محتوا

• مراحل
• نکات
• هشدارها

اطلاعات تماس به سادگی برای همکاری تجاری و ارتباطات تجاری غیرقابل جایگزین است. هنگامی که یک کارت ویزیت با اطلاعات تماس دریافت می کنید ، سعی کنید مطمئن شوید که کارت شما به جایی می رسد که به محض نیاز بتوانید آن را به راحتی پیدا کنید. مهم نیست که شما صاحب کسب و کار خود هستید یا فقط در حلقه های تجاری زیاد حرکت می کنید ، نظم دادن به چیزها در کارت ویزیت هایی که دریافت می کنید می تواند به شما کمک کند تا افراد سریعتر را پیدا کنید ، که به نوبه خود می تواند فروش بالاتری را برای شما فراهم کند. و پول بیشتری در جیب شماست در اینجا ایده هایی برای نحوه ذخیره سازی این کارت های ویزیت به صورت سازمان یافته ارائه شده است.

مراحل

1. 1 بلافاصله پس از دریافت کارت ویزیت ، به آن نگاه کنید. خواندن یک کارت ویزیت با دقت و بلافاصله پس از دریافت آن یک راه عالی برای به خاطر سپردن نام مالک به همراه چهره آنها است. فرم درخواست و مدرک تحصیلی نیز معمولاً روی کارت ویزیت نوشته می شود ، بنابراین در اینجا سرنخ دیگری وجود دارد که به شما می گوید این شخص کیست و چه کار می کند.
2. 2 جایی برای قرار دادن کارت ویزیت خود پس از دریافت کارت داشته باشید. اگر یک کیف یا دفترچه یادداشت با خود به جلسات می برید ، جایی را در آنها اختصاص دهید تا بتوانید کارت ویزیت های دریافتی را در آن قرار دهید. هر کجا که تصمیم به قرار دادن آنها دارید ، به هیچ وجه آنها را در میان برگه های یادداشت خود قرار ندهید یا در جیب خود قرار ندهید - در آنجا آنها قطعاً گم می شوند یا با وسایل شما شسته می شوند.
3. 3 اطلاعات تماس افراد را در رایانه خود ذخیره کنید. هنگام بازگشت از یک ناهار تجاری ، نمایشگاه تجاری یا جلسه ، بلافاصله همه کارت های تجاری را که دریافت می کنید در یک مکان امن قرار دهید. کشوی میز یا مکان دیگری که معمولاً دیگران به آن نگاه نمی کنند ایده آل است. به محض اینکه وقت داشتید ، تمام کارت های ویزیتی را که در کشوی میز خود جمع آوری کرده اید بردارید و تمام اطلاعات تماس خود را در Outlook ، Excel ، Access یا حتی فقط Word وارد کنید.
4. 4 یک ستون "یادداشت" در هر پرونده اختصاص داده شده به یک کارت ویزیت ایجاد کنید. هرگونه اطلاعاتی را که روی خود کارت ویزیت وجود ندارد ، پر کنید: این شخص چه کار می کند ، چه اطلاعاتی یا همکاری امیدوار کننده ای برای شما بیان کرده است ، هنگام ملاقات و غیره.
5. 5 طبقه بندی تماس تجاری ایجاد کنید. آنها را به موارد عالی ، کمابیش بالقوه و مواردی که به سختی به آنها احتیاج دارید ، تقسیم کنید. برای انجام این کار ، می توانید از شماره گذاری استفاده کنید ، جایی که 1 برای نشان دادن مخاطبین ارزشمند ، 2 - ممکن و 3 - کسانی که بعید است با آنها برخورد کنید. همچنین می توانید از کدگذاری رنگ استفاده کنید: سبز برای مخاطبین تجاری ارزشمند ، زرد برای مخاطبین احتمالی و قرمز برای تماس های ناامید کننده. یک گزینه مناسب و به یاد ماندنی برای خود انتخاب کنید ، که به شما امکان می دهد اطلاعات تماس شرکای خود را بهتر به خاطر بسپارید.
6. 6 اطلاعات تماس شرکای خود را طوری ترتیب دهید که بعداً بتوانید به راحتی آنها را پیدا کنید. می توان آن را بر اساس حروف اول نام خانوادگی شخص یا اولین حرف نام شرکت مرتب کرد. با اولین حرف شهر که در آن با این شخص ملاقات کرده اید (اگر اغلب سفر می کنید) ؛ یا صنعتی که فرد در آن کار می کند. بنابراین ، به سادگی می توانید اطلاعات مربوط به شخص مورد نظر را که به خاطر دارید در نوار جستجو وارد کنید و رایانه لیستی از مخاطبین را که با پارامترهای جستجوی مشخص شده مطابقت دارند به شما ارائه می دهد.
   • بسیاری از برنامه های رایانه ای ویژه ، که هدف از آنها ایجاد پایگاه داده از مخاطبین شما است ، می توانند مخاطبین شما را به هر شکلی که می خواهید مرتب کرده و در صورتی که به طور ناگهانی فقط چند کلمه کلیدی را برای جستجو به خاطر آوردید ، آنها را پیدا کنید. اگر از یکی از این برنامه ها استفاده کنید ، زمان زیادی را برای مرتب سازی دستی کارت های تجاری با داده ها ذخیره خواهید کرد.
7. 7 کارت ویزیت ها را به روش قدیمی و قدیمی ذخیره کنید. آنها را در یک فایل آدرس یا دارنده کارت ویزیت ، موجود در فروشگاههای لوازم اداری قرار دهید.
   • این روش قدیمی برای ذخیره اطلاعات تماس ، حتی اگر فقط یک کارت کارت ویزیت ، بسته شده با یک نوار الاستیک باشد ، یک بیمه نامه خوب برای ذخیره الکترونیکی شما در رایانه شما است.
   • شما باید تصمیم بگیرید که چگونه ترجیح می دهید کارت های تجاری خود را مرتب کنید: بر اساس نام ، نام شرکت و غیره.
8. 8 به محض دریافت کارت ویزیت از شخصی ، بلافاصله (حداکثر ظرف چند روز) محلی را که در آن شخص ملاقات کرده اید ، بنویسید. بنابراین قطعاً آن را فراموش نخواهید کرد. همچنین بهتر است به طور خلاصه در پشت صحبت هایی که در مورد آن صحبت کرده اید بنویسید تا بعداً ، هنگامی که نیاز به تماس با این شخص دارید ، بتوانید محل ملاقات را به او یادآوری کنید ، از وضع بچه ها بپرسید یا هر چیزی را که در مورد آن صحبت کرده اید به خاطر بیاورید. در اولین جلسه
9. 9 آماده.

نکات

• اگر کارت ویزیت زیادی دریافت می کنید ، خرید نرم افزاری را در نظر بگیرید که به شما امکان مرتب سازی و ذخیره آنها را می دهد. اسکنرهای کارت ویزیت و همچنین برنامه هایی وجود دارد که می توانند اطلاعات مورد نیاز خود را از یک کارت ویزیت کاغذی بخوانند ، تشخیص دهند و انتخاب کنند. آنها می توانند مقدار زیادی از نیروی کار شما را برای تایپ دستی این اطلاعات در رایانه ذخیره کنند.
• اگر نیاز دارید که اطلاعات بیشتری در مورد شرکای تجاری خود داشته باشید ، نه فقط نام و شماره تلفن آنها ، سپس به دنبال نرم افزاری باشید که به شما امکان ذخیره و مدیریت حجم زیادی از اطلاعات در مورد مشتریان یا شرکا را بدهد.
• اگر به آشنایان جدید خود قولی داده اید یا کسی به شما و هدف شما علاقه مند است ، سریعا شروع به کار کنید.
• اجازه ندهید کارت های ویزیت خام جمع شوند. آنها را مرتب کرده و حداقل هفته ای یکبار داده ها را وارد رایانه خود کنید تا فراموش کنید که با چه کسی و چرا ملاقات کرده اید.

هشدارها

• اگر تمام اطلاعات تماس مشتری یا شریک را در رایانه خود ذخیره می کنید ، به یاد داشته باشید که در صورت خرابی رایانه یا خرابی هارد دیسک پشتیبان گیری منظم انجام دهید. در صورت امکان یک نسخه پشتیبان از اطلاعات خود به صورت خودکار تهیه کنید.