نحوه نگهداری صورتجلسات جلسه

ویدیو: فایل لو رفته از جلسه آموزش جنسی به زنان مومنه در مشهد! 18+ دوربين خنده 📽

محتوا

مراحل
روش 1 از 3: آماده شدن برای جلسه
روش 2 از 3: در طول جلسه
روش 3 از 3: بعد از جلسه
نکات
هشدارها
چه چیزی نیاز دارید

به عنوان یک دبیر شرکت یا منشی هیئت مدیره ، یا شاید صاحب مشاغل کوچک ، این احتمال وجود دارد که با نیاز به حفظ صورتجلسات شرکت روبرو شوید. این وظیفه بسیار مهم است ، زیرا نه تنها یک الزام قانونی ، به ویژه برای سازمان های غیر انتفاعی است: این پروتکل ها بخشی از سوابق رسمی شرکت ، تاریخچه آن است. در صورت رعایت قوانین و قالب خاصی پروتکل ها را می توان به راحتی انجام داد.

مراحل

روش 1 از 3: آماده شدن برای جلسه

1 اعلان جلسه را با تاریخ ، زمان ، مکان و هدف جلسه از قبل (چند هفته قبل) برای هرکسی که انتظار می رود در آن شرکت کنید ارسال کنید.
2 برای هر یک از اعضای هیئت مدیره یک بسته ویژه تهیه کنید که شامل موارد زیر است: اطلاعیه جلسه ، صورت جلسه قبلی ، لیست اطلاعات تماس و موارد ارائه شده در جلسه (به عنوان مثال تجزیه و تحلیل و گزارش بودجه). اگر اطلاعات محرمانه است ، پس از خروج کارکنان (در برخی موارد) و مهمانان از محل ، فقط در صورت ظاهر شدن آنها را منتقل کنید.
3 اطمینان حاصل کنید که تجهیزات ضبط را در اختیار دارید که از آنها راحت تر استفاده می کنید ، مانند: دفترچه یادداشت ، پوشه ، لپ تاپ یا ضبط کننده صدا.
4 در روز جلسه ، مطمئن شوید که همه شرکت کنندگان مواد نوشتاری ، نشان (در صورت لزوم) و نوشیدنی دارند.

روش 2 از 3: در طول جلسه

1 اطلاعات زیر را یادداشت کنید:
- نام سازمان و نوع جلسه
- آیا اعلان جلسه ارسال شد ، و اگر بله ، چه زمانی.
- تاریخ ملاقات و محل برگزاری آن.
- زمانی که جلسه شروع شد.
2 دلیل جلسه را بنویسید ، به عنوان مثال: جلسه فصلی هیئت مدیره یا انتخاب سالانه افسران.
3 باید ذکر شود:
- اعضای هیئت مدیره ، افسران و کارکنان حاضر در جلسه و مسئولیت های آنها.
- کسانی که غایب هستند.
- مهمانان حاضر ، که توسط آنها دعوت شده اند و دلایل حضور آنها در این رویداد.
- نام و عنوان رئیس جلسه.
- شخصی که صورت جلسه را می گیرد.
4 تعداد اعضای مورد نیاز برای حد نصاب و اینکه آیا این تعداد رسیده است را مشخص کنید.
5 نتایج رای گیری برای پذیرش ، تجدید نظر یا کناره گیری از صورتجلسه آخرین جلسه را ثبت کنید.
6 پروتکل های قبلی را در صورت نیاز اصلاح کنید.
7 س questionsالات واقعی پروتکل قبلی را بیان کنید و روند بحث آنها ، نتایج رای گیری یا نتیجه کلی را ثبت کنید.
8 سایر رأی ها ، برای مثال انتخاب افسران و تعداد آرای موافق ، مخالف یا ممتنع را ثبت کنید. به جز کسانی که رای ممتنع دادند ، نیازی به نوشتن نام افراد و نحوه رای گیری آنها نیست. دلیل امتناع از رأی دادن و اینکه آیا کسی در طول این رای گیری اتاق را ترک کرده است ، ذکر کنید.
9 موارد برنامه خود را فهرست کرده و بین آنها فاصله ای برای یادداشت نویسی بگذارید.
10 در مورد موضوعات دستور جلسه و آنچه گفته شد و توسط چه کسی گفته شد ، بحث را یادداشت کنید.
11 تمام موضوعات موضوعی که در طول جلسه مورد بحث قرار گرفت و همچنین افرادی که باید در جلسه بعدی صحبت کنند را ذکر کنید.
12 به هرگونه بحث در مورد موضوعات غیر دستور جلسه و کسانی که از آنها خواسته اند ، و همچنین نتیجه آن بحث ها توجه کنید.
13 نتیجه تصمیماتی را که برای تجدید نظر ، به روزرسانی یا رای گیری پیشنهاد شده اند نشان دهید. تصمیم رسمی خود به عنوان یک سند جداگانه ارائه می شود.
14 تاریخ و زمان جلسه بعدی را مشخص کنید.
15 توجه داشته باشید که جلسه با تصمیم اکثریت یا تصمیم متقابل اعلام شد. زمان پایان جلسه را مشخص کنید.

روش 3 از 3: بعد از جلسه

1 پروتکل را تا آنجا که ممکن است کامل کنید و این کار را در اسرع وقت انجام دهید.
2 نتایج رأی گیری ، موارد دستور کار و تصمیمات اتخاذ شده را به صورت برجسته برجسته کنید.
3 نسخه های صورتجلسه را در اسرع وقت به همه شرکت کنندگان در جلسه توزیع کنید تا نظرات خود را درباره محتویات آن دریافت کنید. اگر هیچ تغییری پیشنهاد نشد ، صورتجلسه را رسمی کنید و سپس آنها را در یک پوشه ویژه برای جلسات شرکت قرار دهید. نسخه های نهایی صورتجلسه را به همه شرکت کنندگان در جلسه و کسانی که در آن غایب بودند توزیع کنید.

نکات

اگر چیزی را متوجه نشده اید ، فوراً س questionsالات مناسب را مطرح کنید تا بحث به درستی ضبط شود. برای درخواست هرگونه توضیح ، لازم نیست منتظر بمانید تا پروتکل را به طور کامل تهیه کنید.
تصمیمات اتخاذ شده و نتایج رای گیری باید در صورتجلسه قید شود ، اما نسخه های آنها نیز باید در یک پوشه جداگانه در مکانی محافظت شده از آتش ، آب و سایر عوامل نگهداری شود. نسخه های الکترونیکی نیز باید در این پوشه نگهداری شوند.
سعی نکنید هر کلمه ای را در طول جلسه یادداشت کنید: در مورد آنچه گفته شد به صورت کلی بنویسید. بعد از تکمیل صورتجلسه می توانید روند بحث را به طور کامل افشا کنید.
سیاست های شرکت شما ممکن است استفاده از ارتباطات الکترونیکی را ممنوع کند. در حال حاضر این بسیار نادر است - همه چیز بستگی به زمان نگارش قوانین دارد و اینکه آیا در طول سالها تجدید نظر شده است یا خیر. بنابراین ، قبل از برقراری ارتباط با شرکت کنندگان در جلسه ، مطمئن شوید که چیزی را نمی شکنید. شما همچنین می توانید اصلاحاتی را در مورد این نوع قوانین پیشنهاد دهید اگر به طرز ناامیدکننده ای قدیمی هستند.

هشدارها

هنگام ارسال پیش نویس صورتجلسه برای شرکت کنندگان در جلسه برای بازبینی و بازنگری ، مراقب باشید ، زیرا این امر به آنها این فرصت را می دهد که آنچه را که گفته اند تغییر دهند. هنگامی که پروتکل به طور کامل به پایان رسید ، مطمئن شوید که همه از تغییرات ایجاد شده در آن مطلع هستند: به این ترتیب اطلاعات به درستی تفسیر می شوند و هیچ کس گمراه نمی شود.