محتوا

• مراحل
• روش 1 از 1: تنظیم دستور کار
• نکات
• هشدارها

دستور کار فهرست مفصلی از موضوعاتی است که در یک جلسه یا جلسه مورد بحث قرار می گیرد. این جزء لاینفک برنامه ریزی و اجرای جلسات است ، زیرا هدف از جلسه و موضوعات مورد بحث را شرح می دهد ، فهرست سخنرانان را مشخص می کند و زمان مورد نظر برای هر موضوع را تعیین می کند. اگر نیاز به برنامه ریزی یک جلسه دارید ، تمام اطلاعات مورد نیاز خود را جمع آوری کرده و به صورت ساختارمند در دستور کار قرار دهید. نکات زیر به شما کمک می کند تا آن را به درستی انجام دهید.

مراحل

روش 1 از 1: تنظیم دستور کار

1. 1 همه شرکت کنندگان را از جلسه قبل مطلع کنید.
   • می توانید برای آنها ایمیل بفرستید ، یا اعلامیه های خدمات را به صورت چاپ شده توزیع کنید.
   • تاریخ ، زمان ، مکان و هدف جلسه را ذکر کنید.
   • از گیرندگان پاسخ بخواهید. به آنها اطلاع دهید که هرکسی که دعوت نامه را می پذیرد باید در جلسه حاضر شود.
2. 2 از هر یک از شرکت کنندگان بخواهید از قبل به شما اطلاع دهد که قصد دارد در جلسه چه موضوعی را پوشش دهد.
   • از هر یک از همکاران بخواهید ماهیت و جزئیات موضوعی را که می خواهند در جلسه به آن بپردازند شرح دهند تا بتوانید آن را به درستی و با دقت در دستور کار قرار دهید.
   • مشخص کنید که چقدر طول می کشد تا شرکت کننده س questionال خود را بررسی کند.
3. 3 همه موارد دستور جلسه را لیست کنید.
   • یک جدول سه ستونی با عناوین "مورد دستور کار" ، "ارائه دهنده" و "زمان بحث" تهیه کنید.
   • موارد مورد بررسی را به ترتیب ظاهر ، ارتباط یا اهمیت آنها ذکر کنید.
   • شرح مختصری از هر موضوعی که توسط هر مجری ارائه شده است بنویسید.
   • در عنوان ، جزئیات جلسه - تاریخ ، زمان و مکان ، هدف و مدت زمان را ذکر کنید.
4. 4 در صورت موافقت با خط صحبت و زمان تعیین شده برای س theirال خود ، با هر مجری مشورت کنید.
5. 5 در صورت لزوم دستور کار را اصلاح کنید.
6. 6 کپی دستور کار مورد تایید را برای همه شرکت کنندگان در جلسه ارسال کنید. این کار را زودتر انجام دهید تا بتوانند مطالب را مرور کرده و برای جلسه آماده شوند. دو روز باید کافی باشد.

نکات

• اگر درخواستی برای درج موضوعی در دستور کار قرار دادید که مربوط به موضوع جلسه نیست ، مجری را دعوت کنید تا در جلسه بعدی موضوع را بررسی کند.

هشدارها

• زمان کافی را برای هر مجری برای ارائه موضوع خود اختصاص دهید. مراقب چشم اندازهای خود باشید و سعی نکنید اطلاعات زیادی را در یک جلسه وارد کنید. به خاطر داشته باشید که ممکن است شرکت کنندگان س questionsالی داشته باشند یا مایل به بحث در مورد موضوعات اضافی باشند.