محتوا

• مراحل
• مشاوره
• هشدار

نیاز به نوشتن نامه شغلی حرفه ای و مودبانه دارید؟ بیشتر پیام های کاری از پیش فرمت شده و کپی آسان دارند ، فقط باید محتوای پیام را تغییر دهید. نامه تجارت همیشه باید تاریخ ، اطلاعات مربوط به فرستنده ، گیرنده و برخی پاراگراف ها را در متن پیام داشته باشد. شما می خواهید یک تصویر بنویسید ، لطفاً مراحل زیر را دنبال کنید و نکات لازم را برای مطابقت با استانداردهای شرکت خود اصلاح کنید.

مراحل

قسمت 1 از 4: باز کردن پیام

1. 

   قالب را بفهمید. مهم نیست که نامه شما چیست ، برخی استانداردها برای ظاهر نامه وجود دارد که باید آنها را دنبال کنید. نامه های تجاری باید با قلم معروف مانند Arial یا Times New Roman تایپ و نوشته شوند. شما باید پاراگراف های موجود در پیام ها را به صورت دستی برجسته کنید. این بدان معنی است که شما یک پاراگراف جدید را با دو بار تایپ کردن کلید "بازگشت" شروع می کنید. برای برجسته سازی پاراگراف ها از دستور indent استفاده نکنید.
   • حاشیه را در همه لبه ها حدود 2 سانتی متر بگذارید.
   • ایمیل نیز باید با قلم های محبوب نوشته شود. از قلمهایی استفاده نکنید که دست خط را تقلید می کنند یا رنگارنگ هستند ، به جز سیاه و سفید در نامه های کاری.

2. 

   
   
   نوع صحیح کاغذ را انتخاب کنید. نامه کار باید روی اندازه کاغذ 22 سانتی متر در 28 سانتی متر چاپ شود ("اندازه نامه"). اگر در ایالات متحده نیستید ، می توانید از کاغذهای اندازه A4 استفاده کنید. برخی از قراردادهای طولانی را می توان روی کاغذهای 22 سانتی متر x 36 سانتی متر ("اندازه قانونی") چاپ کرد.
   • اگر برای پست الکترونیکی چاپ می کنید ، باید آن را روی سربرگ شرکت چاپ کنید. این به نامه ظاهری حرفه ای تری می بخشد و همچنین آرم و اطلاعات تماس شرکت شما را ارائه می دهد.

3. 

   
   
   اطلاعات مربوط به شرکت خود را ارائه دهید. نام و آدرس شرکت را ارائه دهید ، که در آن هر قسمت از آدرس در یک خط متفاوت نوشته شده است. اگر مالک یا خود اشتغالی هستید ، نام شرکت را با نام خود جایگزین کنید یا نام خود را بالای آن بنویسید.
   • اگر شرکت شما سربرگ از قبل طراحی شده دارد ، می توانید به جای تایپ نام و آدرس شرکت ، از آن استفاده کنید.
   • اگر آدرس را خودتان تایپ کنید ، باید در بالای صفحه چیدمان راست یا راست چین را داشته باشید ، این به شما و تنظیمات شرکت شما بستگی دارد.
   • اگر در حال ارسال نامه بین المللی هستید ، نام کشور را با حروف بزرگ تایپ کنید.

4. 

   
   
   تاریخ را اضافه کنید. نوشتن تاریخ کامل حرفه ای ترین انتخاب است. به عنوان مثال ، می توانید "1 آوریل 2012" یا "1 آوریل 2012" را بنویسید. تاریخ باید توجیه شود ، چند خط زیر آدرس فرستنده.
   • اگر نامه شما در عرض چند روز نوشته شده است ، بگذارید تاریخی که نامه را به پایان برسانید.

5. 

   اطلاعات گیرنده را ارائه دهید. نام کامل ، عنوان (در صورت وجود) گیرنده ، نام شرکت و آدرس پستی گیرنده را بنویسید و این اطلاعات را به خطوط جداگانه تقسیم کنید. در صورت لزوم ، یک شماره مرجع اضافه کنید. اطلاعات گیرنده باید با چند خط زیر تاریخ توجیه شود.
   • بهتر است نامه ای برای شخص شناسایی شده ارسال شود. به این ترتیب شخصی که پیام را برای او ارسال می کنید می تواند به پیام شما پاسخ دهد. اگر نام شخصی را که باید برای او نامه ارسال کنید نمی دانید ، کمی بررسی کنید. می توانید با شرکت آنها تماس بگیرید تا نام و عنوان دقیق شخص را جویا شوید.

6. 

   یک سلام انتخاب کنید. یک سلام یک احترام به گیرنده پیام است و اینکه کدام یک از سلام و احوالپرسی استفاده می شود به این بستگی دارد که آیا شما شخصی را که برای او پیام می فرستید می شناسید ، چقدر او را می شناسید و نامه آن چقدر ارجمند است. . گزینه های زیر را در نظر بگیرید:
   • "برای کسی ممکن است نگران باشد" (برای دست اندرکاران) فقط زمانی که شما نمی دانید چه کسی ، مخصوصاً برای چه کسی می خواهید پیام را ارسال کنید.
   • اگر گیرنده نامه خود را نمی شناسید ، شروع با "Dear Sir / Madam" (عزیز آقا / خانم) یک گزینه ایمن است.
   • همچنین می توانید از عنوان و نام گیرنده استفاده کنید ، به عنوان مثال "دکتر اسمیت عزیز" (پروفسور اسمیت عزیز).
   • اگر گیرنده نامه را به خوبی می شناسید و با او ارتباط نزدیک دارید ، می توانید با او تماس بگیرید مانند "سوزان عزیز".
   • اگر از جنسیت گیرنده پیام اطمینان ندارید ، به سادگی نام کامل را تایپ کنید ، به عنوان مثال "Dear Kris Smith" (سلام بر کریس اسمیت).
   • فراموش نکنید که بعد از سلام و احوال پرسی یک ویرگول یا بعد از "برای چه کسی ممکن است نگران باشد" یک کول بنویسید.
   تبلیغات

قسمت 2 از 4: نوشتن محتوای پیام

1. 

   مستقیم به مشکل. همانطور که در اصطلاح گفته شده ، زمان پول است ، بیشتر کارآفرینان از اتلاف وقت متنفر هستند. بنابراین ، محتوای نامه باید مختصر و حرفه ای ارائه شود. نامه ای بنویسید که گیرنده بتواند سریعاً آن را بخواند و موضوع را مستقیماً جمع بندی کند و نظر شما را در پاراگراف اول خلاصه کند. به عنوان مثال ، شما همیشه می توانید با "من در مورد شما می نویسم ..." (من برای او می نویسم ...) شروع کنید و از آنجا شروع کنید.
   • از زبان الگو ، ضربات بزرگ ، یا جملات دور و برش استفاده نکنید - شما باید آنچه را که باید بگویید را تا حد ممکن مختصر و واضح بیان کنید.
   • آن را قانع کننده بیان کنید. به نظر می رسد بیشتر هدف از نوشتن نامه ، متقاعد کردن خواننده برای انجام کاری است: تغییر عقیده ، تصحیح اشتباه ، ارسال پول یا اقدامی. سعی کنید گیرنده پیام را ترغیب کنید که آنچه می خواهید انجام دهد.

2. 

   از ضمیر شخص استفاده کنید. در حالت ایده آل ، شما باید از ضمایر شخص "من" (من) ، "ما" (ما) و "شما" (شما) در نامه خود استفاده کنید. آن را به عنوان "من" (من) توصیف کنید و خواننده را "شما" بخوانید (شما / او / او / شما).
   • اگر از طرف سازمانی در حال نوشتن هستید ، توجه داشته باشید. اگر چشم انداز رشد شرکت خود را ارائه می دهید ، باید "ما" (ما) را به خوانندگان بفهمانید که شما از طرف شرکت صحبت می کنید. اگر درباره نظر شخصی خود می نویسید ، از "من" (من) استفاده کنید.

3. 

   
   
   واضح ، موجز و مختصر بنویسید. به خوانندگان خود بگویید که دقیقاً چه می خواهید بگویید. در صورتی که محتوای پیام شما روشن باشد ، خوانندگان به سرعت به پیام شما پاسخ می دهند. به ویژه ، اگر می خواهید خوانندگان در پاسخ به نامه شما نتیجه بگیرند یا اقدامی انجام دهند ، سپس به آنها بگویید. پایان نامه خود را به مختصر ترین روش توضیح دهید.

4. 

   
   
   از جملات فعال استفاده کنید. هنگام توصیف موقعیت یا درخواست ، از فعال استفاده کنید تا منفعل. جملات منفعل می توانند نامه شما را مبهم یا مشخص نکنند. علاوه بر این ، جمله فعال ساده و ساده تر است. مثلا:
   • جمله منفعل: عینک های آفتابی با توجه به دوام آنها ساخته و ساخته نمی شوند.
   • بیانیه فعال: شرکت شما بدون توجه به دوام ، عینک آفتابی را طراحی و تولید می کند.

5. 

   
   
   به طور مناسب ذهن باز باشید. نامه ها توسط انسان نوشته شده و خطاب به انسان است ، بنابراین در صورت امکان از حروف سفت و سخت خودداری کنید. با نامه غیر شخصی و عدم گشودگی نمی توانید رابطه جدیدی ایجاد کنید. با این حال ، از استفاده از زبان محاوره ای یا عامیانه مانند عبارات "شما می دانید" (می دانید) ، "منظور من" است (منظور من است) یا "می خواهم" (می خواهم انجام دهم - کوتاه کردن "می خواهم") خودداری کنید. بزرگ'). لحن خود را جدی اما دوستانه و مشتاق حفظ کنید.
   • اگر گیرنده را به خوبی می شناسید ، باید به طور غیر رسمی یک آرزوی خوب برای او داشته باشید.
   • هنگام تصمیم گیری در مورد میزان بیان خود ، از قضاوت خود استفاده کنید. بعضی اوقات کمی شوخ طبعی می تواند به شما کمک کند یک معامله موفق داشته باشید ، اما مراقب باشید که اذیت کردن آن اشتباه باشد.

6. 

   مودب و مودب. حتی اگر نامه ای برای شکایت یا ابراز نگرانی بنویسید ، باز هم می توانید مودب باشید. خود را به جای گیرنده قرار داده و هر ایده ای را که ارائه می دهید ارائه دهید ، به روشی منطقی برای خوانندگان که می بینند شما همیشه مشتاق و مایل به کمک هستید.
   • به عنوان مثال ، شما می توانید شکایت تندی مانند این داشته باشید: "من فکر می کنم عینک آفتابی شما بد است و من دیگر هرگز آنها را نخواهم خرید." با این حال ، می توانید با روش مودبانه تری بنویسید: " من از محصول عینک آفتابی شرکت شما ناامید شده ام و قصد دارم در آینده عینک دیگری را در جای دیگر بخرم.

7. 

   برای صفحات اضافی از الگوی سرصفحه "صفحه دوم" استفاده کنید. بیشتر نامه های تجاری باید در یک صفحه کوتاه باشند. اما اگر مسئله ای که درباره آن صحبت می کنید طولانی تر باشد ، مانند قرارداد یا یک مسئله حقوقی ، ممکن است به چند صفحه دیگر نیاز داشته باشید. از الگوی سربرگ "صفحه دوم" استفاده کنید ، که معمولاً دارای آدرس کوتاه شده و همان نوع کاغذ با سربرگ صفحه اول است.
   • شماره گذاری صفحه در بالای صفحه با صفحات دوم و بعدی. همچنین می توانید نام و تاریخ گیرنده را اضافه کنید.

8. 

   خلاصه مطالب در پاراگراف آخر ، نکات اصلی را خلاصه کرده و مراحل برنامه عملیاتی خود یا آنچه را از گیرنده پیام انتظار دارید ، به روشنی بیان کنید. توجه داشته باشید که گیرنده ممکن است برای پرسیدن یا صحبت با شما تماس بگیرد ، از آنها به دلیل علاقه خود به نامه و مشکل شما تشکر می کند. تبلیغات

قسمت 3 از 4: نامه های پایان دهنده

1. 

   جمله پایان را انتخاب کنید. جمله پایانی ، مانند یک تبریک ، احترام به گیرنده نامه و میزان تشریفات نامه را نشان می دهد. "صادقانه" یا "با احترام" معمولاً انتخاب مطمئنی است. ممکن است گزینه های دیگری مانند "صمیمانه" ، "با احترام" (با احترام) ، "با احترام" و "با احترام شما" (با احترام) را در نظر بگیرید. همچنین می توانید یک پایان رسمی و در عین حال حرفه ای کمی کمتر مانند "همه بهترین ها" ، "بهترین آرزوها" انتخاب کنید. ، "با احترام گرم" و "متشکرم" و "متشکرم". بعد از جمله از ویرگول استفاده کنید.

2. 

   امضاء کردن. حدود چهار خط را خالی بگذارید ، سپس آن را امضا کنید. پس از چاپ نامه امضای خود را امضا کنید و یا اگر نامه را از طریق ایمیل ارسال کردید ، تصویر امضای خود را اسکن کرده و در این قسمت از پیام جای گذاری کنید. شما باید جوهر آبی یا سیاه را برای امضا انتخاب کنید.
   • اگر از طرف شخصی نامه ای امضا می کنید ، در مقابل امضای خود "pp:" بنویسید. "Pp" مخفف "per procurationem" (مانند "توسط نمایندگی" یا "از طرف").

3. 

   نام و اطلاعات تماس خود را وارد کنید. در زیر امضای خود ، نام کامل ، عنوان ، شماره تلفن ، آدرس ایمیل و هر روش تماس احتمالی خود را وارد کنید. هر اطلاعات در یک خط جداگانه نوشته می شود.

4. 

   اختصار تایپیست را اضافه کنید. اگر شخص دیگری غیر از شما نامه را تایپ کرد ، باید حروف اول این شخص را در زیر امضا اضافه کنید. گاهی اوقات ، حروف اول شخص نویسنده نامه درج می شد. بنابراین ، مهم است که بین فردی که نامه را نوشت و نامه را تایپ کرد ، تفاوت قائل شد.
   • به عنوان مثال ، اگر فقط حروف اول تایپ را اضافه کرده اید ، آنها را با حروف کوچک بنویسید: mj
   • اگر اختصارات نویسنده را اضافه کنید ، آنها را با حروف بزرگ و اختصار تایپیست را با حروف کوچک بنویسید: RW: mj. همچنین می توانید بین دو اختصار از بریدگی استفاده کنید: RW / mj.

5. 

   اسناد ضمیمه شده را یادداشت کنید. اگر سندی را برای دیدن گیرنده ضمیمه می کنید ، با ذکر شماره و نوع سند ، آن را در چند خط زیر اطلاعات تماس خود حاشیه نویسی کنید. به عنوان مثال ، می توانید بنویسید: "محوطه ها (2): رزومه ، بروشور" ("پیوست (2): رزومه ، بروشور").
   • همچنین می توانید "محفظه" را به صورت "محفظه" مخفف کنید. یا "Enc."

6. 

   گیرندگان را اضافه کنید. اگر نسخه ای از نامه را برای شخص دیگری ارسال کردید ، باید نام این شخص را در نامه وارد کنید. می توانید با تایپ "cc:" در زیر خط "Enclosures" حاشیه نویسی کنید ، "cc" مخفف "کپی حسن نیت ارائه می دهد" ، با نام و عنوان شخص ("cc" برای "کپی کربن" (کپی کربن) وقتی نامه روی کاغذ کربن تایپ می شود).
   • برای مثال ، بنویسید: "cc: مری اسمیت ، معاون رئیس بازاریابی" ("عزیز: مری اسمیت ، معاون مدیر بازاریابی").
   • اگر می خواهید گیرنده دیگری اضافه کنید ، نام شخص دوم را مستقیماً در زیر نام شخص اول تایپ کنید و نیازی به "cc:" ندارید.
   تبلیغات

قسمت 4 از 4: انجام شد

1. 

   پیام خود را ویرایش کنید. شکل ظاهری عنصر اصلی یک نویسنده حرفه ای است. مطمئناً خواننده با اصلاح كوچكترین نقایص نامه به راحتی متوجه می شود كه شما صلاحیت و مسئولیت دارید. می توانید املای دستور را برای بررسی هجی کردن کلمه اجرا کنید اما می توانید قبل از ارسال نامه را با دقت بخوانید.
   • تعجب می کنید که آیا نامه واضح و روشن است. آیا پاراگرافی با بیش از سه یا چهار جمله طول وجود دارد؟ در این صورت ، می توانید پاراگرافهای غیرضروری را حذف کنید.
   • اگر نامه واقعاً مهم است ، می توانید از دوست یا همکار خود بخواهید که سریع آن را بررسی کند. گاهی اوقات فقط خواندن چند ثانیه برای خواندن می تواند به شما کمک کند تا اشتباهات یا استفاده ناشیانه از کلمات را مشاهده کنید.

2. 

   منقل نکنید اگر پیام دارای صفحات زیادی است ، از جمع کردن پیام خودداری کنید. اگر می خواهید از صف آرایی صفحات اطمینان حاصل کنید ، از گیره کاغذ در سمت چپ بالا استفاده کنید.

3. 

   پستی اگر پست الکترونیکی کردید ، از یک پاکت تجاری استفاده کنید. اگر پاکت نامه ای با آرم شرکت شما موجود است ، از آن استفاده کنید. آدرس برگشت و آدرس گیرنده را به وضوح چاپ کنید. نامه را به سه قسمت تا کنید ، به طوری که وقتی گیرنده پیام را باز کرد ، قسمت اول پیام در بالا تا شود و سپس به قسمت پایین باز شود. اطمینان حاصل کنید که تمبر کافی دارید و سپس آن را ارسال کنید.
   • اگر احساس می کنید آدرس دست نویس لکه دار است و با سبک حرفه ای شما مطابقت ندارد ، آدرس را در کلمه تایپ کنید ، پاکت را در چاپگر قرار دهید و آدرس را روی پاکت چاپ کنید.
   • اگر نامه فوق العاده مهم و یا فوری است ، باید آن را از طریق پیک ارسال کنید.
   • اگر می خواهید پیام را از طریق ایمیل ارسال کنید ، آن را به قالب HTML تبدیل کنید یا پیام را به صورت PDF ذخیره کنید تا قالب حفظ شود. هرچند ارسال نامه کاغذی بهتر است.
   تبلیغات

مشاوره

• برای امضای نامه از قلم خوب استفاده کنید.
• سریع. اگر نمی توانید در طی یک هفته به درخواست فرستنده پاسخ دهید ، در این باره به او بگویید و چه موقع می توانند از شما پاسخی دریافت کنند ، به او اطلاع دهید.
• روی نکات مثبت تمرکز کنید. درباره کارهایی که می توانید انجام دهید صحبت کنید ، نه درباره کارهایی که نمی توانید انجام دهید. به عنوان مثال ، اگر کالایی در انبار ندارید ، به مشتری نگویید که نمی توانید سفارش او را برآورده کنید ، در عوض بگویید این محصول محبوب است بنابراین طرف شما موجودی ندارد. . سپس به آنها بگویید چه زمانی می توانید محصول را به آنها پیشنهاد دهید.
• اگر نامه ای با محتوای بسیار زیاد می نویسید ، ابتدا باید آنها را لیست کنید.
  • همه مواردی را که می خواهید پوشش دهید لیست کنید. نگران سفارش نباشید.
  • برای هر محتوا ، کلمات کلیدی ، مثال ها ، استدلال ها و حقایق را ذکر کنید.
  • محتوای طرح اصلی خود را مرور کنید تا متناسب با هدف شما و مخاطبان شما باشد.
  • هرگونه مشکل غیر مرتبط را برطرف کنید.
  • اطلاعات را به ترتیب مناسب برای خواننده مرتب کنید.

هشدار

• نامه ها را با جملات چاپلوس ننویسید. یک تعارف واقعی قابل قبول است ، اما اگر این کار را بیش از حد انجام دهید ، خواننده احساس می کند شما با چاپلوسی کار می کنید نه با توانایی شما.
• از لحن خیلی تند و تحمیل کننده استفاده نکنید. به یاد داشته باشید ، شما در تلاش برای تقویت یا آغاز یک رابطه حرفه ای با یک نامه تجاری هستید.