چگونه محل کار خود را سازماندهی کنیم

ویدیو: 4 درسی که از جف بزوس برای موفقیت باید آموخت !؟

محتوا

مراحل
قسمت 1 از 3: تمیز کردن
قسمت 2 از 3: نظم و سازماندهی
قسمت 3 از 3: بهره وری و بهره وری
نکات
هشدارها

بسیاری از مردم تصور می کنند که به هم ریختگی میز ناشی از به هم ریختگی در سر است. یک محل کار تمیز و منظم کارایی ، تمرکز و توانایی یافتن همه چیزهایی را که نیاز دارید ، تا حد زیادی بهبود می بخشد. شگفت زده خواهید شد که پس از از بین بردن شلوغی روی میز کار ، چقدر می توانید کار خود را کارآمدتر کنید. مدتی وقت بگذارید تا همه موارد غیر ضروری را از روی میز بردارید و سپس وسایل و لوازم خود را سازماندهی کنید.

مراحل

قسمت 1 از 3: تمیز کردن

1 از صفر شروع کنید. وقتی کار را با یک میز خالی شروع می کنید ، سازماندهی فضای کار بسیار ساده تر است. همه موارد را از سطح کار بردارید و کشوها (در صورت وجود) را خالی کنید. چیزها را روی میز جداگانه یا روی زمین بگذارید تا بعداً بررسی شود. هنگامی که شلوغی را برطرف کردید ، خیلی راحت تر می توانید بفهمید که چگونه فضای کاری خود را بهتر سازماندهی کنید.
- اگر تمام موارد موجود در محل کار را یک به یک مرور کنید ، زمان بسیار بیشتری را صرف خواهید کرد.
2 میز را از داخل و خارج تمیز کنید. اکنون میز خالی است و هیچ چیز دیگری مانع از نظافت کامل شما نمی شود. گرد و غبار را برداشته و سطوح را با یک پاک کننده همه منظوره پاک کنید. لکه های خشک شده را درمان کرده و خراش ها را روی میز چوب برطرف کنید. بعد از تمیز کردن ، میز کار شما شبیه نو می شود.
- مطمئن شوید که میز را قبل از تمیز کردن خالی می کنید ، در غیر این صورت مجبور خواهید بود با یک پارچه تمام وسایل را دور بزنید.
3 چیزهای قدیمی و غیر ضروری را کنار بگذارید. موارد برداشته شده از جدول را مرور کرده و همه چیز را به دو تکه تقسیم کنید: در وهله اول همه زباله ها ، و در مرحله دوم مواردی که باید باقی بمانند. سطل زباله و همه موارد غیر ضروری را با قاطعیت از بین ببرید تا در پایان تنها حداقل باقی بماند. اکنون نظم دادن به امور برای شما آسان تر خواهد بود.
- مردم اغلب به چیزهای بیهوده و بلااستفاده وابسته هستند. برای آرامش بسیار ضروری ، آنها را از بین ببرید.
- به یاد داشته باشید هرگونه زباله ای را که پیدا کردید دور بیندازید. ممکن است معلوم شود که او بیشتر فضای کار را اشغال کرده است.
توصیه متخصص
کریستل فرگوسن

کریستل فرگوسن ، سازمان دهنده حرفه ای ، صاحب سرویس Space to Love ، سرویس سازماندهی و مرتب سازی فضا است. دارای گواهینامه سطح پیشرفته در فنگ شویی در زمینه معماری ، طراحی داخلی و چشم انداز. او بیش از پنج سال در بخش لس آنجلس انجمن ملی بهره وری و متخصصان سازمان بوده است.
کریستل فرگوسن
برگزار کننده حرفه ای
اقلام را از روی میز گروه بندی کنید و تصمیم بگیرید که چه چیزی را نگه دارید. به محض آماده شدن همه چیز ، ممکن است متوجه شوید که به جای دو قیچی که به آن نیاز دارید ، پنج قیچی دارید. علاوه بر این ، بنابراین می توانید بفهمید که چه چیزی و کجا باید تا شود: برای قلم ها به یک ظرف بزرگتر نیاز دارید ، اما برای برچسب ها - یک ظرف کوچکتر.
4 فضای اطراف میز را تازه کنید. به همه موارد منسوخ توجه کنید. اینها ممکن است شامل تقویم های سال گذشته ، ایمیل های پاسخ داده شده و بی پاسخ ، و عکس های قدیمی باشد. چنین مواردی را با موارد جدید جایگزین کنید. همه اقلام برداشته شده را می توان دور ریخت یا در کمد قرار داد. همه مواردی که روی میز هستند باید در آینده جدید و مرتبط باشند.
- گاهی اوقات می توانید چیزهایی را که برای شما عزیز هستند رها کنید. اگر عکس ، هدیه یا سوغاتی به یاد ماندنی روی میز بود ، آن را در مکان دیگری نگه دارید و از میز به صورت دلخواه استفاده کنید.

قسمت 2 از 3: نظم و سازماندهی

1 چیدمان وسایل روی میز را تغییر دهید. حالا که وقت آن است که چیزها را دوباره روی میز بگذارید ، آنها را در مکانهای قدیمی خود قرار ندهید. برای استفاده منطقی از فضای آزاد شده به نظم جدیدی فکر کنید. می توانید چیزها را در یک "تصویر آینه" با حرکت دادن آنها به طرف مقابل میز مرتب کنید یا برای هر مورد مکان جدیدی انتخاب کنید. اقلام را به ترتیب سازماندهی کنید که به شما انگیزه دهد تا در میز کار خود کارآمد باشید.
- چیدمان مجدد وسایل روی میز یک ترفند کوچک است که یکنواختی کارهای روزانه را از بین می برد و ظاهر آشنا را برای چشم رقیق می کند.
- در چین ، هنر کاملی برای چیدمان مجدد اشیاء روزمره وجود دارد که به آن معروف است فنگ شویی... ثابت شده است که این روش دارای اثر روان درمانی است.
2 لوازم جانبی جدید تهیه کنید. آیا کاغذ ، قلم یا گیره کاغذ در حال تمام شدن است؟ به فروشگاه لوازم التحریر بروید و مواد مورد نیاز خود را تهیه کنید. لیستی را با خود ببرید تا چیزی را فراموش نکنید (همچنین می توانید از برنامه برنامه ریز روز مخصوص گوشی خود برای لیست استفاده کنید). توجه ویژه ای به لوازم جانبی متداول داشته باشید که به سرعت تمام می شوند. در حال حاضر در طول کار همه موارد لازم را در دست خواهید داشت.
- حتی اگر کارفرمای شما تمام لوازم التحریر شما را در اختیار شما قرار دهد ، چند وسیله شخصی (مانند قلم مورد علاقه شما) کار شما را راحت تر می کند.
3 موارد را به درستی مرتب کنید. به این فکر کنید که چگونه می خواهید میز خود را سازماندهی کنید و سپس کارها را برای حداکثر کارایی و جلوگیری از بهم ریختگی ترتیب دهید. به عنوان مثال ، مرکز میز را برای کامپیوتر بگذارید و همه ابزارها و اسناد مهم را در دسترس خود قرار دهید. بنابراین شما نه تنها کار خود را ساده می کنید ، بلکه در زمان جستجو نیز صرفه جویی می کنید ، زیرا اکنون همه چیز در جای خود قرار دارد.
- شهود شما همیشه منطقی ترین مکان را برای هر مورد به شما می گوید. به عنوان مثال ، اگر به طور غریزی به دنبال یک مورد خاص در یک مکان خاص هستید ، این احتمالاً بهترین مکان ذخیره سازی است.
توصیه متخصص
کریستل فرگوسن

کریستل فرگوسن ، سازمان دهنده حرفه ای ، صاحب سرویس Space to Love ، سرویس سازماندهی و مرتب سازی فضا است. دارای گواهینامه سطح پیشرفته در فنگ شویی در زمینه معماری ، طراحی داخلی و چشم انداز. او بیش از پنج سال در بخش لس آنجلس انجمن ملی بهره وری و متخصصان سازمان بوده است.
کریستل فرگوسن
برگزار کننده حرفه ای
هر چیزی باید جای خودش را داشته باشد. همه چیز را از روی میز بردارید و در کشوها یا جاهای دیگر قرار دهید. اگر اسناد زیادی دارید ، آنها را دسته بندی کنید ، آنها را در پوشه ها مرتب کنید و آنها را در کشوی اختصاصی تا کنید.
4 ذرت را اضافه کنید. هدف شما یک محل کار تمیز و منظم است ، اما لازم نیست که خسته کننده باشد. از برخی از تزئینات برای افزودن شخصیت استفاده کنید. چند عکس قاب دار ، یک مجسمه کوچک یا یک فنجان سرگرم کننده فضای کار شما را زنده کرده و آن را راحت تر می کند.
- اگر در یک فضای اداری باز یا دفتر خصوصی کار می کنید ، چند وسیله شخصی از خانه بیاورید تا محیط کار یکنواخت رقیق شود.
- تصاویر و جملات الهام بخش را آویزان کنید تا خود را برای کار سخت ترغیب کنید.

قسمت 3 از 3: بهره وری و بهره وری

1 اقلام مهم را در دست داشته باشید. اگر اغلب از چیزهای خاصی استفاده می کنید ، باید در دسترس آنها باشید. میزان استفاده از موارد خاص روی میز را ارزیابی کنید و آنها را به ترتیب اهمیت رتبه بندی کنید. این رویکرد به شما امکان می دهد روند یافتن و کار با چیزها را ساده کنید.
- لوازم التحریر ، کاغذهای اداری ، نوت بوک ها ، وسایل ارتباطی و ابزارهای دیجیتالی را می توانید درست روی میز کار یا هر جای دیگر ذخیره کنید.
- قلم ها و مدادها را در یک لیوان یا یک پایه مخصوص بچینید تا نزدیک آنها باشد و فضای زیادی را اشغال نکنند.
- منگنه ها و منگنه ها را می توان در نزدیکی چاپگر یا در قسمت اسناد ذخیره کرد.
- به لطف سفارش روی میز ، شما حدود یک ساعت در روز صرفه جویی می کنید ، که معمولاً برای جستجوی چیزهای مناسب صرف می شود.
2 اقلام پر استفاده را در کشوهای بالا قرار دهید. چندان مهم نیست ، در عین حال چیزهایی که به طور مرتب استفاده می شوند را می توان در جعبه ها تا کرد تا بتوان آنها را در زمان مناسب بیرون آورد. در کشوهای بالا ، وسایل بزرگ و مکرر که مورد نیاز نیستند را روی میز خود قرار دهید.
- به عنوان مثال ، ممکن است از لپ تاپ ، رایانه لوحی یا سایر وسایل الکترونیکی بیشتر از قلم و کاغذ استفاده شود. در این حالت می توان لوازم اداری را داخل کشو جمع کرد و وسایل الکترونیکی را روی میز گذاشت.
- اگر از وسایل کوچک زیادی استفاده می کنید ، یک سینی کشوی مخصوص بخرید. معمولاً آنها در اندازه کشوها هستند و دارای محفظه های مختلفی هستند که به شما امکان می دهد به راحتی اقلام کوچک را سازماندهی کنید.
- اهمیت هر موضوع را ارزیابی کنید. اگر اغلب از چیزی استفاده می کنید یا اسناد خاصی را بررسی می کنید ، آنها را روی میز نگه دارید. اگر گهگاه مورد استفاده می شود ، آن را در کشوی بالا قرار دهید. اگر مورد به ندرت استفاده می شود و اصلاً جایی روی میز ندارد ، آن را در مکان دیگری ذخیره کنید.
توصیه متخصص
کریستل فرگوسن

کریستل فرگوسن ، سازمان دهنده حرفه ای ، صاحب سرویس Space to Love ، سرویس سازماندهی و مرتب سازی فضا است. دارای گواهینامه سطح پیشرفته در فنگ شویی در زمینه معماری ، طراحی داخلی و چشم انداز. او بیش از پنج سال در بخش لس آنجلس انجمن ملی بهره وری و متخصصان سازمان بوده است.
کریستل فرگوسن
برگزار کننده حرفه ای
جعبه ها را خالی کرده و اندازه بگیرید. سپس به این فکر کنید که کدام تقسیم کننده سازمان برای آنها بهتر عمل می کند. از محفظه های مخصوص منگنه کننده و چسباننده ، قیچی و خودکار مراقبت کنید. با این کار همه چیز در کشوهای میز شما مرتب و منظم خواهد ماند.
3 موارد استفاده نشده را حذف کنید. همه چیزهایی را که تصمیم می گیرید ترک کنید ، اما نمی خواهید آنها را نزدیک خود نگه دارید ، می توانید آنها را در کمد جمع کنید تا هیچ آشفتگی روی میز وجود نداشته باشد. این اقلام معمولاً شامل اقلام شخصی ، غذا و نوشیدنی و وسایلی است که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرد. اسناد مکتوب باید در پوشه ها جمع شوند و در یک کابینت بایگانی قرار گیرند ، و بقیه مواد را می توان در کشوی پایین یا گنجه در صورت عدم نیاز به کار ذخیره کرد. تنها ضروری ترین اقلام را روی میز بگذارید و بقیه وسایل را حداکثر در کشوها یا کابینت ها قرار دهید.
- عادت کنید که بعد از استفاده وسایل را سر جایش بگذارید ، در غیر این صورت میز دائماً به هم ریخته و کشوها به سرعت شروع به پر شدن از وسایل غیر ضروری می کنند.
4 کاغذها و اسناد را در سینی مخصوص قرار دهید. این وابستگی فرایند مرتب سازی اسناد را ساده می کند. سینی ها کم عمق هستند و برای قرار دادن آسان اسناد ورودی و خروجی ، و ایمیل های پاسخ داده شده و بی پاسخ پاسخ داده شده است. وسایل نوشتاری خود را در سینی ها ، پوشه ها و کابینت های بایگانی جمع کنید تا از به هم ریختن سطح میز خود با کاغذ جلوگیری کنید.
- از یک یا چند سینی برای انواع مختلف اسناد استفاده کنید تا میز خود را از کاغذهای غیر ضروری آزاد کنید.
- می توانید یک سینی را برای اسنادی که در حال کار هستند و دومی را برای نامه های ورودی و خروجی اختصاص دهید.
5 فضای کار مشترک خود را مرتب نگه دارید. گاهی اوقات ، کارکنان میز یا فضای کاری خود را در دفتر مشترک می کنند ، یا میز کنار محل کار دیگری است و فضای محدودی وجود دارد. سعی کنید در این شرایط نیز نظم را حفظ کنید.
- اول ، مطمئن شوید که مرزهای مشخصی وجود دارد که تعلق اشیا و اشیا را از هم جدا می کند. سپس محل کار خود را مرتب کنید تا بهره وری بیشتری داشته باشید.
- اقلام شخصی را با برچسب برچسب گذاری کرده و آنها را در نزدیکی محل خود ذخیره کنید. کاغذهای کار خود را جدا کرده و آنها را در پوشه ها و سپس در کشوها یا سینی ها تا کنید.
- فضایی را برای ظروف مشترک اختصاص دهید تا چنین مواردی در محل کار شما جمع نشوند.
- برای پیگیری وسایل خود از کوله پشتی یا کیف استفاده کنید. اگر محل کار شما مشترک است ، بعید است بتوانید لوازم جانبی را دقیقاً همانطور که دوست دارید روی میز و کشوها مرتب کرده و ذخیره کنید.
- به طور مرتب وسایل را روی هم چیده و محل کار مشترک را تمیز کنید تا از بهم ریختگی جلوگیری کنید. هرچه افراد بیشتری در یک دفتر کار کنند ، زباله ، چیزهای غیر ضروری و کاغذهای کثیف بیشتر در آنجا جمع آوری می شود.

نکات

یک سطل زباله در کنار میز کار خود قرار دهید تا هر چیزی را که به آن احتیاج ندارید فوراً دور بریزید. در غیر این صورت ، زباله روی میز جمع می شود.
اگر جایی برای چراغ رومیزی وجود ندارد ، یک لامپ با نگهدارنده بخرید.
بر اساس محتوا جعبه ها را برچسب گذاری کنید تا مجبور نباشید برای پیدا کردن سند مورد نظر خود از هر کادر عبور کنید.
برای نگهداری اقلام اضافی خود جعبه های ساده بخرید. برخی از اقلام باید نزدیک دست باشند ، اما روی میز نباشند. آنها را زیر یک میز ، در کنار آن یا در جای دیگری از اتاق قرار دهید.
اگر عاشق تیک زدن هستید ، سعی کنید جعبه ها و سینی های منحصر به فرد خود را از مواد مخصوص بسازید.
سعی کنید همه چیزهایی را که توجه شما را منحرف می کند حذف کنید. این امر برای سازماندهی ذهنی و کارایی کار مهم است.
صندلی شما باید مجهز به پشتی باشد. صندلی ناراحت کننده و وضعیت بد بدن بر سلامت و خلق و خوی شما تأثیر می گذارد.
اگر مشغول نظافت محل کار خود هستید ، حداقل وسایل شخصی و جواهرات را روی میز بگذارید. هرچه اقلام بیشتر باشد ، احتمال هرج و مرج و بی نظمی بیشتر است.
یک سیستم بایگانی را در نظر بگیرید تا همیشه بدانید که اسناد نهایی در کجا قرار دارد ، چه اسناد باید بازنگری یا دور ریخته شوند. هنگام سازماندهی مقالات ، می توانید از میزان اهمیت و تکمیل آن استفاده کنید.
یک دفترچه یادداشت یا چند ورق کاغذ روی میز خود داشته باشید تا همیشه بتوانید در صورت نیاز چیزی را یادداشت کنید.

هشدارها

شلوغی محل کار بهره وری را کاهش می دهد. سفارش کارایی را افزایش می دهد.
فراموش نکنید که وسایل خود را کجا قرار داده اید. اگر ابزار ، لوازم و پوشه های کاغذی زیادی دارید ، محل همه موارد را بنویسید.