مهارتهای سازمانی را بهبود ببخشید

ویدیو: طریقه صحیح بحث که منجر به دعوا و عذاب وجدان و ناراحتی نشود

محتوا

گام برداشتن
روش 1 از 4: افکار خود را سازماندهی کنید
روش 2 از 4: سازماندهی در خانه
روش 3 از 4: پاکسازی محل کار خود را بهبود ببخشید
روش 4 از 4: منظم بمانید

یک شغل تمام وقت ، خانواده ، دوستان ، فعالیتهای اوقات فراغت و موارد دیگر می تواند یک زندگی طلبکارانه و بی نظم ایجاد کند. به این مخلوط بی نظمی اضافه کنید و ممکن است دستیابی به هر چیزی در زندگی غیرممکن به نظر برسد. مهارت های سازمانی برای مدیریت بسیاری از مسئولیت های شما ضروری است ، اما یادگیری آنها اغلب دشوار است. با این حال ، به محض تسلط بر آن ، کارآیی بیشتری خواهید داشت و از مزیت رقابتی بیشتری برخوردار خواهید بود و منجر به یک زندگی شاد و پایدار خواهید شد.

گام برداشتن

روش 1 از 4: افکار خود را سازماندهی کنید

یک لیست اقدام ایجاد کنید. همه کارهایی که امروز باید انجام دهید را یادداشت کنید و هر کاری را تمام کنید علامت گذاری کنید. با نوشتن کارهای روزمره ، لازم نیست در مورد یادآوری انجام آنها استرس داشته باشید. بررسی موارد خارج از لیست شما احتمالاً احساس مثمرثمر بودن را ایجاد می کند. کارهایی که قبلاً انجام داده اید را فقط برای بررسی آنها در لیست خود قرار دهید.
- لیست خود را از اولویت بالا به اولویت پایین سفارش دهید. نیاز و اهمیت هر نکته را ارزیابی کنید تا به شما در اولویت بندی کمک کند. با خود فکر کنید "اگر امروز فقط یک کار انجام دهم ، چه اتفاقی خواهد افتاد؟" این شماره یک شما در لیست کارها است.
- در صورت امکان ، یک لیست اقدام برای روز بعد تهیه کنید و قبل از خواب به آن مراجعه کنید. انجام این کار با در نظر گرفتن یک برنامه عملی شما را از خواب بیدار می کند.
یک لیست در حال اجرا تهیه کنید که مدام آن را پر می کنید. اگر کتابی وجود دارد که می خواهید آن را بخوانید یا رستورانی که می خواهید امتحان کنید ، یک لیست در حال اجرا تهیه کنید که همیشه با خود داشته باشید. اگر می خواهید یک فیلم ببینید ، لزوماً نباید امروز آن را ببینید ، به همین دلیل آن را در لیست کارهای روزانه خود نمی خواهید. داشتن یک لیست اقدام در حال اجرا به شما کمک می کند تا اقدامات "اضافی" خود را به خاطر بسپارید.
- می توانید در نوت بوکی که همیشه با خود دارید یک لیست در حال اجرا ایجاد کنید یا از یک برنامه آنلاین مانند Dropbox استفاده کنید تا همیشه در دسترس باشد.
هنگام صحبت با مردم یادداشت برداری کنید. از مکالمه هایی که با مردم دارید یادداشت کنید. این به ویژه برای مکالمه های تجاری مهم است ، اما هنگام تعامل با دوستان و خانواده نیز مهم است. یادداشت برداری به شما کمک می کند حرف مهمی که شخصی گفته است را به خاطر بسپارید ، وظیفه ای که باید به اتمام نرسانید یا فقط به عنوان یادآوری دوستانه اوقات خوب با افرادی که به آنها علاقه دارید ، باشد.
- همیشه لازم نیست که یک دفترچه یادداشت را به همراه داشته باشید و هر کلمه ای را که شخصی گفته با دقت بنویسید. فقط سعی کنید زمانی اختصاص دهید و در مورد هر مکالمه ای که دارید یکی دو نکته مهم را یادداشت کنید.
از یک برنامه ریز استفاده کنید. یک برنامه ریز سالانه می تواند برای جمع آوری افکار شما بسیار مفید باشد. از آن برای نوشتن قرارها ، سفرها و سایر موارد مهم استفاده کنید. روزانه به آن مراجعه کرده و مواردی را که در طولانی مدت اتفاق خواهند افتاد ، یادداشت کنید. به عنوان مثال ، اگر از همین حالا برای شش ماه تماس کنفرانسی را برنامه ریزی می کنید ، اکنون آن را در تقویم خود بنویسید تا فراموش نکنید.
از شر آشفتگی مغز خود خلاص شوید. درست مثل دور ریختن چیزهای بلا استفاده یا غیر مهم در خانه و دفتر خود ، شما همچنین باید فکرهای غیر ضروری را از مغز خود پاک کنید. سعی کنید مراقبه باشید تا از افکار منفی مانند نگرانی و استرس خلاص شوید.

روش 2 از 4: سازماندهی در خانه

از شر وسایل غیرضروری خلاص شوید. مرتب کردن و مرتب کردن اولین قدم اساسی در نظم دادن به منزل شماست. کشوها را خالی کرده و وسایل غیر ضروری را بردارید ، مواد غذایی منقضی شده را دور بیندازید ، لباس ها و کفش هایی را که بیش از یک سال است نپوشیده اید دور بریزید یا اهدا کنید ، داروهای تاریخ مصرف گذشته را به درستی به داروخانه بریزید ، وسایل بهداشتی و سایر وسایل را که بیرون می آورید از بین ببرید یا ادغام کنید. واقعاً نیازی ندارم
برای موارد مهم در زندگی خود پوشه درست کنید. پوشه هایی با برچسب "بیمه اتومبیل" ، "تعطیلات" ، "حساب ها" ، "بودجه" و هر قسمت مهم دیگر از زندگی خود ایجاد کنید.
- سعی کنید پوشه های خود را کدگذاری کنید. آبی برای صورتحساب ها (بنزین ، مواد غذایی ، لباس) ، قرمز برای بیمه (ماشین ، خانه ، زندگی) و غیره
- پوشه ها را روی یک قفسه مرتب قرار دهید.
قلاب ها و قفسه ها را به دیوارها آویزان کنید. از فضای عمودی اغلب استفاده نشده در خانه خود استفاده کنید. قلاب هایی را برای دوختن دوچرخه در گاراژ خود و قفسه های خود آویزان (شناور) بخرید تا فضای مرتب و کارآیی برای مرتب سازی ایجاد کنید.
روی سطل های زباله تمیز کنید. درست مانند نظافت دفتر کار ، می توانید سطل زباله و سبد بخرید تا همه وسایل خود را درون آن قرار دهید. موارد مشابه را در همان سطل آشغال قرار داده و سیستمی را برای مرتب کردن سطل های زباله خود تشکیل دهید. سطل و سبد در اندازه های مختلف بخرید تا همه چیز را در خانه خود مرتب کنید ، از جمله ابزار ، آرایش ، حیوانات شکم پر ، غذا ، کفش و آشفتگی.

روش 3 از 4: پاکسازی محل کار خود را بهبود ببخشید

سطل های تمیزکننده بخرید. به فروشگاهی که سطل آشغال مرتب می فروشد بروید (IKEA ، Leen Bakker ، Blokker ، Xenos ، HEMA و ...) و حداقل ده تا از آنها تهیه کنید. برای نگهداری قلم ، کاغذ و وسایل بزرگتر سطل های زباله با اندازه های مختلف خریداری کنید.
- سطل زباله ، سبد ، کشو و سایر وسایلی که می توانید وسایل خود را در آن قرار دهید خریداری کنید.
دستگاه برچسب زدن بخرید. اگر چیزهای موجود در هر سطل آشغال را نداشته باشید ، مرتب کردن همه وسایلتان در سطل های ذخیره سازی مفید چه فایده ای دارد؟ برای برچسب زدن صحیح هر سطل زباله از دستگاه برچسب زدن استفاده کنید. به عنوان مثال ، ظرفی با عنوان "نوشتن وسایل" برای نگه داشتن قلم ، مداد و نشانگر خود تهیه کنید ، و ظرف دیگری با عنوان "ابزار" حاوی قیچی ، منگنه ، مواد منگنه کننده و سوراخ کننده سوراخ.
- کاملاً روی همه موارد ، از جمله پرونده ها ، کشوها و کابینت ها ، برچسب بزنید.
اطلاعات خود را طبق "نحوه استفاده از آن" بایگانی کنید. به جای قرار دادن یک مورد در پوشه ای بر اساس مکانی که در آن قرار گرفته اید ، بایگانی آن را بر اساس نحوه استفاده از آن در آینده انجام می دهید. به عنوان مثال ، اگر مدارکی برای هتلی که در سفر کاری خود در نیویورک اقامت خواهید داشت ، دارید ، آن را به جای پوشه "Hotel" در پوشه "New York" خود ثبت کنید.
- از برگه ها استفاده کنید. یک نقشه "هتل" درست کنید ، اما در زیر آن چندین برگه "شهر" برای مکان هایی که اغلب می روید ، قرار دهید.
یک طرح کلی یا "فهرست مطالب" از دفتر سازمان یافته خود ایجاد کنید. شما ممکن است همه چیز را تمیز کرده باشید ، اما دیگر نمی دانید همه جا کجا تمیز شده است. لیستی از هر جعبه یا سطل زباله ای که درست کرده اید و آنچه در آن است را تایپ کنید تا به سرعت در آینده چیزی پیدا کنید.
- این لیست همچنین به شما کمک می کند تا پس از استفاده ، موارد را به جای خود برگردانید.
مکانهایی را برای "انجام" و "تکمیل" روی میز خود قرار دهید. روی میز کار خود برای کارها دو نقطه مشخص قرار دهید (مقاله برای امضا ، گزارش برای خواندن ، و غیره) و یک پشته برای پایان کار. با ساختن دو مکان جداگانه برای این ، خود را در مورد کاری که انجام داده اید یا انجام نداده اید گیج نخواهید کرد.
از شر چیزهایی که نیازی ندارید خلاص شوید. همانطور که وسایل خود را در جعبه ها و سطل های زباله ای که به دست آورده اید قرار می دهید ، وسایلی را که نیازی به آنها ندارید دور می ریزید. چیزهایی را که در طول یک سال لمس نکرده اید و هر چیز خراب را از بین ببرید و لوازم اضافی را به خود برگردانید.
- می توانید مقالات قدیمی را خرد کرده و از همکاران خود بپرسید که آیا آنها به چیزی که می خواهید دور بریزید علاقه مند هستند یا خیر.
- اگر برای دور انداختن چیزی مشکل دارید ، سعی کنید آن را به جای آن بدهید.
کامپیوتر خود را تمیز کنید. می توانید اشیا objects ملموس اطراف خود را تمیز کنید ، اما داشتن یک رایانه بی نظم ، بهره وری شما را محدود می کند و همچنان احساس بی نظمی را برای شما ایجاد می کند. پوشه ها و پوشه های فرعی جدید را برای قرار دادن فایل ها ایجاد کنید ، دسک تاپ خود را مرتب کنید تا بتوانید به راحتی موارد خاصی را پیدا کنید ، پرونده های تکراری را حذف کنید ، عنوان دقیق به اسناد بدهید و برنامه ها و اسناد غیر ضروری را حذف کنید.

روش 4 از 4: منظم بمانید

روزانه 10 دقیقه به یک پاکسازی سریع اختصاص دهید. شما وقت خود را صرف پاکسازی و قرار دادن همه چیز در جای مناسب خود کرده اید ، بنابراین سعی کنید آن را به همین شکل حفظ کنید. هر شب زنگ هشدار تنظیم کنید که نشان دهنده یک دوره 10 دقیقه ای باشد که در آن اشیا clear را پاکسازی کنید و از مرتب بودن سطل های زباله و سبد اطمینان حاصل کنید.
اگر مقاله جدیدی به زندگی خود اضافه می کنید ، یک مقاله قدیمی را بیرون بیاورید. قبل از خرید کتاب جدید ، قفسه کتاب خود را مرور کرده و کتابی را که نخوانده اید یا نخوانده اید ، بردارید. آن را اهدا کنید یا آن را دور بریزید تا کتاب جدید شما جای آن را بگیرد.
- یک قدم جلوتر بروید و برای هر مقاله جدید دو یا سه مقاله را حذف کنید.
همیشه یک جعبه "برای اهدا" آماده داشته باشید. جعبه ای در اختیار داشته باشید که بتوانید وسایلی را که می توانید اهدا کنید ، در آن بیندازید. وقتی موردی را پیدا کردید که دیگر نمی خواهید ، آن را مستقیماً در جعبه اهدا قرار دهید.
- هنگامی که یک مورد ناخواسته دارید که نمی تواند اهدا شود ، آن را مستقیم به سطل زباله ببرید.
وقتی کشوی باز را دیدید ، آن را ببندید. تا مرتب بودن نظافت ده دقیقه ای خود صبر نکنید. اگر چیزی را مشاهده کردید که متعلق به آن نیست ، فوراً آن را برگردانید. اگر از کنار سطل آشغال کامل رد می شوید ، آن را خالی کنید. وقتی کاغذهایی را دیدید که مربوط به آنها نیست ، آنها را تمیز کنید. مرتب سازی را به عنوان عادت تبدیل کنید تا بیشترین تأثیر را داشته باشد.
- دقایق ارزشمند زیادی از روز خود را صرف پاکسازی های کوچک نکنید. به زحمت بستن یک کشوی باز را خسته نکنید. اگر برای رفتن به جلسه بلند شدید و کشوی باز در مسیر شماست ، آن را ببندید. اگر برای بستن یک کشو کار خود را قطع کنید ، بهره وری کلی خود را 25٪ کاهش می دهید!
استفاده از فناوری اهرم به شما کمک می کند تا منظم باشید. به معنای واقعی کلمه هزاران برنامه وجود دارد که می توانید برای سازماندهی خود از آنها استفاده کنید. برنامه های زیادی با لیست کارهایی مانند Evernote ، برنامه های یادآوری مانند Beep Me ، برنامه های سفر مانند TripIT و برنامه هایی برای کمک به تنظیم اهمیت وظایف خود مانند Last Time وجود دارد.
- به دنبال برنامه هایی باشید که در دستگاه های شما همگام سازی شوند تا در هر کجا که باشید می توانید به آنها دسترسی داشته باشید.