نحوه نوشتن خبرنامه (همراه با عکس) - نکات

ویدیو: آموزش جامع و کامل مفاهیم ایمیل مارکتینگ| ساخت لیست مشتری برای ارسال خبرنامه | ایمیل های تبلیغاتی

محتوا

مراحل
مشاوره

هدف از خبرنامه ها آگاهی بخشیدن به گروهی از افراد در مورد مسئله خاصی مانند یک رویداد ، سیاست یا منبع و تشویق آنها به این کار است. در زیر دستورالعمل هایی برای نحوه نوشتن خبرنامه های موثر و آسان خوانده شده است.

مراحل

قسمت 1 از 4: نوشتن موضوع خبرنامه

کلمه "NOTICE" را در بالای صفحه تایپ کنید. بلافاصله خارج از متن خبرنامه بود. کلمه "NOTICE" را در حدود 4 سانتی متر از بالای صفحه ، پررنگ ، مرکز یا تراز سمت چپ بنویسید. همچنین می توانید اندازه قلم بزرگتری را برای این کلمه انتخاب کنید.
- فاصله بین خطوط در عنوان دو برابر است.
انتصاب مناسب. خبرنامه ها شکلی رسمی از ارتباطات تجاری هستند ، بنابراین باید به آنها به طور مناسب رسیدگی کنید. نام و عنوان کامل شخصی را که به او گزارش می دهید بنویسید.
- اگر نامه ای برای همه کارمندان ارسال می کنید ، می توانید بنویسید: "گیرنده: همه کارمندان".
گیرندگان را در سری CC اضافه کنید. خط "CC" به کسانی گفته می شود که اعلان را در قالب "عزیز شرکت" دریافت می کنند. این هدف خبرنامه نیست. این شخصی است که نیاز به اطلاعات در مورد سیاست یا مسئله ای دارد که در نامه به آن پرداخته اید.
نام خود را در خط "فرستنده" بنویسید. موضوع نامه باید شامل نام نویسنده و فرستنده نامه باشد. نام و عنوان کامل شما در این خط است.
تاریخ اضافه کنید. تاریخ کامل ، شامل روز ، ماه و سال را وارد کنید. به عنوان مثال ، بنویسید: "DATE: 5 ژانویه 2015" یا "DATE: 01.05. 2015. "
یک پاراگراف خاص برای موضوع خود انتخاب کنید. موضوع باید به خواننده بگوید خبرنامه درباره چیست. خاص و مختصر باشید.
- به عنوان مثال ، به جای نوشتن موضوع به عنوان: "جوهر" ، به طور خاص تر بنویسید: "مشکل استفاده از جوهر در دفتر".
قالب عنوان را بر این اساس تنظیم کنید. عنوان باید در بالای صفحه ، تراز سمت چپ باشد. کلمات "RECEIVER:" ، "SENDER:" ، "DATE:" و "ABOUT JOB:" را بزرگ بنویسید.
- عنوان نمونه به این شکل است:
  گیرنده: نام و عنوان گیرنده
  SENDER: نام و عنوان شما
  DATE: تاریخ ، ماه ، سال نوشتن اخطار
  درباره: (یا به آن مربوط می شود) مشکلی که توسط خبرنامه ذکر شده است (به نوعی برجسته سازی).
- هنگام نوشتن عناوین ، حتماً موارد را دو خط کرده و متن را تراز کنید.
- می توانید خطی را در زیر سرصفحه اضافه کنید که از عرض صفحه عبور می کند تا عنوان و متن خبرنامه را جدا کند.
تبلیغات

قسمت 2 از 4: نوشتن محتوای خبرنامه

گیرنده را در نظر بگیرید. برای خواندن و پاسخ دادن به خبرنامه توسط همه افراد ، مهم است که متن ، طول و تشریفات پیام با کسانی که آن را می خوانند مطابقت داشته باشد. برای اینکه این کار به خوبی انجام شود ، باید فکر خوبی در مورد افرادی که پیام را دریافت می کنند داشته باشید.
- به ترجیحات و نگرانی های خوانندگان خود فکر کنید.
- سعی کنید س questionsالاتی را که خواننده ممکن است بپرسد پیش بینی کنید. به برخی از مطالب خبرنامه مانند مثالها ، شواهد یا سایر اطلاعات برای متقاعد کردن آنها فکر کنید.
- ببینید آیا خوانندگان شما ذکر شما از اطلاعات یا احساسات نامناسب را قبول می کنند یا خیر.
از تبریک های آیینی رد شوید. خبرنامه با سلامی مانند "آقای ادواردز عزیز" آغاز نشد. در عوض ، مستقیماً وارد مسئله ای شوید که از ابتدا در پیام مورد بحث قرار می گیرد.
مسئله را در پاراگراف اول ذکر کنید. درباره اینکه چرا می خواهید خواننده اقدامی انجام دهد ، بنویسید. این کمی شبیه مقدمه مقاله است ، یعنی معرفی مشکل و دلیل مشکل.همچنین می توانید مقدمه را خلاصه ای از کل متن خبرنامه بدانید.
- معمولاً مقدمه حدود یک بند طول می کشد.
به عنوان مثال ، می توانید بنویسید: “در تاریخ 1 ژوئیه 2015 ، شرکت XYZ سیاست جدیدی را در مورد بیمه درمانی اجرا خواهد کرد. کارمندان بیمه درمانی دریافت می کنند و حداقل حقوق 6 میلیون در ماه به آنها پرداخت می شود.
اطلاعاتی را درباره موضوعات مورد بحث ارائه دهید. خواننده ممکن است به برخی اطلاعات عمومی درباره مسئله ای که شما آدرس می دهید نیاز داشته باشد. برخی از اطلاعات را ارائه دهید ، اما مختصر است ، و فقط موارد مورد نیاز را بیان کنید.
- در صورت لزوم ، با اعلام دلیل اجرای خط مشی ، اعلان را ادامه دهید. به عنوان مثال ، می توانید بنویسید: "دولت محلی رأی داده است که همه کارمندان منطقه باید حداقل حقوق 6 میلیون VND در ماه را دریافت کنند".
از بحث ها در بحث حمایت کنید. اقدامات انجام شده را خلاصه کنید. شواهد و استدلالهایی درباره راه حلی که پیشنهاد می کنید. با مهمترین اطلاعات شروع کنید ، سپس واقعیتهای خاص یا پشتیبانی کننده را پوشش دهید. به خوانندگان خود نشان دهید انجام کاری که پیشنهاد می کنید مفید است یا عدم مصرف آن ضرر دارد.
- در صورت تمایل می توانید گرافیک ، لیست یا نمودار به خصوص در پیام های طولانی اضافه کنید. فقط مطمئن شوید که این اطلاعات واقعاً مرتبط و قانع کننده هستند.
- برای پیام های طولانی تر ، نوشتن یک عنوان کوتاه تر را در نظر بگیرید تا هر بخش واضح باشد. به عنوان مثال ، به جای نوشتن "سیاست" ، "سیاست جدید کارمندان فصلی" را بنویسید. در هر عنوان خاص و مختصر باشید تا خواننده اصول روزنامه را به وضوح ببیند.
اقداماتی را که خواننده باید انجام دهد پیشنهاد دهید. خبرنامه فراخوانی برای یک مسئله خاص است ، خواه اعلان محصول جدید از طرف شرکت باشد ، یا سیاست جدیدی برای گزارش هزینه ها ، یا ارائه نحوه کار شرکت روی آن. موضوع. عملی را که خواننده باید در پایان یا جمله انجام دهد به یاد بیاورید.
- به عنوان مثال ، می توانید بنویسید: "همه کارمندان باید از اول ژوئن 2015 از سیستم حسابداری جدید استفاده کنند".
- برای تأیید پیشنهادات خود می توانید شواهدی اضافه کنید.
نامه را با یک خلاصه مثبت و دلگرم کننده پایان دهید. پاراگراف آخر خبرنامه باید مراحل بعدی را برای حل مسئله تکرار کند. این شامل یادآوری همبستگی سازمان است.
- می توانید بنویسید: "من خوشحال خواهم شد که بعداً این موارد را با شما در میان بگذارم و درباره تصمیمات شما ادامه خواهم داد."
- می توانید با گفتن این جمله پایان دهید: ”ما از این گسترش دسته هیجان زده هستیم. ما معتقدیم که این امر به رشد تجارت کمک کرده و شرکت با پایداری بیشتری فعالیت خواهد کرد. "
- این پاراگراف معمولاً حدود 1-2 جمله است.
تبلیغات

قسمت 3 از 4: خبرنامه کامل

خبرنامه ها را به درستی قالب بندی کنید. برای آسان خواندن پیام ها از قالب استاندارد استفاده کنید. از قلم Times New Roman یا Arial اندازه 12 استفاده کنید. حاشیه چپ ، راست و پایین 2.5 سانتی متر است.
- پاراگراف ها را تراز کنید. تقسیم بندها ، فاصله دوتایی و حاشیه یا نه.
مرور خبرنامه. پیام را بازنگری و ویرایش کنید تا واضح ، موجز ، قانع کننده و بدون اشتباه تایپی باشد. سازگاری در کلمات را بررسی کنید. انواع کلمات دانشگاهی یا کلمات حرفه ای.
- اشتباهات املایی ، گرامری و محتوایی را بررسی کنید. به نام ها ، تاریخ ها یا اعداد توجه ویژه ای داشته باشید.
- طولانی بودن پیام را بررسی کنید و محتوای غیر ضروری را قطع کنید.
امضاها خبرنامه خط امضا ندارد. با این حال ، شما باید هدر و کنار نام خود را قبل قرار دهید. این ثابت می کند خبرنامه را تأیید کرده اید.
از سربرگ استفاده کنید. شما می توانید یک سربرگ مخصوص برای خبرنامه ها ایجاد کنید یا از سربرگ های تجاری معمولی استفاده کنید.
- اگر در حال تهیه اسناد الکترونیکی هستید (به عنوان مثال برای ارسال ایمیل) ، باید یک سربرگ جداگانه در Word ایجاد کنید که حاوی آرم شرکت شما و اطلاعات اولیه تماس باشد. از آن عنوان به عنوان الگویی برای خبرنامه هایی که ارسال می کنید استفاده کنید.
نحوه ارسال نامه خود را انتخاب کنید. بهترین روش برای ارسال خبرنامه را تعیین کنید. می توانید آن را چاپ کرده و برای همه توزیع کنید. همچنین می توانید از طریق ایمیل ارسال کنید.
- اگر پیام را از طریق ایمیل ارسال کنید ، می توانید HTML را برای ایمیل قالب بندی کنید. در غیر اینصورت ، می توانید پیام را به صورت PDF ذخیره کرده و به صورت ایمیل پیوست کنید.
تبلیغات

قسمت 4 از 4: استفاده از الگوی خبرنامه

الگوهای نامه موجود را پیدا کنید. این نکته را در نظر بگیرید که در وهله اول می خواهید از نامه های نمونه استفاده کنید یا نه. در این صورت ، اولین قدم یافتن الگوهای پست الکترونیکی خوب به صورت آنلاین است. Microsoft Word همچنین دارای الگوهای حروف است. الگوها معمولاً از قالب اصلی یکسانی استفاده می کنند ، اما از قلم ها ، اندازه قلم ها و طرح های مختلف استفاده می کنند.
- الگوی مناسب را برای نیازهای خود بارگیری کنید.
- قبل از استفاده از هر الگویی بصورت آنلاین ، حتماً شرایط استفاده را بخوانید.
الگوی پیامی را که در رایانه شما بارگیری شده باز کنید. پس از فشار دادن کلید بارگیری ، الگوی نامه به طور خودکار در رایانه شما بارگیری می شود یا می توان قبل از شروع بارگیری ، چند مرحله انجام داد. الگوی نامه به عنوان یک فایل zip بارگیری می شود ، باید از Microsoft Word باز کنید و آن را باز کنید.
- توصیه می شود از آخرین نسخه Microsoft Word استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که با مشکلات نرم افزاری پیش بینی نشده روبرو نیستید و ممکن است الگوی پیام همانطور که طراحی شده کار نمی کند. اگر نسخه قبلی Microsoft Word دارید ، قبل از بارگیری الگوهای نامه نرم افزار را به روز کنید.
هدر (هدر) ایجاد کنید. به یاد داشته باشید که متن پیام نمونه قابل تغییر است. می توانید قسمت هایی از پیام نمونه را به دلخواه خود تنظیم کنید. به عنوان مثال ، شما می توانید آرم ها و نمادهای حق چاپ را در عنوان الگوهای نامه اضافه کنید. روی عنوان کلیک کنید و اطلاعات شرکت خود را وارد کنید.
بخشها را در عنوان فرم نامه پر کنید. به یاد داشته باشید که قسمتهای "TO" و "FROM" و همچنین "CC" و "SUBJECT" را پر کنید. هنگام پر کردن این قسمت ها مراقب باشید تا از حذف آنها جلوگیری کرده و آنها را خالی بگذارید ، هنگام تایپ کردن اغلب اشتباه می کنند
متن پیام را وارد کنید. مقدمه ، دلیل ، بحث و خلاصه را در متن خبرنامه بنویسید. در صورت تمایل می توانید از گلوله ها استفاده کرده و یا لیست هایی را برای سازماندهی اطلاعات خود ایجاد کنید.
- قالب الگوی نامه را حفظ کنید. این اطمینان حاصل می کند که پاراگراف ها با حاشیه صحیح و اندازه قلم تراز می شوند.
- در صورت نیاز ، حتی می توانید خبرنامه را برای استفاده از جدول سفارشی کنید. گاهی اوقات ایده خوبی است ، خصوصاً اگر استفاده از لیست های پر از گلوله یا موارد مشابه باعث سردرگمی یا خواندن پیام ها شود.
- اطمینان حاصل کنید که هر متنی را از الگو حذف کنید. در همان زمان ، نامه خود را قبل از ارسال با دقت بررسی کنید.
به یاد داشته باشید که پاورقی را بررسی کنید. پاورقی برای اطلاعات بیشتر قسمت خالی پایین صفحه است. می توانید اطلاعات تماس شرکتی یا شخصی را به این سایت اضافه کنید. اختصاص وقت برای بررسی صحت اطلاعات بسیار مهم است. آخرین چیزی که نمی خواهید اتفاق بیفتد این است که پیام کاملاً نوشته شده باشد اما اطلاعات تماس اشتباه یا اطلاعات از دست رفته داشته باشد.
شکل ظاهری پیام را تنظیم کنید. یکی از جذاب ترین موارد در مورد پیام های نمونه این است که می توانید رنگ متن را تغییر دهید. این به شما کمک می کند تا حدی شخصیت نشان دهید و باعث برجسته شدن متن بیشتر می شود. همچنین می توانید برای اطمینان از اینکه خبرنامه شما برجسته است ، نه فقط حرفه ای ، رنگ مناسب را انتخاب کنید.
روزنامه ها را به عنوان متن ثابت ذخیره کنید. حتماً یک نسخه از آن را ذخیره کنید. برای سهولت در تبادل اطلاعات ، از اسناد الکترونیکی پشتیبان برخوردار خواهید بود.
الگو را برای استفاده بعدی ذخیره کنید. هر زمان که نیاز به استفاده از یک پیام نمونه با موضوع در حال تغییر دارید ، فقط باید موارد را متناسب با موضوع خاص پیام تنظیم کنید. این باعث صرفه جویی در وقت می شود ، به شما کمک می کند یک خبرنامه حرفه ای و یکپارچه ایجاد کنید که توجه همه را به خود جلب کند ، بنابراین بلافاصله خوانده می شود. تبلیغات