محتوا

• مراحل
• مشاوره
• آنچه شما نیاز دارید

تنظیم پرونده های اداری کار ساده ای نیست ، خصوصاً در مورد سازماندهی مقادیر زیادی پرونده و اسناد. با این وجود می توانید با برنامه ریزی قبلی و تصمیم گیری در مورد سیستم بایگانی بر این چالش غلبه کنید. این به شما کمک می کند مشخصات تجاری خود را سازماندهی کنید و اطمینان حاصل کنید که اسناد مهم را سریعتر پیدا خواهید کرد. شما می توانید مقاله زیر را در مورد چگونگی سازماندهی سوابق دفتر خود برای شروع کار خود بررسی کنید.

مراحل

قسمت 1 از 3: زمان را به درستی تنظیم کنید

1. 

   برای تنظیم برنامه خود زمان مشخصی را در نظر بگیرید تا از حواس پرتی وسط جلوگیری کنید. قبل از شروع کار ، مقوا و برچسب ها را برای ایجاد نمایه جدید آماده کنید. تبلیغات

قسمت 2 از 3: اسناد و مدارک را سازماندهی کنید

1. 

   
   
   انبوهی از اسناد و پرونده ها را به تکه های کوچکتر و قابل کنترل تر تقسیم کنید.
   • پشته ها را یک باره پردازش کرده و کاغذهای غیرضروری را تمیز یا نابود کنید تا مقدار آن کاهش یابد و افزونگی محدود شود.
   • بقیه اسناد و پرونده ها را به دو قسمت جداگانه تقسیم کنید ، یکی برای پرونده هایی که در ماه های آینده باید پردازش شوند و دیگری برای پرونده های بایگانی که به پردازش فوری نیاز ندارند.

2. 

   
   
   اگر پروفایل کاربری دارید ، پوشه ها را به ترتیب حروف الفبا تنظیم کنید. به عنوان مثال ، اگر هر کلاسور نام یک شخص یا شرکت بود ، می توانید سوابق را با نام آن شخص مرتب کنید. در این حالت ، باید بر روی هر کارت نمایه حاوی نام کامل مشتری باشید.پوشش های خود را به ترتیب حروف الفبا سازماندهی کنید ، سپس بر روی کشوی بایگانی خود برچسب بزنید تا ببینید کدام کشو دارای نامی است که با حرف خاصی شروع می شود.

3. 

   
   
   اگر سوابق مربوط به بسیاری از بخشهای کسب و کار باشد ، بر اساس دسته بندی کنید. برخی از سوابق مربوط به فاکتورها ، ضمانت ها یا قرارداد ها هستند و شما باید آنها را به دسته های مختلف تقسیم کنید. هر رکورد را به صورت مناسب برچسب بزنید و تمام اسناد مربوطه را روی رکورد قرار دهید. ممکن است لازم باشد یک نمایه ثانویه ایجاد کنید ، بنابراین برای علامت گذاری هر دسته از یک پوشش آویز استفاده کنید و جلد آن ثانویه باشد.
   • نمونه کارهایی از اسناد فوری ایجاد کنید تا بتوانید مقالات مهم را به سرعت پیدا کنید.
   • پرونده های موقت را در جلو و پرونده های بایگانی را در پشت کشو قرار دهید تا بتوانید به راحتی به پرونده هایی که نیاز به پردازش دارند دسترسی پیدا کنید.
   تبلیغات

قسمت 3 از 3: مرتب سازی سوابق بر اساس ماه

1. 

   علاوه بر استفاده از روش های بالا ، شما می توانید کلاسورهای خود را بر اساس ماه (و سال-) سازماندهی کنید. اگر فرصت ندارید فوراً آن را مرتب کنید ، می توانید مقالات خود را برای پردازش تاریخ در رکورد ماهانه خود قرار دهید. این مرحله همچنین به شما کمک می کند تا اسناد خود را سریعتر ذخیره کنید.
   • رکورد ماهانه برای ذخیره اسناد از انواع دیگر نیز مناسب است.

2. 

   در پایان سال ، مقالاتی را که در سابقه ماهانه مانده اند بررسی کنید و می توانید از الگوی جدید و همچنین گروه رکورد جدید (نام دسته) در سیستم مطلع شوید. در سال جدید برای آن مقالات نمایه ایجاد کنید.

3. 

   مقالات باقیمانده را بر اساس ماه بگیرید. پرونده را در گروه "مخلوط" نگه دارید (سال-). تبلیغات

مشاوره

• پس از تنظیم سوابق خود ، باید نظم و ترتیب خود را در دفتر حفظ کنید. سیستم نگهداری سوابق را برطرف کرده و اوراق را در جای خود برگردانید.
• برای جلوگیری از دستکاری در سیستم جدید ثبت سوابق ، اسناد غیرضروری را دور بریزید ، بازیافت کنید یا از بین ببرید.

آنچه شما نیاز دارید

• کابینت های بایگانی
• پوشش آویز
• گالینگور
• برچسب ها
• نشانگرها