محتوا

• مراحل
• روش 1 از 2: تبدیل لیست
• روش 2 از 2: جدول را تبدیل کنید

در صورت نیاز به انتقال یک لیست یا جدول داده ها از یک سند Word به یک صفحه گسترده Excel ، نیازی به کپی و جایگذاری تک تک اطلاعات در سلول مربوطه در جدول ندارید. اگر ابتدا سند ورد خود را به درستی فرمت کنید ، می توانید یک سند را به راحتی با چند کلیک وارد فرمت Excel کنید.

مراحل

روش 1 از 2: تبدیل لیست

1. 1 ابتدا ، باید نحوه برنامه را تغییر دهید. هنگامی که یک سند را به Excel وارد می کنید ، برنامه تعیین می کند که کدام بخش از اطلاعات با استفاده از نویسه های مشخص در متن در یک سلول جداگانه از جدول قرار گیرد. با قالب بندی داده ها در سند قبل از وارد کردن ، می توانید ظاهر جدول نهایی را کنترل کرده و نیاز به قالب بندی دستی سند را به حداقل برسانید. این روش زمانی مناسب است که شما نیاز به وارد کردن یک لیست بزرگ از یک سند Word به یک صفحه گسترده Excel داشته باشید.
   • این روش به ویژه در صورتی که لیستی از چندین مورد را در یک قالب (لیست آدرس ها ، شماره تلفن ، آدرس ایمیل و غیره) وارد می کنید ، موثر است.
2. 2 سند خود را برای خطاهای قالب بندی بررسی کنید. قبل از شروع فرایند تبدیل ، مطمئن شوید که همه موارد موجود در لیست دارای قالب بندی یکسان هستند. در صورت لزوم ، خطاهای نگارشی احتمالی را تصحیح کنید یا مواردی را که با بقیه مطابقت ندارند مرتب کنید. این امر از انتقال صحیح داده ها اطمینان حاصل می کند.
3. 3 نمایش قالب بندی کاراکترها در سند Word خود را روشن کنید. نمایش علائم قالب بندی پنهان به شما کمک می کند تا بهترین راه برای جدا کردن موارد لیست را انتخاب کنید.برای نمایش کاراکترهای قالب بندی ، روی دکمه Show All Characters در برگه Home کلیک کنید یا میانبر صفحه کلید را فشار دهید Ctrl+⇧ شیفت+*
   • اکثر لیستها یا یک علامت پاراگراف در انتهای هر خط دارند ، یا یک علامت در انتهای یک خط و یکی در یک خط خالی بین موارد. از این کاراکترها برای وارد کردن کاراکترهایی که اکسل برای توزیع داده ها در سلول های جدول استفاده می کند ، استفاده خواهید کرد.
4. 4 برای خلاص شدن از خطوط خالی ، علامت های پاراگراف بین عناصر را حذف کنید. اکسل از خطوط خالی بین موارد لیست برای شناسایی خطوط جداگانه داده ها استفاده می کند ، اما برای اینکه روند قالب بندی به درستی انجام شود ، باید حذف شوند. نگران نباشید ، کمی بعد دوباره آنها را اضافه خواهید کرد. این روش زمانی مناسب است که یک علامت پاراگراف در انتهای یک لیست و یک علامت در یک خط خالی بین پاراگرافها (دو در هر سطر) وجود داشته باشد.
   • بر روی کلیک کنید Ctrl+ح برای باز کردن پنجره Find and Replace
   • در کادر جستجو وارد کنید ^ پ ^ پ... این کد دو کاراکتر پاراگراف در هر خط است. اگر هر مورد لیست از یک خط جامد تشکیل شده است و هیچ خط خالی بین موارد وجود ندارد ، از دستور استفاده کنید ^ ص.
   • در کادر جایگزینی ، یک کاراکتر جداسازی وارد کنید. این علامت نباید در هیچ جای دیگر این سند تکرار شود. به عنوان مثال ، می توانید از علامت استفاده کنید ~.
   • روی دکمه جایگزینی همه کلیک کنید. متوجه خواهید شد که همه عناصر لیست با هم ادغام شده اند ، اما نگران نباشید ، زیرا در مکان های مناسب (بعد از هر عنصر) محدود کننده وجود دارد.
5. 5 هر مورد را در یک کادر جداگانه انتخاب کنید. اکنون که موارد لیست به گونه ای جدا شده اند که در خطوط متوالی نمایش داده می شوند ، باید مشخص کنیم که در هر فیلد چه داده هایی نمایش داده می شود. به عنوان مثال ، اگر خط اول هر مورد شامل نام ، خط دوم آدرس و سومین منطقه و کد پستی باشد ، می توانید
   • کلیک Ctrl+ح برای باز کردن پنجره Find and Replace
   • یکی از کاراکترها را حذف کنید ^ ص در کادر Find
   • تغییر کاراکتر در قسمت جایگزین با کاما ,.
   • روی دکمه جایگزینی همه کلیک کنید. علامت های پاراگراف باقی مانده با کاما جایگزین می شوند ، که هر خط را به یک قسمت جداگانه جدا می کند.
6. 6 جدا کننده ها را جایگزین کنید تا فرایند قالب بندی تکمیل شود. هنگامی که دو جستجوی فوق را دنبال می کنید و مراحل را جایگزین می کنید ، لیست شما دیگر مانند یک لیست به نظر نمی رسد. همه اطلاعات در یک خط پیوسته ارائه می شوند و قطعات آن با کاما از یکدیگر جدا می شوند. آخرین عملیات پیدا کردن و جایگزینی ، داده های شما را به نمای لیست باز می گرداند ، در حالی که تکه های جداگانه با کاما از هم جدا می شوند.
   • بر روی کلیک کنید Ctrl+ح برای باز کردن پنجره Find and Replace
   • در کادر Find ، کاراکتر را وارد کنید ~ (یا شخصیت دیگری که قبلاً انتخاب کرده اید).
   • در کادر Replace ، وارد کنید ^ ص.
   • روی دکمه جایگزینی همه کلیک کنید. همه موارد موجود در لیست شما به گروه های جداگانه ای تقسیم می شوند که با کاما از یکدیگر جدا شده اند.
7. 7 سند خود را به عنوان یک فایل متنی ساده ذخیره کنید. اکنون که قالب بندی کامل شده است ، می توانید سند خود را به عنوان یک فایل متنی ذخیره کنید. این به Excel اجازه می دهد تا داده ها را بخواند و تجزیه و تحلیل کرده و هر قطعه را در قسمت مناسب قرار دهد.
   • به برگه File بروید و "Save As" را انتخاب کنید.
   • منوی کشویی "Files of type" را باز کرده و "Plain Text" را انتخاب کنید.
   • نام پرونده خود را وارد کرده و روی دکمه ذخیره کلیک کنید.
   • اگر پنجره Convert File ظاهر شد ، فقط روی OK کلیک کنید.
8. 8 فایل را با برنامه Excel باز کنید. اکنون که فایل را به صورت متن ساده ذخیره کرده اید ، می توانید آن را با Excel باز کنید.
   • به برگه File بروید و Open را انتخاب کنید.
   • منوی کشویی All Excel Files را باز کرده و Text Files را انتخاب کنید.
   • در پنجره Text Wizard (Import) ، روی Next> کلیک کنید.
   • در لیست Delimiters ، کاما را انتخاب کنید. در پنجره پیش نمایش ، نحوه تقسیم موارد لیست شما در جدول را مشاهده خواهید کرد. روی Next> کلیک کنید.
   • یک قالب داده برای هر ستون انتخاب کرده و روی پایان کلیک کنید.

روش 2 از 2: جدول را تبدیل کنید

1. 1 یک جدول با داده ها در یک سند Word ایجاد کنید. اگر لیستی از داده ها در سند خود دارید ، می توانید آنها را به یک جدول در Word تبدیل کنید و سپس آن جدول را به سرعت در Excel کپی کنید. اگر داده های شما قبلاً به شکل جدول است ، به مرحله بعدی بروید.
   • تمام متنی را که می خواهید در یک جدول قالب بندی کنید انتخاب کنید.
   • به برگه Insert بروید و روی دکمه Table کلیک کنید.
   • "تبدیل به جدول" را انتخاب کنید.
   • در قسمت Number of Columns ، تعداد سطرهای رکورد را مشخص کنید. اگر سوابق با خطوط خالی از هم جدا شده اند ، یک خط به کل اضافه کنید.
   • روی OK کلیک کنید.
2. 2 قالب بندی جدول را بررسی کنید. Word بر اساس تنظیمات شما جدولی ایجاد می کند. با دقت بررسی کنید که آیا همه داده ها در جای خود هستند.
3. 3 روی دکمه کوچک "+" که در گوشه سمت چپ بالای جدول ظاهر می شود ، کلیک کنید. هنگامی که ماوس خود را روی میز حرکت می دهید ظاهر می شود. با کلیک روی این دکمه ، تمام داده های جدول را انتخاب می کنید.
4. 4 کلیک.Ctrl+جبرای کپی داده های انتخاب شده... این کار را می توان با کلیک روی دکمه "Copy" در برگه Home انجام داد.
5. 5 برنامه Excel را باز کنید پس از کپی کردن داده های انتخاب شده ، می توانید Excel را باز کنید. اگر می خواهید داده ها را در یک صفحه گسترده Excel که قبلاً آماده شده است وارد کنید ، آن را باز کنید. مکان نما را روی سلولی که می خواهید سلول سمت چپ بالای جدول کپی شده در آن چسباند ، حرکت دهید.
6. 6 کلیک.Ctrl+Vبرای کپی کردن داده های کپی شده... سلولهای جداگانه از سند Word در سلولهای مربوطه در جدول Excel قرار می گیرد.
7. 7 ستون های باقیمانده را تقسیم کنید. بسته به نوع داده ای که وارد می کنید ، ممکن است نیاز به تنظیمات قالب بندی اضافی داشته باشید. به عنوان مثال ، اگر آدرس ها را وارد می کنید ، نام شهر ، ایالت و کد پستی همه می توانند در یک سلول قرار گیرند. می توانید Excel را به صورت خودکار تقسیم کنید.
   • کل ستونی را که می خواهید با کلیک روی عنوان آن تقسیم کنید ، انتخاب کنید
   • به برگه Data بروید و روی دکمه Text by Columns کلیک کنید.
   • روی Next> کلیک کنید و کاما را از منوی Separator Characters انتخاب کنید. در مورد مثال ما ، نام شهر از مخفف منطقه و کد پستی جدا می شود.
   • برای ذخیره تغییرات ، روی پایان کلیک کنید.
   • ستونی را که می خواهید جدا کنید انتخاب کنید و همین مراحل را تکرار کنید و از "فاصله" به جای کاما به عنوان جداکننده استفاده کنید. با این کار مخفف ناحیه از کد پستی جدا می شود.