محتوا

• مراحل
• نکات
• هشدارها

برای سازماندهی صحیح کار در دفتر ، داشتن سیستم م effectiveثر حسابداری و ذخیره اسناد بسیار مهم است. صرف نظر از تعداد افرادی که به اسناد دسترسی دارند ، سیستم باید به گونه ای سازماندهی شود که همه بتوانند سند مورد نیاز را پیدا کنند. اگر استفاده از سیستم ضبط و ذخیره اسناد دشوار است ، از ترس از دست دادن آنها در کابینه بایگانی ، و در نتیجه میز شما مملو از تعداد زیادی کاغذ می شود.

مراحل

1. 1 سیستم بایگانی را انتخاب کنید. هرچه باشد ، اول از همه ، باید منطقی باشد تا مکان دقیق هر سند را بدانید. راه حل های امکان پذیر:
   • بر اساس حروف الفبا اگر اکثر اسناد شما حاوی نام مشتریان ، بیماران یا مشتریان باشد ، این سیستم بهترین عملکرد را دارد.
   • موضوع یا دسته بندی: اکثر سیستم ها بر اساس موضوع یا دسته بندی سازماندهی می شوند ، وقتی به درستی سازماندهی شوند عالی عمل می کنند ، اما وقتی به درستی سازماندهی نشده اند بسیار گیج کننده هستند.
   • شماره گذاری شده / زمان بندی. این سیستم برای اسناد شماره گذاری شده یا تاریخ دار مانند دستورات خرید یا نسخه ها بهترین کار را می کند.
2. 2 از پوشه های آویزان در کابینت های بایگانی استفاده کنید. پوشه های آویزان غیرقابل جابجایی هستند ، آنها به عنوان نگهدارنده پاکت هایی که شما از جعبه ها بیرون می آورید عمل می کنند.
3. 3 اسناد را به صورت دسته بندی شده به دسته بندی کنید. اگر ارتفاع پشته بیش از 5 سانتی متر است ، آن را به زیر شاخه ها تقسیم کنید. اگر پشته خیلی کم است ، آن را با یک پشته دیگر ترکیب کنید و نام آن را تغییر دهید. نام پشته ها باید به شما این امکان را بدهد که به راحتی تعیین کنید کدام یک از آنها می خواهید یک سند خاص ارسال کنید.
4. 4 هر دسته را در یک پاکت کاغذی قرار دهید و برچسب را به وضوح مشخص کنید. بهتر است از پوشه های زبانه دار با مرکزیت به جای مورب استفاده کنید تا اسناد خود را تمیزتر نشان دهید.
5. 5 پاکت ها را در پوشه های آویزان قرار دهید. برای اکثر اسناد ، پوشه های معمولی آویزان کار می کنند ، اما برای اسناد ضخیم یا زیر دسته بندی ، از پوشه هایی با کف صاف استفاده کنید. شما می توانید پوشه ها را به هر ترتیب مرتب کنید ، اما معمولاً برای این منظور از سیستم حروف الفبا استفاده می شود.
6. 6 پوشه های آویزان را با نام پاکت ها برچسب گذاری کنید. اگر از کابینت بایگانی عمودی استفاده نمی کنید ، همه زبانه های پلاستیکی را در سمت چپ پوشه مرتب کنید. در مورد دوم ، با پوشه هایی که از چپ به راست در کشو باز شده اند و نه از جلو به عقب ، زبانه ها را در سمت راست قرار دهید.
7. 7 پوشه ها و پاکت های یدکی باید در نزدیکی کابینت بایگانی تا شوند تا همیشه بتوانید وقتی سندی در دست دارید که به پوشه های موجود تعلق ندارد ، سریعاً یک پوشه اضافه کنید. از پوشه های بسیار ضخیم یا نازک استفاده نکنید. به یاد داشته باشید که هنگام تنظیم مجدد اسناد ، نام پوشه ها را تغییر دهید.
8. 8 در پایان سال ، همه پوشه ها را بردارید ، پوشه های کاغذی جدید را با همان دسته بندی برچسب گذاری کنید و آنها را در کابینت های بایگانی قرار دهید. برای انتقال برخی از اسناد مورد نیاز خود به پوشه های فعلی ، پوشه های قدیمی را مرور کرده و بقیه را به بایگانی ارسال کنید.

نکات

• ممکن است بخواهید پوشه هایی با کد رنگی با چاپ برچسب های رنگی در رایانه خود چاپ کنید تا جلد فایل شما چشمگیرتر به نظر برسد. اما وقتی نیاز به ایجاد تغییراتی دارید ، به عنوان مثال ، افزودن یک پوشه ، هنگامی که متوجه می شوید پوشه های رنگ مناسب شما تمام شده است و باید پوشه را به صورت دستی امضا کنید ، می توانید ناامید شوید. سادگی امن ترین چیز است.

هشدارها

• هرگز پشته ای به نام "متفرقه" ایجاد نکنید ، در غیر این صورت هرگز این اسناد را دسته بندی نمی کنید.
• پس از سازماندهی سیستم بایگانی ، نظم را در کابینه بایگانی حفظ کنید. هر روز زمانی را برای مرتب سازی و حذف اسناد از روی میز خود اختصاص دهید. در برابر وسوسه قرار دادن یک سبد اسناد عمیق در بالای کابینت بایگانی خود مقاومت کنید ، در غیر این صورت آن را پر کرده و در نهایت به یک انبار آشفته می رسید.