن یک دستور کار است و دوم ، موضوعی که جلسه درباره آن است. وقتی تصمیم خود را گرفتید ، عنوان خود را در بالای سند خالی خود قرار دهید. این عنوان لازم نیست که پرگل و پیچیده باشد - در یک زمینه تجاری ، عناوین ساده و مستقیم معمولاً بهترین هستند.
   • در برابر تمایل به استفاده از فونت های جداگانه یا بزرگ برای عنوان خود مقاومت کنید. در بیشتر موارد ، شما می خواهید از یک فونت ساده و باوقار مانند Times New Roman یا Calibri استفاده کنید ، و عنوان خود را به همان اندازه بقیه نامه های موجود در سند (یا فقط کمی بزرگتر) قرار دهید. به یاد داشته باشید ، هدف از عنوان شما آگاهی دادن به خوانندگان است که آنها به دنبال چه چیزی هستند ، نه لزوماً برای سرگرمی یا منحرف کردن آنها.
2. اضافه کردن "سازمان بهداشت جهانی؟’, ’درست است، واقعی؟"و"چه زمانی؟"داده ها به عنوان. بعد از عنوان ، برنامه های جلسات معمولاً دارای یک عنوان هستند که بسته به رسمی بودن محل کار شما می تواند جزئیات آن را تغییر دهد. این سربرگ معمولاً در حدود یک خط زیر عنوان است. معمولاً در عنوان ، مختصراً اطلاعات واقعی مربوط به جلسه را که هیچ ارتباطی با موضوع مورد بحث ندارد ، فهرست می کنید. این امر برای این است که افرادی که حضور ندارند ، بدانند که چه موقع و در کجا برگزار شده و چه کسی حضور داشته است. در زیر چند چیز وجود دارد که می توانید اضافه کنید. صرف نظر از داده هایی که انتخاب می کنید ، مطمئن شوید که به طور واضح هر یک از اطلاعات را شناسایی کرده اید (متن پرچسب را به صورت پررنگ در اینجا کار می کند):
   • تاریخ و زمان. اینها را می توان با هم یا در بخشهای جداگانه گروه بندی کرد.
   • محل. اگر مشاغل شما چندین مکان دارد ، می توانید آدرس را بنویسید ، اما اگر فقط یک مکان وجود دارد ، می توانید از اتاقی که در آن ملاقات می کنید نام ببرید (به عنوان مثال ، اتاق جلسات شماره 3).
   • حاضران عناوین شغلی معمولاً اختیاری است اما الزامی نیست.
   • افراد ویژه ای که در آن شرکت می کنند. اینها می توانند مهمان ویژه ، سخنران یا رهبران کنفرانس باشند.
3. یک جمله کوتاه با اهداف بنویسید. جلساتی که هدف مشخصی ندارند ، با اتخاذ وقت با ارزش در معرض خطر قرار می گیرند ، زیرا شرکت کنندگان تصمیم می گیرند درباره چه موضوعی صحبت کنند. از یک خط بعد از هدر خود رد شوید و از متن پررنگ یا زیرخط دار برای تعیین اهداف اهداف خود با عنوانی مانند "هدف" یا "هدف" و به دنبال آن دو نقطه یا خط جدید استفاده کنید. سپس ، با چند جمله مختصر و تند ، نکاتی را که باید برای جلسه مورد بحث قرار گیرد ، توصیف می کنید. هدف خود را قرار دهید تا در اینجا 1-4 جمله بنویسید.
   • به عنوان مثال ، اگر بخواهیم برای اهداف بودجه بیانیه ای بنویسیم ، می توانیم از این موارد استفاده کنیم: "هدف، واقعگرایانه: اهداف کلیدی بودجه را برای سال مالی 2014-2015 ذکر کنید و در مورد اقدامات پس انداز درازمدت هزینه بحث کنید. بعلاوه ، مدیر تحقیق و توسعه مارکوس فلدمن نتایج یک نظرسنجی اخیر رقابت را ارائه خواهد داد. "
   • اگر تا به حال در یک زمینه علمی مطلب نوشتید ، بیان اهداف را به عنوان خلاصه جلسه فکر کنید. شما اساساً می گویید ، بدون جزئیات ، آنچه باید در جلسه مورد بحث قرار گیرد ، است.
4. برای نکات اصلی جلسه برنامه بنویسید. برنامه ها به مبارزه با تمایل برای طولانی مدت جلسات تجاری کمک می کنند. پس از بیان اهداف خود از یک خط عبور کنید ، به برنامه خود یک عنوان پررنگ یا زیرخط دار بدهید و شروع به ایجاد زمان (برای مطابقت با نکات اصلی بحث) در برنامه خود کنید. برای آسان خواندن ، به هر دوره زمانی خط خود را اختصاص دهید.
   • هر دوره زمانی را با نشان دهید یا زمان شروع و پایان برنامه ریزی شده ، یا مدت زمانی که می خواهید هر قسمت از آن استفاده کنید. یک سیستم یا سیستم دیگر را انتخاب کنید و ثابت قدم باشید - مخلوط کردن امور غیر حرفه ای به نظر می رسد.
   • به عبارت دیگر ، شما می خواهید هر دوره زمانی را با زمان شروع و پایان آن موضوع مکالمه علامت گذاری کنید ، یا فقط مدت زمان دوام آن را یادداشت کنید. به عنوان مثال ، یک خط مثال می تواند "14:00 - 14:05: معرفی و ارائه " یا ’5 دقیقه: مقدمه ها و حضور. »با این حال ، باید از تعویض بین این دو سیستم خودداری کنید.
5. برای هر مهمان ویژه در برنامه زمان بگذارید. اگر میهمانان برای بحث در مورد موضوعات مهم به جلسه شما می آیند ، می خواهید زمانی را برای جلسه این افراد اختصاص دهید. به هر میهمان وقت اختصاصی خود بدهید ، حتی اگر بیش از یک موضوع مکالمه داشته باشند. به این ترتیب هر کس می تواند موضوعات خاص خود را به دلخواه سازمان دهد.
   • برای جلوگیری از مسائل خجالت آور در برنامه ریزی ، پیش از این با مهمانان تماس بگیرید تا بفهمید که هرکدام از آنها برای موضوع مکالمه خود چقدر زمان نیاز دارند.
6. در پایان جلسه وقت اضافی را برای هر مشاغل دیگر بگذارید. در این مدت ، ممکن است افراد در مورد موضوعات گیج کننده مکالمه توضیحاتی را بخواهند ، نظرات خود را بیان کنند ، موضوعاتی را برای جلسات آینده پیشنهاد دهند و نظرات دیگری ارائه دهند. شما می توانید این نظرسنجی را با قرار دادن آن به عنوان آخرین مورد در برنامه خود ، صریح اعلام کنید ، یا می توانید پس از آخرین نکته جلسه خود آن را مطرح کنید.
   • اگر به پایان جلسه خود رسیدید و کسی س questionsال یا نظر اضافی ندارد ، همیشه می توانید جلسه را زودهنگام خاتمه دهید. احتمالاً بسیاری از حاضران در این مورد از شما تشکر خواهند کرد!
7. همچنین می توانید مروری بر موضوعات گفتگو داشته باشید. معمولاً ، برنامه سهم شیر از دستور کار جلسه است - بخشی که مردم برای راهنمایی بحث به دنبال آن هستند. با این حال ، اگرچه انجام این تلاش اضافی ضروری نیست ، ارائه یک نمای کلی از نکات کلیدی می تواند برای شرکت کنندگان حواس پرت بسیار مفید باشد. خلاصه ای از چیدمان ایده های ارائه شده در جلسه را به حاضران یادآوری می کند و به کسانی که در نگهداری از هر موضوع ذکر شده مشکل دارند کمک می کند. در زیر نمونه ای از نوع خلاصه ای که احتمالاً می خواهید استفاده کنید آورده شده است:

   • I. موارد بودجه با اولویت بالا

     • الف - بودجه سفر کارمندان

       ب- نرخ فروشندگان

       • من. مذاکره در مورد معامله بهتر؟

       ج- هزینه های لابی

     دوم اقدامات بهبود گردش مالی

     • توافقات خدمات جایگزین

       • من. گزینه ها را به مشتریان ارائه دهید

         دوم دریافت انتقادات و پیشنهادات

       ب- سرمایه گذاری مجدد در فناوری موبایل

     ...و غیره

8. قبل از توزیع تقویم ، خطاها را بررسی کنید. از آنجا که برخی از حاضران می توانند به شدت به دستور کار جلسه اعتماد کنند ، ایده خوبی است که قبل از توزیع آن را از نظر خطا بررسی کنید. انجام این کار فقط به نفع حاضران لطف ندارد - بلکه بر توجه شما به جزئیات و ارزشی که برای موقعیت خود دارید مثبت است.
   • علاوه بر این ، بررسی اینکه هیچ خطایی در دفتر خاطرات شما وجود ندارد ، می تواند به شما کمک کند زمان و شما را نجات می دهد صورت صرف وقت برای توضیح یک دستور کار پر از اشتباه می تواند جلسه شما را گیج کرده و باعث خجالت شما شود ، مخصوصاً وقتی افراد مهم حضور دارند.

استفاده از الگوی تقویم

1. از الگویی همراه با پردازشگر کلمات خود استفاده کنید. بسیاری از برنامه های پردازش کلمه ، مانند Microsoft Office ، Pages for Mac و غیره ، دارای الگوهای استاندارد برای انواع اسناد شخصی و حرفه ای از جمله دستور کار جلسه ها هستند. با استفاده از این الگوها می توانید به سرعت و به آسانی یک سند حرفه ای ایجاد کنید. معمولاً این نوع الگوها در بخشهای منطقی با طرح زیبایی پسندیده سازماندهی می شوند - فقط داده های مربوطه را در فضاهای مربوطه تایپ کنید و کار شما خوب است!
   • در حالی که هر پردازشگر متن کمی متفاوت است ، اما بیشتر آنها با گزینه الگو به شما امکان می دهند از نوار منوی بالای پنجره برنامه به الگوها بروید.
   • اگر پردازشگر متن شما می تواند از الگوها استفاده کند ، اما الگوهای مناسب جلسه دستور کار را ندارد ، می توانید یکی را از وب سایت سازنده برنامه بارگیری کنید. به عنوان مثال الگوهای Microsoft Word در office.microsoft.com در دسترس هستند ، در حالی که الگوهای Pages for Mac را می توانید در فروشگاه App Apple پیدا کنید.
2. همچنین می توانید الگویی را از یک منبع خارجی بارگیری کنید. اگر پردازنده متن شما به طور پیش فرض با الگوهای تقویم همراه نیست و نمی توانید آنها را در سایت رسمی دریافت کنید ، نگران نباشید - تعداد زیادی قالب رایگان به صورت آنلاین در دسترس است. یک جستجوی ساده در موتور جستجوی دلخواه خود ، مثلاً "ملاقات با الگوی دستور کار" ده ها نتیجه مرتبط به شما می دهد. با این حال ، از آنجا که همه این نتایج از منابع رسمی و قابل اعتماد حاصل نمی شوند ، مهم است که هنگام انتخاب الگوهایی که باید استفاده شود ، تفاوت قائل شد. در زیر چند سایت خارجی وجود دارد که ممکن است بخواهید بازدید کنید:
   • الگوهای Word را ذخیره کنید - این سایت حرفه ای قالب های با کیفیت بسیاری را برای Microsoft Word ارائه می دهد.
   • Word Templates Online - منبع عالی دیگری برای قالب های Word. با این حال ، این صفحه فقط چند گزینه را ارائه می دهد.
   • iWorkCommunity - یک الگوی تقویم مناسب برای Pages. با این حال ، این الگو برای نسخه های قدیمی صفحات (قبل از 2009) است.
   • App Store همچنین تعداد زیادی الگو برای Pages دارد. متاسفانه همه این موارد به صورت رایگان در دسترس نیستند.
3. قسمتهای الگوی خود را پر کنید. هنگامی که یک الگوی مناسب در پردازشگر متن خود پیدا کردید یا الگوی مورد علاقه خود را بارگیری کردید ، تنها کاری که باید انجام دهید این است که الگو را با اطلاعات لازم پر کنید. اکثر الگوها دارای مناطق مشخصی برای تایپ نام ، زمان ، موضوعات مکالمه ، عناوین بخش و موارد دیگر هستند. برای تکمیل دستور کار خود ، تمام قسمتهای مربوطه را پر کنید و پس از آن کار خود را از نظر خطا بررسی کنید. الگوهای تقویم به همان اندازه که می توانند مفید باشند ، از شما در برابر غلط های املایی ، دستور زبان و واقعی محافظت نمی کنند.
   • هیچ فیلدی را خالی نگذارید. هیچ چیز آماتوری تر از مثلاً یک خط در یک برنامه که فقط می گوید "اینجا تایپ کنید" به نظر نمی رسد. اگر به دلایلی قسمت هایی از الگو وجود دارد که نمی خواهید پر کنید ، به جای خالی ماندن ، آنها را حذف کنید.
4. برای انطباق تقویم با نیازهای خود تغییرات جزئی ایجاد کنید. ملاقات با الگوهای دستور کار می تواند بسیار مفید باشد ، اما دلیلی ندارد که شما دقیقاً به سبک و طرح تقویم پیش فرض پایبند باشید. در صورت تمایل برای تغییر تقویم و مطابقت با تقویم خود از استانداردهایی که شرکت شما برای شما تعیین کرده و شما برای جلسه تعیین کرده اید ، در صورت تمایل ، تغییراتی در محتوا و سبک الگو ایجاد کنید.
   • به عنوان مثال ، اگر فکر می کنید یک الگوی خاص بسیار خوب به نظر می رسد ، اما سرآیند آن به قدری طولانی است که باعث حواس پرتی می شود ، در صورت تمایل ، قسمتهای غیرضروری از هدر را حذف کنید ، به شرطی که صلاح بدانید ، طرح سند خراب نشده است ، یا دستور کار زشت به نظر می رسد.

قسمت 2 از 2: بهترین روشها برای استفاده از تقویم

1. ابتدا مهمترین موضوعات را انتخاب کنید. هنگام برنامه ریزی جلسات ، معمولاً سیاست خوبی است که مهمترین موضوع را در جلوی برنامه قرار دهید. با این کار به دو چیز می رسید. اول ، به همه این امکان را می دهد که وقتی در ابتدای جلسه در لبه خود هستند و هنوز خسته نشده اند ، درباره این موضوعات مهم بحث کنند. دوم ، در صورت پایان زودرس جلسه یا مجبور شدن برخی از شرکت کنندگان قبل از پایان جلسه ، این اطمینان می دهد که موضوعات مهم قبلاً بحث شده اند.
   • جلسات همیشه طبق برنامه پیش نمی روند. اگر در پایان جلسه موضوعات کوچک و بی اهمیت رها شوند ، ممکن است خودتان آنها را حل کنید یا بعداً جلسه دیگری ترتیب دهید. با این حال ، اگر نمی توانید موضوعات اصلی گفتگو را پوشش دهید ، جلسه شما نتوانست بخشی از هدف را محقق سازد ، که می تواند برای شما ناامید کننده و شرم آور باشد. قرار دادن مهمترین موضوعات در بالای برنامه مانع می شود اغلب این مشکل.
2. به برنامه تقویم خود پایبند باشید ، اما انعطاف پذیر باشید. هنگام برنامه ریزی و انجام یک جلسه ، یکی از بزرگترین خطرات این است که طولانی تر از زمان برنامه ریزی شده است. کارمندان معمولاً یکی دارند دوست نداشتن جلساتی که بیش از حد طولانی هستند و به درستی چنین هستند ، زیرا می توانند بسیار کسل کننده باشند و به جای آنها از انجام کارهای واقعی مردم جلوگیری کنند. برای اینکه جلسه خود را طبق برنامه نگه دارید ، ساعت را زیر نظر داشته باشید و اگر فرصتی پیدا کردید ، با ادب جمله ای را ادامه دهید و بگویید: "اگر بخواهیم به موقع از اینجا خارج شویم ، واقعاً باید به موضوع بعدی برویم." "
   • با این حال ، جلسات اغلب طبق برنامه پیش نمی روند ، بنابراین شما باید آماده باشید تا اگر بخشی از جلسه شما بیش از آنچه می خواهید طول بکشد ، جبران کنید. در بحث و گفتگو تا آنجا که ممکن است در زمان محدودی که برای جلسه خود دارید انعطاف پذیر باشید. به عنوان مثال ، اگر بخشی از جلسه شما به تأخیر افتاده باشد ، می توانید بحث را برای قسمتهای دیگر جلسه خود کوتاه کنید یا قسمتهای نسبتاً غیر مهم جلسه را به طور کامل حذف کنید تا مطمئن شوید که به موقع به پایان می رسد.
3. قبل از جلسه بخوبی شروع به نوشتن دستور کار خود کنید. گرچه تقویم ها لزوماً به اندازه انواع دیگر اسناد تجاری مهم نیستند (مانند گزارش ها ، صفحه گسترده داده ها ، اسلایدهای ارائه و غیره) ، شما همچنان می خواهید تقویم شما حرفه ای و نرم به نظر برسد ، خصوصاً اگر آن را با همکاران خود در طول جلسه. جلسه برای اطمینان از اینکه وقت کافی برای تهیه یک سند با کیفیت دارید ، هر چه زودتر شروع به نوشتن دفتر خاطرات خود کنید.
   • شروع زود هنگام نیز به شما این مزیت را می دهد که درباره دستور کار جلسه خود بازخورد بگیرید. به اشتراک گذاشتن یک نسخه اولیه از تقویم خود با همکاران یا سرپرستان و درخواست ورودی آنها ، می تواند به شما در رفع نقص و افزودن جزئیات گمشده ای که قبلاً وجود نداشتند کمک کند. اگر برای نوشتن تقویم خود تا آخرین ثانیه صبر کنید ، ممکن است وقت نداشته باشید که این بازخورد را بخواهید.
   • در حالی که می توانید با دستور کار نوشتن برای جلسات منظم روزمره یک روز قبل از جلسه کنار بیایید ، آماده شدن برای یک جلسه مهم ممکن است هفته ها طول بکشد.
4. دستور کار را با حاضران جلسه در میان بگذارید. برای اطمینان از اینکه همه با آگاهی کامل از موضوع مورد بحث به جلسه می آیند ، می خواهید دستور کار را از قبل با همه به اشتراک بگذارید. بسته به فرهنگ شرکتی که در آن کار می کنید ، این می تواند به معنای چاپ چندین نسخه و توزیع شخصی آنها یا ارسال ایمیل تقویم به عنوان پیوست باشد. با این وجود تقویم خود را توزیع می کنید ، مطمئن شوید که تقویم شما بدون خطاهای فنی باشد قبل از ارسال آن.
   • بسته به اهمیت جلسه ، احتمالاً می خواهید دستور جلسه حداقل یک یا دو ساعت قبل از جلسه را به حاضران ارائه دهید. برای جلسات مهم و مهم ، ممکن است لازم باشد دستور کار یک روز یا بیشتر از قبل ارسال شود.
   • از آنجایی که افراد غالباً مشغول یا فراموشکار هستند ، تهیه یک نسخه اضافی از دستور کار در جلسه در صورت فراموش کردن کسی ، دستور کار هوشمندانه ای است.

نکات

• اگر کسی نمی تواند در جلسه شرکت کند ، ایجاد بخش "غایب اعلام شده" را در بالای دستور کار قرار دهید ، یا فضا را برای این کار بگذارید و به سادگی آن را در طول جلسه اعلام کنید.
• یک منبع عالی برای یکی سازنده جلسه با استفاده از "DARV": اهداف ، دستور کار ، نقش ها و مسئولیت ها. اول از همه ، جلسه شما باید یک جلسه داشته باشد هدف، واقعگرایانه داشتن. اگر فقط جلسه ای برای ارائه اطلاعات برگزار می کنید ، وقت مردم را با جلسه تلف نکنید. برای آنها خبرنامه ارسال کنید. هدف باید دارای یک م activeلفه فعال و در صورت امکان محصولی برای نمایش باشد: "اهداف سه ماهه را برای تیم تعیین کنید". دستور کار لیستی از مباحثی است که شما برای دستیابی به آن هدف با محدودیت زمانی برای حفظ مسیر خود مقابله خواهید کرد. به عنوان مثال ، "1. وضعیت اهداف سه ماهه آخر را بررسی کنید (15 دقیقه) ، 2. هر پیشنهاد تجاری دیگری برای اهداف (20 دقیقه) ، 3. 5 گل برتر (10 دقیقه) و غیره را انتخاب کنید." برای نقش ها و مسئولیت ها ، شما تعیین می کنید چه کسی جلسه را هدایت می کند ، چه کسی یادداشت می کند و چه کسی موارد عملیاتی را که در نتیجه جلسه حاصل می شود اختصاص می دهد.
• اگر شرکت شما فرم خاصی برای تقویم ها دارد ، از این فرم به عنوان الگو استفاده کنید. برای بعضی از مکان ها ، پایبندی به فرمول ضروری است.
• بسته به آنچه همکاران شما ترجیح می دهند ، داشتن یک مهلت برای پیشنهاد ایده های افراد برای دستور کار می تواند مفید باشد. تاریخ و زمان بسته شدن را بیان کرده و به آن پایبند باشید. در مواردی که تقویم را بهبود می بخشند یا وقتی رویدادها جایگزین تقویم اصلی شما می شوند ، جای دیگری را ایجاد کنید.