چگونه یک روال معمول برای جلوگیری از اتلاف وقت ایجاد کنیم

ویدیو: ۱۰ چیزی که زنان رو دیوونه میکنه و عاشق شنیدنش هستند

محتوا

مراحل
روش 1 از 3: از یک لیست استفاده کنید
روش 2 از 3: از نمودار استفاده کنید
روش 3 از 3: حواس پرتی ها را از بین ببرید
مقالات مشابه

شما ممکن است یک دانشجوی تمام وقت باشید که سعی می کند در مدیریت زمان خود بهتر عمل کند ، یا ممکن است یک کارفرما باشید که راهی برای خروج پیدا می کند تا کارکنان آنها از اتلاف وقت جلوگیری کنند. نقش شما هرچه باشد ، احتمالاً بر نحوه ایجاد یک برنامه روزانه تمرکز کرده اید که به شما امکان می دهد از اتلاف وقت جلوگیری کرده و از روز خود حداکثر استفاده را ببرید. استراتژی های سازمانی مانند لیست ها و برنامه ها ، و همچنین اقدامات برای کاهش حواس پرتی که زمان با ارزش را می خورد ، می تواند مفید باشد.

مراحل

روش 1 از 3: از یک لیست استفاده کنید

1 ساختمانهای آن روز را لیست کنید. یک تکه کاغذ و یک قلم بردارید. به وظایفی که قصد دارید در آن روز انجام دهید یا مسئولیت های آن روز فکر کنید و همه آنها را روی کاغذ بنویسید. این لیست می تواند مشابه یکی از موارد زیر باشد: "خرید ، خشکشویی ، نظافت ، تکلیف خانه" یا "گزارش برای مشتریان ، بررسی نامه و ارسال نامه ، جلسه ، کار با اسناد".
- تا آنجا که فکر می کنید کارهای زیادی را از کوچک تا بزرگ به لیست اضافه کنید. شما باید تمام تعهدات و وظایف روزانه را به خاطر بسپارید تا مطمئن شوید که آنها را در لیست اولویت ها قرار می دهید.
2 وظایف را در اولویت قرار دهید یکی از راههای م effectivelyثر کار این است که ابتدا بر کارهای با اولویت اول تمرکز کرده و سپس لیست را به وظایف با اولویت پایین برسانید. این قانون 80/20 نامیده می شود ، جایی که فعالیتهایی که بیشترین سود را می رسانند باید 80٪ از زمان شما و فعالیتهایی که کمترین سود را می رسانند باید 20٪ را به خود اختصاص دهند.
- فهرست را مرور کنید و به هر تکلیف یک شماره اختصاص دهید که با اهمیت آن مطابقت دارد. سپس آنها را طوری ترتیب دهید که لیست با بیشترین اولویت و مفیدترین کارها شروع شود و با کمترین اولویت ها و سودآور به پایان برسد.
3 وظایف مرتبط را با هم گروه بندی کنید. هنگامی که لیست وظایف خود را ایجاد و اولویت بندی کردید ، باید کارهای کوچک را در گروه ها گروه بندی کنید تا آنها یک فرایند را تشکیل دهند. به عنوان مثال ، می توانید کارهایی مانند پاسخ دادن به ایمیل ها و فراخوانی مشتریان را در یک گروه گروه بندی کنید ، یک ساعت برای آنها اختصاص دهید و آنها را "صحبت با مشتریان" صدا کنید. سپس می توانید به راحتی و با آرامش روی هر تکلیف در بازه زمانی تعیین شده کار کنید.
- سعی کنید همه وظایف را به این ترتیب گروه بندی کنید تا مجبور نباشید به فرایندهای مختلف بروید و زمان خود را صرف این کنید که بفهمید کدام کار بعدی را انجام دهید. گروه بندی وظایف مرتبط می تواند به شما کمک کند تا زمان خود را به طور م organizeثرتری سازماندهی کرده و سطح استرس را هنگام کار بر روی کارهای فهرست کاهش دهید.
4 برای هر کار زمان کمتری به خود اختصاص دهید. طبق قانون پارکینسون ، زمان کمتری برای انجام یک کار ، مدت زمان لازم برای انجام کار را کاهش می دهد. به جای اختصاص زمان اضافی ، مدت زمانی را که برای هر کار اختصاص می دهید محدود کنید تا مجبور شوید آن را سریعتر انجام دهید. شما می توانید این کار را به آرامی انجام دهید و به تدریج میزان زمانی را که برای هر کار اختصاص می دهید ، کاهش دهید تا زمانی که به آن حد طلایی برسید ، جایی که فشار زیادی را احساس نمی کنید و عجله ندارید ، اما وقت ندارید که زمان را به تعویق بیندازید یا وقت خود را تلف کنید.
- در مقطعی ، حس خوبی از مدیریت زمان در شما ایجاد می شود ، به ویژه اگر مجبور باشید زمان محدودی را برای هر کار اختصاص دهید. این امر می تواند بسیار مفید باشد اگر شما تمایل دارید که کارهای روزمره یکسان یا لیست مشابهی از وظایف را داشته باشید.
5 پس از اتمام تمام کارهای موجود در لیست ، به خودتان پاداش دهید. بعد از اینکه تمام وظایف فهرست را انجام دادید ، معمولاً در پایان روز ، باید کمی از خود تعریف و تمجید کنید. این می تواند یک شام خوشمزه ، یک لیوان شراب یا اوقات فراغت باشد که می توانید کاری سرگرم کننده و لذت بخش انجام دهید. یک پاداش کوچک به عنوان انگیزه ای برای تکمیل تمام کارهای روزانه خواهد بود.
- حتی قبل از شروع روز می توانید پاداش خود را تعیین کنید تا بتوانید از پاداش به عنوان انگیزه برای انجام وظایف استفاده کنید. به عنوان مثال ، فرض کنید شما باید برای امتحان آماده شوید و برای شام با دوستان برنامه داشته باشید. برنامه های خود را برای عصر بهانه کنید تا یادگیری و انجام تکالیف را در طول روز ادامه دهید تا مجبور نباشید شام را دیرتر از دست بدهید.

روش 2 از 3: از نمودار استفاده کنید

1 برای هر ساعت از روز خود برنامه داشته باشید. یک تکه کاغذ بردارید یا از تقویم رایانه خود برای ایجاد سلول برای هر ساعت از روز کاری یا هر ساعت بیداری استفاده کنید. می تواند از نه تا پنج یا ده تا هفت باشد. در حالی که لازم نیست هر دوره را تا دقیقه پر کنید ، مطمئن باشید که هر ساعت از روز شما در برنامه شما لحاظ شده است.
- شروع به تکمیل هر ساعت با تکالیفی که باید انجام دهید. می توانید با مهمترین وظایف شروع کرده و به کارهای مهم تر بروید. علاوه بر این ، اگر خود را فردی صبحگاهی می دانید ، سعی کنید نیمه اول روز را به کارهای دشوارتر اختصاص دهید. اما اگر می دانید که بعد از ناهار یک بار دیگر می وزید ، می توانید کارهای مهم را برای این زمان از روز کنار بگذارید. سعی کنید برنامه خود را متناسب با نیازها و عادات کاری خود طراحی کنید. این شما را برای موفقیت آماده می کند و برنامه شما را کارآمدتر می کند.
- می توانید یک الگو برای برنامه خود در یک تخته سیاه یا تقویم ایجاد کنید تا بتوانید هر روز آن را مطابق تکالیف خود در یک روز خاص به روز کنید.
2 هر دو ساعت یک استراحت ده دقیقه ای داشته باشید. تمرکز بر یک کار یا گروهی از تکالیف برای بیش از دو ساعت دشوار است. اطمینان حاصل کنید که هر یک یا دو ساعت یک استراحت ده دقیقه ای داشته باشید تا از کار استرس یا غرق نشوید. در طول این استراحت کوتاه ، می توانید از محل کار خود خارج شوید و در دفتر قدم بزنید یا در آشپزخانه دفتر با یک همکار صحبت کنید. می توانید برای خود یک فنجان قهوه درست کنید یا کمی در هوای تازه قدم بزنید. سعی کنید 10 دقیقه وقت بگذارید تا از برنامه خود پیروی کنید.
- همچنین می توانید هر ساعت 10 نفس عمیق ، آهسته و عمیق بکشید تا ذهنتان تازه شود و یک استراحت کوتاه انجام دهید. این می تواند به شما کمک کند تا دید جدیدی در مورد کاری که انجام می دهید یا قصد انجام آن را دارید ، بدست آورید و تضمین می کند که با وجود یک روز شلوغ ، خود را فراموش نکنید.
3 سعی کنید اولین بار کار را به درستی انجام دهید. به جای عجله و تلاش برای انجام هرچه سریعتر تمام وظایف ، زمان لازم را برای انجام صحیح هر کار در اولین بار اختصاص دهید. عجله از طریق نامه می تواند مبادله ایمیل شما را به بیرون بکشد ، به ویژه اگر پیام های نامفهوم یا مبهم را برای مشتری ارسال می کنید. سرعت خود را کاهش دهید و زمان کافی را برای نوشتن ایمیل های واضح یا بازخوانی مجدد یادداشت های مطالعه خود اختصاص دهید. به درستی انجام دادن آن برای اولین بار باعث می شود در دراز مدت زمان زیادی را در اتلاف وقت صرفه جویی کنید.
4 از یک دوست یا همکار بخواهید که هر از گاهی پیشرفت شما را بررسی کند تا در مسیر خود باقی بمانید. گاهی اوقات برای متمرکز ماندن بر روی کار مورد نیاز ما به حمایت دیگران نیاز داریم. از یک دوست صمیمی ، والدین ، همکار ، برادر یا خواهر بخواهید هر دو ساعت یکبار شما را بررسی کند تا از برنامه ریزی خود مطمئن شوید.
- همراه شما می تواند یک فنجان قهوه برای شما بیاورد یا با کلمات زیبا به شما روحیه بدهد تا بتوانید کمی حواس شما را پرت کند ، بخندید یا لبخند بزنید و به کارهای روزانه خود بازگردید. در حالی که ممکن است سرتان شلوغ باشد ، چند دقیقه ای با یک دوست به شما روحیه می دهد و به شما در مدیریت موثرتر زمان کمک می کند.

روش 3 از 3: حواس پرتی ها را از بین ببرید

1 نیازی نیست که پیوسته نامه خود را چک کنید. این می تواند یک الگوی شروع-توقف-شروع در روز کاری شما ایجاد کند و منجر به اتلاف وقت شود. سعی کنید نامه های خود را در طول روز باز نکنید ، به خصوص اگر نیاز به تمرکز بر کار دیگری دارید. سه زمان برای بررسی نامه های خود در برنامه خود اختصاص دهید: صبح زود ، درست بعد از ناهار و در انتهای روز. این کار باعث می شود شما از جریان مداوم ایمیل ها در طول روز پرت نشوید و زمان اختصاص داده شده برای کار با ایمیل ها را به شما تضمین می کند.
- همین اصول را می توان در مورد سایر وسایل ارتباطی مانند نامه های صوتی ، پیام های متنی و تماس های تلفنی نیز اعمال کرد. سعی کنید مدام دور تلفن خود نباشید ، مگر اینکه البته انتظار پیامک یا تماس تلفنی مهمی را داشته باشید. این به کاهش وقفه در گردش کار کمک می کند و به شما کمک می کند تا در برنامه بمانید.
2 تلفن خود را بی صدا کرده و اینترنت را خاموش کنید. در صورت امکان ، حداقل یک ساعت در روز کاری خود انتخاب کنید تا بتوانید تلفن خود را بی صدا کرده و اتصال اینترنت خود را خاموش کنید. این به شما امکان می دهد روی کاری تمرکز کنید که نیاز به تمرکز کامل و عدم تمرکز حواس دارد مانند تلفن یا اینترنت.
- از بین بردن این عوامل ، که به راحتی می توانند حواس شما را پرت کنند ، به ویژه هنگامی که روی پروژه مدرسه یا گزارش بزرگ کار می کنید مفید خواهد بود. تلفن خود را از برق بکشید تا دلیلی نداشته باشید که هر پنج دقیقه یکبار آن را بررسی کنید یا از تماشای اخبار در شبکه های اجتماعی غافل نشوید.
3 به دیگران هشدار دهید که حواس شما را پرت نکنند. سعی کنید دیگران را تشویق نکنید تا حواس شما را پرت کنند و خودتان هم دیگران را متلاشی نکنید. فقط به آنها اطلاع دهید که کار می کنید. می توانید در را ببندید یا یک تابلو شلوغ نصب کنید.همچنین می توانید یک ایمیل به دفتر خود ارسال کنید تا به شما یادآوری شود که زمان مشخصی در دفتر ساعات کاری آرام است.
4 سعی کنید از روال عادی خود خارج نشوید. هنگامی که یک لیست کاری یا برنامه ای تهیه کردید و خود را از عوامل مزاحم محافظت کردید ، از قدرت اراده و تمرکز خود استفاده کنید تا به روال عادی خود پایبند باشید. اکثر مردم تفاوت بین زمان خوب صرف شده و وقت تلف شده را درک می کنند ، بنابراین سعی کنید در دام اتلاف وقت نیفتید. بر اساس برنامه خود برنامه ریزی کنید و در پایان روز می توانید از حس دستاورد و زمان خوب صرف شده لذت ببرید.